3-文件和资料控制程序.doc

西安摩尔石油工程实验室

质量体系程序文件
文件和资料控制程序
XAMAURER/QPD03-2008

第一版：2008

受控状态
发放编号

2008-03-1 发布 2008-03-1 实施
西安摩尔石油工程实验室发布
1　目的
对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件和资料统一、有效。
2　范围
适用于本实验室质量体系文件及与本实验室质量体系运行有关的外来文件与资料管理。
3　职责
3.1　综合办公室负责质量体系文件和资料的管理；技术管理室负责技术文件的管理。
3.2　实验室各有关责任人各负责本人专用文件和资料的管理。
4　主要内容与程序
4.1　文件和资料的分类与管理
4.1.1　本实验室文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、技术标准、工艺文件、设备文件、管理制度，以及由各类文件管理部门提出的其他文件和顾客提供的文件等。文件分为受控文件和非受控文件。文件和资料上加盖“受控文件”或“非受控文件”标识并注明分发号。
4.1.2　为保持文件和资料的统一，综合办公室负责对文件和资料编号。
4.1.3　文件编号
4.1.3.1　质量手册、程序文件的编号为：
Q×/MRSY××—××××

发布年代号
程序文件编号（手册无）
西安摩尔石油工程实验室
QM-质量手册 QP-程序文件

4.1.3.2　作业文件、管理制度编号为：

MRSY/××—××

顺序号
文件分类代码

单位代码分类如下：GL—管理类文件；
JY—经营类文件；
JS—技术类文件；
4.2　文件管理与审批职能分配表
文 件 类 别
起 草
审 核
批 准
更 改
管 理
质量手册
综合办公室
管理者代表
实验室主任
综合办公室
综合办公室
程序文件
责任人
综合办公室
管理者代表
原编写人
综合办公室
作
业
文
件
技术文件
技术人员
技术责任人
管理者代表
原编写人
综合办公室
管理制度
责任人
管理者代表
原编写人
责任部门
外来标准
——
——
——
——
综合办公室
4.3　文件和资料的发放与回收
4.3.1　为便于文件的发放、使用和修改，应注明其版本及修订状态（修改码）。
4.3.2　综合办公室和技术管理室每年至少发布一次所辖范围受控文件清单至各部门，说明当前文件的修改情况。
4.3.3　文件发放时填写发放记录，接收人在发放记录上签名。
4.3.4　对已不适用的受控文件须全部从使用处撤回，填写相应记录并补充新的适用文件。
4.3.5　不适用的文件由综合办公室予以销毁。凡留作背景资料、参考文献或存档使用的文件必须在其显著位置注明“作废”字样。
4.4　文件和资料的借阅
4.4.1　实验室内部文件和资料借阅应办理借阅手续，做好“文件和资料借阅登记表”。
4.4.2　实验室外部文件和资料的借阅应由管理者代表批准后，由综合办公室办理借阅手续，并及时收回。
4.5　文件更改、换版和作废
4.5.1　文件需要更改时应由文件使用人提出，说明文件更改理由和更改内容，由归口管理者审核，报主管领导批准后实施。
4.5.2　文件更改应由原文件起草人或部门负责；文件更改的审核、批准亦应由原审核、批准人进行；当原起草和审批者不在职时，可由其他相关人员负责，但是必须向他们提供必要的背景材料。
4.5.3　文件更改后，由综合办公室/技术管理室按原发放范围进行登记，并采取收旧领新的方式进行更换，做好更换记录，并应及时从使用和其他有关环节撤销作废的文件和资料。
4.5.4　收到更改文件版本的部门必须立即传达到有关人员，以保证最新版本的文件内容得以贯彻执行。
4.5.5　当出现下列情况之一时，文件必须换版：
a) 质量体系有变动；
b) 组织机构有重大调整；
c) 文件经5次以上修改时。
4.5.6　作废文件由管理部门负责销毁，并做好记录。
4.6 　外部文件的控制
4.6.1　各部门使用的国际标准、国家标准、行业标准等有关外部文件，经主管部门主任批准后方可使用，文件的发放与回收参照4.3执行。
4.6.2　技术管理室定期核查所使用的国家标准、部颁标准、行业标准等有关外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。
4.6.3　各文件管理部门对要发放到企业外部的文件进行控制。
5　引用文件
QP∕MRSY02-2008 《记录控制程序》
6　相关记录
JR01 文件资料借阅登记表
JR04 受控文件清单
JR05 文件发放（收回）记录

文件资料借阅登记表
JR01

编号：
序号
名称
版本
编号
审批人
借阅日期
借阅人
归还日期
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

填写人：

审核人：

受控文件清单
JR04
编号：
序号
文件名称
文件编号
版本/状态
实施时间
主管部门
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

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26

27

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29

30

31

32

填表人：
审核：
批准：

文件发放（回收）记录
JR05
编号：
序号
文件名称
文件号
版本
发 放
回 收
备注
数 量
部 门
签收人
日 期
签 字
日 期
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

修改页
版号
章(节)
修订次序
修订内容
批准
日期