私人车辆费用报销与补贴制度样本.doc

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私人车辆费用报销与补贴制度
第一章 总则
第一条 为加强私车公用管理, 提高工作效率, 增强企业凝聚力, 制定本规定。
第二条 本规定适用于本公司及所属各单位的私车公用管理。
第三条 制定本补贴与报销制度的原则是: 根据岗位用车频率来定补贴额度。为了合理使用私人车辆办公, 既能节约成本, 又对私车有所补助, 达到互惠的目的, 特制定本办法:
第四条 本规定所称私车公用, 分两种类型, 一是指员工在本公司所在地因本岗位工作原因需频繁使用私人车辆, 报经集团总栽批准将其私有车辆用于公务活动, 公司按定额标准定给员工补贴所支出的费用。
二是指员工因办公事临时使用私人车辆, 按一定标准给予费用报销。
第二章 条件及审批程序
第五条 具备驾驶资格且符合以下条件之一的人员可申请私车公用:
一、 对本集团有特殊贡献人员;
二、 在本集团担任特殊职务人员, 经常外出办事。
三、 确因公务需要外出, 但所在单位又不能满足需要的。
  以上人员中, 不包括已实行销售费用包干的销售人员及片区负责人。
第六条 本规定所称的私车公用, 是指符合一定条件的人员报经集团总裁批准将其私人车辆用于公务活动, 且私人汽车手续完备的, 已缴纳车辆保险等相关税费的, 安全性能良好, 能确保行车安全、 正常行驶的车辆。
第三章 费用报销规定
第七条 各部门私车用于公司业务前, 必须事先提出申请, 经所在单位主要负责人审核后报总经办审批( 附私车公用申请表) 。申请项目包括: 申请人、 申请时间、 使用目的、 使用时间、 使用车辆种类和车辆、 人身保险情况等。出长途车的过路与过桥费用按实际花费进行报销( 报销时注明事件概况及报销理由) 。
县内出车: 出车补贴按每公里1.00元核报。
县外出车: 因公去( 县) 外出差的, 原则上应乘坐长途汽车或火车等交通工具。确需工作之需私车公用时, 须先填写私车公用申请表, 公司只报销过路过桥费, 出车补贴按每公里1.20元核报。
注: 1、 如当天外出未返回公司的, 第二天确认公里数时, 县内的减去10公里, 县城外居住的减去20-30公里, 其它地区的减去50-100公里。出发前未记录公里数的, 按出发地与目的地的谷歌公里数进行核算。

第八条 对于有私车公用的部门或岗位, 根据工作性质、 外出办公事频繁程度, 核定一定额度的补贴限额, 且须经集团总裁批准的人员, 每月按定额补贴县内加油费, 与工资一起发放, 若发生长途业务, 可按上述第七条规定报销长途费用。
部门
职务
金额/元
备注
副总办公室
副总
1500
如果因公超出最高限额的报销, 可调整限额, 需要写书面报告, 交由总经理审批。
涉及对外部门
部门主管
1000
其它
600
采购
部门主管
800
其它
600
财务/综合
部门主管
600
其它
400
其它
部门主管
600

其它
400
原则上每个部门只有1台车实行以上标准, 且该部门不可再报销交通费, 若当月因个人原因, 无法进行私车公用, 总经办可按比例调整补助金额。
第九条 当私车公用车辆因公业务累计超过行驶里程5000公里时, 公司负担报销更换机油和机油滤清器费用一次, 因公业务累计行驶里程数超过10000公里时, 公司负担报销更换机油、 机油滤清器和空气滤清器费用一次, 数据清零。
第十条 费用报销实行按月报销, 每月25日前报销上月费用( 上月26日---本月25日) , 应提供私车公用登记表( 由总经办提供) , 正规完整的发票, 票据抬头为单位填写本公司完整名称, 对于长途部分没有发票的部分, 由经办人提供加油费或过路费等正规发票, 予以报销, 长途部分其它事项参看差旅费管理办法。
为了保证公司财务能够真实准确反映每月成本费用情况, 保证当月费用全部能够记入当月帐务, 当月发生的费用必须在当月报销完毕, 不得拖延至下月。
第四章 法律责任及其它
第十一条 在公司出了此补贴制度后, 在公司需要员工私人车辆配合工作时, 员工应该配合, 否则停发当月补贴。
第十二条 私车公用车辆必须向车辆所在地车管部门办理强制保险和任意保险, 按规定交纳养路费等, 办理一切规费所需支出由车主自负。
第十三条 因私车公用而发生的交通责任事故, 本集团及其所在单位不承担任何责任。与交通事故相关的其它费用( 如事故处理费、 车辆维修费等) , 由车主自理。
第五章 附则
第十四条 公司对私车公用的归口管理部门为总经办, 私车公用费用报销的审核部门为各单位财务部。
第十五条 本暂行规定自 10月1日起试行。

私车公用审批单

申请人

申请日期

事由( 目的地)

随行人员

出发公里数

行政总监:
分管领导:
部门负责人:
返程公里数:

公里数确认:
注: 如当天外出未返回公司的, 第二天确认公里数时, 县内的减去10公里, 县城外居住的减去20-30公里, 其它地区的减去50公里。
出发前未记录公里数的, 按出发地与目的地的公里数进行核算。

私车公用登记表
车牌号:
序号
日期
目的地
公里数
报销标准
报销金额

注: 此表根据私车公用审批单填写。