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怎样完善企业协议管理

每个企业都会有很多协议, 大有投融资协议、 收购并购协议、 框架合作合相同, 小有日常业务协议、 劳动协议、 租房协议、 办公用具购置协议、 租赁合相同。协议管理制度完善能够促进企业经济效益、 预防诉讼发生, 发挥着不可替换作用。
然而, 很多企业对协议管理往往不够重视。我们常常会看到企业领导者们往往只关注协议管理其中一部分, 比如有些只重视签协议过程, 推行时却忘记依据协议条款进行就扔在一边; 有些重视协议签署前谈判, 至于协议文本上是否表示了谈好关键点却被忽略; 还有部分企业认为协议推行完了就没有用了, 不进行归档管理; 甚至有企业不签署协议, 认为都是熟人, 有口头约定就好了。正是因为这些企业没有对协议管理加以足够重视, 或者即使重视了但没有细致到每一个步骤, 造成协议不仅没有给企业发明利润, 反而增加了企业纠纷, 甚至产生诉讼。
所以, 笔者提议企业要全方面对协议进行管理, 发挥协议给企业带来利润、 促进企业合规、 反应企业动向多种作用。今天本文就分四步谈一下企业协议管理。
一协议签署前
1确定签署协议目
签署每一个协议都有它目, 在签署协议之前必需明确这个目是什么, 围绕这个目才能集合企业各个部门力量来对这份协议做准备工作。
2审查协议对方主体资信
现代社会是陌生人社会, 企业往往因为不了解交易对象具体情况而遭受损失。所以在签署协议前, 要对对方资信进行调查。
（1）请对方自行提供本身基础情况, 如企业营业执照、 税务登记证等企业证照。
（2）必需话, 要求对方到工商局、 税务局、 银行等开具其企业最新档案信息。
（3）核查对方是否含有将要合作业务资质或许可。比如要委托对方进行建设施工, 则要核查是否含有相关施工资质; 要加盟对方连锁项目, 则要核查是否含有特许经营资质。
（4）调查对方是否包含诉讼或者投诉、 行政处罚等。
（5）在签署重大协议时, 企业应聘用独立财务、 法律服务团体进行专业尽职调查, 假如调查结果不理想则应取消协议签署计划。企业切勿不可因前期资信调查费时费力或聘用专业服务团体费用高而不进行该项工作。假如调查结果发觉交易对象确有资信瑕疵, 做了资质调查对企业而言只是花费了对应成本, 没做调查签署了协议损失可就远远不止如此了。
二协议签署时
1相关责任人分工
（1）确定谈判责任人。进入协议签署阶段就需要确定与对方谈判人员。通常情况下谈判人员为企业业务人员, 但包含较大协议, 则需由企业业务人员、 法务人员、 相关技术人员等会同参与谈判。
（2）确定文本内容审核责任人。文本内容全方面审核工作通常会交给法务部门, 笔者认为这是一个不太适宜方法。法务故名思议是侧重审核法律条款, 而且法务人员往往没有参与协议签署全过程, 审查内容时难免会有遗漏或者偏颇。协议是整个项目谈判展现载体, 也是以后推行中依据, 所以应由全程跟进项目业务人员与法务人员共同负责协议内容全方面审查。
（3）须指定一人跟进协议签署、 实施全部步骤。本文将协议签署分为四步, 这四步中前三步是前后连贯、 相互衔接, 假如中间被隔断将造成协议文本内容与谈判内容不符, 或协议推行与协议文本约定内容不符情况。故, 应指定一人全程负责协议整个签署、 实施过程。
2协议文本审查
每一类型协议有着不一样审核关键点, 比如买卖协议关键审查对标物质量约定、 价款约定、 数量约定等; 运输协议关键审查运输方法约定、 运费核实约定、 运输风险约定等。本文从通常协议通用条款审查关键点进行简单梳理:
（1）双方主体信息。协议首部应列明签署协议主体正确名称、 地址、 责任人等。
（2）协议签署背景及目描述清楚明确。在协议条款前, 通常会有“鉴于”部分, 该部分关键描述了协议签署背景及目, 在以后发生纠纷时能够用来明确是否违反了协议根本目, 或用来主张对方不含有鉴于部分描述相关能力。
（3）审核协议双方权利义务。权利义务条款是协议关键条款, 对权利义务描述应具体、 正确、 表现协议谈判结果并含有可实施性。企业协议绝大多数是双务协议, 有权利必有义务, 权利与义务应为对等或基础对等。在设定权利义务条款时不可太过倾向于自己一方, 这么文本发给对方审核会让对方认为我们在谈判结果之上做文字游戏, 没有合作诚意, 所以影响协议签署进度。
（4）协议通知条款约定。因被通知方常常会以没有收到通知为理由不认可通知内容, 故我们须在协议中约定多个通知方法, 并要求双方确保通知渠道通畅, 如因一方单方变更收取通知地址, 则自行负担未收取通知责任。现在移动互联网应用发达, 大家习惯以多种方法进行工作联络, 所以除了传统邮寄通知、 邮件通知等方法外, 还应增加微信、 qq等通知指定账号约定。注意应对多种通知方法划分界限, 如解约通知必需书面送达、 变更发货时间必需邮件通知、 即时消息仅可作日常联络等, 以免因通知渠道增多造成协议变更形式不正式而产生纠纷。
（5）违约条款。违约条款应含有可实施性, 我们不激励做过分严苛违约约定, 这么往往在签署过程中影响签约进度, 在出现纠纷后也极难得到法院支持。违约责任应与协议权利义务条款相对应, 避免出现高度概括性违约责任条款, 因为这在实践中极难实际操作。
（6）法律适用及管辖条款。我们在谈判地位许可前提下, 尽可能争取有利于自己法律适用及管辖地点。假如实在难以约定在本身所在地点管辖, 则退而求其次与对方协商约定为“被告所在地”或“原告所在地”这么方法。另外如想约定仲裁, 则切记确保仲裁条款有效, 不可出现“仲裁或诉讼”或对仲裁机构约定不明情况。
（7）签署与生效条款。明确协议签署与生效条件, 比如要求必需加盖公章而且由法定代表人签字。
3协议签署形式完善
（1）双方均需签署。确保协议主体均根据协议生效条款完备签署, 如约定需加盖公章且授权代表签字, 则要注意不能忘记核查是否签字。
（2）骑缝签署。协议通常都会在两页以上, 要确保除落款页外, 每一页都要有清楚骑缝签署或每一页都有简签。对于协议内容有手写修改地方, 需要确保每份协议所修改内容一致, 而且由双方在修改处进行签署确定。
（3）自然人主体注意内容。协议主体一方为自然人情况下, 要确保自然人加印指纹, 并将自然人身份证件复印件留作协议附件。
（4）当面签署或安排签署见证人。笔者提议最好双方在场条件下通时签署协议, 避免其中一方签署完成寄送给对方, 而对方却不签署回寄也不说明情况, 这时已经签署一方将会比较被动。另外, 因为自然人签字无法分辨真伪, 故提议当面签署或安排见证人, 以能够当面核实自然人身份预防发生代签情况。
三协议推行时
协议签署完成后应交由专员保管, 并严格根据协议约定开始推行。协议
推行需要注意以下问题:
1、 签署协议后, 应立刻将原件交给存档部门存档, 并由协议实施责任人留存协议副本, 方便随时查阅协议并根据协议约定内容推行协议。
2、 协议实施责任人督促企业各部门推进协议推行进度, 比如作为建设施工协议发包方, 既要立刻提供设计图纸、 控制施工节点又要按时付款、 立刻验收。在确保本身如约推行情况下, 也要根据协议约定节点确定对方是否立刻履约, 如对方没有根据协议约定推行义务, 则要立刻行使协议推行三种抗辩权（同时推行抗辩权、 先推行抗辩权及不安推行抗辩权）, 以确保本身不会因单方继续推行而产生更多损失。
3、 协议推行过程中若出现推行障碍应立刻通知对方, 并协商处理方法。很多时候协议推行出现障碍立刻通知了对方可避免造成严重损失甚至不产生损失, 而不立刻通知对方则会造成根本违约。如买卖协议卖方, 因本身货源不足无法供货, 立刻通知对方后, 对方可寻求其她卖家, 但若临近交货期, 则对方没有时间再更换卖家, 最终影响买家使用造成严重违约后果。
4、 协议推行过程中注意使用约定联络方法, 对于对方通知、 变更也要核实是否是约定人员、 约定地址发出。
5、 协议推行过程中若出现对方违约, 应立刻采取救助手段, 进行催促或提起法律救助程序, 以免超出时效。
四协议推行后
协议推行后, 应对协议进行妥善归档、 保管并对协议进行登记、 分析。
1.协议应交由企业档案管理部门进行归档, 档案管理通常为法务部门或行政部门。为保稳妥, 提议企业每个协议最少应留存两份原件, 并分别放置两个地方独立留存。
2.协议登记项目应由企业业务部门与归档部门一同汇总, 共同完成登记工作。有些企业仅登记协议中收、 付款信息, 这是远远不够, 登记应最少包含对方主体信息、 关键项目内容、 本企业协议责任人、 对方协议责任人、 关键权利义务推行期限、 付款节点、 收款节点、 包含资产购置还应进行资产登记。
3.协议归档之前进行扫描, 留存协议电子版, 做到纸质文件与电子文件统一。以后非必需使用原件时, 查询电子版本即可。
4.建立用户档案信息。经过签署协议得悉用户信息进行汇总, 方便以后查询。汇总信息应包含用户主体信息、 联络方法、 业务成交过程中关键注意事项等, 为以后用户回访及老用户维护提供信息支持。
5.建立用户评价系统。每签署一份并实施完成协议, 请用户对本企业进行评价, 以搜集本身企业在合作过程中不足, 并进行对应完善改善工作。
6.定时对协议进行汇总、 整理, 从不一样角度对协议进行分类、 分析。如在艺人经纪企业中, 能够根据艺人进行分类, 这么能够汇总每位艺人业务收支情况、 经纪事务发展情况, 给每一个艺人团体发展提供数据支持; 能够根据业务类型分类, 这么能够汇总企业版权收入、 演出收入、 制作支出、 造型支出, 给企业老板在以后平衡总体收支提供参考; 还能够根据经纪业务起源分类, 这么能够看出业务起源是哪里, 能够促进销售体系完善。依据每个企业情况不一样, 能够灵活、 多维度进行汇总、 分析, 经过协议来反应企业经营情况进而调整企业经营策略。
协议签署、 推行分为四步骤, 这四个步骤现有前后次序也有交叉, 在实际管理中应对具体问题制订对应管理方法。协议类型纷繁复杂, 每个企业情况也各有特点,企业要提升对协议管理重视, 结合本身情况来制订全过程、 全岗位具体管理模式, 使协议发挥风险防控、 盈利、 反应企业发展等多种职能。