财务档案管理制度文档.doc

财务档案管理制度
一、 目标：
为了加强企业财务档案科学管理，建立、健全会计档案管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制订本制度。
二、 适用范围
本制度用于财务部档案管理。
三、 档案管理职责
财务部负责档案整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案安全、完整、保密负责，对于应该入库保管资料应及时入库纳入管理。
四、 财务档案定义
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其余会计核实资料，它是统计和反应经济业务主要历史资料和证据。
五、 会计档案范围
包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其余会计核实资料等四个部分。
（一） 会计凭证
会计凭证是统计经济业务，明确经济责任书面证实。它包含自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调整表等。
（二） 会计账簿、
会计账簿是一定格式、相互联结账页组成，以会计凭证为依据，全方面、连续、系统地统计各项经济业务簿籍。它包含按会计科目设置总分类账、各类明细分类账、现金日志账、银行存款日志账以及辅助记备查簿等。
（三） 会计报表
会计报表是反应企业财务情况和经营结果总结性书面文件，有主要财务反应指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包含资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
（四） 其余会计核实资料
其余会计核实资料属于经济业务范围，与会计核实、会计监督紧密相关，由财务部门负责办理关于数据资料。如：经济协议、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上会计数据、程序文件及其余会计资料均应视同会计档案管理。
六、会计档案装订和保管
会计档案装订：会计档案装订主要包含会计凭证、会计账簿、会计报表及其余文字资料装订。会计凭证装订，通常每个月装订一次。装订好凭证按年分月妥善保管。
（一）会计凭证装订前准备工作： （1）分类整理，按次序排列，检验日数、编号是否齐全；
（2） 摘除凭证内金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，方便翻阅保持数字完整；
（3） 整理检验凭证次序号，如有颠倒要重新排列，发觉缺号要查明原因。再检验附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
（二）会计凭证装订时要求：
（1） 装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大显露面，方便于事后查阅。
（2） 凭证外面要加封面，封面纸用尚好牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
（3） 装订凭证厚度通常为3厘米，装订牢靠，美观大方。
（三）会计凭证装订后注意事项：
（1） 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。
（2） 在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒方便妥善保护。按编号次序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，方便于调阅。
（四）会计档案保管要求。
（1） 会计档案室应选择在干燥防水地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。
（2） 会计档案应放在专用铁皮档案柜里，按次序码放整齐，方便查找。
（3） 会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。
（4） 会计档案室保持通风透光，并有适当空间、通道和查阅地方，以利查阅，并预防潮湿；
（5） 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
（6） 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全方法。
（五）档案保管期限
（1） 原始凭证、记账凭证、汇总凭证
（2） 银行存款余额调整表和银行对账单 5年
（4） 明细账、总账、辅助账
（5） 固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年
（6） 主要财务指标报表（包含文字分析） 3年 （7）月、季度会计报表（包含文字分析） 5年
（8） 年度会计报表（包含文字分析） 永久
（9） 会计档案保管清册及销毁清册永久
（10） 主要财务会计文件、协议、协议 永久 七、会计档案借阅
（一） 会计档案为本单位所利用，标准上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务责任人员同意。
（二） 外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人同意后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
（三） 本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。
（四） 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标识、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导同意后方能携带外出或复制原件）。
八、会计档案销毁
（1） 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同判定、编造会计档案销毁清册，经企业领导审查，报请上级主管单位同意后方可给予销毁。
（2） 会计档案保管期满，但其中未了结债权债务原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间会计档案，不得销毁。