3-文件和资料控制程序.doc

西安摩尔石油工程实验室质量体系程序文件文件和资料控制程序XAMAURER/QPD03-2008第一版：2008受控状态 发放编号 2008-03-1 发布 2008-03-1 实施西安摩尔石油工程实验室发布1目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件和资料统一、有效。2范围适用于本实验室质量体系文件及与本实验室质量体系运行有关的外来文件与资料管理。3职责3.1综合办公室负责质量体系文件和资料的管理；技术管理室负责技术文件的管理。3.2实验室各有关责任人各负责本人专用文件和资料的管理。4主要内容与程序4.1文件和资料的分类与管理4.1.1本实验室文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、技术标准、工艺文件、设备文件、管理制度，以及由各类文件管理部门提出的其他文件和顾客提供的文件等。文件分为受控文件和非受控文件。文件和资料上加盖“受控文件”或“非受控文件”标识并注明分发号。4.1.2为保持文件和资料的统一，综合办公室负责对文件和资料编号。4.1.3文件编号4.1.3.1质量手册、程序文件的编号为：Q/MRSY发布年代号程序文件编号（手册无）西安摩尔石油工程实验室QM-质量手册 QP-程序文件4.1.3.2作业文件、管理制度编号为：MRSY/顺序号文件分类代码单位代码分类如下：GL管理类文件；JY经营类文件；JS技术类文件；4.2文件管理与审批职能分配表文 件 类 别起 草审 核批 准更 改管 理质量手册综合办公室管理者代表实验室主任综合办公室综合办公室程序文件责任人综合办公室管理者代表原编写人综合办公室作业文件技术文件技术人员技术责任人管理者代表原编写人综合办公室管理制度责任人管理者代表原编写人责任部门外来标准综合办公室4.3文件和资料的发放与回收4.3.1为便于文件的发放、使用和修改，应注明其版本及修订状态（修改码）。4.3.2综合办公室和技术管理室每年至少发布一次所辖范围受控文件清单至各部门，说明当前文件的修改情况。4.3.3文件发放时填写发放记录，接收人在发放记录上签名。4.3.4对已不适用的受控文件须全部从使用处撤回，填写相应记录并补充新的适用文件。4.3.5不适用的文件由综合办公室予以销毁。凡留作背景资料、参考文献或存档使用的文件必须在其显著位置注明“作废”字样。4.4文件和资料的借阅4.4.1实验室内部文件和资料借阅应办理借阅手续，做好“文件和资料借阅登记表”。4.4.2实验室外部文件和资料的借阅应由管理者代表批准后，由综合办公室办理借阅手续，并及时收回。4.5文件更改、换版和作废4.5.1文件需要更改时应由文件使用人提出，说明文件更改理由和更改内容，由归口管理者审核，报主管领导批准后实施。4.5.2文件更改应由原文件起草人或部门负责；文件更改的审核、批准亦应由原审核、批准人进行；当原起草和审批者不在职时，可由其他相关人员负责，但是必须向他们提供必要的背景材料。4.5.3文件更改后，由综合办公室/技术管理室按原发放范围进行登记，并采取收旧领新的方式进行更换，做好更换记录，并应及时从使用和其他有关环节撤销作废的文件和资料。4.5.4收到更改文件版本的部门必须立即传达到有关人员，以保证最新版本的文件内容得以贯彻执行。4.5.5当出现下列情况之一时，文件必须换版：a) 质量体系有变动；b) 组织机构有重大调整；c) 文件经5次以上修改时。4.5.6作废文件由管理部门负责销毁，并做好记录。4.6 外部文件的控制4.6.1各部门使用的国际标准、国家标准、行业标准等有关外部文件，经主管部门主任批准后方可使用，文件的发放与回收参照4.3执行。4.6.2技术管理室定期核查所使用的国家标准、部颁标准、行业标准等有关外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。4.6.3各文件管理部门对要发放到企业外部的文件进行控制。5引用文件QPMRSY02-2008 记录控制程序6相关记录JR01 文件资料借阅登记表JR04 受控文件清单JR05 文件发放（收回）记录文件资料借阅登记表JR01编号：序号名称版本编号审批人借阅日期借阅人归还日期备注123456789101112131415161718填写人：审核人：受控文件清单JR04编号：序号文件名称文件编号版本/状态实施时间主管部门备注1234567891011121314151617181920212223242526272829303132填表人：审核：批准：文件发放（回收）记录JR05编号：序号文件名称文件号版本发 放回 收备注数 量部 门签收人日 期签 字日 期12345678910111213141516修改页版号章(节)修订次序修订内容批准日期