会展项目策划书写作.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,会展项目策划,会展项目策划书写作,第1页,预备阶段惯用会展策划书写作,一、展会立项策划书,二、展会项目立项可行性研究汇报,三、参展说明书,会展项目策划书写作,第2页,预备阶段方案种类,预备阶段即从确定展览题材、搜集信息、进行展览项目立项策划一直到正式开幕前预先阶段。,展会立项策划书、展会项目立项可行性研究汇报、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展协议、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。,会展项目策划书写作,第3页,展会立项策划书,就是依据掌握各种信息，对即将举行展览会相关事宜进行初步规划，设计出展览会基本框架，提出计划举行展览会初步规划内容，,主要包含：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划现场管理计划、相关活动计划等。,会展项目策划书写作,第4页,展会立项策划书主要包含以下内容,1、办展市场环境分析：包含对展会展览题材所在产业和市场情况分析，对国家相关法律、政策分析，对相关展会情况分析，对展会举行地市场分析等。,2、提出展会基本框架：包含展会名称和举行地点、办展机构组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。,3、展会价格及初步预算方案。,4、展会工作人员分工计划。,5、展会招展计划。,6、展会招商计划。,7、展会宣传推广计划。,8、展会筹备进度计划。,9、展会服务商安排计划。,10、展会开幕和现场管理计划。,11、展会期间举行相关活动计划。,12、展会结算计划。,会展项目策划书写作,第5页,展会立项策划书写作要求,行业标识：用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中“服装”表明本展会是服装产业展会。行业标识通常是一个产业名称，或者是一个产业中某一个产品大类。,展会名称,基本部分,限定部分,行业标识,基本部分：用来表明展览会性质和特征，惯用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。,限定部分：用来说明展会举行时间、地点和展会性质,展会举行时间表示方法有三种：一是用“届”来表示。二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。展会举行地点在展会名称里也要有所表达，名称里表达展会性质词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地域”等。,会展项目策划书写作,第6页,展会立项策划书写作要求,展会地点,展会在什么地方,确定展会在哪个国家,哪个省或哪个城市,展会在哪个展馆举行,展览题材和展会定位确定。,考虑该展馆成本、展期安排,展馆本身设施和服务,会展项目策划书写作,第7页,展会立项策划书写作要求,3、办展机构,办展机构是指负责展会组织、策划、招展和招商等事宜相关单位。办展机构能够是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。依据各单位在举行展览会中不一样作用，一个展览会办展机构普通有以下几个：主办单位、承接单位、协办单位、支持单位等。主办单位：拥有展会并对展会负担主要法律责任办展单位。主办单位在法律上拥有展会全部权。承接单位：直接负责展会策划、组织、操作与管理，并对展会负担主要财务责任办展单位。协办单位：帮助主办或承接单位负责展会策划、组织、操作与管理，部分地负担展会招展、招商和宣传推广工作办展单位。支持单位：对展会主办或承接单位展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用办展单位。,会展项目策划书写作,第8页,展会立项策划书写作要求,4、办展时间 办展时间是指展会计划在什么时候举行。办展时间有三个方面含义：一是指举行展详细开展日期。二是指展会筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放日期。展览时间长短没有一个统一标准，要视不一样展会详细而定。有些展会展览时间能够很长，如“世博会”展期长达几个月甚至六个月；但对于占展会绝大多数专业贸易展来说，展期普通是3-5天为宜。,会展项目策划书写作,第9页,展会立项策划书写作要求,5、展品范围 展会展品范围要依据展会定位、办展机构优劣势和其它各种原因来确定。依据展会定位，展品范围能够包含一个或者是几个产业，或者是一个产业中一个或几个产品大类，比如，“博览会”和“交易会”展品范围就很广，如“广交会”展品范围就超出10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”展品范围包括到产业就极少，就只有汽车产业一个。,会展项目策划书写作,第10页,展会立项策划书写作要求,6、办展频率 办展频率是指展会是一年举行几次还是几年举行一次，或者是不定时举行。从当前展览业实际情况看，一年举行一次展会最多，约占全部展会数量80，一年举行两次和两年举行一次展会也不少，不定时举行展会已经是越来越少了。办展频率确实定受展览题材所在产业特征制约。我们知道，几乎每个产业产品都有一个生命周期，产品生命周期对展会办展频率有重大影响。产品投入期和成长久是企业参展黄金时期，展会办展频率要牢牢抓住这两个时期。,会展项目策划书写作,第11页,展会立项策划书写作要求,7、展会规模 展会规模包含三个方面含义：一是展会展览面积是多少，二是参展单位数量是多少，三是参观展会观众有多少。在策划举行一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时，要充分考虑产业特征。展会规模大小还会受到会观众数量和质量限制。,会展项目策划书写作,第12页,展会立项策划书写作要求,8、展会定位 通俗地讲，展会定位就是要清楚地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，详细地说，展会定位就是办展机构依据本身资源条件和市场竞争情况，经过建立和发展展会差异化竞争优势，使自己举行展会在参展企业和观众心目中形成一个鲜明而独特印象过程。展会定位要明确展会目标参展商和观众、办展目标、展会主题等。,会展项目策划书写作,第13页,展会立项策划书写作要求,9展会价格和展会初步预算 展会价格就是为展会展位出租制订一个适当价格。展会展位价格往往包含室内展场价格和室外展场价格，室内展场价格又分为空地价格和标准层位价格。在制订展会价格时，普通遵照“优地优价”标准，即那些便于展示和观众流量大展位价格往往要高一些。展会初步预算是对举行展会所需要各种费用和举行展会预期以取得收入进行初步预算。在策划举行展会时，要依据市场情况给展会确定一个适当价格，这么对吸引目标参展商参加展会十分主要。,会展项目策划书写作,第14页,展会立项策划书写作要求,10、人员分工、招展招商和宣传推广计划、人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会详细实施计划，这四个计划在详细实施时会相互影响。人员分工计划是对展会工作人员工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制订各种策略、方法和方法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制订各种策略、方法和方法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会招展和招商服务。,会展项目策划书写作,第15页,展会立项策划书写作要求,11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划 展会进度计划是在时间上对展会招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行统筹安排。它明确在展会筹备过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举行。展会进度计划安排得好，展会筹备各项准备工作就能有条不紊地进行。现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理各种计划安排，它普通包含展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举行各种相关活动作出计划安排。与展会同期举行相关活动最常见有技术交流会、研讨会和各种演出等，它们是展会有益补充。,会展项目策划书写作,第16页,展会项目立项可行性研究汇报,展会项目立项可行性研究汇报就是在对展会立项进行可行性分析基础上完成研究汇报。展会立项可行性分析是展会项目立项策划继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息基础上，初步提出计划举行展会“是什么样”；展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息基础上，深入分析举行展会立项策划提出“那样展会”是否可行，为最终是否举行该展会提供科学决议依据。,会展项目策划书写作,第17页,展会项目立项可行性研究汇报内容,1、市场环境分析,（1）宏观市场环境 （2）微观市场环境 （3）市场环境评价,2、展会项目生命力分析,（1）项目发展空间（2）项目竞争力（3）办展机构优劣势分析,3、展会执行方案分析,1）对计划举行展会基本框架进行评定，详细包含：,2）招展招商和宣传推广计划评定,（1）招展计划评定（2）招商计划评定 （3）宣传推广计划评定,4、展会项目财务分析,（1）价格定位,（2）成本预测,（3）收入预测,5、风险预测,（1）市场风险（2）经营风险（3）财务风险（4）合作风险,6、存在问题,7、改进提议,8、努力方向,会展项目策划书写作,第18页,展会项目立项可行性研究汇报写作要求,1、市场环境分析 市场环境分析是从计划举行展会项目标外部原因出发来分析举行该展会条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举行展会项目标本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目标生命力，不是只分析展会举行一届或两届生命力，而是要分析该展会长久生命力，即要分析假如本展会举行超出五届以上，本展会是否还有发展前途问题。,会展项目策划书写作,第19页,展会项目立项可行性研究汇报写作要求,1、市场环境分析（1）宏观市场环境：包含人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。（2）微观市场环境：包含办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3）市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。,会展项目策划书写作,第20页,展会项目立项可行性研究汇报写作要求,2、展会项目生命力分析（1）项目发展空间：即分析举行该展会所依靠产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。（2）项目竞争力：包含展会定位号召力、办展机构品牌影响力、参展商和观众组成、展会价格、展会服务等。（3）办展机构优劣势分析,会展项目策划书写作,第21页,展会项目立项可行性研究汇报写作要求,3、展会执行方案分析 1）对计划举行展会基本框架进行评定，详细包含：(1)展会名称和展会展品范围、展会定位之间是否有冲突。(2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业特征。(3)展会举行地点是否适合举行该展品范围所在产业展会。(4)在展会展品范围所在产业里能否举行如此规模和定位展会。(5)展会办展机构在计划办展时间内能否举行如此规模和定位展会。(6)办展机构对展会展品范围所在产业是否熟悉。(7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。2）招展招商和宣传推广计划评定（1）招展计划评定（2）招商计划评定（3）宣传推广计划评定,会展项目策划书写作,第22页,展会项目立项可行性研究汇报写作要求,举行一个展会成本费用普通包含：1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生各种费用。这些费用包含：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包含广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻公布会费用等。3)招展和招商费用。4)相关括动费用。包含技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会暂时工作人员费用等。5)办公费用和人员费用。,6）税收,7）其它不可预测费用,会展项目策划书写作,第23页,展会项目立项可行性研究汇报写作要求,举行一个展会收入普通包含：1）展位费收入2）门票收入3）广告和企业赞助收入 4）其它相关收入（4）盈亏平衡分析（5）现金流量分析 1）净现值分析2）净现值率分析3）赢利指数4）内部收益率,会展项目策划书写作,第24页,参展说明书概念,参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟其它问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备一个小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中一项基础性工作。,会展项目策划书写作,第25页,参展说明书编制标准,实用,简练明了,详细全方面,美观,专业,国际化,会展项目策划书写作,第26页,参展说明书作用,参展说明书对参展商指导作用,参展说明书对展会现场管理作用,参展说明书对观众作用,会展项目策划书写作,第27页,参展说明书内容,序言,展览场地基本情况,展会规则,展位搭建指南,展品运输指南,会展旅游信息,相关表格,会展项目策划书写作,第28页,参展说明书写作要求,1、序言,主要是对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制标准和目标，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等步骤要自觉恪守本手册相关要求等。序言普通都很简短，言简意赅。,会展项目策划书写作,第29页,参展说明书写作要求,2、展览场地基本情况。,包含展馆及展区平面图、至展馆交通图、展览场地基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时，要注意标明展馆各种服务设施所在位置、展区和展位划分详细情况、展馆内部通道和出人口等；在绘制至展馆交通图时，要注意标明展馆在该城市详细位置、到展馆能够利用各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市详细位置等；对于该展览场地基本技术数据，要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆水电供给情况等。对展览场地基本情况介绍对于帮助参展商准确地找到展馆和自己展位，进而进行展位搭装和布展有着很好指导作用,会展项目策划书写作,第30页,参展说明书写作要求,3、展会基本信息。,包含展会名称、举行地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间，要详细列明展会布展时间、开幕时间、对专业观众和普通大众开放时间、撤展时间、布展撤展加班时间等，对以上时间尽可能准确到小时；对于办展机构，要详细列明展会主办单位、承接单位、支持单位和协办单位等；另外，还要详细列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等详细联络地址、联络电话、传真和联络人，假如有网址和EMAlL也最好能公布，方便参展商在需要时候方便联络各相关单位。,会展项目策划书写作,第31页,参展说明书写作要求,4、展会规则。,就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须恪守一些规章制度，包含：展会相关证件使用和管理要求、展会现场保安和保险要求、层位清洁要求、物品储备要求、现场使用水电注意事项、现场展品销售要求、消防要求、知识产权保护要求、现场展品演示注意事项等。展会规则是全部与会人员必须恪守一些制度，对展会现场管理和维护现场秩序十分主要。,会展项目策划书写作,第32页,参展说明书写作要求,5、展位搭装指南。,是对展会展位搭装一些基本要求和说明，主要包含标准展位说明和空地展位搭装说明等。因为全部标准展位基本结构和配置都是一样，所以“标准展位说明”主要是对展位标准配置作出说明，列明参展商使用标准展位注意事项，提出假如参展商需要增加非标准配置以外其它配置处理方法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出一些要求和要求，如使用材料要求、动火作业要求、消防安全要求和铺设电线要求等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。,会展项目策划书写作,第33页,参展说明书写作要求,6、展品运输指南。,是对参展商将展品等物品运到展览现场所作一些指导和说明，主要包含海外运输指南和国内运输指南等。不论是海外还是国内运输指南，都要对展品等运输方式和运输线路、各种货物交运和文件提交期限、货运文件准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择自选服务等作出详细说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品运输有较大作用。,会展项目策划书写作,第34页,参展说明书写作要求,7、会展旅游信息。,是对处理参展商及观众等参加展会期间交通、吃、住、行等需要和展会前后旅游需要等作出一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店档次、协议优惠价格、地址、联络电话和传真以及联络人、与展馆距离等，要列出海外观众和参展商入境签证方法、会展期间及前后可供选择商务考查和观光休闲旅游线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众日常生活服务。,会展项目策划书写作,第35页,8、相关表格。,是相关参展商在筹展和布展过程中需要使用各种表格，主要包含展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请暂时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、登载会刊广告申请表等。参展说明书编制成功以后，能够印刷成册，在展会开幕前适当时间寄给参展商，也能够将其内容公布在展会专门网站上供参展商阅览和下载，假如展会有海外参展商，还要将参展商手册翻译成外语文本。,参展说明书写作要求,会展项目策划书写作,第36页,谢 谢!,会展项目策划书写作,第37页,