项目部沟通细则.doc

基础沟通细则

一、 通常要求
1、 组织建立项目沟通管理体系, 健全管理制度, 采取合适方法和手段与相关各方进行有效沟通与协调。
2、 项目部应充足利用现代信息与通信技术, 以计算机、 网络通信、 数据库作为技术支撑, 对项目全过程所产生多种信息, 立刻、 正确、 高效地进行管理。
3、 项目沟通与协调对象应是项目所包含内部和外部相关组织及个人, 包含建设单位和勘察设计、 施工、 分包等单位以及其她相关组织。
4、 项目信息能够数据、 表格、 文字、 图纸、 音像、 电子文件等载体方法表示, 确保项目信息能立刻地搜集、 整理、 共享, 并含有可追溯性。
二、 项目沟通程序和内容
1、 自签署协议阶段, 针对预见性可能产生疑问条款双方协商沟通, 明确在协议文件中, 项目成立后应依据项目实际需要, 针对现场实际情况预见可能出现矛盾和问题, 制订沟通与协调计划, 明确标准、 内容、 对象、 方法、 路径、 手段和所要达成目标。
2、 针对不一样阶段出现矛盾和问题, 调整沟通计划。
3、 利用计算机信息处理技术, 进行项目信息搜集、 汇总、 处理、 传输与应用, 进行信息沟通与协调, 形成档案资料。过程文件搜集作为沟通途经关键组成部门; 为沟通提供真实依据。
三、 项目沟通依据与方法
1、 项目内部沟通应包含项目经理部与组织管理层、 项目经理部内部各部门和相关组员之间沟通与协调。内部沟通应依据项目沟通计划、 规章制度、 项目管理目标责任书、 控制目标等进行。
2、 内部沟通可采取授权、 会议、 文件、 培训、 检验、 项目进展汇报、 思想教育、 考评与激励及电子媒体等方法。
3、 项目外部沟通应由组织与项目相关方进行沟通。外部沟通应依据项目沟通计划、 相关协议和协议变更资料、 相关法律法规、 伦理道德、 社会责任和项目具体情况等进行。
4、 外部沟通可采取电话、 传真、 召开会议、 联合检验、 宣传媒体和项目进展汇报等方法。
5、 多种内外部沟通形式和内容变更, 应根据项目沟通计划要求进行管理, 并协调相关事宜。
6、 项目经理部应编写项目进展汇报。项目进展汇报应包含项目进展情况, 项目实施过程中存在关键问题、 关键风险以及处理情况, 计划采取方法, 项目变更以及项目进展预期目标等内容。
四、 项目沟通障碍与冲突管理
1、 项目沟通应降低干扰, 消除障碍、 处理冲突、 保持沟通与协调路径通畅、 信息真实。
2、 消除沟通障碍可采取下列方法:
（1）灵活利用多种沟通与协调方法, 选择适宜沟通路径。
（2）充足利用反馈及掌握实际情况;
3、 组织应做好冲突估计工作, 了解冲突性质, 寻求处理冲突路径并保留相关统计。
4、 处理冲突可采取下列方法:
（1）协商、 让步、 缓解、 强制和退出。
（2）使项目相关方了解项目计划, 明确项目目标。
（3）搞好变更管理。

项目部外部沟通制度

一、 项目例会机制
1、 正常情况下每七天五召开一次例会。（项目管理人员及各劳务分包责任人参会）
2、 每次质监站抽检前后召开一次项目例会;
3、 每个月召开一次质量专题工作会, 总结改善并提出下一步工作方法;
4、 以上会议质检方责任人必需参与, 项目部组员标准上全部参与;
二、 会议纪要机制
1、 每次召开项目相关会议均要形成会议纪要, 且要把会议纪要作为处理相关质量问题基础依据。
2、 双方能有专员统计并归档会议纪要, 并向参会相关人员公布整理后会议纪要。
三、 问题跟踪机制
1、 项目推行过程中全部需要处理质量问题, 各方均要经过问题反馈表或整改回复单进行反馈或回复;
2、 指定问题跟踪人, 立刻更新问题状态, 直到问题处理;
3、 把问题处理方案与问题反馈表由资料员一并归档。
四、 验收及整改回复机制
1、 项目推行过程中全部需验收隐蔽工程及需要抽查分部分项工程, 立刻通知质检站进行验收。
2、 对质监站和监理提出质量缺点定时进行整改。
3、 整改完成后向质检站以回复单形式进行逐一回复。
五、 实施经理机制
1、 项目实施经理, 负责项目现场工作, 加强各方沟通;
2、 在非项目例会时间, 当一方相关键紧急信息公布时, 经过现场实施经理向各方公布信息。

项目部内部沟通制度
一、 人员安排上要量才录用, 人员搭配应注意能力互补和性格互补, 人员配置尽可能少而精, 预防力不胜任和忙闲不均现存在。
二、 在工作分工上要职责分明。确定明确目标和岗位职责。是管职能不重不漏, 做到事事有些人管, 人人有专责。
三、 在工作总结上要实事求是。以正面教育为主, 要肯定成绩, 表彰优异, 同时要指出存在关键问题, 并令其做出更正。
四、 在矛盾调解上要恰到好处。人员之间矛盾总是存在, 一旦出现矛盾就应调解, 立刻沟通化解矛盾, 使人员一直处于团结、 热情高涨工作气氛中。
五、 建立信息沟通制度。工地内部会议、 发会议纪要、 明细工作步骤图。