合同与合同档案管理办法模板.doc

文件编号: HFZD-CS-CB03

重庆宏帆实业有限企业
协议与协议档案管理措施
（试行）

编制: 杨先波 日期: 10月 日
审核: 各相关部门 日期:
同意: 日期:

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协议与协议档案管理措施
1. 目
为加强房地产开发项目中对各类协议及协议档案管理, 确保有效履约, 降低经营风险, 实现企业协议形成及协议档案管理规范化、 制度化, 特制订本制度。
2. 定义与范围
2.1 定义
（1） 总部: 指重庆宏帆实业有限企业;
（2） 项目企业: 指重庆宏帆实业有限企业下属项目企业或项目部;
（3） 协议管理: 是指对协议立项、 意向接触、 资信调查、 商务谈判、 协议条款确定、 审查会签、 签字、 立案审核、 推行、 变更、 中止、 解除、 纠纷处理、 立卷归档等协议签订全过程管理。
2.2 适用范围
重庆宏帆实业有限企业所属项目工程协议管理工作, 包含由企业委托成本部、 开发设计部及其她相关部门负责与项目开发成本相关协议文件及协议文件档案资料, 其它如行政、 融资、 房屋销售等协议不在此管理范围内。
2.3 协议范围
（1） 成本部组织招投标产生各类工程协议（含配套工程协议）、 设计、 咨询协议、 材料设备采购协议和其她协议（招标代理、 物业管理委托协议等）。
（2） 非招标产生协议发包（含配套工程、 材料设备、 服务等）和其她发包产生各类协议。
3. 职责
3.1 成本部: 为工程协议办理主责部门, 对外洽谈、 协议拟订, 对协议真实性、 合理性、 可行性负责。
3.2 工程部: 对协议承包内容界面划分、 工程管理、 技术条款等内容进行审核, 并对相关内容负责。
3.3 开发设计部: 对协议包含技术要求、 规范实施、 建筑做法等内容进行审核, 对相关内容负责, 并作为企业设计及设计相关类协议主责部门。
3.4 营销策划部: 对与销售相关协议要求、 数量、 时间要求等进行审核, 对相关内容负责, 并作为企业销售类协议主责部门。
3.5 财务部: 对协议收支条款履约、 收付款方法、 单据开具或收取等情况监督审核。
3.6 法务: 对协议内容、 形式、 文字表述、 协议法性、 有效性以及所负担对应法律责任负责。
3.7 综合部: 关键负责盖章过程, 并应查对审核意见实施情况。
4. 管理标准:
4.1 协议签订标准
4.1.1 书面签订协议标准: 签订协议, 应该采取书面形式。
4.1.2 格式协议标准: 统一使用企业制订协议范本; 对于还未制订协议范本, 由经办部门起草协议初稿, 参考本管理措施经审批后方可签署。
4.1.3 格式协议通常需由成本部依据外界环境实际情况不定时做合适修订和更新。
4.1.4 事前签署标准: 协议须先签署, 然后开始推行。严禁未签协议即先行推行。在特殊情况有正当理由, 经办部门将事件缘由、 合作方选择依据、 结算方法、 工作计划安排等事项进行说明, 由经办部门责任人签字, 经主管副总经理签字同意后实施。并在10日内由经办部门参考本管理措施要求步骤办理报批。
4.1.5 协议审查标准: 全部协议签署、 修改、 补充都必需根据本管理措施要求对应审查步骤进行报批。
4.1.6 严禁任何部门在协议内容未经审查情况下私自签署。
4.2 协议档案管理标准
4.2.1 协议档案管理由成本部专员统一管理, 以确保协议档案资料完整性和有效利用; 其她相关部门协议管理由相关部门负责管理, 参考实施本管理制度。
4.2.2 成本部负责企业工程协议统筹、 协调和组织管理工作, 保管企业各项目部工程协议及档案管理, 并指导和监督各工程项目部协议及档案管理工作。
4.2.3 协议档案管理应实施分项目分协议类别管理标准。
5. 协议形成程序及关键点
5.1 协议拟稿
5.1.1 成本部依据招标文件、 评标、 询标或谈判统计、 中标单位审定意见以及企业相关要求起草协议文件。
5.1.2 协议经办人与项目企业、 对方单位沟通协议条款。
5.1.3 协议签署前, 经办人员应认真了解协议范本, 熟悉相关协议条款内容。
5.1.4 协议签署中, 相关经办人员应该认真填写协议项目, 对于对方地址、 联络方法、 协议内容、 签署日期等条款应该填写明确, 对于不需要填写协议空白之处, 应该明确填写“无约定”。协议填写中如出现多种形式涂改, 协议各方当事人均须在涂改处签章确定。
5.1.5 协议推行过程中对于协议需要对一些特殊情况加以约定时, 或一些条款需要修改时能够另行签署补充协议, 不过应该确保补充协议与主协议主体一致性, 并须根据协议审批步骤进行审批。
5.1.6 协议签署后, 经办人员应该立刻跟踪协议推行情况, 对于协议范本中不完善地方, 应该立刻与协议实施部门沟通完善, 能够依据协议推行情况填写《协议修订情况调查表》, 立刻反馈协议推行过程中相关信息及修改意见, 由协议实施部门、 成本部及相关部门协商后加以调整。
5.2 协议文稿流转会签
5.2.1 协议经办人填写协议文件审批单, 经部门责任人签字后, 编号流转。
编号规则以下:
（1） 编号编制标准: 以各项目企业独立编号, 编号简练、 明了, 反应出协议对应项目、 签署年份、 协议类别及协议序号。
（2） 协议编号内容: HFCQ-项目名称（类别）年份- 序号
HFCQ—————————宏帆重庆项目部
项目名称(类别) ————项目名称简称, 类别分为设计、 工程、 咨询（含服务）、 材设等。
年份-001———————协议签署年份及次序号。
（3） 举例: HFCQ-凤凰湾（工程）-001
HFCQ—————————宏帆重庆企业
凤凰湾一期（工程）——凤凰湾一期工程类协议
-001———————企业在签署协议第一份协议
但对于由集团总部签署, 服务于各项目部协议, 其协议编号则取消子企业代码和项目名称, 其成本归集则在费用支付时按服务项目归集或进行分摊。
5.2.1 协议文件审批单流转附件。
（1） 采取招标方法确定协议, 应附评标汇报。
（2） 非招标确定协议, 应附发包审批文件。
（3） 其她方法确定协议, 应附会议纪要或其她审批文件。
5.2.2 部门审核内容
（1） 成本部: 全方面审核协议文件内容, 包含协议价款、 计价、 价格调整、 结算, 以及文字、 排版等。
（2） 工程部: 关键审核工作界面划分、 协议工期、 工艺方法、 技术要求、 质量约定等。
（3） 开发设计部: 关键审核技术参数、 技术规范、 建筑做法等。
（4） 营销策划部: 关键审核销售类协议和与销售产品相关协议, 并作为销售类协议主办部门, 应认真把握协议标要求、 数量立刻间要求、 产品改变对销售影响等。
（5） 财务部: 关键审核协议付款方法、 付款时间、 履约收支等。
（6） 法 务: 关键审核协议内容、 形式、 文字表述正当性、 有效性及所负担对应责任等。
5.2.3 协议审批流转程序
（1） 协议审批由经办部门经办人填写《协议文件审批表》, 并附相关文件, 在经部门责任人审核签字后进行流转审批。
（2） 协议文件流转在流转前, 应该由成本部内业人员进行协议统一编号和登记。
（3） 各级协议审核人员应认真审核协议文本并各自在《协议文件审批表》上签署意见或直接修改到协议文件对应部位, 应做到字迹清楚, 见解明确, 词句不得存在歧义。如没有修改意见, 要签署“同意”字样。
（4） 相关部门审核完成后, 按权责体系上报审批。
（5） 《协议文件审批表》上审核意见, 经办人员应该依据审查意见一一落实, 凡提有意见, 都应该经原审核人员再次确定实施行况, 然后继续审批, 但部门之间可同时进行, 流转到领导审核时, 其前面审批意见应该得到落实（除需领导定论除外）。
（6） 需总部审批协议, 应在项目企业审批完成后立刻上报总部审批。
5.2.4 协议盖章步骤
（1） 协议审批完成, 应由协议经办部门准备正式协议文本, 通常应该由协议另一方先签章, 对方签章完成后, 由企业综合部加盖协议章, 协议文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。有附件协议, 附件应与协议主体一起加盖骑缝章; 如有分册, 应该注明分册次序。
（2） 按印章使用要求办理盖章手续时应对照协议会签表审查协议是否已经修改、 有没有署名、 是否已填时间、 地点、 是否已按协议约定附有附件。
5.2.5 协议分发与档案管理
（1） 由协议经办部门完成协议分包工作, 并确保成本部、 财务部、 综合部（企业存档）、 业务部门协议文本均为原件协议（不分正副本）。
（2） 协议审批过程《协议文件审批表》及原文件, 均应该保留到成本部, 经办部门应保留《协议文件审批表》复印件。
（3） 协议完成份发后, 协议经办部门应该对协议形成过程全部书面文件资料整理成册, 并形成文件目录, 以备审查。
5.2.6 协议签署部门在协议分发时, 应同时向协议关键业务部门交接“协议交底表”, 将协议注意事项及协议关键事项向业务部门作交接, 交接须经双方签字确定。
5.3 对需政府部门立案协议（如总承包施工协议）, 通常需采取政府标准文本格式, 该类协议在签署前必需要求协议对方出具“仅作为立案使用”相关承诺。
5.4 企业全部协议文档均属企业机密性文件, 任何人不得私自将协议对外公开或外传, 违者视情节给予处罚。
6. 协议推行跟踪
6.1 协议推行过程中, 成本部应立刻了解协议运行中问题, 立刻分析, 采取方法, 使协议推行得到有效控制。
6.2 成本部依据各方面情况进行汇总, 对协议推行中较大问题提出处理意见报企业领导决定。
6.3 较关键协议推行完成, 应会同项目部和相关部门填写“协议推行综合情况表”, 并提出协议条款总结与改善提议。
6.4 在协议推行过程中, 如生生乙方代表更换, 则由业务主管部门依据协议推行实际情况和对拟更换人员考察情况作综合评定后报企业审批, 同意后方可更换。
7. 协议文档移交
7.1 由成本部经办工程协议文件, 其相关过程文件资料, 由成本部经办人员负责相关资料搜集整理, 并成册建档, 然后移交到内业管理人员。
7.2 由企业其她相关部门经办协议文件, 应该在协议签署完成后立刻搜集整理完善相关资料, 成册后移交成本部统一管理, 双方必需当面清点, 并完善交接清单手续。
8. 协议文档管理措施
8.1 协议文本管理, 应该分项目以签署年份结合协议分类进行统一编号管理, 建立统一协议管理台帐。
8.2 协议文本形成过程资料, 应该分项目以协议名称和编号为目录, 统一建档管理, 达成既能够经过协议目录直接查阅过程资料, 也能够经过过程资料管理目录查阅协议文本。
8.3 成本部应依据实际需要编制协议档案检索工具, 以有效地开展协议文档查询、 阅读和利用工作。
8.4 成本部协议内业管理人员应加强协议档案统计工作, 应以原始统计为依据, 编制协议管理清单, 并在清单目录中注明缺乏或遗失资料、 文件是原件还是复印件。
8.5 协议文件借阅: 企业各部门人员因工作需要须借阅协议文件时, 应完善对应借阅手续; 协议原件不得外借。如特殊情况需外借, 必需经成本部分管领导签字同意后方可外借并办理对应外借手续; 借阅人不得涂改、 伪造、 撕毁协议档案材料, 违者视情节给予处罚。
8.6 协议电子文档: 凡由企业相关部门起草协议文件, 其电子协议文本（盖章版）, 均应该传至成本部内业管理人员进行统一管理, 在资料移交时同时移交。
8.7 协议文档保留条件要有防火、 防潮、 防有害生物等方法, 以确保协议文档安全。
9. 企业全部协议文档均属企业机密性文件, 任何人不得私自将协议对外公开或外传, 违者视情节给予处罚。
10. 相关表单（见附表）
10.1 附件1: 协议文件审批表
10.2 附件2: 协议交底表
10.3 附件3: 协议推行情况综合评定表
10.4 附件4: 协议档案交接清单
11. 附则
11.1 本管理措施由成本部负责解释, 未尽事宜由相关部门提议, 由成本部负责补充、 完善。
11.2 本管理措施自颁布之日起试行。