分司采购部管理总则.doc

分司采购部管理总则
2012-10-15更新
引子：适合分公司采购部管理借鉴参考，但不可全部借用，各公司均有自己的管理控制程序，此规则并不适合于所有的企业分司（李伟）。
1.总则.序；2.采购员基本职责与义务；3.人员分工体系；4.采购程序；5.协助配合；6.财务结算流程；7.管理与控制；8.附则。
1.总则.序：
采购部，直属总经办管辖，为集团公司在四川设立的分厂之采购部门，职能上直接接受集团总经办/外协部/集团效益/分公司效益的职能监督与流程指令，在其指导方向及规则要求下，与集团/分公司/分公司.分厂等相关部门关联配合，完成相应的采购任务。目前包括，四川各分厂（分公司/分公司.分厂）的包材（含包材计划）、辅料、化工、维修配件、办公/劳保/医药/卫生/日用生活品、改扩建型工程、委托外加工与维修、通信业务办理、租借办理、代购代寄等类。以分公司自购为主，集团内调与集团代购为辅相结合的方式综合采购，以满足四川分厂生产上非原材料类的使用需要。
※注：腾扩物流四川点的申请与维修，500元以内分公司核批（参照分公司相关维修流程执行），500元以上的物流直接报HK陈生审核（车辆保险的外务采购科协助办理）。
2.采购员基本职责与义务：
2.1职责：按采购科领导分配的工作项目，完成整体工作。从接到申购计划，寻找性价比合适于公司的供应方，谈价，报外协批价。按职能和职责分工的要求，进行下单采购、订单信息录入财务软件帐，按供料时效期跟进所购料全部合格到位、提供各料验货标准给收货部门以检查质量性价比，付款结算提交，各异常反馈的处理与跟进等细项工作（包括来料质量方面、付款结算方面以及其他投诉处理）。并服从领导安排的其他临时工作任务。
2.2 义务：配合相关部门工作的义务，配合同事完成公司任务的义务，对公司异常提出改善建议的义务，团结和帮助同事的义务，服从相关间接领导管理指导的义务，间接领导安排的同意接受之工作必须转报直接领导知悉的上报义务，其它未尽的职能式沟通义务。
3.人员分工体系：
3.1 ***→包材采购员，按单作计划、订单制作、批后订购、兼包材的价格档案管理，负责包材（彩卡、胶袋、唛头、保利龙）分公司采购操作之部分工作（2011订单约550份/月），部门秘书以及其他职能工作（详见个人职责）。
3.2 ***→包材采购员，按单作计划、按特殊类备存通知作计划、订单制作、批后订购，负责包材（贴纸类、纸箱）分公司采购操作之部分工作（2011订单约380份/月），每周一调货期表，及其他辅助职能工作（详见个人职责）。
3.3 ***→辅料物价员，兼辅料采购员，负责自购物料价格与其他价格的档案工作，除包材以外的非原材料自购，代购委托，其它事项的办理，详见个人职责（2011年统计，辅料：月订单约60份+月零星申购单60~100份+维修单约20份+新增改扩约5份）。
3.4 ***→采购员，配合辅料物价员工作，接受出差采购类部分工作，及分给的辅料订购工作与其它事务的办理，详见个人职责。
3.5 ***→采购员，采购包辅料帐务、辅料采购等工作，需入仓的所有包材辅料，作财务软件订单录入工作，订单编号/在途订单/物料入库，同时协助辅料物价员处理相关工作，详见个人职责。
3.6 **→采购部负责人。主要包括：报价审核、维修审核、集团查核配合处理、相关部门对采购员采购问题的升级要求的处理、采购员技能培养、改扩建施工工程管理（预算/主持/协助物价员收核报价及相关处理/施工中管理）、物料物流成本管控。根据公司方针，及时调整和修订采购各项制度，达到制度管事，职能用人兼以举长避短，管理并培养具有协作配合能力较强之分公司采购团队。
3.7 审批人员（权限分工）→（1）包材：胶袋新款报价先经采购科审核以后再报外协审批；所有包材的采购订单，由采购员直接报集团外协部审批；处理异常扣款协商采购员直报分公司财务部审批；（2）生产辅料（化工/副料/针车配件）：计划、临时申请，结合外协批价，制作好订单，报外协审批（内调制作内调单）；（3）生产杂物/零星申购/其他非生产物料，单笔1000元以内的分公司效益部审批；单笔超过1000元的改经分公司总经理审核后再集团效益部审批；（4）维修类单笔500元以内分公司效益部审批，单笔500元以上分公司总经理审核后报集团总经办审批。
4.采购程序：
（应集团外协、总经理室、集团效益、集团技术部、总经办的各时期之最新要求，除包材以外的采购程序杂乱而繁多，共有15道订购报批程序，后续请公司能重视改善此状。分公司采购部负责人2012/7/6）
4.1.“包材”采购程序：按单计划（分公司采购）→订单确认（分公司采购）→报价（胶袋分公司报，其余集团报）→审批（集团外协）→采购订单（分公司）→量价审核(集团外协)→下单（分公司）→订单财务软件录入（分公司）→跟進到貨（分公司）→驗貨（集团代收的集团品质代查集团仓库收转，BP/HP为直到分公司的由分公司包装仓查验收货）。
因包材质量，应扣供应商款项的处理，必须合理，采购科要现场查核后与供方沟通达成处理办法解决（分公司.分厂特殊情况，改请分公司.分厂负责人代核沟通解决）。
品质异常单反馈处理，分公司采购员接品质异常单后，即时联络发给供方填写处理与改善情况，三日内反馈给品质部门。否则，可以根据情节，对违规方（采购责任人/供应商）作出改善措施或相应的处理与处罚。
4.2.1 “生产副料/化工/针车配件”采购程序：（包含：生产物料/衣车配件），欠存表（分公司辅料仓每周一提供）→计划（分公司计划）→核量（集团计划）→报价（分公司采购）→核价（分公司物价）→批价（外协，试购时分公司）→订单制作（或内调单）→审核（采购科：核对档案价）→审核（分公司财务部：核对订单价）→审批（外协）→计划分单（仓库/物价/采办人）→订单下单/订购（分公司）→订单财务软件录入（分公司）→跟进到货（分公司）→验货（分公司辅料仓）。
4.2.2生产用具：申请人→部门→仓库→资产员→报价→物价→采购科→外协审批……
4.2.3生产零星计划程序：属生产副料/化工/针车配件类，非计划员计划的无标准库存的，部门自行作零星计划报批，后续流程与4.2.1相同。
4.2.4辅料报价程序：收到申购计划，分公司采购查填旧价格→无价格的寻找供应商→联络报价→物价核谈价→采购科审核→分公司总经理审核→外协部审批。
4.2.5 辅料试购程序：因故开发新供应商，试购报价→物价核谈→采购科审核→分公司总经理批准，可小量试购试用。试用由物价跟进，试用结果的性价比可行以后，正式报价（附样品）→采购科→分公司总经理→外协批准，再中度订购，后常量订购。
4.3.1 月计划“办公/劳保/医药/卫生/日用生活品”采购程序：欠存表（分公司辅料仓每周一提供）→计划（分公司计划）→核量（集团计划）→报价（分公司采购）→核价（分公司物价）→批价（外协，试购时分公司）→审核（采购科）→分公司效益部审批（单笔超1000元的，加报→分公司总经理→集团效益部审批）→订单（内调单）制作→下订单/订购（分公司）→订单财务软件录入（分公司）→跟进到货（分公司）→验货（分公司辅料仓）。
4.3.2月计划“工程配件”采购程序：分公司.分厂月计划（按集团要求格式，填写好存量、备量、计划量、备注用途），交采购部按4.3.1款后续程序批购（因总经理室控制总标准，为满足分公司.分厂额度， 分公司不月计划）。
4.3.3其它零星计划：除以上各款外零星申请→部门→仓库→报价→核价→采购科→分公司效益部审批（1000元以上，加报→分公司总经理→集团效益部）→物价分单采购。
4.4.“ 通信业务/租用借用/代缴代购代寄”程序：（2011.11.28起改报集团总经办；2012.6.6调整500元以上才报集团总经办），申请（部门）→核量（各部/专项）→报价（采购员）→核价（物价员）→采购科→分公司效益部审批（500元以上加报→分公司总经理→集团总经办）→派单→业务办理（采购员）→跟进完成（采购员）→结算/报销（采购员）；
4.5 机票/车船票程序：分公司人资部报经批准购以后，复印资料交分公司采购员按要求订购，回票后复印票据资料交持用人签名以后，附据按分公司效益部规定审批流程批准报销。
4.6 小额外修流程：局部维修/局部配件更换，费用不大的，申请（2联）→工程班→外修确认（张宏/杨茂平）→采购→物价→采购科→分公司效益部审批（500以上加报→分公司总经理→集团总经办审批）→派单（原件采购/复写资产）→加工制作→验收→结算（有多选方案时采购协助负责维修的部门报价参考）。
4.7“新增改扩与外加工维修工程”流程：申请→部门→资产（编号录档。大型的要先报批多选方案再正式报实施方案经集团生产总部/外协同意〈副本集团总经办〉，然后报正式申请）→报价（采购员/采购部负责人）→核价（物价员）→审核（采购科）→复核（工程维修方案部门，分公司张宏/分公司.分厂杨茂平）→审核（分公司总经理）→审批（集团总经办）→采购复印分单（财务/仓库/资产/采购/加工）→工程施工/维修购安（采购员）→施工进度管理（采购科）→完工验收（采购员）→结算/报销（采购员）；
4.8. 集团技术部代购设备：（1）订购 / 合同 / 发票－总部技术部负责联系, 保管, 并把原件发票直接给到分公司效益部负责人付款及做帐, 分公司效益部以总部总经理室签批的申请安排付款. （2）验收单 – 总部技术部负责联系使用部门及提供验收单, 并在验收单上注明 “相关数据在总部技术部保存, 有维护需要及时与总部技术部联系”, 使用部门签妥验收单, 扫描发给总部技术部及资产员, 原件提供给分公司效益部做帐. （3）入仓单－资产员收到以上验收单后安排登记, 并提供入仓单给效益部做帐.
4.9 保密物料采购：由集团公司指定人员订购（……），根据指定指令办理，不得在申请单公开注明其它信息，采购科接批后申购单，及时将订购信息传递给指定订购人员便可.
4.10 统购代购的内调：（1）统购内调：国外采购类。分公司计划→集团物控(…主任)，统筹计划购入后，按量调拨分厂，分公司仓库报异常及跟进到料；（2）代购内调：分厂原因，总部代购（分公司采购改善尽量达直购）。分公司计划→分公司采购→集团物控，代购调拨分厂，分公司采购仍要跟进到料。（3）临时代购内调：分厂原因，总部代购。分公司采购员提供→集团物控，代购调拨分厂，分公司采购仍要跟进到料。
5.协助配合：
5.1在押包装物管理：辅料采购员要作好价外在押包装物的应收应退办理工作（辅料仓保存、做往来帐、每三月对帐，适时通知采购退换），有押金的应注意交还清收资金回笼处理。相应仓存与使用部门必须配合完成。在押包装物需要清洗或整理再收回交回的，仓库的由仓库办理，生产的由生产用后办理好交仓库暂存，盖时采购员据时协交供方。
5.2量化管理：属洽谈好应去皮净重入库料的管理，采购科物价员在作好物价档案的同时，要明确知会收货仓库（收料质量标准），以便验货入仓。物料质量标准信息要传递给使用现场，便于使用中监察到质量异常对成本的影响，能即时反馈异常加以解决。
6 财务结算流程
6.1 购料帐务结算流程：采购订单录入财务软件（料名/数量/单价/税率）→仓库收货开入库单交财务→财务结转至应付账→月末应付对账（供方与财务，采购协助）→付款（分公司采购申请.集团批准.分公司付款）.
结算过程中，采购员收集（催收）整理保存好各供货商的待报销凭据（发票附入库单），填写经审核后交效益部报审，批准付款以后，按期付款给供方以后，才为一项采购业务的整体性工作完成。
6.2 非购料帐务结算流程：执行效益部结算管理规定，并符合财经制度，一千元以下的相对地简化审批，超过千元每笔的，要报至集团审批后付款。若为工程施工之类，要多方报价，自行预算对比分析后谈价报批，同时，将会根据标的工程的造价大小、安全隐性大小以及质量因素影响大小考虑有否必要签订施工合同，有必要的要在正式进行施工前作好合同的签订，合同要报相关部门备案（财务/效益/资产员/档案员/采购科），施工过程按合同所约定的质量与数量进行监督，加强施工进度的管理，完工后分管人员进行初验改善问题以后，再组织相关部门进行竣工验收，合格后将资料附齐结算（申请/验收/票据），有保修金的跟进保修到期以后，尾款支付后完成。　　
7 管理与控制：
采购员：（1）对常用量大、价格较高的物料类，要作好主动定期查价备忘的安排，根据阶段季节性行情酌情考虑是三个月或多月一次。采购科负责人要适时跟进检查是否各分项的采购员按要求作到了位。（2）对自己负责采购类物料，有性价比变异空间的类，在入仓前要书面通知仓库收货标准后，有必要的要口头再沟通，以杜绝失误。新供货商的初次来货，采购员必须主动到仓库协助查对来量是否按既定标准上货，出现异常要实时处理并报告。对不诚信的供货商要作好档案记录（可输入物价档案备注栏综合管理），以在后续采购中加以防范再往来或是直接取消合作。
采购帐务员：财务软件部分帐务操作，要执行好财务的规定和要求，收集资料有序安排，录入系统后再次复核好各项录入信息，按流程处理好帐务信息，以达到资料处理合格率100%才是目标。
物价员：要收集好现有的采购信息与资源，寻找新的采购信息资源，结合入档，以便有新的采购申请时，好加以利用。采购的物价档案信息要包括全面（供方/地址/联系方式/规格单位有效含量/单价/税率/物流/供方类型/简要往来备注，根据类型区别可酌情分类调整好特别格式），必须要使用Excel表，尽量使用2007版的，以便于筛选与分析时更为便捷。发出档案信息时要转换成2003版的格式，以供公司其他用2003版的同事，可以打开查看或其自转2007高版本。
管理者：要各自作好伙伴型供货商、优先型供货商、重点型供货商、商业型供货商的分类管理管控工作，以寻找优劣势进行采购洽谈中的分析取舍（目前个别管理职能混乱，暂未全面实施）。对购料性价比作出合理的评估以后审核控制。
8 附则：
8.1规则解释：本制度明细分则：《包材审核要领》、《包材物价档案管理》、《辅料物价档案管理》、《分公司化工订购试购规则》、《购退煤入库检验规则》、《采购员职责》、《常购物料采购周期表》、《供应商档案》、《分公司辅料内调汇总表》、《辅料特殊起订量表》将来根据情况取舍并补。
8.2. 主要修订情况：……李伟。