公司资料室管理制度分析.doc

公司资料室管理制度分析

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2020年5月29日
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公司资料室管理规定
第一条(目的)
资料室的资料管理,按本规定执行。
第二条(意义)
本规定的目的在于经过有效管理资料室的资料,提高研究效率、促进技术、改进业务工作,以及增进对业务工作的理解。
第三条(阅读的责任)
职工在利用资料室资料时,必须遵守规定,在本规定范围内承担相应的责任。
第四条(资料的分类)
1． 图书资料(即单行本、辞行)
2． 定期刊物(报刊、杂志等)
3． 文书资料(手册、目录、专利资料、报告等)
4． 视听像资料(照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等)
第五条(公司内资料管理)
公司内资料原则上按文书管理条例进行管理,文书管理条例规定外的事项,按本规定执行。
第六条(资料的主管)
资料室的资料一律由总务科统管。
第七条(资料室)
在总务科设资料室,并由资料室主任具体负责对资料的管理运作。
第八条(主任的工作移交)
资料室主任在移交工作时,必须提供资料目录,并以文书形式移交。
第九条(购买资料)
购买资料原则上按下列程序与要领进行:
1． 在希望购买资料时,首先填写购买申请书,经主管审批后,提交资料室主任;由资料室主任决定、发出订购单。
2． 资料室主任在受理”资料购买申请书”之后,把受理要点填写在”资料购买整理簿”中。  
第十条(资料编号)
资料室在购进资料后,对新进资料贴上标签、进行编号。
第十一条(通知)
资料购进并编号后,由资料员发出通知,告知申请购买者。
第十二条(保管期)
编号后的新进资料,原则上必须在资料室中保管一个月。
第十三条(中止购买)
在资料购买的申请期中、希望中止购买时,必须立即经所在部科主管,立即通知资料室主任。
第十四条(把握购买开支)
资料室的资料员必须经常就资料购买的情况,特别是开支金额状况,作出统计;而且对计划购买的资料、金额与数量作出调查,在月末和年末向资料室主任报告,以便使资料室长把握开支状况。
第十五条(购买费的分配)
资料室主任在前条规定基础上,在年度购买金额或开支范围内,按照经业务的要求,分配购买各类资料的金额比例;如有超支,经财务部长向总裁提出报告,按总载指示办理。
第十六条(资料的借出)
1． 职工如果业务工作上需要,能够申请借走资料,但必须填写”资料借出卡”;按借出卡的有关栏目要求填写完毕后,交给资料保管员。
2． 资料保管员必须在”借出资料登记簿”上作好登记,而且经常检查借还状况。还借阅者本人。
第十八条(阅读)
1． 资料原则上不外借,只允许在阅览室中读。
2． 凡借阅资料、在阅览室进行读者,都必须登记,在”资料阅鉴表”上填写清楚阅读者所在部科,以及所阅鉴资料名称。
3． 上班时间阅读,必须经部科长同意。
第十九条(借出期限)
1． 一般资料借出期限为一周。期限一满,立即归还给资料室。
2． 业务上常备资料,借出期限为三个月以内。如果必要,还可经按第十六条规定,办理手续,予经续借。
3． 需要补缀的资料原则上不外借,由资料室妥善保管。
第二十条(禁止转借)
资料室借入的资料,禁止转借。
第二十一条(借阅时间)
资料借阅时间为上午九点至下午四点
----摘自<现代管理制度、程序、方法范例全集>