部门工作细则.doc

金翼5·1·8爱心团体院责任人工作部工作细则

第一章 总则
第一条 团体工作准则: 志愿服务, 奉献爱心; 坚持标准, 弘扬正义; 财务公开, 组织透明。
第二条 为促进金翼5·1·8爱心团体健康连续长远发展, 规范院责任人工作部管理, 切实提升全体队员能力与素质, 特制订此细则。
第三条 此细则意在规范团体活动, 增强队员组织性、 纪律性, 提升团体向心力, 切实提升部门工作效率, 以确保院责任人工作部能向着一个良好方向取得更大发展。
第四条 全体队员应该自觉遵守各项规章制度, 以团体发展为己任。
第五条 规章细则将不停吸收各方面好意见, 应时应势而变, 活动以最新章程为主。

第 二章 会议制度
第六条 例会制度
院责任人工作部定时召开会议, 通常隔周召开一次例会, 关键进行具体工作分配和安排, 相互交流工作经验、 向团体进行建言献策。
第七条 例会签到制度
会议准备期间与会人员在会议统计本上签上自己名字。
第八条 例会请假制度
1.凡例会与会人员不得迟到、 早退、 缺席。
2.每次例会迟到或需早退者应向部长说明原因并主动了解会议内容。
3.凡因事、 因病不能参与工作会议者需提前一天向部长请假。如遇不可预知事件需临时请假者要在会后两天内补办请假手续（书面）。并要主动了解会议内容。
4.迟到、 早退、 缺席者会议统计员要统计在案。其将作为评奖评优依据。
第九条 会议主持制度
上学期例会由部长主持, 副部长做会议统计。下学期由干事轮番主持例会, 另一名干事做会议统计。每次例会前由部长将会议内容通知干事, 干事主持例会, 以锻炼其能力。
第十条 会议步骤分析制度
1．各院责任人汇报近期工作。
2．部长、 副部长安排具体工作。
3. 组员交流感想并提出相关提议。
注: 会议统计员统计每次到会人数以及会议关键内容, 会议统计尽可能清楚, 详尽。
第十一条 会议纪律制度
1.各组员必需提前五分钟抵达会场, 签到, 做好开会准备工作。
2.会议进行期间, 与会人员手机必需关机或处于静音状态。
3.会议进行期间, 当有些人讲话时, 其她组员应尊重她人, 保持平静。
4.在组员交流感想及提提议步骤, 各组员应踊跃参与, 主动为团体进言献策。

第三章 部门管理制度
第十二条 部门管理制度
1.院责任人应全方面系统了解金翼5.1.8爱心团体。
2.由组到部, 明确责任。各院责任人应主动拥护团体方针、 政策, 主动推行志愿者任务, 应有吃苦耐劳, 热情主动精神, 并要服从组织分配、 遵守组织纪律。
3.全体队员须主动参与金翼爱心团体组织活动, 不得随意缺席。
4.队员须认真立刻完成份配给自己任务。
5.活动结束后, 组员可依据自己意愿写活动总结或感想, 并就活动立刻进行团体内部交流。
6.加强内部组员联络、 交流和团结。
7.加强同其她部门联络和合作。
8.退出时须写相关辞呈。

第四章 值班制度
第十三条 办公室值班制度
（一）、 各组员严格根据值班安排表及值班规则值班
（二）、 值班人员必需推行以下职责:
1.着整齐, 保持办公室清洁卫生, 置物有序, 保管好办公室物品, 节省用电、 用水;
2.对因公来访人员应热情接待, 妥善处理, 认真填写工作统计, 工作统计关键内容以下:
（1）值班时间内办公室工作情况;
（2）人员来访接待情况;
（3）物品转交、 统计和回复情况;
（4）值班人员姓名及值班时间;
3.少许文字录入、 打印、 复印工作;
4.值班期间不得从事与工作无关事情, 不得在室内喧哗、 嬉戏和、 打闹、 吃零食;
5.值班期间不得用办公室电话打私人电话, 没有绝对必需, 不得私自使用办公室计算机, 不得在办公室私人会客;
6.最终一名值班人员应该在打扫洁净办公室后方可离开。
（三）、 值班人员应作好自己本职员作, 立刻将相关信息按类传输给各部门。
（四）、 值班人员请假制度:值班人员确实因特殊情况无法值班, 需由其她值班人员替换, 签到时签替换者名字。
（五）、 值班人员不得无故迟到、 缺席、 早退, 病假、 事假需请人替换, 无故缺席达三次以上者视为自动辞职 。
（六）、 值班统计必需认真统计, 其将作为评奖评优依据。
第五章 财务制度
第十四条 财务制度
1.采购活动物品要做好统计, 采购员签字报账, 做到每笔开销有帐可查 。
2.活动经费报销须有正规发票, 采购员注意立刻将发票上交进行统一报账。
第六章 评优制度
第十五条 优异组员评选制度（注: 分部门内部两月一次奖励政策和年底团体奖励政策）
1.能妥善处理日常工作中 碰到问题; 主动发展爱心班级, 并能与爱心班级组员做好沟通交流工作。
2.会议及值班无迟到、 早退、 缺席等现象
3.有很强集体荣誉感, 有团体意识与牺牲精神;
4.对待工作热情主动, 能主动为金翼工作出言献策。

第七章 具体工作
第十六条 爱心班级发展
发展方法:
1.统一安排人员到新生班级播放“发展短片”, 到寝室进行讲演并主动联络班级班干 部仔细讲解发展事宜。
2.开学招新时摆点宣传。
3.跟班委进行交流, 邀请她们到办公室了解情况。

注: 1.以播放“发展短片”形式为主, 到寝室讲演为辅。
2.随时都能够发展爱心班级。在新生入校前一两个月为最好发展时间。
3.在发展过程中一定要使班级责任人清楚了解“金翼5·1·8”, 便于其班级同学充足了解“金翼5·1·8”, 以及以后爱心款搜集。
4.爱心班级应明确其作为爱心班级形式。形式有多个班级对一个, 多个人对一个, 一个人对一个, 一个班级对一个。
5.爱心班级应明确其捐款形式, 将爱心款交给“金翼5·1·8”或自己汇给对应受资助同学。

爱心班级进退程序:
1. 由院责任人工作部组员以到班上播放宣传短片, 进寝室讲演等方法发展爱心班级。。
2. 班级五分之三同学同意即可成为金翼爱心班级。
3.同意成为爱心班级班级需要提供一位班级责任人, 并填写班级责任人相关信息, 以下:
所在院系、 班级、 姓名、 QQ号、 手机号、 寝室号、 班级人数、 寝室个数（大寝（10人每间）小寝（4人每间）） 并与班级责任人签立相关协议。
4.如爱心班级要退出金翼应说明退出原因, 院责任人工作部应做好登记5.成为爱心班级班级最好能保持两年。
6.资助形式应分类统计出来。
7.对于直接将爱心款汇给受资助对象班级应与金翼签署一个协议。
8.确保每学期最少汇给受资助者500元。
9.确保资助受资助者毕业。
10.银行回执单复印件, 与受资助者来往信件或其她材料交之金翼。

第十七条 爱心款搜集及管理
1. 与各爱心班级责任人协调好爱心款搜集时间, 在工作进入正轨后, 每个月7号以前将爱心款收齐, 10号以前将爱心款及搜集详单送交财务部。
2.责任人爱心款搜集详单务必登记严谨, 一式三份。一份存底, 一份交与财务部, 一份交与院责任人工作部。交与财务部与院责任人工作部还必需要有其院责任人收款人姓名, 所在院以及交款时间。方便期末总结和与财务部查对。
3.对于将爱心款交给“金翼5·1·8”班级, 班责任人可采取以下爱心款搜集方法:
a从班费中扣除
b专设爱心基金
c一次收齐一个学期
4.对于直接将爱心款汇给受资助对象班级, 院责任人应立刻将银行回执单复印件汇总到财务部。
注:
1.各院责任人能够采取灵活方法, 与班级责任人建立良好关系, 针对各个班情况, 尽可能找到最简易方法。
2.爱心款征集应该本着“方便班级责任人”标准, 尽可能降低班级责任人工作量。

第十八条 爱心班级管理
1.每年最少应召开一次爱心班级责任人大会, 以加深其对“金翼5·1·8”了解, 增强其使命感以及与“金翼5·1·8”兼容性, 便于工作开展。
2.通常学院设置2到3个院责任人, 方便院责任人相互协调, 督促, 按时保质完成工作。相对较小学院能够两个院一组或与其她院一组。
3.在工作步入正轨后, 各院责任人直接对对应爱心班级负责, 应立刻掌握爱心班级情况, 对变更做好统计, 方便管理。无特殊情况院责任人对应固定爱心班级。

4.对于不一样资助形式爱心班级应做好对应管理工作, 尤其要注意加强与直接将爱心款汇给受资助同学班级或个人联络。
5.立刻将金翼通知通知各爱心班级责任人, 做好信息及财务反馈工作。
6.在与爱心班级组员当面交流时, 要谨记自己金翼人身份, 做好金翼形象代表, 言行礼貌周到。
7.若爱心班级组员对我们金翼有任何意见或提议, 应整理好立刻向部门反应并向爱心班级反馈; 如有爱心班级要退出金翼, 应立刻向部门汇报, 问询退出原因并做好登记。。（注: 退出时署明白退出原因, 加入时间, 并由部长填写好该爱心班级连续时间段并在荣誉证书中标明）

第十九条 财务及信息反馈
（1）反馈工作应立刻、 有效、 有序地进行, 准备好内容、 安排好时间, 并立刻将工作进度进行汇报。
（2）反馈内容: 财务、 受助学生相关信息、 相关信件
（3）反馈工作关键责任人应立刻准备好反馈内容, 确定最优反馈形式。
（4）反馈方法:
a摆点反馈相关信息
b 纸质文件反馈相关信息
c多媒体反馈
d加入爱心班级群, 发邮件反馈信息

（5）在反馈信息中除了必需财务信息, 还应将各个爱心班级对应固定受资助对象, 方便给与爱心班级更直观反馈。
（6）各院责任人应在工作中积累经验, 并提出愈加好反馈形式。

注: 所作纸质反馈材料必需要有一份电子档文件存放在院责任人工作部文件夹中。纸质文件一份存放在院责任人工作部抽屉里, 一份存入办公室抽屉里。纸质信息反馈材料都需要盖上金翼5.1.8章, 但有要求, 盖章工作必需由办公室人员完成, 任何人不得越权。

湘潭大学金翼5·1·8爱心团体院责任人工作部
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