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南京市数字档案室建设规程》
发布日期：2012-04-24 15:26:00
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信息来源：
关于印发《南京市数字档案室
建设规程》的通知
各区（县）档案局，各有关机关、企事业单位：
为进一步推进我市档案信息化建设，落实《南京市档案信息化“十二·五”发展规划》、《南京市“智慧档案”建设规划》中“有序启动数字档案室建设”任务的要求，结合我市实际情况，在征求了市局（馆）信息化领导小组、各区（县）档案局和有关单位意见并修改的基础上，形成《南京市数字档案室建设规程》（以下简称《规程》）。现将《规程》印发给你们，供各单位参考。
数字档案室建设应坚持“统筹规划、项目带动、保证安全，稳步实施”的原则，以实现在“双轨制”环境下对电子文件和电子档案进行有效管理为目标，全面提高各级档案部门对电子文件和电子档案的综合管理能力，全面改善对本单位中心工作的保障能力和服务效率，进一步促进南京档案信息化建设持续、快速、健康地发展，满足国家、社会和公众日益增长的档案信息需求，为构建社会主义和谐社会和建设“幸福都市”、“智慧南京”，提供全方位档案信息服务。
各单位要充分认识到数字档案室建设是各单位信息化建设的重要组成部分，是档案管理现代化的必然要求，是数字档案馆建设的必备基础，应将数字档案室建设纳入本单位的信息化建设总体规划，并从人、财、物等方面给予必要的保障。各单位应参照本《规程》，结合本系统、本行业上级业务主管部门的有关规定和本单位的实际情况确定各自数字档案室建设的具体方案。
市档案局负责全市数字档案室建设的业务指导和服务，以及检查和专项验收工作。
二〇一一年十二月二十日
前 言
数字档案室建设是数字档案馆建设的基础，是档案信息化建设的重要组成部分。为指导和规范各单位数字档案室建设，保证数字档案信息的安全保管、规范使用和有效管理，特制定本规程。
本规程由南京市档案局提出并组织起草。
数字档案室建设规程
1. 范围
本规程包括数字档案室建设的基本原则、内容构成和技术要求等。
本规程适用于我市各级机关数字档案室建设。国家、省驻宁单位、企事业单位可参照执行。
2. 术语
数字档案室：在统一的标准规范下，利用现代信息技术，以保证电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性为基础，对各类电子文件的收集、归档、整理、保管、利用全过程，实现文件和档案一体化管理的虚拟档案室。
3. 规范性文件
3.1 执行标准：
l 《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）
l 《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）
l 《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006）
l 《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）
l 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）
l 《非关系型数据格式标准(征求意见稿)》
l 《电子文件全程管理系统测评规范(征求意见稿)》
l 《电子文件全程管理业务需求指南(征求意见稿)》
l 《电子文件全程管理基础数据标准(征求意见稿)》
l 《电子文件全程管理应用接口规范(征求意见稿)》
l 《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）
l 《档案著录规则》（DA/T 18-1999）
l 《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）
l 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）
l 《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）
l 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38-2008)
l 《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）
l 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）
l 《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）
l 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）
l 《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB 32/505-2002）
l 《数字档案馆建设规程》（DB 32/T 1892—2011）
l 《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB 32/T 1893—2011）
l 《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）
3.2 参考文档：
l 档案管理软件功能设计要求暂行规定（国家档案局2001年6月5日发布）
l 电子公文归档管理暂行办法（国家档案局令第6号，2003年7月28日发布）
l 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号，2006年9月19日发布）
l 电子文件管理暂行办法（中办国办 厅字(2009)39号）
l 国家档案局办公室关于征求《专业档案类目体系表（征求意见稿）》意见的通知（档办[2011]101号）
l 电子文件归档与管理办法（苏档发[2005]6号）
l 电子文件管理细则（试行）（苏办[2010]58号）
l 南京市电子文件归档与管理暂行规定（宁委办发[2008]21号）
l 南京市实物档案管理办法（宁档[2006]37号）
l 南京市数码照片档案管理规范（暂行）（宁档[2006]78号）
l 南京市档案馆专题目录数据格式
4. 基本原则
4.1 文档一体原则：保证在不同信息系统中形成的应归档电子文件，能及时、完整地进入数字档案室。
4.2 馆室一体原则：保证在数字档案室中形成的电子档案，符合同级数字档案馆进馆要求，并能通过在线或脱机的方式定期向档案馆移交。
4.3 安全原则：建立健全必要的工作制度，重视安全技术和设备应用，加强安全管理，确保数字档案室管理的各类文件及档案数据在应用、存储和传输过程中的安全。
5. 基础业务
5.1 电子文件归档
5.1.1 文书档案的归档范围和保管期限，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。
5.1.2 电子文件的归档内容，应包括与纸质文件内容相对应的电子文件、电子办文单及元数据等。
5.1.3 电子文件的数据结构和归档格式，应符合相关技术标准要求；暂时未制定标准的，应选择开放或主流的格式标准。
5.1.4 对于本单位形成的各类业务文件，要按照国家档案局《专业档案类目体系表（征求意见稿）》进行归类，实时或定期归档为专业档案。
5.1.5 对于实物、照片及音视频文件，要按照相关标准规范实时或定期归档为实物档案、照片档案、声像档案等电子档案。
5.1.6 对于上述各类文件的归档管理，如有国家、省相关标准的，要按照标准执行；没有相关标准的，应按照相关规定执行。
5.2 电子档案保管
5.2.1 在建立相应的管理机制、工作流程、技术保障措施的基础上，确保电子档案内容的安全保管；属于国家秘密级以上的电子档案保管，应按照国家有关规定进行管理。
5.2.2 对电子档案相关数据，应根据数据的重要程度以及管理和利用的需要制定合理的备份策略，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术方式定期进行备份；在使用脱机载体进行备份时，脱机载体的制作、选择和保管，应参照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T l5-95）、《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）等相关标准。
5.3 电子档案封装及移交
5.3.1 数字档案室应实现向国家综合档案馆移交各类电子档案的功能。
5.3.2 移交的方式应包括在线移交和脱机移交。在线移交须通过电子政务网上传移交内容，脱机移交须定期把移交内容存储在光盘载体上向档案馆移交。
5.3.3 数字档案室向国家综合档案馆移交的内容，应包括档案目录数据及与之相对应的电子封装包（EEP）。具体要求应参照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）、《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB 32/T 1893—2011）等相关标准。
5.3.4 数字档案室移交的内容应由档案员和分管领导使用数字证书（个人/单位证书）进行数字签名。选用的电子签名服务及其认证证书应符合《电子认证服务管理办法》等国家相关规定。其电子签名的验证环境及相关技术资料、数据应与档案一并移交，以便此类文档能够长期可读和提供利用。
5.4 电子档案利用
5.4.1 对实现数字化的档案，应按权限及时提供利用。
5.5 建立档案借阅登记和利用效果登记台帐等。
6. 网络环境
6.1 数字档案室运行的网络，应与互联网实行物理/逻辑隔离。
6.2 数字档案室应在保证安全的前提下，部署在应归档文件资源相对丰富的网络环境中。
6.3 数字档案室所在网络与不同安全等级的网络之间需交换数据时，应按经协商的交换标准，通过移动存储介质进行数据交换。
7. 硬件设施
7.1 数字档案室应配备必要的硬件设施。主要包括：计算机、专用服务器、移动存储设备、有自动进纸功能的中/低速扫描仪、光盘刻录机、不间断电源等。
7.2 有条件或有需要的单位还可考虑选配：有自动进纸功能的高速扫描仪、磁盘阵列设备、双机热备服务器、磁带机等。
8. 系统软件
8.1 操作系统：应选择与硬件环境相匹配的主流操作系统。
8.2 数据库系统：应选择能满足数字档案室性能要求、适应本单位信息化总体规划、技术成熟、后期维护有保障的数据库管理系统。
9. 应用软件
9.1 电子文件归档管理：文书类电子文件元数据应按照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）执行，必须确保具有上述标准中的必选元数据和满足相关条件的条件选元数据，其他元数据应根据需要尽量补全。归档电子文件内容、元数据和有关资料应能在保证安全的前提下，通过在线或脱机的方式，从单位OA系统实时或定期进入电子文件归档管理状态，并进行真实、完整、有效性方面的鉴定、检测。其他各类归档业务文件也应能通过在线或脱机的方式，从单位业务系统实时或定期进入归档管理状态。应实现对收文、发文、会议文件、各类业务文件、实物、照片、音视频文件及其他材料等各类电子文件进行登记、查询、借阅、统计、预归档等辅助功能。
9.2 电子档案管理：各类电子档案应当按照文件主题、存储载体、涉密程度、安全等级、形成时间、保管期限和相关管理要求进行分类整理，建立目录数据库和全文数据库，提供检索途径。应实现档案及资料的著录、整理编目、借阅、编研、统计、鉴定划控、目录数据和全文数据检索、库房管理等功能。
9.3 电子档案封装及移交：应根据相关标准实现对电子档案的电子签名和封装等功能，并能与综合档案馆实现在线或脱机移交。
9.4 电子档案利用：在保证安全的前提下，方便快捷的对本单位工作人员提供符合其规定权限的各类档案的利用和服务功能，其方式可考虑通过与服务对象的信息系统进行集成实现，也可与服务对象的信息系统通过链接及单点登录实现。基本功能应包括：非在线查阅和登记、在线查阅及审批、查阅台帐管理等。
9.5 系统管理：应包括部门和用户管理、应用权限控制、档案和文件的类目管理、数据导入导出、报表管理、字典维护、密码管理、数据安全管理及日志管理等功能，实现系统的有效管理和定期备份。
9.6 其它：可根据需要自行设计并实现其它管理功能。
10. 档案数字化
10.1 基本要求
l 根据相关规范和要求以及本单位的实际情况制定符合上级行政及业务主管部门要求的数字化规范及实施计划。
l 涉密档案原则上不进行内容的数字化处理。
l 存量档案的批量数字化，在保证安全的前提下可采用外包方式进行。
10.2 目录数字化
10.2.1 依据标准：
l 现行文书档案文件级目录数据、现行文书档案案卷级目录数据、照片档案目录数据及会计档案目录数据按照现有标准执行。
l 其它专业档案目录数据：参照《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB 32/T 1893—2011）及市档案局根据各专业管理规范和要求制定的目录数据格式，垂直管理的机关单位可以依据系统内上级部门各专业档案的管理规范和要求以及综合档案馆的进馆要求制定。
10.2.2 范围：完成本单位室藏全部档案的案卷级、文件级目录数字化。
10.3 纸质档案数字化
10.3.1 依据标准：按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）和《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.3.2 范围：2011年创建数字档案室的单位，要完成2006年以来的室藏档案数字化；2012年创建数字档案室的单位，要完成2005年以来的室藏档案数字化；以此类推。
10.4 照片档案数字化
10.4.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.4.2 范围：完成本单位室藏全部照片的数字化。
10.5 实物档案数字化
10.5.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.5.2 范围：完成本单位室藏全部实物档案的数字化。
10.6 多媒体档案数字化
10.6.1 依据标准：按照《档案数字化转换操作规程》（DB 32/T 1894—2011）执行。
10.6.2 范围：完成本单位室藏全部多媒体档案的数字化。
11. 数据安全
11.1 按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立信息内容安全保密防护体系，实行严格的安全保密管理。
11.2 指定专人负责档案数据的维护与管理，定期对档案数据的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，每年不得少于一次，发现问题及时记录并处理。
11.3 数据归档入库前，应对数据的真实性、完整性和有效性进行必要的鉴定，确认达到要求后，才可正式入库保管。
11.4 归档入库后的档案数据，原则上不能进行删、改操作。数据确有错误的，在删、改时应由应用系统形成必要的日志以备查证。
11.5 对正在运行的应用系统和数据，应采用必要的技术策略和措施，实现在线的应用备份和数据备份；同时，必须定期对数据进行脱机备份，并使用专用的电子文件柜保存脱机载体。
11.6 档案数据运行的软硬件环境、存储载体等发生变化，可能影响其效果或安全时，应当及时将其迁移、转换。
11.7 反映档案数据保管利用过程的相关信息应当记录和保存。
12. 系统安全
12.1 应在《中华人民共和国保守国家秘密法》和本单位保密规定的指导下实施数字档案室的建设。
12.2 应根据需要加强应用系统对访问的安全控制，保证信息的使用、存储、传输安全。应防止越权访问，以及防止因偶然或恶意的原因使系统遭到破坏、更改、泄露。
12.3 应采用国家有关主管部门审验通过的正版查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。
12.4 应根据实际需要采用通过安全资质认证的网络安全设备，采用信息保护、访问控制、责任认定等技术，对网络中可疑的访问进行记录、跟踪，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。
12.5 应定期对系统漏洞进行扫描，主动查找并升级各种设备存在的漏洞，避免可能引起的破坏。
12.6 有条件的情况下，应该通过政府CA或本单位的CA，采用数字证书技术，实现对各种用户身份的有效鉴别，确保用户身份的合法性
13. 制度建设
13.1 建立本单位电子文件归档制度，明确电子文件归档范围、归档程序、归档方法及开放范围等。
13.2 建立本单位电子档案管理制度，明确规定电子档案维护管理的职责和要求等。
13.3 建立本单位电子档案移交制度，明确规定电子档案的移交范围和程序等。
13.4 建立本单位电子档案利用制度，明确规定电子档案网上利用权限的划分标准，电子档案的利用范围等。
13.5 建立本单位档案数据安全保密制度，明确档案安全管理工作责任。
13.6 各单位还可根据本单位的实际需要，制定与数字档案室相关的其它各项管理制度。
14. 施工、监理与验收
14.1 数字档案室的建设，应根据国家有关规定，优先选择具备信息安全服务资质及计算机信息系统集成资质的公司进行施工，并优先选择具备信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。
数字档案室的应用软件系统和数据安全管理，应通过同级或上级档案局的专业验收。
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