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企业协议保管制度
一、 协议管理总则
1、 目和依据
为加强企业协议管理工作, 防范企业风险, 降低和立刻处理协议纠纷, 维护企业正当权益, 提升经济效益, 依据《中国协议法》及相关法律法规要求, 结合企业实际情况, 制订本制度。
2、 适用范围
本制度适适用于企业及其所属各单位与各法人单位、 其她经济组织、 自然人或相互之间签署各类协议、 协议等 。
3、 协议管理标准
协议管理必需遵照依法办事, 预防为主, 层层把关, 跟踪监督, 立刻调处, 维护企业正当权益标准。
签署、 推行、 变更、 解除协议, 必需遵守《中国协议法》及相关法律、 法规、 规章, 参考相关政策。
4、 保守商业秘密
管理、 参与协议工作一切相关人员, 应该为企业保守商业秘密。
二、 协议管理职责
1、 法务部关键协议管理职责
1)、 制订、 修订本企业协议管理制度、 措施, 组织实施协议管理工作;
2)、 确定、 修改、 审查本企业内外协议, 防范企业风险;
3）、 帮助协议承接人员依法签署协议, 参与重大协议谈判与签署;
4）、 做好协议登记、 统计、 归档、 保管工作;
5）、 监督、 检验本企业协议签署、 推行情况;
6）、 依法处理本企业协议纠纷;
7）、 按期统计、 汇总本企业协议签署、 推行以及协议纠纷处理情况并向企业领导汇报;
2、 财务部门关键职责
1）、 加强与运行中心、 市场中心、 配送中心等相关部门联络, 立刻通报协议推行中应收应付情况。
2）、 做好与协议相关应收应付款项统计、 分析、 提出处理提议、 妥善保管收、 付凭证。
3）、 会同法务部做好协议管理工作;
三、 协议审签管理
1）、 企业对外签署协议, 应由法定代表人或企业授权代理人进行。未经授权, 任何人不得以企业名义对外签署协议。
2）、 除立刻清洁者外, 协议应该采取书面形式, 协议文本应该采使用方法务部公布协议示范文本; 协议相对方提供协议文本必需送交法务部审核;
3）、 全部协议都应根据次序由法务部统一编号;
4）、 协议及其相关书面材料, 应该语言规范, 字迹清楚, 条款完整, 内容具体, 用语正确、 无歧义;
5）、 签订协议, 必需完备协议条款。协议条款通常包含当事人名称或者姓名和住所, 标, 数量和质量, 价款和酬劳, 推行期限、 地点和方法, 违约责任及处理争议措施等。
6）、 对外签署协议, 要明确选择纠纷管辖地, 并努力争取选择本企业所在地法院;
7）、 法定代表人或协议承接人应该亲自在协议文本上署名盖章;
8）、 签署协议, 应该加盖单位协议专用章或公章。严禁在空白协议文本上加盖协议专用章或公章。单位协议文本达二页以上须加盖骑缝章。
四、 协议签署须知
1)、 签署协议前必需严格审查对方当事人主体资格。
对法人必需审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章企业法人营业执照或营业执照副本复印件。
对非法人经济组织, 应该审查其是否按法律法规要求登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设置经营单位, 除审查其经营范围外, 还应同时审查其所隶属法人主体资格。
2） 、 签署协议前需要审查代理人代理身份和代理资格。
代理人职务资格证实及个人身份证;
被代理人签发授权委托书;
代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理权限。
3） 、 签署协议, 必需认真审查对方当事人履约能力。
4） 、 签署协议, 应该仔细审查对方当事人提供相关证实资料, 必需时应到签发部门进行验证或进行实地考察, 以防对方当事人伪造或变造证实资料。对方当事人提供多种证实资料中所使用当事人名称、 印章等内容必需完全一致。
5） 下列资料不能作为主体资格和履约能力证实资料, 但可归入协议档案保留, 以备考查。
6） 名片;
7） 厂家介绍、 产品介绍等资料;
8） 各类广告、 宣传资料;
9） 各类电话、 BP机等通讯工具号码;
10） 对方当事人提供未经我方协议承接人见证而复制或未与原件查对无异复印资料。
11） 、 协议承接人应将协议副本一份立刻送交本企业财务部门立案, 作为财务部门收付款物依据。
五、 协议推行、 变更和解除
1、 协议履约管理
1） 、 法定代表人、 企业总经理全方面负责协议推行。协议承接单位、 部门和人员具体负责其签订协议推行。
2） 、 在推行协议过程中, 依据情况改变, 应该对对方当事人推行能力进行跟踪调查。如发觉问题, 协议承接人要立刻处理, 必需时经单位责任人同意, 可实地调查协议标情况和对方当事人履约能力。
3） 接收标必需经过严格验收或商检程序, 对不符合制度和协议约定标应在法定时限内立刻提出书面异议。
4） 协议结算必需经过本企业财务部门进行, 对正当有效协议, 财务部门须在协议约定时限内结算。对未经正当授权或超越权限签署协议, 财务部门有权拒绝结算。
5） 凡与协议相关来往文书、 电传、 信函、 电话统计都应作为履约证据留存。
6） 对我方当事人履约情况, 除妥善保留相关收付凭证外, 还要做好履约统计。
7） 我方当事人收到对方当事人经过邮递方法传送与协议相关法律文书时, 应该连同信封一并收存。经过邮递方法传送与协议相关法律文书时, 必需使用挂号信函, 并保留邮局收据、 回执立案。
2、 协议变更和解除
1） 、 我方当事人遇有不可抗力或者其她原因无法推行协议时, 应该立刻搜集相关证据, 并立刻以书面形式通知对方当事人, 同时主动采取补救方法, 降低损失。
2） 发觉对方当事人不推行或不完全推行协议时, 协议承接人应该催促对方当事人采取有效方法, 搜集、 保留对方当事人不推行协议相关证据, 立刻向法务部反应。
3） 我方当事人因故变更或解除协议, 应该立刻以书面形式通知对方当事人, 说明变更或解除协议原因和请求对方书面回复期限, 立刻与对方当事人达成变更或解除协议协议。
六、 协议纠纷处理
1）、 为处理协议纠纷所采取各项方法, 必需在法定诉讼时效和期间内进行。
2）、 发觉对方当事人利用协议进行诈骗等犯罪活动, 应立刻向单位责任人汇报并向公安机关报案。
3）、 协议承接部门应配合好企业法务部参与仲裁或诉讼。
4）、 发生协议纠纷, 协议承接部门、 人员应立刻汇报分管领导和法务部, 企业领导、 法务部、 财务部等相关部门应该立刻提供处理纠纷所需相关材料。
七、 协议资料管理
1、 档案资料内容
下列资料能够作为协议档案:
谈判统计、 可行性研究汇报和报审及同意文件;
对方当事人法人营业执照副本复印件;
对方当事人履约能力证实资料复印件;
对方当事人法定代表人或协议承接人职务资格证实、 个人身份证实、 介绍信、 授权委托书原件或复印件;
双方签署或推行协议往来电报、 电传、 信函、 电话统计等书面材料和视听材料;
2、 协议资料归档、 统计与管理
1） 企业全部协议都必需统一编号, 由法务部妥善保管。
2） 协议承接人办理完成签署、 变更、 推行及解除协议各项手续后十日内, 应将协议档案资料移交法务部。
八、 附则
1） 、 凡因未按要求处理协议事宜、 未立刻汇报情况和遗失协议相关资料而给企业造成损失, 追究相关责任人和责任人经济和行政责任。
2） 法务部应定时将推行完成或不再推行协议相关资料按协议编号整理, 交行政部档案管理人员存档, 不得随意处理、 销毁、 遗失。
3） 本制度自 年 月 日起生效实施。