集团公司合同管理办法细则模板.doc

***集团股份有限企业协议管理措施
（试 行）

目 录

一、 总 则····················································1
二、 协议管理机构、 人员职责···································1
三、 协议确定及谈判·········································2
四、 协议审核及签署·········································4
五、 协议推行···············································6
六、 协议变更及解除········································6
七、 协议归档··············································7
八、 附则····················································7

一、 总 则
第一条 为了加强对企业协议管理, 规范协议行为, 维护本企业正当权益, 降低经济纠纷发生, 使企业协议管理制度化、 规范化, 依据《中国协议法》及国家其她相关法律、 法规并结合本企业实际制订, 特制订本措施。
第二条 本措施所称协议、 协议（以下简称协议）是指企业与平等主体自然人、 法人、 其她组织之间设置、 变更、 终止民事权利义务关系协议, 具体包含建设工程协议、 委托协议、 采购协议、 借款协议、 租赁协议、 行纪协议以及其它各类民事合相同。本措施所称职能部门是指本企业各业务实施部门及分支机构。
第三条 本措施所称协议管理是指本企业对所签署协议进行确定、 审查、 监督、 登记、 归档等处理。具体包含资信调查、 意向接触、 商务谈判、 协议签署、 推行、 变更、 解除及纠纷处理等全过程管理。

二、 协议管理机构、 人员职责
第四条 本企业协议综合管理工作统一由财务部和法务负责, 具体包含全企业协议登记、 编号、 送审、 统计等工作。
第五条 各职能部门协议确定、 洽谈由本部门责任人委派专员负责, 具体负责本部门协议管理日常工作。
第六条 财务部协议管理职能:
1. 负责本企业协议专用章保管, 并按要求使用协议专用章。
2. 负责协议管理日常工作, 建立协议管理台账, 妥善保管协议文本、 相关文件、 关键数据及证据材料。
3.对协议进行财务层面审查, 并提出修改意见。
4. 对各职能部门协议管理进行监督、 检验。
5.配合主办部门协议签署工作, 参与协议起草、 论证、 审查、 谈判和签署推行、 变更、 解除等工作。
6.帮助办理企业法人代表授权委托书等手续。
7.指导配合各部门办理协议报批、 鉴证和公证等事项。
8.承接其她相关协议管理工作。
第七条 法务协议管理职能:
1．制订、 完善本企业协议管理措施和协议审查步骤, 并组织各职能部门及分支机构实施。（步骤见附件）
2． 宣传相关协议管理法律、 法规知识, 总结推广协议管理工作经验, 通报协议管理中出现问题。
3． 对协议进行编号, 联络顾问律师进行初审, 并定时检验协议推行情况。
4． 负责本企业格式协议制订和审批。
5.对各职能部门协议管理进行监督、 检验。
6.负责本企业所签署、 同意协议最终究档工作。
7. 建立本部门协议管理台帐及统计报表, 对协议签署、 推行、 变更、 解除、 纠纷处理等情况进行登记。协议台帐是指反应全企业或承接部门协议签订、 推行情况及记载协议关键内容帐薄。
第八条 各职能部门协议管理职责:
1． 配合财务部和法务做好协议管理及确定、 审批、 签署、 归档等各项工作, 立刻反馈协议管理工作中存在问题。
2． 认真学习协议法, 向本部门职员做好协议法及相关法律、 法规宣传落实工作。立刻向本部门责任人汇报协议管理工作中出现相关情况。
3． 负责将本部门承接协议（包含需要变更、 解除、 作废协议）交由法务进行审查。
4.负责对交给法务审核协议内容进行解释和说明。
5.负责对还未交本企业法务协议进行归档整理, 同时对标类别、 标名称、 双方当事人全称、 标金额和数量、 交付期限、 谈判统计、 实施统计、 欠交数量等情况进行登记。
6.建立本部门协议管理台帐及统计报表, 对协议签署、 推行、 变更、 解除、 纠纷处理等情况进行登记, 并将统计表每个月汇总至法务。
7.负责将协议正本交本企业财务部和法务归档。
8.对所签署协议负有认真实施责任, 并要立刻掌握和检验协议推行情况, 立刻向法务通报在推行过程中发生问题, 提出处理问题提议。

三、 协议确定及谈判
第九条 确定协议前应对协议对方进行资信调查, 具体要求审明下列情况:
1． 企业法人营业执照或其它证照;
2． 企业法定代表人证实书;
3． 企业法定代表人授权委托书;
4． 工程协议协议对方必需提供从事建筑、 安装、 监理、 装饰、 消防等工程许可证书和资质证书。
5． 广告代理协议协议对方必需提供从事广告代理资格法律文件。
6． 房屋租赁协议协议对方必需提供租赁许可证书, 没有租赁许可证书, 应该提供房屋全部权证实资料。
7． 房屋购置协议协议对方应该是房屋全部权完全拥有者, 并应该提供房屋全部权证实资料。
8． 推行能力, 包含但不限于最新会计年审报表, 最新工商年审资料。需提供担保协议, 还必需查明担保人担保资格和担保能力;
9． 协议对方以往工作评定汇报;
10． 其她所需要相关文件。
各职能部门完成资信调查后, 应将资信调查文件原件（或复印件）一起提交审核。
第十条 各职能部门确定协议应做到: 条款齐全、 责任明确、 逻辑性强、 文字表示清楚。协议应包含基础内容及应注意问题以下:
1.首部包含:
（1）协议名称;
（2）协议当事人名称、 地址、 法定代表人、 联络电话、 联络人、 开户银行等基础资料;
（3）订约目、 依据。
2.正文具体内容及要求以下:
（1）协议标、 数量、 质量、 价格或酬金、 推行期限、 地点和方法及违约责任。
（2）应包含法律要求或按协议性质必需含有条款及当事人双方要求签订条款。
（3）数量和质量条款应符合国家计量法规和质量法规要求。
（4）价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规, 通常应写明物品单价、 总价、 计价单位、 支付手段和支付方法立刻间。
（5）对于违约责任条款, 如该类协议有法定违约金要求, 按要求给予明确。如无, 必需在协议中具体写明违约具体情形和约定违约金额或计算方法。
（6）确定协议争议处理方法。依据具体情况和协商结果, 确定协议争议处理路径以及管辖条款。且在争议处理措施中尽努力争取取由我方所在地法院管辖。
3.结尾和附则:
（1）协议结尾部分包含: 协议正本及副本份数, 发送单位, 协议使用期限, 签约地点和日期, 并须有双方代表署名及盖章。
（2）协议文本超出两页, 应加盖骑缝章。
（3）应将协议附件作为协议组成部分, 含有与协议一样法律效力。
第十一条 协议双方协商变更、 修改协议条款补充协议、 文书等是协议组成部分。协议双方推行协议过程中多种书面往来文件（包含传真、 图表、 单据、 确定书、 对账单等）也是协议组成部分。
第十二条 企业有格式协议, 应统一使用格式协议。使用格式协议, 应做到: 条款齐全、 内容具体、 用词正确、 字迹清楚, 严格按示范文本要求填写。
第十三条 协议谈判由承接部门负责组织、 安排。主谈人是协议关键参与谈判人, 50万元标以上协议最少有两名谈判人, 100万元标以上协议最少有三名谈判人。
第十四条 协议谈判须有协议主办人全程参与。协议承接部门责任人负责监督、 指导主办人。依据需要, 承接部门责任人应该亲自参与全部或阶段性协议谈判。协议金额超出人民币100万元, 协议谈判应该有顾问律师参与, 包含重大事项应该由顾问律师主持谈判工作。协议金额不足人民币100万元, 如本企业与协议对方对拟签协议付款条件及支付方法有重大争议, 协议最终一轮谈判应该有财务部参与; 如本企业与协议对方对拟签协议其她条款有重大争议, 协议最终一轮谈判应该有顾问律师参与。
第十五条 没有承接部门责任人参与协议谈判中, 协议金额变动须报承接部门责任人审核, 如有需要, 依据财务管理要求, 承接部门并报计划财务部审核。没有顾问律师参与协议谈判, 协议其她条款变动须报法务和顾问律师审核。
第十六条 协议最终一轮谈判须就协议拟签文本每一条款都加以落实。
第十七条 负责推行或参与推行拟签协议部门, 应该参与协议谈判。没有上述相关部门参与, 协议承接部门不得独自进行协议谈判。
第十八条 进行协议谈判时, 承接部门应该统计协议洽谈情况。协议洽谈统计须随协议一并报批。协议洽谈统计应该包含以下内容:
1． 协议编号、 项目名称、 主管部门、 洽谈对方;
2． 洽谈双方参与人员;
3． 洽谈次数, 洽谈时间、 地点;
4． 洽谈内容摘要;
5． 主办人意见及承接部门责任人意见;
6． 相关部门责任人意见。
第十九条 协议金额在500万以上或对本企业有重大影响协议, 应由本企业副总经理以上人员主持谈判。

四、 协议审核及签署
第二十条 协议谈判结束并落实全部协议条款后, 承接部门应该制作协议报批文本, 填写协议申请表, 连同协议初稿及修改稿、 协议谈判文本及修改稿、 协议对方资信评定汇报及相关材料, 根据协议申请表所列步骤在协议拟签定日前五个工作日送交相关部门审批。
第二十一条 经办人应该在协议申请表填写以下内容:
1． 申请日期;
2． 项目名称, 应简明概括协议项目关键内容;
3． 协议金额, 指协议包含总金额;
4． 协议对方, 指与本企业签署该份协议相对方, 如为三方协议, 则需注明协议另外两个相对方;
5． 项目概况, 应含协议标、 数量、 单价、 协议期限、 推行时间及方法。
6． 项目概况栏署名及日期。
第二十二条 部门责任人意见:
1． 审核该协议项目是否符合本企业发展计划及本企业领导工作布署;
2． 协议条款、 内容是否符合本措施要求;
3． 协议主办人是否按法律程序组织谈判;
4． 审核后若协议符合上述内容, 部门责任人应在“部门责任人意见”一栏填写审核意见, 并在该栏署名、 注明日期。
部门责任人应在协议主办人报批后一个工作日内, 就上述本项出具意见。
第二十三条 部门责任人出具审核意见后, 协议主办人应在协议拟签日期前四个工作日报计划财务部审核。
第二十四条 财务部就以下事项进行审核:
1． 审批协议项目财务可行性;
2． 协议价格条款及付款方法是否符合财务制度;
3． 协议项目是否符合本企业年度财务计划;
4． 协议项目经费资金起源;
5． 审核后若协议符合上述内容, 财务部经理在“财务部意见”一栏填写“该项目符合财务计划、 资金起源、 同意项目实施”等字样, 并在该栏署名, 注明日期。
财务部应该在主办人报批后一个工作日内, 就上述事项出具具体意见。
第二十五条 财务部出具审核意见后, 协议主办人应在协议拟签日期前三个工作日, 报 法务及顾问律师审核。
第二十六条 法务及顾问律师就协议正当性进行审核, 关键审查以下三方面内容:
1． 协议主体审查。即依据协议承接部门提供相关材料审查对方当事人是否含有协议主体资格、 是否超越营业执照或其她证照要求经营范围, 以及对方经办人员代理权限情况进行审查。
2． 协议内容审查。即审查协议内容是否正当, 条款是否完备和齐全, 权利义务是否明确, 违约责任是否清楚, 争议处理条款是否含有。
3． 协议文字审查。包含审查协议用语是否规范、 文字表示是否正确。
第二十七条 法务及顾问律师应该在经办人报批后一个工作日内, 在协议审批表律师审核栏应上述事项出具具体意见, 并在意见栏右下方署名并注明日期。
第二十八条 顾问律师出具审核意见后, 主办人依据前述全部审核意见对协议进行修改定稿, 定稿后主办人将协议呈递法务最终审核。
第二十九条 如协议属部门责任人审批权限内协议, 承接部门责任人审批签字后交财务部加盖协议专用章。部门责任人审批权限外协议, 承接部门责任人应签署明确意见后呈送企业分管领导。
第三十条 属企业分管领导审批权限协议, 企业分管领导审批签字后财务部加盖协议专用章。企业分管领导审批权限外协议, 企业分管领导应签署明确意见。
第三十一条 企业分管领导在签署明确意见后将协议呈递企业总经理。企业总经理审批签字后交财务部加盖协议专用章。
第三十二条 协议盖章时必需提供以下资料:
1． 协议正本（最少一式四份）;
2． 填写完备协议申请书、 协议洽谈统计（附后）;
3． 资信调查所得材料。
第三十三条 协议标在 1 万元以下由部门责任人审批; 协议标在 5万元以上由企业分管领导审批; 协议标在 10 万元以上或对企业有重大影响协议由企业总经理审核。

五、 协议推行
第三十四条 协议承接部门和经办人应在协议推行过程中, 对协议推行情况进行跟踪检验, 并按下列不一样情况作出不一样处理。
1．协议相对方准期推行协议约定全部义务, 协议终止后一个月内, 经办人应对推行过程作简明说明, 并报交法务;
2．协议相对方如因情况改变, 未能推行部分协议义务或中途不推行义务, 经办人应在得悉情况后 1 工作日内向法务出具具体说明, 由法务依据情况提出提议, 采取对应方法;
3．协议相对方完全不能推行协议或完全不推行协议, 经办人应在得悉情况后 1 工作日内向法务提交具体说明, 由法务咨询顾问律师后, 采取非诉讼或诉讼方法处理。
第三十五条 在上述处理过程中, 协议经办人同时应将下列相关推行过程文件交法务:
1． 我方所持全部协议（包含补充协议）原件;
2． 相对方推行协议过程中出具文件: 如提货单、 欠款确定书、 付款证实等;
3． 其她相前材料。
第三十六条 协议经办部门应在每个季度最终一个星期内, 对部门内未终止协议作出全方面核查, 并作出汇报, 经法务整理后交企业总经理。
第三十七条 法务在协议签署后, 应对协议推行进行监察、 检验; 对各部门出具汇报应即时作出处理。
第三十八条 企业定时对协议签署、 推行、 管理和归档工作定时如开会议, 不停完善协议管理制度。

六、 协议变更和解除
第三十九条 变更、 解除协议审批权限和程序, 与原协议签署审批权限和程序相同。
第四十条 需要变更、 解除协议, 应在法律要求或协议约定条件下, 在合理期限内与对方当事人进行协商, 书面函告, 限期回复。
第四十一条 协议承接人在收到对方要求变更或解除协议正式文件、 信函、 电报后, 必需立刻请示承接部门领导立刻处理。
第四十二条 协议变更、 解除应注意以下事项:
1． 主体变更, 应取得协议各方书面同意。
2． 有担保条款协议变更, 应征求原担保单位同意并在变更协议上加盖担保单位印章。
3． 经上级主管机关审批协议, 所达成变更、 解除协议应报原审批机关同意。
4． 经公证协议, 所达成变更、 解除协议, 应报原公证、 鉴证机关立案。
第四十三条 变更、 解除协议各方在还未达成协议以前, 原协议继续有效, 仍应推行。
第四十四条 协议期限届满, 各方未就协议续期达成一致, 协议自行失效。

七、 协议分类归档
第四十五条 协议承接部门应在协议签署后五日内应将协议正本交本部门协议管理员保管。协议管理员对已生效协议应编号登记列具清单后, 连同协议原件及与协议相关文书、 函件、 图表、 电报、 传真等逐一建立档案。清单内容包含: 协议编号、 名称、 关键内容、 当事人名称、 价金、 签约时间、 签署和审批领导、 经办部门及人员、 是否经律师审查及律师姓名、 协议项目是否属计划内、 经济内容是否符合财务要求等。
第四十六条 推行完成协议或已推行了一年协议正本包含协议推行过程中往来信函、 单据、 传真件必需送综合部档案室进行编号归档。
第四十七条 法务每个月25日至30日与承接部门协议责任人查对上月承接部门协议, 督促协议归档。每年12月10 日至30日法务将上年度签署全部协议给予整理存档。

八、 协议专用章管理
第四十八条 协议专用章管理:
（一）协议专用章仅用于对外签署协议, 并严格在授权范围内使用;
（二）协议专用章做到专员专管, 严格印章使用, 全部用章均需由经办人员签字登记并建立使用台帐;
（三）加盖协议专用章之前必需经企业总经理审查签字, 未经签字任何协议都不得加盖协议专用章;
（四）非协议文稿及空白纸张不得盖协议专用章。
九、 奖惩要求
第四十九条 企业在协议管理中, 有下列行为应按相关要求给予处分, 组成犯罪移交司法机关处理。
（一）违反要求授权或超越授权范围私自签署协议。
（二）未按要求程序进行审查、 会签, 拒不更正, 造成经济损失。
（三）发生协议纠纷不立刻汇报、 处理不立刻或处理不妥造成经济损失或影响。
（四）借工作之便收受贿赂、 假公济私。
（五）采取胁迫、 欺诈等违法和不正当手段洽谈和签署协议。
（六）违反要求签署违法协议、 无效协议、 权利义务不对等或实施后不利于企业协议。
第五十条 任何单位和个人都有权检举、 揭发利用协议进行违法犯罪或损害企业利益行为。对检举揭发有功人员, 企业依据相关要求给予奖励并保密。

八、 附 则
第五十一条 本措施所称“以上”、 “以下”, 包含本数; 所称“不满”, 不包含本数。
第五十二条 本措施未尽之事宜, 一律按中国协议法以及相关法律、 法规实施。
第五十三条 各分企业可依据本措施制订实施、 考评细则, 并报财务部和法务。
第五十四条 本措施解释权属于集团企业财务部。
第五十五条 本措施自二月一日起实施。

*****集团股份有限企业

二月一日

附件1:
同时进行
合 同 管 理 流 程
协议相对方资信调查

部门经办人负责联络、 洽谈

协议归档
部门经办人上交协议资料
签署协议
企业领导审批、 修改

同时进行
部门经办人确定协议初稿

协议确定和谈判
同
时
进
行

时
进
同时进行
行
协议编号、 建档
经办人填写申请书

业务细节具体与明确
部门责任人初审（业务层面）

同
时
进
行
财务部门审查（财务方面）

标数额、 货款支付

法务审查（法律层面）

如有必需还需顾问律师审核

合 同 定 稿

合 同 盖 章

相关部门配合协议推行

协议管理部门监督协议推行

附件2:
协议申请书
协议编号:
填写日期: 年 月 日
项目名称:
协议金额:
对方单位名称:
联络人及电话:
对方单位地址:
项目概况:

经办人签字: 日期:
部门责任人意见:

签字: 日期:
财务部意见:

签字: 日期:
法务审查意见:

签字: 日期:
法律顾问审查意见: （）

签字: 日期:
企业领导审核意见:

签字: 日期:
说明: 1、 协议编号由部门填写。
2、 标额在五十万元以上需律师进行审查, 应提前3个工作日送达律师。
3、 本申请书应与协议洽谈统计、 对方资信调查资料、 协议一起提交审批、 存档。
4、 项目概况应包含协议标、 数量、 付款方法、 使用期限、 询价等概况。
附件3:
协议推行情况检验统计表
合 同 名 称

协议编码

合 同 甲 方

合 同 乙 方

合 同 性 质

合 同 款 源

合 同 金 额

已支付

余额

签 约 地 点

起 止 时 间

签 订 时 间

承 办 部 门

检 查 内 容
检验项目
结 果
是否已经进入协议管理台帐

协议签署依据是否符合要求

协议推行阶段结果与双方在协议约定是否一致

协议推行中是否发生变更

协议推行过程中是否发生过争议, 双方处理情况怎样

已推行完成协议是否已经办理完相关手续与步骤

推行过程中存在其它问题

法务意见及提议

被检验部门负责 人 签 字

附件4
协议变更审批单
编号:
协议名称

协议编号

协议对方名称

协议金额

协议起止时间

协议实施情况
协议费用已支付: 协议余额:
主办部门及经办人

协议变更提出单位
企业□ 协议对方□
提出人

主办部门
协议变更原因及内容:
（需要提供变更协议依据, 假如变更协议费用应明确费用起源或提供相关费用审批手续）

经办人: 日期:
部门意见:

责任人: 日期:
法务意见:
签字: 日期:
财务部意见:
经办人: 责任人: 日期
企业分管领导审核:
签字: 日期:
企业责任人同意:
签字: 日期:
注: 此表由协议主办部门填写并办理审批过程, 原件送财务部协议管理人留底, 并将复印送法务保留。