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公司协议管理制度
第一章 协议管理总则
1、 目的和依据 为加强公司的协议管理工作，防止、减少和及时解决协议纠纷，维护公司合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国协议法》，结合公司的实际情况，制定本制度。
2、 合用范围 本制度合用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或互相之间签订的各类协议、协议等，涉及但不限于买卖协议、借款协议、租赁协议、资产转让协议、服务协议、保险协议等。
3、 签订书面协议范围 除即时交割银货两清的简朴小额经济事务外，应当采用书面协议形式。
4、 协议管理原则 协议管理必须遵循依法办事，防止为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护公司合法权益的原则。签订、履行、变更、解除协议，必须遵守《中华人民共和国协议法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
5、 保守商业秘密 管理、参与协议工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。
第二章 协议运作程序
1、 申请。有关生产的物资采购及维修的申请按公司有关制度规定的程序办理，其他以公司名义对外进行经济事务应当由经营部提出书面《协议项目申请书》，应写明协议项目目的，项目内容及规定，项目意向及思绪和协议金额，报请总经理审批。
2、 起草。《协议项目申请书》经审批后，由经营部对业务内容按照协议法的规定负责起草、拟定协议文本。
3、 审核。协议文本起草拟定好后必须及时报送总经理，由总经理对送审协议文本及相关材料进行合法性审核。对于符合法律法规规定和公司协议制度规定的，给予办理审批手续。对于不符合法律法规规定和公司协议制度规定的，提出审核意见，按《协议审核规定》的审核意见解决程序办理。
4、 签订。经总经理审核后，由办公室负责加盖公司协议专用章或公章。
5、 履行。由经营部具体负责其承办协议的履行。协议的履行应当在书面协议审核签订后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签订书面协议。
6、 监督。由总经办、经营部、生产部、质检部等职能部门和其他相关单位、部门按照公司有关规定负责监督协议质量的履行。严格按照验收或商检程序办理，对不符合协议约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。
7、 归档。协议履行完毕，由办公室按本制度规定做好协议文本及相关材料的归档工作。
第三章 协议管理职责
1、 公司协议管理部门司法办的重要协议管理职责
1) 认真学习、贯彻执行《中华人民共和国协议法》和有关条例，依法保护本公司的合法权益。
2) 公司实行二级协议管理，办公室全面负责公司的协议管理，负责制定、修订本公司协议管理制度、办法；负责组织实行公司协议管理监督的工作。
3) 审查协议，对送审协议文本进行合法性审查，防止不完善或不合法的协议出现。
4) 依法解决本公司的协议纠纷。
5) 做好协议记录、归档、保管工作。
6) 负责本制度的监督执行。
2、 协议承办部门的重要职责
1) 依法签订、履行、变更、解除本部门的协议，并负责本部门的协议管理。
2) 严格审查本部门所签订的协议的对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力，并保存相关资料。
3) 经营部应严格按照协议法规定的协议实质性条款具体负责拟订协议条款或协议文本，并对协议实质性条款中业务内容的合法性、真实性、准确性负责，防止不完善或不合法的协议出现，保证协议规范和对的。
4) 经营部应统筹安排协议拟签时间，必须按规定给总经理留出协议审核时间，以保证审核质量，防止出现问题协议。
5) 协议签订后，应当及时将协议文本原件办公室存档备案。
6) 经营部对所签协议，认真负责执行，并定期自查协议履行情况。在协议履行过程中，加强与其它各有关部门联系，保存履行过程中的有关资料并做好履约记录，发生问题及时向总经办通报。
7) 经营部的业务协议承办人员与本公司终止劳动关系或因其他因素发生变更的，经营部应把其与协议有关的资料及空白协议、名片、委托书等材料收回，由经营部确认后，办公室方可办理有关手续。
8) 负责本协议的登记、记录、归档工作。
3、 办公室的重要职责
1) 严格按照制度对公司的协议专用章和公章进行管理和使用，并设专人管理。
2) 严格按照协议审签程序执行，审查协议审核与审批手续是否完备，未经司法办审核和未经公司领导审批的协议，不得加盖协议专用章或公章。符合条件的才可加盖协议专用章或公章。
3) 做好协议专用章和公章的保管和使用工作，遗失的应及时向公安机关报案并登报声明。
4) 不得随带公章、协议专用章或已盖公章或协议专用章的空白授权委托书、空白协议出差，特殊情况，应按协议审签程序办理《带章外出审批表》和《空白法律文书审批表》审核备案，由总经理批准。由办公室负责监督执行带章外出的使用工作。
5) 做好与协议有关资料的登记归档工作。
6) 做好协议管理工作。
4、 监督履行部门职责
1) 公司协议监督履行的部门重要由总经办、质检部、生产部等职能部门和其他相关单位及部门按照公司有关制度规定和部门职责规定负责监督协议标的、质量的履行。
2) 监督履行部门应当严格按照验收或商检程序办理，对不符合协议约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。
3) 在协议履行的过程中，协议监督履行部门应及时派员对协议标的、质量进行跟踪监督，保证质量规定达成约定标准，发现问题及时规定协议承办部门纠正，切实履行监督职能，维护公司利益。
4) 在履行协议过程中发现重大问题应及时通报总经办。积极采用补救措施，避免公司经济损失。
5) 做好并保存监督工作记录、履约记录及有关资料存档工作。
第四章 协议审签管理
1、 公司对外签订协议，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订协议。
2、 需要委托代理人订立协议的，应当依照法律规定的条件进行委托，并对委托代理人的活动进行监督。洽谈、签订协议的代理人的授权委托书，必须按协议审签程序经司法办对委托事项和具体权限审核备案，报总经理审批后，方可由办公室加盖公章。
3、 经营部将协议文本拟定好后必须送交总经理审核，未经审不得加盖公司协议专用章或公章。
4、 所有协议都应按顺序由办公室统一编号，若拟用对方当事人格式协议可使用其编号。
5、 协议及其有关的书面材料，应当语言规范，笔迹(符号)清楚，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。
6、 订立协议，必须完备协议必要条款。协议必要条款一般涉及对方单位名称，数量和规定，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
7、 有国家标准的按国家标准，没有国家标准的按行业标准，没有国家标准也没有行业标准的，按实现协议目的的约定标准。有样品的应当封存样品，由协议双方共同封存，加盖公章或协议章，分别交由各部门主管负责保管。
8、 订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的协议，应当规定对方当事人依法提供保证、抵押、留臵、定金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
9、 对外签订协议，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。
10、 法定代表人或协议承办人应当亲自在协议文本上署名盖章。
11、 签订协议，应当加盖单位的协议专用章或公章。严禁在空白协议文本上加盖协议专用章或公章。单份协议文本达二页以上的须加盖骑缝章。
12、 总经办应对公司协议管理工作定期组织检查、抽查等方式，对相关经营部的协议订立程序、协议履行、协议制度执行、有关协议材料归档等工作进行检查，并及时向公司领导反馈检查结果。
第五章 协议审签程序
1、 签订协议
1) 对法人必须审查原件并保存盖有公司法人公章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必须有最近年检章)。
2) 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团队设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。
3) 对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
2、 签订协议前，经营部的协议承办人员必须审核对方当事人的代理人的代理身份和代理资格。
1) 代理人职务资格证明及个人身份证;
2) 被代理人签发的授权委托书;
3) 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超过了代理期限。
3、 签订协议前，经营部的协议承办人员必须认真审核对方当事人的履约能力。
4、 签订协议前，经营部的协议承办人员应当仔细审核对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、 签订协议前，由经营部的协议主办人员与对方当事人商谈后拟好协议条款，协议文本起草定稿后，由总经理进行合法性审查后统一编写协议编号，由办公室加盖协议专用章或公章，并做好登记存档工作。
6、 需外出签订协议的，在签订协议前（商谈拟定阶段），由经营部的协议主办人员与对方当事人商谈后拟好协议条款或者拟定拟用协议文本后，附《带章外出审批表》由协议承办部门负责人签字进行合法性审查后统一编写协议编号（若拟用对方当事人格式协议可使用其编号），由协议承办人员报送总经理审批，然后由办公室负责人审核签字加盖部门章，并派专人带章陪同协议承办人员共同外出，并做好登记工作。
7、 由办公室负责监督执行带章外出签订协议的协议专用章或公章的使用，《带章外出审批表》上应当注明带章外出期限，带章外出事由、权限、交还时间等内容，并由协议承办人员与行办带章人员签字，办理完毕后，由办公室负责将此表备案。
8、 协议文本原件应不少于四份。协议承办人应将签订后的协议文本原件及时送交办公室和财务备案。
9、 下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入协议档案保存，以备考察。 （1） 名片; （2）厂家介绍、产品介绍等资料; （3）各类广告、宣传资料; （4）各类电话等通讯工具号码; （5）对方当事人提供的未经我方协议承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
第六章 协议审核规定
1、 公司总经办负责公司经济协议的法律审核。协议法律审核坚持依法、及时、准确的审核原则。
2、 审核内容。协议审核部门对下列协议事项依法进行审核：
1) 协议形式。协议形式应采用法律、行政法规规定或当事人约定的形式。国家规定采用标准协议文本的，应采用标准协议文本。
2) 协议实质性条款。协议的实质性条款由协议当事人双方约定。根据《中华人民共和国协议法》规定，协议实质性条款涉及以下内容： ①单位名称； ②标的； ③数量； ④质量； ⑤价款或者报酬； ⑥履行期限、地点和方式； ⑦违约责任； ⑧解决争议的方法。
3) 协议效力。签订协议应主体适格，意思真实，目的合法，不损害社会公共利益，不违反法律、行政法规的强制性规定。同时，协议中不得具有无效条款。
3、 经营部应严格按照协议法规定的协议实质性条款拟定协议，并对协议实质性条款内容的合法性、真实性、准确性负责。
4、 经营部对经审核的协议有实质性条款变动的，应将协议送交对协议形式和内容的合法性进行审查，并制作审查协议笔录，应提出审核初步意见，经本部门负责人复核后，协议的形式和内容符合法律法规规定和公司协议制度的，告知协议承办部门报送总经理审批。
5、 审核意见反馈。协议的形式和内容及有关事项不符合法律法规规定和公司协议制度的，由协议审核承办人员提出审核意见并制作《协议审核意见书》，经本部门负责人复核后，送达经营部进行纠正，并将送审协议文本原件及相关材料退回经营部。审核意见对的的，经营部应当纠正。纠正后应当及时报送协议审核部门复核。
6、 审核意见审批。经营部对审核意见有异议的，应当与协议审核部门充足沟通协商，力求达成一致意见，不能取得一致意见的，经营部应当自收到《协议审核意见书》之日起3日内提出书面意见，写出不予采纳或者坚持自己意见的理由和依据，报送协议审核部门。由协议审核部门将争议的重要问题、经营部意见、协议审核部门意见及解决意见和理由一并制作《协议审核意见报告》，报请分管领导签批意见，然后提请董事长（法定代表人）决定并作出书面批示。
7、 审核意见经公司法定代表人审批后，协议审核部门应及时将审批意见书面反馈至经营部，经营部和协议审核部门应当按审批意见执行。
8、 经营部未向协议审核部门提出书面意见，直接向分管领导申请复议协调的，必须提出书面意见，写出不予采纳和坚持自己意见的理由和依据，报请分管领导签批意见，然后提请法定代表人决定并作出书面批示，送交协议审核部门执行。
9、 任何影响协议订立的指示和表达都应当对公司和法定代表人负责，必须提出书面意见并提请法定代表人签批意见后，方可送交协议审核部门执行。
10、 审核重大经济协议应召开协议审核部门专题会议，实行集体审核制度。
11、 审核期限。经营部应及时将拟定协议送交协议审核部门进行审核，统筹安排拟定、审核、签订时间，不得耽误审核时间。严禁在本部门拟定协议时间安排很充足，而报送协议审核部门审核时间紧迫的情况出现，以保证审核质量，防止问题协议出现。协议审核部门应在受理协议之日起三个工作日内完毕对送审协议的法律审核。对于重大复杂的协议可延长至五个工作日。应急协议不得少于一个工作日。
12、 应急协议应当由公司分管领导直接安排协议审核部门审核，协议审核部门应当在一个工作日内完毕审核或提出审核意见。
13、 经营部的协议承办人员未按规定给协议审核部门预留审核时间，耽误审核期限不能保证审核质量的，除给予罚款外，由负责人承担不利后果，公司将向经营部负责人和直接负责人追究责任。
14、 协议签订后，经营部应当及时将一份协议文本原件分别送交协议审核部门存档备案和财务部门作为收付款物的依据。
15、 档案管理。协议审核部门应明确专人负责送审协议的接受、登记备案，并将送审协议及相关材料、审核意见的复制文本予以归档。
16、 协议及档案管理实行分类编号管理，按照协议名称分类归档，并按照审核顺序制定编号，做到管理规范。
第七章 协议履行、变更和解除
1、 协议履约管理
1) 法定代表人、公司总经理全面负责协议的履行。协议承办单位、部门和人员具体负责其订立协议的履行。
2) 协议的履行应当在书面协议审核签订后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签订书面协议。先签订，后履行，能使双方当事人在履行协议的过程中，按照双方权利义务和约定履行协议及承担责任，避免法律风险。特殊情况应经司法办审核备案，报请法定代表人批准。
3) 在履行协议过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，协议承办人要及时解决，必要时经单位负责人批准，可实地调查协议标的情况和对方当事人的履约能力。
4) 相关部门严格按照《关于加强物资管理的实行意见》执行。接受标的必须通过严格的验收或商检程序。对不符合制度和协议约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
5) 协议结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的协议，财务部门必须在协议约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的协议，财务部门有权拒绝结算。
6) 凡与协议有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与协议有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。
2、 协议的变更和解除
1) 对方当事人作为款物接受人而规定变更接受人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接受人发货或付款。
2) 我方当事人遇有不可抗力或者其他因素无法履行协议时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式告知对方当事人，同时积极采用补救措施，减少损失。
3) 发现对方当事人不履行或不完全履行协议时，协议承办人应当催促对方当事人采用有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行协议的有关证据，及时向总经办报告。
4) 我方当事人因故变更或解除协议，应当及时以书面形式告知对方当事人，说明变更或解除协议的因素和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除协议的协议。
第八章 协议纠纷解决
1、 协议纠纷管理
1) 为解决协议纠纷所采用的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。
2) 发现对方当事人运用协议进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告，并及时向公司领导报告，必要时向公安机关报案。
3) 协议承办部门、人员应配合好公司司法办参与仲裁或诉讼。
4) 协议纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。
2、 协议纠纷解决程序
1) 发生协议纠纷，协议承办部门负责人应立即报告分管领导，并通报总经办。经营部应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。
2) 协议双方在协议履行过程中发生纠纷时，应一方面按照实事求是的原则平等协商解决。
3) 协议双方在一定期限内（一般为一个月），无法就纠纷的解决达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告总经理。
4) 在解决协议纠纷过程中，对于也许因对方当事人的行为或者其他因素，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。
5) 协议纠纷发生后，应当依法采用一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据也许灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。
6) 向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。
第九章 协议资料管理
1、 档案资料内容下列资料可以作为协议档案： （1）谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文献; （2）对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文献; （3）对方当事人履约能力证明资料复印件; （4）对方当事人的法定代表人或协议承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件; （5）我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件; （6）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件; （7）双方签订或履行协议的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料; （8）登记、见证、鉴证、公证等文书资料; （9）协议正本、副本及变更、解除协议的书面协议; （10） 标的验收记录; （11）交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
2、 协议资料归档、记录与管理
1) 公司所有协议都必须统一编号，由办公室妥善保管。
2) 协议承办人办理完毕签订、变更、履行及解除协议的各项手续后十日内，应将协议档案资料移交办公室。
3) 办公室应定期将履行完毕或不再履行的协议有关资料按协议编号整理，由司法办主任确认后交档案管理人员存档，不得随意处臵、销毁、遗失。