供应商付款审核流程.doc

供给商付款审核步骤

一、 协议审核
1、 与供给商签署采购协议。包含内容: 付款条件、 发票开具、 品质确保、 退换货约定、 违约责任, 现金折扣、 订单效力、 收款账号。
2、 品类经理将协议内容录入进销存系统。
3、 新增或变更协议, 品类经理当日复印一份至对账会计处存档。

二、 订单审核
1、 品类经理依据协议制作订单, 交商品部总监签字确定, 传真至供给商处签字确定后回传。
2、 订单需注明商品品质验收标准。
3、 品类经理依据商品部总监及供给商签字确定纸质订单在进销存系统中录入系统订单。
4、 商品部主管依据纸质订单审核系统订单。
5、 商品部主管将审核相符纸质订单递交成本会计。

三、 入库审核
1、 门店打印含有品质验收标准订单, 持订单及送货单验收货物, 验收无误在送货单上署名（需签全名）。送货单右上角需注明入库单编号, 清楚填写品名、 计量单位、 数量、 单价、 金额。
2、 门店依据送货单并关联订单下推录入系统入库单。
3、 验收后退货应凭退货单在进销存系统关联订单下推录入红字入库单, 并在退货单右上角注明红字入库单编号。
4、 门店及总仓送货单、 退货单每七天传输一次至对账会计处。
5、 对账会计依据送货单、 退货单审核系统入库单。

四、 发票审核
1、 品类经理依据对账会计审核过系统入库单与供给商对账, 对账无误后通知供给商开具发票。
2、 品类经理依据收到供给商送达纸质发票下推生成系统发票, 然后将纸质发票传输到成本会计。
3、 成本会计依据纸质发票审核系统发票, 无误后将纸质发票退回商品部。

五、 付款单审核
1、 品类经理依据成本会计审核过系统发票下推生成系统付款单并打印, 然后将纸质付款单后附对应协议、 订单、 送货单、 退货单、 发票并递交成本会计。
2、 成本会计将纸质付款单与系统付款单、 后附附件相互查对。如有有差额, 将付款申请单退回商品部查明原因; 如无差额, 将纸质付款单提交对应领导审批。

六、 完成付款
1、 审批完成后, 成本会计将付款单递交至出纳处付款。
2、 出纳完成付款, 在申请单上加盖付讫章, 并登陆进销存系统审查对应付款单。

七、 差异审核
次月初, 成本会计导出系统订单数据与系统入库单数据、 系统入库单数据与系统发票数据、 系统发票数据与系统付款单数据, 计算各数据间差额, 以跟踪订单完成、 发票催收、 付款完成情况。

八、 特殊付款审核
1、 预付货款审核
①依据领导签批纸质订单录入系统订单, 经主管审核后, 到系统关联络统订单后录入预付单。录入完成后, 打印预付货款申请单后附采购协议、 订单、 样品检验单递交成本会计。如无采购协议应由总经理签字确定预付货款担保书替换。
②成本会计审核预付单及附件, 审核无误后, 递交对应领导审批, 审批完成递交出纳付款。
③到货后, 门店依据供给商递交采购订单查找相对应系统订单, 下推生成系统入库单; 对账会计、 品类经理、 成本会计分别完成入库审核、 发票审核（同正常审核步骤）。最终成本会计查对系统发票与系统预付单, 如系统发票金额小于系统预付单金额, 应会同品类经理追回多付货款或在下次采购付款中冲抵, 并建立台账跟踪。
2、 销售分成付款审核
①按要求分成百分比计算进货价后入库。
②由成本会计将当期销售明细表报送到供给商, 要求供给商开票。
③按正常审核步骤完成入库审核、 发票审核、 付款单审核。其中付款单审核时, 应增加当期销售明细表作为附件。
④付款单审核完成交相关领导审批后递交到出纳付款。
3、 实销实结付款审核
按正常审核步骤完成审核, 其中付款单审核时应增加销售明细表作为附件。

九、 账务系统校对
1、 次月初, 总账会计凭付款申请资料, 完成采购入库分录; 凭银行水单, 完成付款分录; 凭预付货款申请资料及对应银行水单完成预付货款分录; 凭退货单, 完成退货分录。
2、 总账会计导出各供给商应付账款、 预付账款明细账, 进行账龄分析, 立刻查明预付账款长久挂账、 应付账款账户出现负数原因。
3、 商品已到, 发票未到情况应采取暂估入库, 总账会计次月初导出暂估入库明细, 跟踪发票催收情况。