房地产交付筹备细节及交房前准备工作模板.doc

交房前准备工作

一、 成立交房工作小组
新建住宅建筑计划区内建设工程完工验收合格后, 其隶属设施设备应该含有下列条件, 方可交付使用:
（一）生活用水纳入公共供水管网, 并供水到户;
（二）用电纳入供电网络, 不得使用临时施工用电;
（三）雨水、 污水排放纳入雨水、 污水排放系统;
（四）在城市管道燃气、 集中供热主管网覆盖区域, 完成住宅室内、 室外燃气、 供热管道敷设且与对应管网连接, 并安装燃气分户计量装置和热计量装置;
（五）电话通信线、 有线电视线和宽带数据传输信息端口敷设到户, 安全监控装置及其她安全防范设施设备、 信报箱等按计划设计要求配置到位;
（六）住宅区道路与城市道路或者公路直接相连;
（七）根据计划要求完成住宅区车库（位）、 公共服务设施、 公用消防设施建设, 含有必需绿化用地和设施;
（八）分期建设住宅区, 其相关配套设施应该满足交付使用部分基础使用功效要求;
（九）法律、 法规、 规章要求其她条件。建设单位在新建住宅交付使用前, 应该组织相关部门及专业经营单位根据前款要求, 对住宅区进行验收, 并向设区市或者县（市）建设行政主管部门办理新建住宅交付使用立案手续。
建设单位在办理新建住宅交付使用立案手续时, 应该提供新建住宅建设工程完工验收文件, 以及第一款所列隶属设施设备符合交付使用条件相关文件和资料。
二、 移交下列资料:
（一）完工总平面图, 单体建筑、 结构、 设备完工图, 配套设施、 地下管网工程完工图等完工验收资料;
（二）共用设施设备清单;
（三）设施设备安装、 使用和维护保养等技术资料;
（四）物业质量保修文件和物业使用说明文件;
（五）业主名册;
（六）物业管理必需其她资料。
三、 部门分工
（一）、 销售部
1、 搜集业主名单; ①提交资料与款项未清用户名单。②确定手续齐全用户名单。
（可交房资格审查及商议处理措施, 包含款项不齐, 按揭手续未办）
（一定要核实业主具体地址, 如有变更, 要求业主提供书面通知）
2、 提前通知业主交房, 以挂号信、 特快专递为主。（形式上只认可挂号信或快递方法。电话只是辅助手段）
3、 统一说词。（通常由客服部及物业企业牵头）
备注: 信函内容包含, 业主交房所需材料, 按揭所缺材料、 余款数额。
报纸广告由设计部开始设计交房广告。以设计部开始构思销售部交房气氛部署。  （能够商榷。如问题较多, 还是低调部分）
提前电话通知业主, 通知业主来交房时带齐交房、 办理产权、 按揭、 余款等。    （电话过于提前, 会造成业主提前到场要求先验房, 或造成业主提前集会, 发生不测）
（二）、 工程部:
1、 工程部联合物业部, 检验各套住宅质量情况（包含: 门、 窗、 水、 电、 锁、 电梯、 公共照明等公共设施正常使用和确定最终开通时间）; 工地工程人员居住情况及清理现场。（相当艰巨、 复杂。）
2、 由工程部提供《完工验收汇报》
3、 最终确定地下管网铺设、 道路、 绿化完工时间。
4、 已验收合格套房向物业交接钥匙。
5、 由工程部确定之前方案哪里有改动并向房管局提出统一变更。
6、 由房管所出示面积表盖章. （通常在完工立案表以后。不过全部费用计算依据。一定要正确, 最轻易出争端地方）
（三）、 物业部:
1、 物业人员立刻到岗及人员到岗后培训, 物业智能收费软件安装培训, 办公场地装饰装修, 订做工服、 办公设施及设备配置、 确定制作楼、 单元、 层户门牌号码
2、  提前在销售部与物业部展示: 业主临时规约、 交房步骤、 装修制度等相关约定。（收费标准及收费依据）
3、 提出交房方案及应急预案。
4、 对交房参与人员进行合适培训和相关用户问题解释。
5、 制作物业使用交房答客问。
6、 对物业费收取制订人性化标准, 对多种情况提前做出对应收取方法及标准。（收费项目: 物业费、 电梯运行费、 卫生费、 装修施工垃圾清运费、 装修押金、 契税、 专题维修资金、 房产证代办费等）
7、 确定前期物业管理服务协议;
8、 依据小区实际情况编写和印制《住户手册》、 《消防安全责任书》、 《住宅质量确保书》、 《住宅使用说明书》
9、 印刷以下各类入住表格:
《业主资料领用记录表》、 《装修申请表》、 《住宅使用说明书》、 《住宅质量确保书》、 《钥匙领用记录表》、 《入住验房表》、 《业主（住户）入住基础情况记录表》
10 、 熟悉掌握本项目工程情况。
11、  小区内环境部署:
   入口处挂欢迎横幅, 插彩旗, 营造热烈气氛。
   插指路牌, 由入口处到交房大厅。
   管理处办公环境。
12、 已租赁用户交房步骤（及收费）。
13、  熟悉了解本项目具体情况
14、 与销售部亲密配合: 用户在销售部全部相关手续齐全后, （包含: 按揭资料手续完成、 购房余款、 面积差价补足）由销售部确定并出具交房通知书与物业部方可与用户办理相关手续。
（四）、 办公室及外协配合工作
1、 立刻向上级主管部门（房管所、 物价局）上报申请工作（完善物业接管与物业收费标准申请立案）
2、 与供水、 供电、 供气、 排污（城市配套设施）、 通讯、 有线电视等单位商讨相关费用代收代缴, 促进协议达成

房屋交付中准备工作关键点

新建楼房自完工验收之日起, 就要筹备入伙各项准备工作, 假如筹备过程不缜密话, 将会对物业企业以后管理埋下深深隐患, 轻则影响用户满意度, 重则影响企业经营运行情况。所以物业企业在承接查验时候要慎之又慎, 同时又要控制好以下阶段工作。

一、 入伙前公共设施设备接管验收, 各项资料搜集和整理;

在这其中, 多种隐蔽工程查验和消防设施设备综合验收尤其显得关键。隐蔽工程, 假如想要在完工验收完成后入伙之前完成, 这个时间界点就显得晚了。这就要求我们在前期介入时工程主管一定要深入到施工现场, 在现场立刻跟进施工, 发觉问题立刻沟通和协调, 努力争取不把隐患留到施工完成后去处理; 不过我们工程主管人员, 在介入时, 一定要注意方法方法, 要记得: 我们不是监理人员, 我们只是提议, 而不是决定什么! 我们能够坚持我们标准, 不过一定不能打乱现场施工秩序! 所以在前期介入时, 一名专业工程主管就显得非常关键, 在现在物业企业操作时, 为方便售楼, 往往听从于开发商要求, 把客服放在了首位, 这么话, 就无法立刻完成各项隐蔽工程和各项设施设备接管验收, 也可能会物业企业以后正常管理带来无须要隐患。

对消防系统接管验收也是非常关键, 现在各开发商对于新建楼盘消防系统都是投以重资, 且政府消防主管部门对小区消防系统后期管理和检验也是非常严格, 所以为了确保消防系统正常运行, 不为以后物业管理留下隐患, 就要求我们: 在消防设施设备接管验收之时, 不应是简单查对资料和设备数量, 而应走到现场去, 对于消防门、 消防警铃、 防排烟设备等设施, 要一一目视检验和做功效性操作检验, 检验时要把消防控制柜打到联动状态, 同时设置相关火灾警情, 从而查验整套设备联动运行情况是否正常。

在现在承接检验时, 部分物业企业不含有专业消防查验知识, 在消防设施设备承接查验时往往是走马观花, 责任心不强、 不够完美, 给物业企业后期管理带来了无须要损失; 多种设备和物资清点查验完成后, 为确保齐全, 一定要即时封箱或贴上封条, 并请相关人员签字, 以免接管完成后丢失, 影响日常管理正常运作, 给物业企业造成无须要损失。

二、 待交付房间开荒, 关键凸显出各个细节;

公共设施设备及各项资料接收完成后, 应立刻组织专业保洁人员对待交付房间进行开荒。为了立刻高效完成开荒工作, 现在物业企业常见模式是聘用市场上专业保洁企业进行操作, 开荒内容通常包含: 门、 窗、 铝合金拉件及五金配件等表面清洁、 共有部位清洁和公共区域环境卫生清洁。在开荒清洁过程中要注意开荒哪些部件和部位不能使用刮刀等锐性工具, 以免刮伤表面油漆及亮面, 从而造成无须要损失; 因为开荒包含到高空作业, 所以物业企业一定要做好现场监管以及要求高空作业人员一定要购置专题保险; 同时要注意开荒各项细节, 如: 室内各个角落, 注意有玻璃外立面清洁显得较为关键, 对于表面存有污垢, 一定不能用刮刀去刮, 而应用清洁剂加清水和毛巾清除, 同时物业企业要指定专门人员在现场进行监督和检验。

在各分项清洁完成后, 要由指定开荒责任人验收, 验收完成后要立刻锁门; 同时, 还要注意已清洁完成后房间二次污染, 关键包含: 入伙时, 业主带来装修设计人员, 这类人员往往为了拉取生意, 刻意往房间门缝里塞广告折页; 同时, 因房屋小范围整改所造成二次污染, 也显得尤为关键。为确保服务立刻和有效性, 管理处于应配合地产部门设置“整改办”, 为方便整改运作, 模式可设置为:

地产工程师总负责→管理处客服人员接诉及分配任务→各分包单位维保人员进行施工→整改办工作人员验收→验收合格后通知保洁进行第二次开荒。

整改办接诉人员在每次分配维修任务并复验合格后, 要立刻分配打扫清洁任务, 使业主降低因房屋质量问题所带来不满。

以上开荒工作种种, 争取让业主在首次面对物业时能为物业打上一个较高满意分。

三、 各项入伙物资准备: 多种表格及现场所要公告法律文书, 如: 完工验收文件、 房屋使用说明书、 住宅质量确保书、 水电、 煤气开通证实、 多种法律文书以及需要业主签署业主临时管理规约、 物业管理收费协议等资料;

在准备上述资料时, 能够同时准备一份略表情意小礼品, 能够是一束花、 一个庆贺入伙纸炮以及现场制作印有业主头像杯子或相框等, 礼品不在珍贵, 而在于有没有用心准备, 有没有让入伙业主感受到尊重;

为烘托现场气氛, 同时也应在入伙现场配置所需水、 小食品以及设置一定娱乐活动, 如: 小提琴手或是驻场音乐歌手等, 能够让业主在入伙现场惬意等候, 而不至于只是枯燥等候, 能够让业主在品尝美食和欣赏音乐同时享受物业服务人员所带来专业服务。

为方便业主, 缩短工作步骤和等候时间, 应尽可能对多种表格资料作出必需处理, 如: 预先填上姓名、 房号和基础资料等。

从法律意义上来说, 入伙实质是建设单位向业主交付物业行为, 物业管理企业只是受其委托具体办理相关手续, 所以物业企业在具体动作时要注意入伙主体是谁。

四、 服务人员和验楼人员培训, 尤其重视细节、 礼节和验楼过程中针对业主提问回复;

入伙现场服务, 基础上是物业企业第一次向业主进行一次展示, 表现是物业企业一个基础功, 展示是否成功, 直接影响到后续管理。在这里较为关键是验楼人员培训, 对于入伙验楼人员担任, 依据以往经验多由物业企业服务人员担任, 可为管理层职员、 工程维修人员、 以及安全管理队员。在入伙验楼这个步骤使用物业企业工作人员担任验楼员, 可很好控制现场和协调各项工作, 验楼组别搭档通常为: 一名验楼人员外加一名电工和水工(负责检验电路和管道打压试验), 同时每3组验楼工作人员应配置一名开发商专业工程师答疑。

在对验楼人员进行培训时, 入伙工作小组应事先设定多种可能出现情况制作培训方案, 为提升工作效率, 主张应由验楼员引导业主按步骤设计步骤去验楼。此项工作应在入伙日期前20天进行培训, 并要进行最少3次现场演练, 努力争取验楼工作顺利高效完成。

五、 入伙现场部署, 设定合理入伙步骤, 在入伙现场邀请银行、 电信、 煤气等单位, 为业主提供一站式服务;

合理对现场进行部署, 确保每个步骤都做到无缝衔接。应制作标识牌、 导视牌, 在显要位置张贴入伙步骤图, 使业主对整个入伙步骤一目了然。入伙现场, 自业主签到确定业主身份至成功收楼, 每个步骤都应科学设计, 让业主充足感觉到便捷和高效性。同时, 为了为业主提供愈加好服务, 管理处于入伙之初应邀请银行、 电信、 煤气等相关单位为业主提供便捷服务, 让业主办理收楼手续时, 能免缺舟车劳顿之苦, 足不出门就能办理各项公共性服务, 省缺了业主较多时间, 同时也能够为提升业主满意度增加一个亮点。

在业主身份确定完成及缴纳相关费用后, 由接收专业培训后验楼人员率领业主验楼时, 切记跟业主沟通方法: 不要违规承诺部分不合理事情, 也不能超越现实讲解和夸大部分部件功效。在与业主沟通中, 要以事实为依据, 实事求是引导业主验楼和收楼。在验楼过程中, 面对业主对多种事实误解, 要做到不妥面反驳, 而应是委婉解释! 哪怕是合理顶撞, 也会让业主感觉到你对她们不尊重, 在这里要切记心理学首因效应效力。

假如入伙小区是分期开发或是现场有临时施工时, 还要进行必需隔离, 预防安全事故发生。

六、 在现场, 尽已所能处理业主应急之需;

如要把现场控制较理想, 还应考虑到部分细小事情, 如: 业主来入伙时, 没有带多种证件复印件或是所需要像片, 这个时候, 物业企业服务人员就要注意在现场帮助业主们处理这个问题, 能够在现场放置一台复印机帮助业主们无偿复印证件, 同时请专业相馆工作人员为业主们摄影等提供部分即时性服务, 此时物业企业虽吃了一个小小亏（额外增加部分复印费用）不过对后期管理可能会促进很大正面效应, 这些事件虽小, 但一样能够让业主们认可物业企业服务;

因为现在楼盘多为集中入伙, 入伙现场多设置在小区内较为空旷处, 现在小区内都不会设置公共洗手间, 所以对于业主生理所需, 除了做好引导前往管理处、 会所洗手间标识外, 还应尽可能在现场设置部分流动洗手间, 从而处理用户之需, 以彰显物业企业人性化服务。

七、 人力、 物料成本飞涨, 不要在入伙之初过多承诺不合理服务事项、 不要过多配置无须要岗位, 前期设置轻易, 后期取消困难;

在入伙时各个岗位配置, 应尽可能考虑入伙后转为正常期管理时岗位现场操作, 努力争取精益求精, 不设多出、 展示岗位, 努力争取让每个岗位工作强度都基础靠近饱和, 充足发挥人工效能。

假如在入伙之初过多设置服务人员及服务岗位, 将会对物业企业经营成本带来极大浪费, 从而对企业经济上带来负面影响, 严重时甚至能够影响企业生存。而当业主一旦视人海战术现像为正常时, 假如再想降低服务人员或岗位, 将会比较困难, 假如物业企业一旦减编将会带来一系列负面影响, 如业主维权要求恢复以前岗等, 造成物业企业处于被动地位。

物业企业在设置岗位时, 除了科学设置外, 还应由相关职能部门牵头或是组织论证, 对于必需要设置立刻设置, 对于部分可设可不设或仅仅是起到花瓶作用, 一律不设置, 对于部分仅是起到美观作用岗位, 如为提升业主感官效应而在每栋大堂设置客服人员, 在入伙之初应尽可能不设置。

八、 在入伙之初, 做足安全防范各项工作, 让业主在入住之初就适应物业安全管理;

为提升对外来人员管理力度, 提议在全部门禁上都不要设置密码（因为门禁上密码是最不安全, 部分业户为了自己方便, 可能会随时向送货、 来访人员透露密码, 从而造成密码泄密, 造成对外来人员管理失控）, 养成业主出入带门禁刷卡好习惯, 同时物业也要跟地产沟通好, 制作门禁卡时一定要方便携带, 如钮扣状门禁卡等。

在入伙资料准备时, 安全部门一定要依据小区实际情况, 制订居家安全防范提醒, 提醒业主应该防范和注意事项, 提醒大家随手关门、 谨防尾随, 提醒业户要配合安全队员问询和登记等, 向大家宣传群防群治关键性, 引导业主共同做好小区安全防范工作。

九、 对因设计或施工不合理, 影响实际运行和提升管理成本不合格项立刻提出优化提议;

在接管验收和设备查验时发觉设计、 施工不合理或会造成后期管理和运行不经济, 要立刻向开发商提出来, 让开发商立刻进行维修或更换。提出优化提议时要注意措辞, 尽可能不使用“整改、 不合格”等词语, 因为辛辛劳苦作出来东西被他人一朝否定, 还是比较令人难以接收, 也不利于双方沟通, 如换作“优化”等词语, 经过较委婉表示, 或能够起到两全其美作用, 从而保持沟通渠道通畅, 确保各项工作高效开展。