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订货及出入库管理规定及流程

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2020年4月19日
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订货及出入库管理流程及规定

一、 货物订购流程：
（一）、标准机型订购流程：
订单跟进表
客户信息
签订合同
客服部《内部订单》
销售人员或销售助理

有存货

供应商
采购助理
无存货

1、 销售人员或者销售助理接到客户订单信息后，首先与客户确认好客户要求的交货时间后，查询库存，有库存直接与客户签订销售合同，如果是销售助理与客户确认的合同必须告知销售人员确认签字。待客户回传合同后，由销售助理或销售人员填写《内部订单》并注明库存，同时由销售助理更新到《订单跟进表》中，由销售助理根据付款方式协助开单发货。
2、 无存货的情况下，先由销售助理根据销售人员提供或者客户要求的货期交采购助理询问供应商，销售人员根据货期与客户及供应商达成一致后，与客户签订销售合同。待客户回传合同后，由销售助理或销售人员填写《内部订单》并注明库存，同时由销售助理更新到《订单跟进表》中，由销售助理根据付款方式协助开单发货。
备注：1、《内部订单》必须填写完整，字迹清晰，不得涂改；如果不清晰，采购助理有权要求重新填写；
2、《内部订单》原则上由销售人员填写，特别是新客户及特殊要求的客户订货，如果由销售助理代写，销售人员必须签字确认。
2、如厂家提供的交货时间不能达到客户的要求，销售人员必须上报给上级主管，由上级主管出面协调；不能未经批准强行下单，否则产生的费用由销售人员和采购助理各承担50%。
（二）、非标机订购流程：
公司技术
供应商
采购助理
销售人员
客户信息

签订合同
《内部订单》
销售助理

1、 销售人员收到客户关于非标机型的订购信息，首先确认好客户的要求（各种技术参数、安装形式、外形、图纸等具体要求），交由采购助理与供应商确认后回复销售人员，销售人员根据客户要求、供应商回复以及我公司技术人员进行最终确认。
2、 待确认后，交由采购助理进行询价及货期（附上相关技术要求和图纸等）；
3、 采购助理将厂家询问价格报给客服部经理，由客服经理指导进行报价。
4、 由销售助理做合同给客户，待客户回传后方能下单。
（三） 、特价订单订购流程：
1、 当销售人员所报价格低于自身权限价时，必须向上级主管申请价格，经批准后方可与客户签订合同；
2、 采购助理根据客服经理指示向供应商申请特价。
（四） 、货运方式变更处理流程：
1、 任何订单或者合同条款的变更必须以书面形式通知供应商更改：
2、 如需要提前货期需要选择空运或者快线需要付费的货运方式，必须填写《货运方式变更申请》提交部门主管批准，如需要公司承担费用必须经总经理批准后方可。未经批准而产生的费用，由其自行承担。
3、 如供应商货期需要延后，由采购助理告知销售助理与客户及销售人员重新确认时间，由客服部经理进行监督执行。
二、入库操作流程：
（一）、正常订货入库操作流程：
销售助理
客服部经理审核
编制《入库单》
采购助理核对
储运主管清点
司机取回货物

1、 储运主管根据司机货物的货运单查收货物，并清点数量和型号，编制好点货清单；
2、 储运主管将点货清单传给采购助理根据厂家发货单进行核对，对于有问题的进行双方确认修改后反馈一份给储运主管，储运主管根据其进行库存账的建立；
3、 采购助理将核对好的点货清单给销售助理签字并进行登记后编制财务《采购入库单》，采购助理将点货清单交客服部经理核价并过单。
（二） 、非正常订货入库流程：
1、本地调货入库流程：
（1）、本地调货，需要回仓库的，由采购助理负责调货，并负责与储运主管确认其收到货，由采购助理根据储运主管的点货清单核对好后，编制《采购入库单》交客服经理审核。
（2）、本地调货，不回仓库的，由采购助理编写点货清单，并编制《采购入库单》。
备注：如有供应商的《送货单》需将《送货单》附到点货清单后。
2、 未回仓库货物的入库流程及规定：
（1） 、供应商直发客户的，由采购助理根据供应商的发货清单在供应商发货5天之内编制《采购入库单》，同时通知销售助理跟进客户收货并开销售出库单。
（2） 、其它所订回货物未回库房，直接送达客户的情况。由采购助理直接编制《采购入库单》，待入库后告知销售助理开销售出库单。
3、 售后机入库流程参照《售后服务制度》。
（三） 、商品入库中出现的问题处理：
1、数量不符：商品规格相同但实际数量与送货单上所列数量不符时，请示采购助理，经同意收货后按实际数量签收，并在供应商送货单上注明实收数量，并请送货人签字证明。
2、质量问题：不符合质量要求和验收标准的，不予收货，并及时通知采购助理，根据其解决方案确认是否办理入库或退货手续。
3、包装问题：如外观或包装影响销售的，不予收货，并及时通知采购助理，根据其解决方案确认是否办理入库或退货手续。如外观或包装不影响销售的，酌情收货.同时反映给采购助理。
4、单、货不符或单证不全问题：单货不符（指货物的品名、型号、规格不符）时，禁止在送货单上签收，需请示相关客服部同意后能够收货，但应开具收条（一式两份）给供应商（注明具体品名、规格、数量）。
5、如货物非我公司所订货物，不予收货。
6、对有货无单的，应先请示客服部，经同意后按实收数开具收条（一式两份）给供应商，并督促供应商补办有关单据手续。
7、如因货运公司造成货物损坏要及时在签收单上注明数量及损毁程度并及时告知采购助理同厂家协商处理此事.根据处理结果进行下一步工作。

三、 销售出库操作流程：
（一）、正常出库流程：
客服部经理审核
销售助理填《开单通知》
储运主管备货

客户
储运部
销售助理
开单员开单

1、 销售助理根据客户合同的交货期以及客户的付款方式，填写《开单通知》经客服部经理签字审核后，交开单员开单并同时传到库房提前备货。
2、 客户部经理审核后，销售助理将开单通知交开单员开单并登记后返回给销售助理，由销售助理将单据传递给储运部或者相应人员，并负责回收单据将开票联分配给相应人员，其余联交开单员回收装订，由财务部进行跟进检查并保存。
（二）、非正常情况的出库：
1、已开《销售出库单》的情况：
储运部根据客服经理签字的《开单通知》要求的型号、数量、时间以及包装要求出货，提货人提货必须签字，否则不允许放货。客户提货后需将客户签字的《销售出库单》返回给销售助理；
2、 未开《销售出库单》的情况：
储运部根据客服部经理签字的《开单通知》填写手写《送货单》，并交客户签字后返回给销售助理；销售助理需将手开《送货单》附到《销售出库单》后留存。
3、售后机出库流程参照《售后服务制度》
（三）、单据传递及出货流程：
1、开单通知注意事项：
（1）、销售助理根据采购助理的到货信息，核对客户的应收账款及付款方式，如客户不符合出货条件，告知销售人员通知上报客服部经理是否送货。销售助理不能擅自放货。
（2）、新增加的客户，销售助理必须完整填写《开单通知》，包括归属人及客户完整名称等信息。开单员必须完整录入财务系统。
（3）、除了长期合作老客户，其余客户均应填写客户的付款方式。

备注：1、所有的开单通知不得涂改；
2、所有的开单通知必须客服部经理签字后方可开单；
2、 物流安排及单据传递：
（1） 、采购助理将到货信息汇总到客服部经理处；
（2） 、销售助理将送货信息汇总到客服部经理处。
（3） 、客服部根据汇总信息以及售后方面发货信息以及公司车辆情况，确定第二日的物流安排；
（4） 、客服部经理将物流信息安排到储运部，由储运部负责执行。
（5） 、销售助理每日下班前需将审核后的《开单通知》传到库房，同时将《销售出库单》传递到库房；
3、 收款或者单据签收：
(1) 、如果结算方式是：货到票到付款或者货到付款；
A、 货到票到付款：销售助理在开单时，需同时写申请到财务部开票，并与销售人员及客户沟通好后，将发票、收据及销售出库单等传递到相应送货人员手中，并跟进其收回货款，负责交回财务部。
B、 货到付款：销售助理负责相应单据的传递同时根进收款人按照要求的金额收回货款。
（2） 、结算方式是其它方式：
A、 货到票到xx天付款：送货时必须带上发票及销售出库单交客户签收。
B、 其它长期合作方式：必须将销售出库单交由客户签收。
（3） 、发货客户的单据签收：
此类客户由销售助理负责《客户收货确认书》的签收，原则上所有出库货物必须有客户签字确认单据。
4、 销售出库单的使用及传递流程：
（1） 、《销售出库单》一式四联，司机送货时红联交客户，其余联返回销售助理处，白联用作开票联，其余两联用作财务保存。
（2） 、《销售出库单》必须有客户签字，发货客户必须附客户签字的《客户收货确认书》。