会议策划方案全.doc

会议筹划方案
前言
一、会议主题：
*****商城推广促销活动
二、会议目的
1、通过展示和推介百汇绿海公司所进军的*****商城网络平台工程，对该平台的主要功能,下单及配送流程，未来开展前景，及能给来宾带来的实实在在的好处进展总结，使来宾对*****商城的开展前景有所了解，增强对以后与平台合作的信心与决心；
2、通过宣布初次合作的优惠政策与未来合作得推广优惠方案，提高来宾对于平台合作的积极性，公司推广*****商城的宣传概念，并使其了解和掌握*****商城平台的根本功能的操作。
三、会议时间
2021年某月某日
四、会议地点
某某酒店
五、会议的组织
主办单位：新媒体推广部
承办单位：某某酒店
支持单位：百汇绿海商品部、销售部
六、与会嘉宾
北京市区各还未与公司合作的酒店、学校食堂、超市、大排档等老板、采购经理。
北京市区已有过合作的各类客户。
七、参加人员：
公司领导、销售部等成员。
八、会议内容：
〔一〕*****商城平台介绍会
1、对到访人员进展签到等根本资料填写。
2、主持人上台主持，使用PPT、照片投影等形式介绍公司的根本情况、公司现有的公司产品以及开展历程，引出公司对开展互联网进展资源整合的必然性。请出公司领导进展分析。
2、公司领导分析行业形势，提出平台的作用与未来的开展思路，以及平台所能带给客户带来的好处，及对于平台开展的信心。
交由主持人
3、主持人对平台根本功能的介绍，及下单流程，宣布平台的下半年及未来几年规划，并宣布下半年合作销售政策〔各种奖励政策〕，当天合作的优惠等。祝词，宣布酒会的开场。
4、由销售部专人对现场初步合作意向的登记，并于会后对来宾的后续联系洽谈等。
九、日程及议程
日期
内容
时间
议程
负责人
地点

主持人串词，欢送来宾
主持人

介绍公司情况，公司产品等
主持人

公司领导分析平台
领导

介绍平台功能，优惠政策
主持人

酒会开场祝酒等
领导

送客户
销售部

十、会场安排
〔一〕场地：某某酒店
〔二〕席签：准备浅红色纸，黑色签字笔假设干，请实到人员签上姓名和单位名称。
〔三〕投影仪话筒等：投影仪，音响和话筒要逐一调试。
〔四〕空调及通风设备：开会前调好调好室内温度。保证室内温度适宜，空气清新。
〔五〕桌上摆放物品：所有会议桌上摆好茶水或矿泉水、记录用笔、笔记本、座位卡、姓名牌和会议资料宣传手册
〔六〕指示牌：在必要地方设置洗手间、平安出口指示牌。
〔七〕会场的装饰：宣传横幅、宣传展架等。
十一、组织及分工：
〔一〕领导小组
负责本次会议的全面领导和总指挥，协调和监视各工作组的工作；
〔二〕分组及工作职责
1、筹划布置组
工作任务：筹划会议流程，以及会议相关活动，布置会场等。
2、组织管理组
工作任务：监视会议进程，使各部门之间协调合作，筹备会议。维护会议现场秩序。
3、会务效劳组：
工作任务：负责会议的接待等工作，以及会议现场的效劳工作。
十二、筹备程序
序号
工作内容
完成时间
负责部门
1
客户邀约〔短信、邀请函、 等方式〕确定人数

2
公司介绍、产品介绍等幻灯片制作

3
会议议程最后确定并打印

4
宣传横幅，展架等制作安装工作

5
公司宣传手册的准备工作

6
物资采购到位〔烟、酒水、水果、签到资料、其他〕

7
酒店联系落实

8
宣传横幅送到酒店，并摆放到位

9
人员的接待工作

10
工作牌的制作与分发

11
主持人及领导演讲稿的制作

12
流程彩排

13
现场合作意向登记接待工作

十三、会场清理
〔一〕人员管理。关掉音响设备并及时回收各种电子设备，然后清点一下数量，防止遗漏。
〔二〕把会议签到的文件收好归档。
〔三〕把会议桌面上的物品收回，记录用笔，座位卡，姓名牌等。把会议资料整理好归档，废弃的文书应回收，用碎纸机销毁不留纸屑，防止泄密。
〔四〕撤掉指示牌，气球，彩带等装饰用品。
(五)把搬动过的桌椅放回原处。
〔六〕会场的桌椅、会场地面、门窗应清扫并擦洗干净。
〔七〕等所有人员离会后，把灯光，空调关掉，并交由酒店。
十四、费用预算
2、餐 费： 元
3、烟、酒水： 元
4、会议室： 元〔租赁费含音响、话筒〕
5、布置费： 元
9、不可预计费用： 元
费用总计： 元
十五、考前须知：
1、各组工作人员必须严格按筹备工作方案的进度要求推进工作；
2、市场督查负责催促各工作组的工作按时完成。
3、会议期间公司人员必须统一着装，佩带工作牌；
4、会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。
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