办公自动化OA方案.doc_咨信网zixin.com.cn

资源描述

办公自动化OA方案 19 2020年4月19日资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。企业OA系统: 为公司、职员、客户、合作伙伴盈利。办公自动化系统企业未来之路福州鑫烁信息技术工程有限公司总页数 11 正文 10 附件生效日期: 年9月23日编制: OA项目组审核: 产品事业部批准: 迪泰科技文档说明保密级别绝密 □ 机密 □ 保密 □ 普通 □ 公开 □ 文档名称 OA :企业未来之路文档编号 -09-OA-001 浏览说明本文仅作为客户和公司内部人员阅读文档内容概要经过本文, 您将对OA有一个比较全面的认识。创立时间二〇〇四年九月一日最后更新二〇〇五年九月二十三日作者胡建华目标读者项目相关人员文档规格总计 11 页封面 01 页正文 10 页附件 00 页备注正式发布[ √ ] 正在修改[ ] 正在审批[ ] 原始初稿[] OA: 企业信息化建设全新的选择。企业在不断努力扩大品牌知名度的同时, 设法提高自身的工作效率, 以及改进同职员、客户、合作伙伴的关系; 因此, 常常寻求广告宣传、制度变革和利用信息技术等途径来实现。在IT技术越来越成熟、互联网越来越普及的今天, 企业能够选择经过网络来提高办公效率。 1.1 引言现代企业步入21世纪, 越来越多的企业将自己业务的增长动力放在如何应用当今先进的计算机技术, 提高企业的运作效率上来。电子商务这一概念的出现, 就是在这个背景下诞生的。随着 Intranet/Internet 技术的日益成熟, 越来越多的用户开始采用 Web 技术实现自己的信息系统建设, 同时更多用户和计算机供应商都把注意力转移到电子商务上, 用户已经发现, 她们希望能够基于 Internet/Intranet, 实现内部企业的信息电子化, 建立企业信息网, 同时也实现企业与外部、企业与企业信息交流的电子化。在全球的市场中, 不断地革新已成为发展的主旋律。当前, 公众正确行业关注意识不断增强, 对服务水平的要求不断提高; 国内外新的竞争者不断涌现, 行业间竞争日益激烈; 成本不断提高, 利润率不断降低; 企业组织机构在业务发展过程中不断重组; 现有信息来源匮乏。面对这些挑战, 公司必须加快变革的步伐, 加强企业内部的信息管理, 不断提高内部的工作效率。在这场变革中, 企业的内部管理是公司发展的最关键因素之一。实现智能化办公是每个公司借以发展的基础, 如何选择一个合适的应用系统平台, 在其上建立适应企业内部办公需求的功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、界面友好的各种应用, 是企业办公自动化项目成功的关键。　现代企业的管理人员文化层次较高, 计算机应用较为熟练, 能对一些应用软件熟悉的操作。可是企业长期以来, 一直应用传统的办公模式, 依靠人工传送各种文件、信息, 各单位之间为了进行信息传递, 不但浪费了大量的人力、物力, 还造成信息流转慢、资源难以共享。传统的办公管理方式在提高效率方面无法做到根本性的突破。因此, 我们需要一种高效的、现代化的办公手段来改变传统的办公管理模式, 实现管理的数字化、信息化、网络化的目的。　迪泰科技根据自己的实际技术实力进行了认真分析: 公司的管理制度健全, 管理规范, 有软件的实施基础; 当前公司公司各部门的计算机配备已基本到位, 硬件配置完全能满足软件的需求, 不需要再追加太多投资, 实施办公管理系统有良好的基础。经过深入了解, 我们决定实施办公管理系统。　经过三个月的调研、开发、试用, 建成了一个适合于大型企业公司的办公管理系统平台, 当前的系统已经开始推广应用。整个系统密切结合本公司的实际需求和发展需要, 主要包括公用信息平台、流程管理系统、工作管理系统、系统维护管理系统四部分。系统采用B/S结构, 安全性好, 维护简单。下面就例举一个办公自动化系统的建设情况向大家作一介绍。 1.2 网络结构设计　公司分布情况: 总部位于福州的某大厦内, 在外地有若干办事处和移动办公人员, 公司员工总数有数十名。　公司各部门的计算机资源比较独立, 主要提供文件和打印共享服务、内部数据交换等服务, 但没有实现基于全公司的信息交换和资源共享。　在本次网络建设中, 主要涉及到公司总部的办公楼与办事处、移动办公人员建立基于企业内部的OA系统以及企业与客户之间的互相网信息平台(WEB), 实现整个公司内部的文件共享和打印, 内部WWW服务, 以及内部邮件系统, 并为实现办公管理系统打下良好的基础。对外连接主要有两方面: 因特网接入, 实现基于全公司范围的对外信息访问, 并要求保证一定的安全性; 办事处和移动办公人员访问企业内部网, 同时保证内部网的安全性。 1.2.1 根据公司的计算机使用状况, 对需求情况进行了分析 1.2.1.1 网络带宽的要求　由于建成后的企业网采用先进的Intranet方式, 内部邮件服务、对内的信息发布和数据库服务等应用需要较高带宽来保证。现阶段中小型企业的信息内容以文字和报表为主, 可是语音、视频图象等占用高带宽的多媒体应用已成为计算机网络发展的方向。因此在网络的设计中应充分考虑网络带宽, 不但要满足现在系统的需要, 而且要充分考虑系统未来发展的扩充需要。 1.2.1.2 Intranet系统要求　迪泰科技在本次企业网建设中要求采用先进的Internet/Intranet技术, 构建一个内部网平台, 开通内部信息发布(WWW)系统; 建立中小型企业内部办公管理系统, 构建内部网的消息通信平台, 实现企业内部的电子化信息交流, 从而提高工作效率。 1.2.1.3 接入因特网需求　满足中小型企业及移动办公的对互联网的要求。 1.2.1.4 远程访问需求　为了中小型企业下属的分公司、办事处与公司内部网的联接问题, 满足远程用户访问内部网资源的需求, 同时考虑到出差人员和外地人员访问内部网信息的需求, 中小型企业内部网应该支持远程通讯功能, 提供电话拨号访问服务。 1.2.1.5 安全性需求　考虑系统的安全性, 主要涉及到内部网各个部门间的信息安全, 特别是财务部门的信息。由于网络要实现与因特网连接, 因此需要采用相应的代理服务器软件来有效控制非授权用户对内部网的访问以及内部网用户对因特网的访问, 实现系统的安全性。中小型企业下属的分公司、办事处以及出差在外的移动用户都需要与企业内部网交换信息, 因此应该认证和授权其访问信息, 同时保证这些信息在网络上传递时的安全性。 1.2.1.6 可靠性需求　由于企业内部网负责传输全公司的办公信息、事务信息和生产信息, 因此在进行系统设计过程中必须考虑系统的可靠性。在设备选型方面, 选用具有较高可靠性并支持容错的网络设备和服务器, 如支持冗余电源、带电热拔插、链路冗余等容错技术。为了保证数据的可靠性, 应该选用支持磁盘阵列( RAID) 等磁盘冗余技术的服务器, 尽量减少因为磁盘的故障造成系统的意外宕机。 1.2.1.7 可扩充性需求　随着业务的发展, 公司、企业很有可能再新建办公楼, 从而增加信息点个数, 影响网络负载。因此选择网络设备时, 应该考虑网络的可扩充性, 以及远距离互连能力。 1.2.2 根据上述需求, 进行了网络结构的设计和网络设备的选型。 1、公司当前已申请一条ADSL专线接入互联网, 只需再增加一台带路由功能的ADSL MODEM和一台24口博达(BDCOM S2026)交换机, 经过五类线将总部的所有计算机组成局域网, 实现内部信息与打印共享, 而且经过ADSL实现所有计算机访问互联网。 2、增加一台航天联志的AISINO服务器作为OA服务器(windows / AD server), 将所有公司信息放置在该服务器上供公司本部员工共享。 3、将互联网信息平台(WEB)放置在托管服务器上供所有客户对信息共享, 并与客户建立互动通道。　 ·为了满足远程用户拨号入网的要求, 网络远程用户通信路由器选用的是华为公司的Quidway2509产品, 能提供8个异步远程访问端口, 远程用户能方便的利用电话线拨号访问中心网络的数据资源。　·互联网应用方面, 采用ADSL接入方式, 满足了公司、企业总部及分公司的应用。　·由于服务器涉及系统的大量资源, 其速度, 存储容量, 可靠性等性能对系统影响巨大。因此, 我们选用航天联志科技的Aisino 8231T服务器: INTEL XEON2.8G/Intel® E7320 chipset芯片组/1G ECC DDR内存/SATA 160G硬盘/2*1000M LAN/15”LCD显示器。用HP8G的磁带机做主要备份设备, 用山特城堡在线2KBA/2H做后备电源。　整个系统的网络拓扑结构图如下: 1.3 系统核心功能介绍　鑫烁科技办公自动化系统采用Windows 或Windows 环境下的MS SQL Server 作为数据库平台, 提供事务、消息通讯的分发, 同时采用Windows 或Windows 环境下Microsoft Internet Information Server为WWW访问服务器。　在客户端只需要Internet Explorer5.0或以上版本的浏览器即可使用。做到了无须安装, 立即使用。开发工具采用了.Net(C#), 在技术结构方面, 最终用户界面统一, 应用系统全部在服务器端, 系统负载轻, 开放性好, 系统维护升级方便。　鑫烁科技办公自动化系统主要包括公用信息系统、流程管理系统、工作管理系统、维护管理系统四部分, 下面介绍一下主要功能系统。 1.3.1 公用信息系统　公用信息系统主要包括通用办公自动化系统中的电子邮件、电子新闻、电子公告、电子论坛等内容。另外我公司根据实际情况, 我们添加了两个模块, 一个是业务信息模块, 另一个合理化建议模块。　业务信息模块以公司内部的部门为分类单位, 每个公司或部门都有自己的栏目, 栏目根据自己的部门属性进行设置。栏目的内容要体现自己部门的风格, 密切结合自己的工作, 能够是一些别人需要了解的规章制度( 例如报销规定等) 、标准规范( 例如劳动人事合同文本等) 、培训知识( 例如财务知识、外贸知识等) 、个人经验等, 只要符合公司规定的内容都能够在业务信息中得以体现。　我们把业务信息模块作为实施知识管理的一个途径, 经过它来充分挖掘企业内部的外显知识和内隐知识。在这个平台上, 由个人和企业整体创造新知识, 将新知识传播给整个企业组织, 进而融入整个企业管理的全过程。我们还根据各部门提供的信息量进行评比, 鼓励先进。公司以这种方式激励大家运用集体的智慧, 来提高企业的创新能力。该功能模块比较符合企业对知识共享、知识管理的要求, 使用频度最高。　我们不但在电子论坛进行信息的搜集, 了解职工的反映, 还专门设立了合理化建议栏目, 让员工及时发现企业发展过程中遇到的问题, 集思广益。对提出的问题, 需要回答的, 责任部门必须反馈解决意见, 如果提出的建议很有价值, 公司、企业给予建议人一定奖励。这种协同工作方式使信息的沟通打破了时间、地域的限制, 同事们能够随时参加到协同工作中去, 信息渠道畅通了, 需要协调的问题解决起来更方便了。　大家普遍反映在使用过程中一些简单的功能却能产生意想不到的效果, 例如很简单的电子邮件的使用就加强了同事间的联系, 增进了同事间的友谊, 方便了日常工作。经过业务信息发布和BBS、合理化建议等栏目使大家的参与意识增强了, 大家主动地关心企业的发展, 在积极地参与过程中, 自身也得到了提高。 1.3.2 流程管理系统　流程管理系统主要针对流程式工作进行管理, 包括公文的管理、会议管理、用款报销管理、项目审批管理。流程管理主要为企业创立一个协同办公的网络环境, 使上述业务处理可完全在网络环境下完成, 提高办公效率, 全面提高企业的决策效能。　我们在运行过程中, 针对以前不合理的工作流程大胆进行了改进, 例如一些通知就经过电子的方式进行传达, 迫使大家接受这种方式。如果你不看, 责任就在自己。由于企业与政府机关性质不同, 对公文处理等要求不高, 因此对这些功能进行了弱化, 例如一些文件的传递尽量以电子邮件的方式进行传递。有些文件不再经过层层审核就能够传递给需要了解的人, 传递的时效性大大增强了。 1.3.3 工作管理系统　工作管理系统包括工作日志管理和各部门的业务工作管理。有些部门的工作例如: 资产管理、车辆管理、物业管理、电话管理、图书管理、档案管理等都已经过该系统进行。　工作日志管理主要是为了提高工作效率, 加强工作的透明度, 促进工作的协调与配合。每个部门、每个人根据实际工作情况制定工作计划和工作完成情况, 上级领导或部门能够对工作完成情况进行审定与点评。实行工作日志管理以后, 每个部门的工作别人都能够查阅, 这样方便了工作协调, 当然一些需要保密的工作我们不体现在系统中, 采取单独布置的方法。　工作日志的使用使得部门负责人能够及时掌握员工的工作情况, 特别是在外地也能够对本部门的工作进行安排, 同时也能够了解其它部门的工作进度, 加强了配合。其它专用模块的应用都大小不同地促进了部门工作的开展, 例如车辆管理中有费用的控制, 经过办公系统能够很方便地完成对驾驶员的考核。 1.3.4 资产管理子系统应该模块包含有固定资产管理系统、车辆管理、办公物品管理( 进销存系统) 固定资产管理系统实现企业内部固定资产的清点、折旧。 1.3.5 系统维护管理系统　系统维护管理主要完成后台的管理工作, 包括用户的管理, 系统数据的维护等内容。另外我们正在应用的人事软件中大量的人员信息经过一些接口很方便地移植到办公管理系统中来。整个系统维护大多由系统管理员来完成, 操作比较简单直观。 1.4 系统的实施管理 1.4.1 成立领导小组与实施小组　办公自动化软件成功的关键是领导的支持和各部门的密切配合, 计算机人员的主要工作是网络的搭建和软件的培训和需求分析的调研工作。软件的实施不只是计算机人员的事, 而是所有管理人员的事情, 特别是需要各部门办公室人员的大力配合, 更需要各部门领导来带头使用。　为了更好地实施系统, 我们成立了领导小组和实施小组。领导小组负责工作流程的重组和确定, 一些工作的协调, 配合系统的调研。公司领导必须亲自抓, 站在公司的高度, 提出战略性的需求和指导性意见, 保证了办公管理系统的正常实施。实施小组进行系统的调研、开发、实施与推广。领导小组由一些管理部门的负责人组成, 实施小组由一些员工骨干和计算机人员组成。这样两个小组的配合充分保证了系统能够顺利的开展与实施, 在整个过程中遇到的阻力很小。 1.4.2 重视调研工作　在系统开发前, 我们进行了深入的调研工作, 在这个阶段, 我们的工作是痛苦而令人激动的。我们重新审视自己, 找出我们在办公管理过程中存在的问题和需要解决的问题, 找出我们的工作流程不合理的地方, 找出大家能够利用计算机作为工具来完成的工作。大家献计献策, 各部门的办公室都有专人负责调研, 提出本部门的问题。我们在调研过程中进行了大量的培训工作, 让大家认识办公管理系统的内容与意义, 特别是如何在办公过程中加入新的管理思想。经过调研和培训, 让所有的人员对系统实施认同, 能够在以后的系统上线时能给予配合。 1.4.3 与企业方相互配合　企业办工自动化系统实施成功的有之, 失败的有之, 为什么实施同样的办公管理系统会有两种不同的结果呢? 企业与开发方的配合很关键, 首先是规划与咨询, 整个系统的规划如果不能配合沟通好, 以后就可能产生一些分歧, 对系统的实施效果认识就不一样。还有对用户的特殊需求的认识上, 开发方要充分考虑用户的需求, 用户本身也应遵循管理规律来更改自己的工作流程, 适应通用的系统。这方面处理不好往往双方会产生不愉快的事情, 如果不注意交流, 导致系统的更改和服务跟不上, 系统的实施工作便可能流产。我们在办公管理系统的开发阶段和开发商采取了合作开发的形式, 这样双方能够促进理解, 为系统的实施和维护打下了良好的基础。 1.4.4 用规章制度来保障运行, 用内容与功能吸引大家使用　系统在初期运行时, 有些人应用起来不是很习惯, 这就需要企业用规章制度来约束大家, 哪些工作必须利用办公管理系统来完成, 哪些文件必须经过系统来传递。当然这并说明仅仅经过制度约束来推广应用, 注意到一些年龄较大的员工对办公管理系统提供的信息也十分感兴趣, 就加大信息、知识的投放量, 让大家从中能够得到公司最新的信息, 能够学到现代最新的知识, 这样大家的兴趣提高了, 觉得给系统工作带来了乐趣。同时抓紧人员的培训和经验交流, 我们采取了集体培训和个别辅导的方法, 提高员工对实施办公管理系统重要性的认识, 掌握应用系统的方法与技巧。另外注意员工的需求, 一旦使用者提出在使用过程中存在的问题, 就马上解决, 避免打消企业员工的使用积极性。 1.4.5 不复制现有的管理模式　在系统的实施过程中, 不但仅是模拟手工操作, 也不把现有的管理模式和办公模式搬到计算机上来运行, 而是借助办公管理系统来提升现有的管理。以前办公用品的领用只要领导签字就能够了, 无法统计部门和人员的领用量。实施办公管理系统后, 我们采用定额管理和负责人管理制, 物品的领用根据制定的定额确定, 所有的办公用品都落实到责任人, 无论丢失或损坏都能够查询到, 人员离职或调动时, 办公用品也能够很容易地查清楚。 1.4.6 整体规划, 分布实施　对系统的规划, 我们在开发前期进行了详细的调研, 制定了整体的规划, 可是在实施过程中我们制定了循序渐进的原则, 系统分阶段进行。首先经过了大家感兴趣的公用信息平台, 待大家都熟悉后, 我们又加入了流程管理系统和工作管理系统, 这样员工容易接受, 便于系统的推广。 1.5 功能扩充 1.5.1 可根据客户的业务需求整合网站管理的模块,网站具体业务规则由客户决定。 1.6 结束语　整个办公管理系统实施以后, 使用人员由不习惯到习惯、由不熟悉到熟悉, 现在已到了离不开它的地步。每天上班后就打开计算机, 查看有没有最新的邮件, 有没有有关自己工作的信息与通知, 利用办公管理系统已成为工作人员的良好习惯。系统的实施对员工的思想观念是个很大的转变, 大家充分认识到了信息时代的到来, 对知识管理有了深刻的认识, 能够配合提供自己拥有的经验和知识。　总之, 充分利用办公管理系统能促进了公司、企业的管理工作, 相信随着系统在分公司的不断推广, 它发挥的作用会越来越大。附: 设备清单与预算(参考) 序号名称型号/配置/规格单价(元) 数量金额(元) 备注 1 服务器 AISINO 8200T INTEL XEON2.8G/Intel® E7320 chipset /1G ECC DDR/SATA2*160G /2*1000M LAN/15”LCD显示器 14200 1台 14200 2 交换机 BDCOM S2026 24口百兆＋2口百兆全网管以太网交换机( 1个CONSOLE口, 24个10/100M以太网电, 带2个扩展插槽, 交流供电) 3200 1台 3200 3 路由器 BDCOM 1710 1个CONSOLE口、 1个10\100M以太网端口, 1个10M以太网端口、 1个通用串口、 64M 内存条 4800 1台 4800 如若不提供远程移动办公人员拨号接入到公司本部OA服务器可不选用该设备 4 ADSL MODEM HUAWEI MT800 200 1台 200 带路由功能 5 五类线 AMP 280 1箱 280 305米 6 OA系统 SinoShine(鑫烁) 1 1套 1 福州鑫烁信息技术工程有限公司自有版权 7 WEB 系统 3800 1套 3800 福州鑫烁信息技术工程有限公司设计含一年的顶级域名、虚拟主机200M、企业邮局(50M, 5个邮箱)费用 8 网络应用基础知识培训 3000元福州鑫烁信息技术工程有限公司高级工程师、 OA专家进行授课,历时30个学时. 总计 41480.00

展开阅读全文