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财务部行政类办公资产管理制度

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行政类办公资产管理制度

一、 行政类办公资产分类及管理办法
1、 办公设施类资产:
使用寿命超过三年以上, 在使用过程中能保持原有的实物形态, 如: 办公桌、 会议桌、 麻将桌、 椅子、 凳子、 沙发、 茶几、 书柜、 音响设备( 含调音台、 麦克风、 音响) 、 投影仪、 摄像机、 照相机、 冰柜、 空调、 冰箱、 床、 保险柜、 打印机、 复印机、 电脑、 传真机、 碎纸机、 发票打印机、 字画、 工艺品、 演讲台、 电视机、 VCD\DVD播放机、 功放、 卷柜、 饮水机、 白板、 窗帘、 会议室幕布、 刻录机、 移动硬盘、 扫描仪、 电暖气、 电风扇等。
以上 以前购置的资产由企管部统一进行管理、 调配、 核销( 后新增资产由各新增资产部门、 子公司自行购置、 建立台账管理、 调配、 核销) , 领用部门签字, 领出后由领用部门负责保管, 正常磨损由企管部统一维修, 人为损坏丢失由责任人按原价( 未追查到责任人的由部门负责人) 进行赔偿。
2、 办公消耗类资产:
( 1) 以下低值易耗品实行量化管理, 每人每年60元, 员工自行采购, 由部门、 子公司负责人签字, 财务部按此标准予以核实并报销。明细: 中性笔、 油笔、 铅笔、 自动铅、 订书机、 起钉器、 剪刀、 美工刀、 小刀、 刀片、 票夹子、 文件栏、 文件夹、 比例尺、 印台、 U盘、 中性笔芯、 油笔芯、 账本、 文件袋、 帐袋、 自动铅芯、 订书钉、 大头针、 笔记本、 曲别针、 帐页、 抽杆夹、 档案袋、 复写纸、 口曲纸、 牛皮纸、 橡皮、 涂改液、 胶水、 固体胶、 胶带纸、 台历、 清洁用品、 电池等。
新入职人员各管理部门应根据实际工作配备基本办公用品, 配备清单如下: 文件栏1个、 碳素笔2支、 剪刀1把、 胶水1个、 笔记本1本、 文件夹2个、 资料盒2个、 计算器( 财务部和经营预算人员除外) 、 订书机每个办公室1个。
( 2) 低值易耗品
计算器( 1台/3年•人) 、 台签架( 企管部会议人员管理, 丢失赔偿) 、 垃圾桶( 1个/3年•部门) 、 扫帚( 1把/1年•部门) 、 胸卡( 1个/2年•人) , 拖布、 插座、 交换机、 电话机、 打印机配件、 复印机配件、 电脑配件、 有存根印刷票据、 锁子、 锁芯、 脸盆、 脸盆架等按需领取, 以旧换新。
上述办公用品属于以旧换新类, 按部门业务及人员数量进行配备, 实行以旧换新, 员工离职如数交回管理部门, 有损坏或丢失按原价赔偿, 赔偿金交财务部后, 当事人持票据到管理部门, 由管理部门核销该物品。
床上用品、 地毯垫、 花盆、 绢花、 烟灰缸、 条幅等公用设施用品由各管理部门统一购置及管理, 丢失由保管人员按原价赔偿。
( 3) 消耗品
单价在200元以下且不可重复使用, 为一次性消耗品:
打印纸、 凭证纸、 水票、 名片、 碳带、 打印机墨、 公用设施电池、 复印机墨、 资料册、 光盘、 请柬、 无存根印刷票据、 清洁用品、 档案盒、 彩喷纸等。
以上办公用品仅企管部、 财务部、 审计部和金融部由集团企管部统一采购, 每周一进行发放, 其它时间不予办理。纸张除特殊重要文件外, 均应正反面使用, 如有违反, 一次罚款20元。
二、 行政类办公资产的采购及领用
采购审批程序: 公司财务部、 工程部 经营部 材料部 综合部需要申请使用资产设备、 办公用品( 除核定以外的办公用品) , 需提前一周按实际情况填写办公用品申请单, 经其分管总裁审核( 批) , 报企管部及其分管总裁审批后组织进行采购。其它子公司及部门经分管总裁审核批准后自行采购。办理入库手续时( 保管员须将办公设施类资产在入库单上注明采购地和代表本资产的唯一编号) 保管员必须见办公用品申请单及采购票据方可给予办理入库手续。超过3000元以上采购必须签订定价单或合同。需保修的设备( 各类电器设备、 大批量及贵重办公桌椅) 必须有保修合同并扣留保修金。采购完成后办理入库手续, 申请单由管理部门留存。
各使用单位领用资产设备、 办公用品等, 管理部门保管须建立领用记录( 按部门分别建立) , 由部门负责人签字。。
三、 台帐管理
以上财务部门朱磊负责资产台帐按种类记, 台帐与领用表必须相符, 保管保修证、 说明书( 特殊设备) 等, 废旧物品半年处理一次, 人为损坏、 丢失按制度赔偿。
四、 资产调拨
各部门需要对现有的资产进行调拨使用时, 须经综合部同意后进行调配, 保管员在调配后两日内同原使用、 现使用部门办理调整签字手续。
财 务 管 理

总 则

一、 根据国家有关法律法规、 相关制度, 结合公司生产经营具体情况制定本制度。
二、 本制度的编制以规范企业管理、 提高管理效率、 加强内部控制、 防范经营风险, 信息畅通为目的。
三、 以每年的元月一日至十二月三十一日为一个会计年度。
四、 记帐原则和方法: 以权责发生制为记帐原则, 实行借贷记帐法。
五、 会计核算以人民币为记帐本位币。
六、 本制度适用于公司各部门。

第一章 财务机构及岗位职责

财务机构设置

根据公司组织现状结合现有的运行、 管理模式, 为了充分发挥财务管理的职能, 降低财务管理成本, 提高财务工作效率, 公司设立财务部, 各部门及各项目部配备会计, 分设帐套, 独立核算。财务部在董事长的领导下对各部门及各项目部的帐务、 资金、 财进行集中管理。

财务部门职责

1、 参与研究、 策划公司的财务战略规划, 包括: 筹资策略、 投资战略、 税务规划等; 参与规划公司资本运作方案。
2、 负责管理资金的来源、 运用以及分配, 合理使用资金, 保障资金的运行安全。
3、 协调并组织公司各部门编制年度财务预算或相关计划, 参与公司融资、 投资计划的编制工作。
4、 撰写财务分析报告向董事长报告公司经营情况、 计划完成情况并提出财务预警和管理建议; 对计划完成情况进行监督、 分析、 汇报。负责公司会计核算业务, 收集财务信息, 编制报送对内、 对外财务报表, 准确及时地反映公司生产经营情况。
负责制定公司会计核算制度与程序、 财务管理制度与财务规范。
建立资产管理办法, 配合有关部门进行资产的管理。
对公司各类经济活动进行财务监督, 加强内部控制, 监督检查财
务纪律执行情况。
10、 负责会计档案的管理工作。
11、 负责保管公司货币资金、 有价证券, 负责保管财务印鉴。
12、 配合内外相关部门财务检查、 审计各项目部材料的工作, 主动提供有关资料, 如实反映情况 。
13、 负责公司的税务相关工作, 如资格认定、 税务申报等。
14、 积极为经营管理服务, 保证各项经济活动业务顺畅进行。
15、 负责财务相关证照( 银行、 税务) 的申办、 年检工作。
16、 经济合同、 协议及其它经济文件的审查会签工作, 并监督其执行情况, 确保公司利益不受损害; 参与生产、 经营管理会议, 参与经营决策。实行财务集中管理, 负责审批和审核公司的各项成本费
17、 对违反国家政策、 财经制度、 财经纪律的收支款项有权制止和纠正。
18、 配合内外相关部门例行的财务检查和审计工作。
19、 完成领导交办的其它工作。

财务总监岗位职责

1、 在董事长的领导下, 分管公司财务工作。
2、 负责对公司财务运营和投资公司运营进行监督管理。
3、 配合相关部门拟定公司财务规划, 包括各部门及项目部的项目成本费用预算、 利润计划等。
4、 负责组织、 指导建立健全公司内部核算及数据管理体系, 组织制定并完善财务管理制度, 保证公司正常的经营资金需求, 降低资金成本; 建立并维护与税务、 银行、 事务所等相关部门的工作关系, 确保信息畅通。负责组织制定各项纳税方案并监督实施。
5、 组织各部门及各项目部开展经济活动分析, 在降低成本、 增收节支、 提高效益方面提出建设性意见。
8、 负责公司资金计划的审批, 并统筹安排、 组织落实。
9、 随时掌握公司财务状况、 经营状况及资金情况, 发现潜在风险及时向董事长汇报。
10、 监督财务部门执行国家有关财经法律、 法规、 政策和制度, 保障公司合法经营, 维护股东权益。
11、 参与公司重要经营活动的决策和方案制定, 参与重大经济合同或协议的研究、 审查, 参与重要经济问题的分析和决策, 对重大投资项目进行财务风险评估。
12、 对批准的公司重大经营计划、 方案的执行情况进行财务监督。
14、 参与公司的制度建设、 决策过程、 资源配置、 业绩管理的监督、 审核。
15、 按时完成领导交办的其它事项并及时复命。
财务部主管岗位职责

1、 在董事长和财务总监的领导下, 负责财务部门全盘工作。
2、 制订并不断完善财务各项规章制度, 优化财务流程, 提高财务管理水平。
3、 组织领导部门人员开展资金收付、 会计核算、 报表分析、 材料分析 材料控制 资料管理等财务工作, 规范财务行为, 监督各项财务活动。
4、 拟定公司年度财务预算、 决算方案, 亏损弥补方案。
5、 做好各项财务收支的计划、 控制、 核算、 分析工作。协助董事长编制资金计划。
6、 配合各部门及项目部做好资产管理工作。
7、 负责控制财务部门资金的收支活动, 确保资金的安全和合理运用。
8、 随时掌握公司财务状况, 及时向董事长和财务总监报告公司财务状况异动、 资金使用情况, 每月10号前向董事长报送合并财务报表。
9、 对各类原始单据、 会计凭证及财务报表严格审查, 确保其合理、 合法、 完整、 准确。
10、 对财务部岗位设计、 人员配置制订合理的方案, 优化财务机构, 提高人力资源使用效率。
11、 负责本部门人员的任用和工作调整、 业绩考核工作,对本部门人员移接交工作进行监督。
12、 制订财务人员培训计划, 组织部门人员日常学习和业务培训, 加强财务队伍的建设, 不断提高财务人员的综合业务能力和工作效率。
13、 协调并正确处理与各方面的业务关系。
14、 组织公司经营部 工程部 材料部一个星期去项目部检查材料成本控制及劳务成本控制及分析。
15、 按时完成领导交办的其它工作并及时复命。

会计岗位职责及日常工作细则

1、 在财务部长领导下完成本职工作, 根据财务制度的规定办理各项业务。
2、 认真审核各项票据: 审核发票是否规范, 款项是否正确, 票据是否完整, 审批是否合理。
3、 及时处理当天发生的各项经济业务, 根据原始凭证编制记帐凭证, 做到日清月结, 不积压票据。
4、 准确地核算公司的收入、 成本、 费用、 利润、 资金、 往来等各项经济业务, 每月3号前完成上月结帐工作。
5、 每天与出纳核对现金和银行存款明细帐, 月底核对银行存款帐面数与银行对帐单, 编制现金银行存款对帐单, 并将核对结果报告财务部主管审核递交董事长。
6、 每月7号前编制出具各类财务报表, 并报财务部主管审核递交董事长。
7、 每月12号前打印、 装订会计凭证, 登记相关帐表。
8、 妥善保管会计凭证、 账薄、 账册、 报表、 合同、 协议等其它会计资料。
9、 在税法规定的时限内完成各类税款的申报工作。( 报税期间, 凡因财务人员自身因素造成的滞纳金及罚款由财务人员承担) 。
10、 及时核对各项往来款项; 对公司内部员工借款要跟踪监督; 按往来管理办法要求核对帐务, 必要时要有对帐单; 将核对无误后的往来报表上报财务部长及子公司经理。
11、 根据各项经济合同, 建立合同档案, 登记合同台帐。
12、 根据资产管理办法的规定配合相关部门开展资产盘点工作。
13、 根据提供的考勤表、 定资表等有关资料编制工资表。
14、 做好财务电算化工作, 合理操作, 充分利用财务软件的各项功能。
15、 严守财务秘密, 没有董事长同意, 财务部不得将公司财务信息, 资金情况告诉任何人。
16、 完成财务部主管分配的其它工作并及时复命。
材料会计岗位职责
1、 按照物资分类办法进行物资总帐和分账的设置, 严格按照物资分类办法对物资进行分类汇总统计。
2、 对工地材料员所统计的各种材料单据认真核对, 检查票据是否齐全, 收发是否一致。

3、 及时了解工地材料的进场情况, 督促材料员、 库管员及时收料, 并对所进材料进行汇总记帐。
4、 外协队伍的调拨材料是否有相应的完备手续, 单据完好齐备, 以便对调拨数量的统计。
5、 对供应商的结算, 或公司调拨的物料, 检查票据是否齐全, 数量与发票是否一致。如有无白条出现, 应及时通知供应商、 材料员换取正规的、 符合财务要求的报销发票。
6、 每天做好供应商预付款或付款的明细登记, 并及时与采购员、 材料员、 库管员和财务核算部门 经营部沟通, 掌握并了解供应商余额情况。
7、 监督仓库库管员及时完整地建立仓库材料明细账。督促库管人员、 材料员依据每天出入库单, 随时进行明细账的记录。
8、 经常对库管员的记帐工作进行检查指导。以防少计或多计, 引起不必要的对材料混乱和错误记账。
9、 按照财务制度, 与仓库、 财务核算各方面, 做好各自的材料明细账记帐。特别是在仓库明细帐只有数量没有金额的情况下, 要及时补充完善相关要求, 按时按要求完成统计报表。
10、 负责检查各种材料的原始凭证记录齐全, 确保核算依据完整, 并准确及时地传递和反馈信息, 及时分类保管好管理资料。
11、 按要求向财务核算部门及经营部, 传送材料入帐与消耗等情况资料汇总情况, 做到盈亏有原因, 损坏有报告, 记账有凭证, 调整有依据。
12、 忠于职守, 实事求是, 全面、 准确做好材料明细帐务的登记和记录。
13、 协助会计主管及经营部 工程部 材料部每周星期六去项目部检查材料成本控制及劳务成本控制及分析。
出纳岗位职责 及日常工作细则

1、 在财务主管的领导下办理各项资金收付业务, 保管公司的现金、 银行存款及其它货币资金、 支票等。
2、 熟悉公司财务制度各项规定, 熟悉和掌握收付款审批权限和流程, 严格审查收付款票据的合法性、 合规性、 完整性、 安全性, 保证现金收付手续齐全妥善。
3、 收取对方开具的银行承兑等票据时, 要经财务主管审核无误后, 再与对方办理收款手续。
4、 及时将收取的现金和支票送存银行, 办理进帐手续。
5、 办理付款业务时, 先盖现金付讫章后付款, 未见原始凭证或不合规的原始凭证不准私自付款; 收取款项时要以收到现金实物或者银行合法票据后再给收据, 并加盖现金收讫章( 开收据时, 一定要注明收款事由和形式) 。
6、 开支票前必须有存款保证, 不得签发远期和空头支票, 开出支票时应该将出票日期、 收款人、 大小写金额、 用途、 出票人、 印鉴填写齐全; 填写支票要认真, 做到字迹清晰, 数码规范, 大写前不留空, 小写前注明羊角号, 避免给坏人可乘之机。
7、 向个人支付款项时, 要求对方在借款署名处按指印, 并验看本人身份证原件, 必要时索取身份证复印件。
8、 收款方是单位的, 一律将款项经过银行转帐至对方单位帐户, 不得将现金或者现金支票交给个人。转款时要核对对方单位名称与付款帐户名称是否一致, 不一致时拒绝付款。
9、 所有的现金、 银行存款业务要编制现金、 银行存款出入库单。即时根据现金、 银行存款收付单据分别编制出入库单( 一式两联, 一联存根, 一联会计记帐, 要连续编号, 填写摘要和原始单据张数) , 并根据出入库单序号登记现金日记帐和银行存款日记帐( 按照子公司名称分别设立帐簿, 按照帐户分别登记明细) ; 当天的票据记完日记帐后, 连同出入库单及时上交会计审核签收后( 会计接收出纳的单据时, 审核原始票据附件张数, 收付款业务的合规性, 在出入库单上签字后将存根联返给出纳保存) 进行帐务处理。
10、 随时掌握资金情况, 每日下班前编制资金报表( 与分管会计核对后) 并盘点库存现金, 核对现金; 并与分管会计核对, 若发现长短款差异, 不得擅自抽补, 必须记录并及时向财务部长报告, 做到资金账实相符、 账账相符。资金日报表要于次日上午12点之前报送董事长负责人。
11、 现金收入超过库存现金规定余额( 10000元) 时, 超出部分及时存入开户银行或指定帐户, 不得隔夜存款, 晚间收款不能存放的, 必须及时上报董事长, 进行妥善保管, 确保防范措施。
12、 现金、 凭证、 支票、 存折、 印鉴等要妥善保管, 存放于保险柜内, 并严守保险柜密码和钥匙, 不得任意转交她人, 防止遗失、 被盗、 被骗而酿成大祸; 如有短缺, 要全额赔偿。
13、 建立支票使用台帐, 及时登记、 清理支票存根, 作废的支票注明”作废”字样后要与存根一起保存。
14、 不准私自提现, 不准私自挪用、 借出现金, 白条抵库。
15、 按时交纳各项税费及各项保险费用。
16、 按时到银行对帐, 并索取银行对帐单交主管会计核对银行存款。
17、 严守财务秘密, 没有董事长同意, 不得将公司财务信息, 资金情况告诉任何人。
18、 积极配合会计人员、 内部审计人员进行现金盘点和清查工作。
19、 完成财务主管交付的其它工作。

第二章 财务管理制度

一、 资金管理办法
为了充分调动各部门及项目部经营管理的积极性, 发挥子公司生产经营的灵活性, 公司的资金按以下办法进行管理:
1、 公司的资金实行收支两条线管理办法, 银行帐户由财务部统一管理, 所有的收付款由财务部门统一办理( 财务部门授权的除外) , 其它部门( 人员) 不得私开帐户, 私收款项, 不得坐支回款。
2、 公司所有的回款进本公司的帐户, 由财务部按照年初核定指标扣除应上交公司董事长自行支配。
3、 公司各部门所有资金的使用实行计划管理办法, 根据资金需求提前编制资金计划( 计划要量入为出, 以收定支; 先生产, 后其它) , 各子公司提前三天、 各部门提前一周编制计划, 并报领导及财务部审批后按计划执行支付。 计划内资金支出时, 要按财务审批流程签字后支付。
二、 财务审批流程和权限
( 一) 财务审批原则
财务部审批时, 责任会计必须取得所有业务的合同: 建筑施工合同、 商品买卖合同、 固定资产购销合同、 材料采购合同( 或材料定价表) 、 劳务合同等, 审核要本着”供应商无合同不挂帐不付款、 劳务无合同无产值不付款; ””挂帐单要与合同一致, 付款要与挂帐一致”的原则。
( 二) 财务审批流程
1、 公司财务审批基本流程图

副总经理签字

部门负责人审核
报帐人持有效
单 据
财务主管审核

总经理签字

董事长签字

出纳付款或会计办理入帐手续

2、 公司发生的一切经济业务报帐或者付款时, 根据审批权限的规定, 严格按以上顺序履行签字手续, 对于越权签字的票据, 其它审批人有权拒签。
( 三) 财务审批权限
1、 公司的所有支出, 必须经董事长审批, 公司负责人借款和报帐一律由董事长审批。 所有的非核定费用一律由董事长审批。公司发生的业务费必须按财务审批流程逐级审批直至董事长, 资金计划外的付款必须由董事长签字。
三、 付款的审批和管理
( 一) 借款的审批和管理
1、 本规定借款指公司、 部门员工因公务需要临时性的借款。
2、 员工因私原则上不能借款, 新员工试用期满后才允许借款。
3、 借款应本着前账不清、 后账不借的原则。
4、 员工借款时要填写借款单, 说明借款理由、 还款时间等。
5、 借款金额规定:
①普通员工借款不能超过本人当月工资的%70.;
②项目负责人、 部门负责人借款不得超过10000元; ;
6、 财务部门对临时借款要定期清理, 督促借款人及时报帐还款。借款人因公借款要在工作任务完成七日内销帐并交回余款, 逾期一月未报帐者, 经财务部通知5日内不清理的, 直接从工资中扣除, 并对未偿还部分按月息5%加收利息( 特殊情况须经董事长书面批准) 。
7、 个人借款由直接领导负连带经济责任, 由于财务未采取扣款措施而导致个人借款未能偿还的, 由财务主管承担。
8、 借款审批流程:
① 限额内借款: 借款人→会计审核→部门负责人→财务主管→副总经理→总经理→董事长→出纳付款或会计办理入帐
② 公司绝不允许超限额借款。
( 二) 应付款的审批和管理
1、 支付产值进度款时, 施工单位( 劳务) 开具借款单, 分管会计根据产值报表核实应付款及代扣相关税费后( 按合同约定) , 按财务流程审批付款。
2、 支付挂帐的应付款项按财务审批权限和流程支付。
3、 保修期内所发生的一切维修费用, 由维修单位持工程部开具的扣款结算单及维修明细并经经办人、 工程部负责人、 子公司负责人签字确认后, 财务部扣减保修费。( 单笔3000元以下取款能够由经办人代办)
5、 保修期满后, 由施工单位( 劳务) 持收款单位收据( 盖有财务专用章) 或收款单( 个人) 及本人身份证到财务部结算保修费, 按财务审批流程付款。
四、 挂帐的审批和管理
( 一) 施工单位( 劳务) 工程款挂帐的审批和管理
1、 预算员每月30日前向财务部审报施工单位( 劳务) 工程款产值报表, 财务部据此编制产值月报表, 控制施工单位( 劳务) 工程进度付款。
2、 施工单位( 劳务) 工程款挂帐: 施工单位( 劳务) 持预算员出具的结算单和明细单, 经项目部负责人、 经营部负责人、 工程部负责人、 财务负责人 副总经理 总经理 董事长审批后( 在结算单规定挂帐时限2个月内) 挂帐, 分管会计开具一式三联的入帐证明单及保修费收据。
( 二) 材料物资报帐及审批管理
1、 挂帐流程: 供应商持使用单位入库单有收料员、 保管——材料部负责人---、 项目负责任人——总工——财务主管( 材料会计) ——副总经理——总经理——董事长审批后给予办理挂帐手续。财务联、 相应的正规发票( 按合同约定) 填写挂帐单:
2、 材料供货合同签订后, 签订部门要及时将合同递交到财务部存档备查, 否则财务部门不予挂帐。
3、 如有退库材料, 使用单位办理退库手续划价后传到财务, 核减使用单位成本。
( 三) 运费结算和审批管理
1、 材料的运费: 承运人凭材料部出具的运费结算单( 项目经理、 材料部部长签字) 填写挂帐单, 经会计主管( 材料会计) , 材料部长、 财务部长、 副总经理 总经理 董事长审批后办理挂帐手续。
( 四) 摊销和租赁费( 机械使用费) 的结算审批管理
1、 自购的低值易耗品、 周转材料、 固定资产( 机械设备) : 购入后由材料部负责保管, 项目使用的出入库手续需报财务( 材料会计) , 并会同材料部每一星期清点一便。每个季度提供一次租赁费结算单, 项目完成后由材料部会同财务部( 材料会计) 提供各使用单位应承担的摊销, 经项目经理、 材料部部长、 总工、 财务部长、 副总经理 总经理 董事长审签后, 财务部据以办理资产出库及摊销, 核算成本和费用。
2、 租赁的周转材料、 机械设备: 租赁站( 个人) 并会同材料部每一星期清点一便, 持材料部出具的租赁费结算单原件( 经, 经保管、 材料部长、 总工、 财务部长、 副总经理 总经理 董事长审签后审签后交给分管会计, 会计开具一式三联的入帐证明单, 一联存根, 一联财务入帐, 一联租赁站( 个人) 据以进行款项的结算。
五、 报帐的审批和管理
( 一) 零星物资的报销和审批
1、 本规定所指的零星材料采购指的是单笔采购金额在10000元以下的不纳入合同管理的采购业务, 包括公司行政办公用品的采购和各项目部行政、 生产、 施工用零星材料。
2、 公司行政办公用品的采购由各部门申请, 财务部审批董事长签字并组织采购, 报销时要有发票、 入库单; 各项目部行政办公用品的采购由材料部审批后组织采购并报财务部审核董事长签字, 报销时要有入库单。
3、 核定类的材料( 如八大类) 报销时, 要有使用单位的入库单。
4、 各项零星材料采购业务都要以取得的相应的正规发票报帐或者对方收据( 盖章或者有收款人的联系方式) , 否则财务有权拒绝办理。
5、 具体审批执行财务审批流程和权限的规定。
( 二) 公司费用报销及审批管理
一) 费用报销的一般规定
1、 本规定费用指公司本部的各项行政管理费用及生产、 施工企业行政管理费用。主要包括: 工资、 福利费、 社会保险、 办公费、 差旅费、 招待费、 业务公关费、 电话费、 网络使用费、 水电费、 取暖费、 培训费、 资料费等。
2、 费用报销必须凭真实有效的原始凭证, 票据必须是国家税务局统一印制的, 与支出项目相符的发票, 而且要填写完整、 字迹清楚、 没有涂改, 杜绝白条报帐, 不得以发票复印件报帐。
3、 费用报销时经办人要填写公司统一印制的 ”费用报销单”, 按财务要求规范粘贴单据, 分类粘贴、 分别报销。”费用报销单”填写时要项目齐全, 数字准确、 没有涂改, 大小写一致, 并由经办人签署自己的名字, 按财务审批流程和权限签字完毕后办理销帐和取款手续。
( 三) 各项费用开支标准及管理办法
一) 差旅费管理办法
1、 出差规定:
1) 公司各部门, 员工因公出差, 应事先填报须经总经理签字董事长审核签字后方可出差, 如因事情紧急而未及时填写《出差派遣单》, 须事先电话通知备案, 出差人返回公司后, 应立即补办手续。出差审批单不准有涂改现象, 否则财务人员有权要求重新办理出差手续或拒签、 拒报费用。员工出差返回后, 由财务部审核出差天数, 审核后的出差派遣单一联留存财务部, 作为考勤管理依据, 另一联由本人携带作为报销差旅费依据。
2) 公司员工外出参加培训须经本人申请, 部门负责人负责人批准, 总经理审核, 董事长批准, 培训完毕报销费用时须按公司报销流程办理。
2、 差旅费开支范围:
差旅费分路途交通费、 补助( 住宿、 伙食补助、 长话漫游费、 出差地交通费) 两项。
3、 差旅费开支办法:
1) 路途交通费:
① 工作人员出差可乘坐汽车、 火车硬席、 轮船三等舱, 超过上述标准的由企管部批准。
② 乘坐批准使用的交通工具产生的交通费凭票实报实销, 乘飞机者可随机票报销基本保险一份, 超出部分不予报销; 出差乘火车, 购买餐车茶座的费用不予报销。
③ 员工带车出差( 400公里以内) 产生的燃油费, 过路费、 停车费在部门核定的交通费内列支。
2) 出差补助( 住宿、 伙食、 出差地交通费) :
① 员工出差补助标准
员工出差补助标准( 食宿、 交通费) 单位: 元
区域
职别
一类地区
二类地区
三类地区
四类地区
一般员工
240
200
160
120
部门/子公司负责人
380
320
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总 裁
实报实销
区域区分细则如下:
一类地区: 直辖市、 经济特区、 沿海开放城市。包括北京、 上海、 天津、 重庆、 大连、 秦皇岛、 烟台、 青岛、 连云港、 南通、 宁波、 温州、 福州、 广州、 湛江、 北海、 深圳、 珠海、 厦门、 汕头、 海南。
二类地区: 无锡、 苏州、 常州、 威海、 唐山、 包头、 桂林、 湛江及各省省会或其它类似于省会的地区。
三类地区: 地级市或等同于地级市的地区。如内蒙的鄂尔多斯(东胜)、 临河、 集宁、 乌海、 赤峰、 通辽等。
四类地区: 旗县及以下地区( 如项目部安排不予考虑) 。如杭锦旗、 鄂前旗、 达旗、 伊旗等。
补助在核定的标准内包干使用, 超支不补。
公司员工回公司参加集体活动, 由总经理统一安排。
4、 差旅费报销程序
员工出差归来后三日内, 应持财务审核确认的《出差派遣单》、 交通费发票( 发票时间、 地点要与出差时间、 路线相符) 等证明填写《差旅费报销单》, 按财务审批流程签字后到财务部办理报销手续。
二) 交通费管理办法
1、 交通费实行定额包干使用管理办法, 各部门负责人为本部门交通费管理人。
2、 各部门、 交通费开支标准另行制定。
3、 交通费在部门核定的定额内支付, 由财务部按时间进度进行总额控制, 超支拒签。报销时凭燃油发票、 公汽票、 出租票填写费用报销单, 按财务审批流程签字后办理取款手续。
三) 车辆费用管理办法
1、 本规定所指车辆费用指公司自有或者顶帐车辆在使用过程中所产生的油料费、 过路费、 停车费、 车辆保险、 检车费、 维修费等。
2、 用车费用本着”谁用车, 谁付费”的原则, 产生的费用全部计入使用部门的交通费, 从部门核定的交通费中列支。
4、 车辆维修: 实行定点维修, 报销时要附上具体的维修项目明细单。顶帐车辆维修费记入小车管理费用。
5、 车辆每年必须的固定支出: 保险费、 检车费、 车船使用税、 例行保养等费用由经办人申请, 企管部审核后报帐。
四) 办公费管理办法
1、 本办法中的办公费仅指消耗性的办公用品。
2、 办公费用管理的直接责任人是各部门负责人。
3、 具体控制办法
1) 实行定额管理的办公用品
①由使用人按照公司制定的60元/人/年的标准自行采购, 凭票按财务审批流程报销。新入职人员按照公司制定的办公用品配备标准, 由各管理部门根据工作实际需要采购和报销。
2) 实行定量管理的办公用品由各管理部门自行采购、 报销( 工程部、 、 财务部、 经营部材料部由财务部统一采购、 报销。
五) 工资福利等支出:
1、 按员工薪资管理制度的相关规定执行。
2、 工资的计算期为每月的1日至31日。
3、 各部门 项目部于每月6号前报送考勤表, 财务部依据各部门审核后的考勤表、 薪资定级编制工资表, 工资表经公司负责人、 财务主管及其副总经理 总经理 董事长签字、 财务部长签字后发放。
六) 水电费、 取暖费、 固定电话费、 网络使用费等其它费用支出, 由分管部门按照财务常规审批流程报支。
七) 施工企业由预算员每月25日前出具项目进度产值报表并报送财务部, 分管会计据以核实应收工程进度款, 向公司负责人报送工程进度回款明细表, 由部门负责回款事宜。工程完工后, 财务部根据工程决算书、 合同核算收入, 协助公司结算工程尾款。
七、 资产管理制度
本规定所指的资产, 指公司行政办公和生产经营使用的设施、 设备。包括固定资产, 低值易耗品、 原材料、 周转材料、 成品、 半成品等实物资产。
( 一) 公司指定财务部朱磊对实物资产进行管理, 建立资产台账, 登记资产的增减变动情况。各部门要及时办理各类资产的出入库手续, 并报财务部门, 财务人员负责及时准确的按资产的类别、 型号、 数量登记帐薄, 并与相关部门按月对帐, 做到账证相符、 账账相符, 为账实核对提供正确的账薄资料。
( 二) 资产的购置、 调拨、 处理、 报废, 严格按公司审批制度有关规定执行, 及时办理出入库、 调拔等手续并将相关手续报至财务部门进行帐务处理。
1、 金额10000元以上的固定资产的购买要由各部门填写采购申请单总经理审核董事长批准。按财务流程办理。
2、 处理和报废的资产时, 由各部门负责人提出申请, 由材料部长、 总经理审批董事长批示并提出处理意见, 报财务部进行处理。
( 三) 盘点: 公司财产物资的盘存采用永续盘存制( 帐面盘存制) , 由财务部组织、 会同各部门 各项目部资产进行每月盘点一次, 原材料每周盘点一次, 其它资产每年盘点一次, 竣工的项目要在竣工时对所有财产进行盘点。财产盘点的结果及处理意见由盘点部门、 各部门 项目部负责人签字、 董事长审批后报财务部进行处理。
( 四) 折旧和摊销:
1、 低值易耗品摊销采用五五摊销法, 使用时摊销其价值的一半, 出售或者报废时摊销剩余价值。
2、 周转材料的摊销依据材料部提供的摊销比例摊销, 年底由材料部将计算好的摊销表报送财务部门。
3、 固定资产采用平均年限法按月计提折旧, 净残值率为5%。
( 五) 顶帐资产的管理
1、 顶帐资产出入库时, 公司办理一式三联入库单, 经部门负责人 副总经理 总经理 董事长、 财部门签字确认后( 即进即出无差价的顶帐资产除外) , 财务部与资料主管一联。
2、 资料主管是顶帐资产的实物管理部门, 负责保管资产及其手续、 产权、 合同( 协议) 等, 并设立资产台帐入档。

印鉴、 支票、 收据管理制度

1、 由财务部长将所有财务印鉴从企管部办理领用手续, 而且按印鉴使用情况分配责任保管人: 公司财务专用章由财务主管保管使用, 现金收付讫专用章由公司出纳保管使用, 集公司转帐专用章由会计主管保管使用。以上印鉴在领用时, 财务主管须与责任保管人签订责任书。
2、 支票的管理: 支票由出纳员统一购买、 管理, 并建立支票使用台帐; 作废支票必须保存, 年底由财务部长组织统一销毁;
3、 收据的管理: 收据由财务部朱磊保管, 出纳及会计根据需求进行领用收据, 收据用完, 重新领用时, 必须将已用完收据的存根及作废收据全联交回收据保管员, 收据保管员审核无误后, 给予办理再次领用手续。

会计档案管理办法

1、 会计档案包括的范围: 会计凭证、 会计帐簿、 会计报表; 各类合同和协议、 各种契约产权证明、 银行对帐单、 发票或者收据存根联、 电脑备份及软件操作资料、 财务人员工作移接交书、 会计档案移交清册、 保管清册、 销毁清册。
2、 会计主管每月终了, 要将原始凭证按凭证顺序装订成册, 另加封面, 在封面上详记起讫日期、 起讫号码; 记帐凭证按月编号、 按月装订成册, 并用凭证盒保存, 在凭证盒封面详记起讫日期、 起讫号码、 凭证页数。
3、 各种经济合同根据项目分类编号, 归档, 登记清册, 分类保管。
4、 会计电算文件必须按规定及时打印成书面形式, 并同时用移动硬盘备份, 作长期入档保存。会计档案不得携带外出, 凡借阅、 查阅、 复制、 摘录会计档案, 必须经财务主管批准并办理相当手续。
5、 公司会计为会计档案的直接保管人。
6、 会计档案需交档案室存档时, 要填制会计档案移交清册, 办理移交手续。
7、 会计档案借阅时, 要征得财务主管同意, 并在规定时限内及时归还。

财务电算化管理办法

1、 财会电算化软、 硬件的购置: 财务电算化软件的购置、 使用运行、 升级换版、 二次开发等, 由公司财务部统一负责申请, 按财务审批流程批准后实施。
2、 各财务部使用的计算机只能用于本公司, 未经公司财务部批准不得对外使用。
3、 系统管理员、 系统操作员、 系统维护员、 数据录入员、 数据审核员及其它由财务负责人批准的有关财会人员, 有权上机操作本人权限范围内的财务运行系统。
4、 业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统。
5、 除了系统维护员之外, 其它人员一律不得直接打开库进行操作, 不得随意增删修改数据、 源程序和库文件结构。
6、 出纳人员、 软件开发人员不得担任现金和各类银行帐的原始数据录入工作, 更不允许进行系统性操作。
7、 系统软件、 二次开发的文档资料, 均由财务负责人指定专人保管, 未经许可不得擅自复制、 修改和出借。
8、 存档的数据软盘、 帐表、 凭证各