2023年中央广播电视大学第二学期“开放专科”期末考试行政管理专业--办公室管理试题.doc

中央广播电视大学2023-2023学年度第二学期“开放专科”期末考试
行政管理专业 办公室管理试题
一、单项选择题(请将对的答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1. 在办公室的布置方面，(. 离入口最远 )的位置是上座。
A. 离入口最远 B.离入口最近 C. 靠近门口 D.靠近窗户
2; 在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜?( 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
)
A. 准备一些敞开的文献夹，贴上相应的标记条
B. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方
C. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理
D. 下班前要整理好自己的办公桌，把文献、资料收藏好以免丢失和泄密
3. 文员必须管理好自己的时间，以下运用时间的行为中哪一项是不适宜的?( 天天把工作安排得超过工作时间，给自己压力
)
A. 定好目的 ，把想做或需要做的事情写下来
B. 尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C. 天天把工作安排得超过工作时间，给自己压力
D. 对每一项工作作出安排，定好最后期限
4. 为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应当改善?( 工作人员工作尽也许专门化、单一化 )
A. 工作人员工作尽也许专门化、单一化 B.尽也许定量控制办公室工作
C. 反复性的工作尽量由机器完毕 D.合理设计办公室的工作流程
5.以下哪些接打电话的行为是不对的的?( 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
)
A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
B. 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C. 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用
D. 半途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置
6.在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用(台安”、“钧安” )
A.“顷悉”、“际此” B.“谨启”、“钧启”
C.“台鉴”、“惠鉴” D.“台安”、“钧安”
7.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM-120CM，应
该是( 社交区
)
A.个人区 B.社交区
C，密切区 D.公众区
8.文员做会议记录时，可以在会议记录中(与发言者用词不一致但意思完全一致
)。
A. 加人自己的主观意见
B. 不记录议题
C. 与发言者用词不一致但意思完全一致
D. 对所记内容作评论
9.上司决定参与某个会议时，文员不应当(只在便笺上写好会议名称
)。
A. 和上司先充足沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B. 除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料
C. 假如是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所花费的时间
D. 只在便笺上写好会议名称
10. 在某些情况下，文员在安排日程计划表时也许获得上司的完全信任，取决于两点:一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急;另一是具有( 说话的技巧
)，了解规定约会者的心理。
A.社交的能力 B.说话的技巧
C.听话的能力 D.听写的能力
二、判断题(对的打“√”。错误打“X"。每小题1分，共10分)
1. 办公室的灯光照明要避开自然光，最佳用人工灯光。( F )
2. 办公室工作人员对工作认真负责的重要表现就是“样样事必躬亲”。( F)
3. 同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。(F )
4. 文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( T)
5. 文员应有效运用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。(F )
6. 平常交往中的上下级角色关系不应淡化。( F)
7. 假如需要与来访者拟定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如
果这一时间有空，就可答应下来。( F )
8.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。（T ）
9.要发问或故意见时，应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的见解。假如上司不加采用，应说服上司。(F )
10.列人保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关拟定密级和保密范围，密级和保
密期限的变更和解密。(T )
三、简答题(每小题10分。共20分)
1.简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?形式是如何的?

会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基
础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一结识、指异工作的作用。
可以用于向上级报告会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或规定与会单位共同遵守、执行。
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。是与会者通过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。
(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文献。

2.什么是文员的挡驾方法?重要的挡驾法有哪几种?一般应如何做?

对于上司不必要接见的来访者，不必要参与的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正因素告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达成阻挡或拒绝的目的即可。
(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。
(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。
(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

四、设计题(每小题15分，共30分)
1.某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打人市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。假如你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做?

(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者;
(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜;
(3) 座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合;
(4) 主持人负责引导、组织，可不做记录;
(5) 具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;
(6) 座谈会的时间不必严格规定，可长可短;
(7) 会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?

(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
(2) 回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作报告。假如是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
(3) 尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
(4) 把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
(5 )对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表达感谢。

五、案例分析题(每小题15分，共30分)
1.请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在本地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员积极上门访问、调查。在通过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的因素。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长报告。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并积极提出了补偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其别人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是由于邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了因素，副厂长当即与上海厂方联系，在本地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并认可了厂方的责任:“未在冰箱使用说明书上写明:冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例，可认为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?

(1 )信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应当注意到
社会上的反馈。
(2 )有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导报告，采用积极出击的方法。
(3) 文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。

2.A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光顾，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，规定自行前往。还告知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16:00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后拟定。当时大堂负责人说:“若B公司换了时间，则包房由A公司用，不用再告知了”，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，导致来参与活动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。
(1 )为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?
(2) 假如你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动?
(3 )如发现已预订包房被1) A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充足导致活动没有取得预期效果。
（2)应把这次活动的细节具体列出，每个项目由专人负责。
（3)由专人负责预订，初步拟定以后向上司报告，再向娱乐总汇负责此事的人拟定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。
(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。
（5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，贯彻有关细节，如有问题，可提前发现和解决。
(6) 假如发现已预订包房被别人所用，不应争执过长时间。
(7) 应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。
(8) 可在活动项目上增长一些内容予以补救。
(9) 有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。