商务岗位工作内容及合同审批流程模板.doc

第一章: 岗位任职说明及岗位职责
第一节: 岗位任职说明
商务助理、 统计:
学历: 专科以上（物流统计类） 健康情况: 良好
年纪: 22以上。 工作经验: 1年以上工作经验
基础技能及素质:
a）文字功底好, 能独立起草多种商务文档。
b）含有一定组织、 计划、 控制、 协调能力。
c）含有一定人际交往能力。
d）含有一定统计、 物流能力。
e）含有较强计算能力和逻辑思维能力。
f）含有较强应变能力和学习能力
g）熟悉企业各项规章制度。

商务助理岗位职责:
1、 在部门经理领导下, 根据岗位职责及分工, 全方面开展商务工作。
2、 配合商务部建立建全岗位职责、 工作步骤、 作业表格、 管理手册、 绩效考评内容。
3、 负责本岗位绩效考评体系实施, 并依据实际工作情况对考评内容深入完善。为本部门建全绩效考评体系提供资料。
4、 负责实施企业协议评审步骤, 并在要求时间内完成。确保相关职部门项目协议信息流畅, 立刻。
5、 负责依据每日针对工厂商务统计员上报日产出量数据更新每个月产、 出量报表, 并核实出当月产值、 协议供货额并上报领导。
6、 负责已签署协议整理、 分类、 归档。确保商务中心能够立刻查阅项目协议。
7、 负责建立建全项目协议电子信息（协议汇总信息）, 将协议条款及款项实施情况录入计算机并做好保密处理。
8、 负责有效协议下发, 确保企业和工厂、 财务部、 配送中心、 本部门协议信息管理、 本部门经理有完整项目协议信息。
9、 负责按有效项目协议下发产品生产任务单（订单）至企业, 确保订单下发立刻、 内容正确。
10、 负责企业当月销售业绩及回款报表编制、 校正、 上报。确保上报数据正确无误。
11、 负责依据有效协议信息、 协议产值、 实施货款等综合信息, 按子企业相关销售责任人或项目经理要求（开票明细表）, 提交《开票信息申请表》于部门经理签批。
12、 负责将已签批《开票信息申请表》提交财务部, 并将财务结算中心开据税务发票交至相关销售责任人或是用户处, 确保用户签收。
13、 负责依据回款情况、 协议产值、 实施货款等信息, 立刻与企业相关销售责任人联络, 做好清欠款工作。
14、 负责配合企业营销人员针对项目协议签署过程中所需企业资格资料整理、 汇总、 发放。确保销售人员立刻签署协议。
15、 负责更新年度企业销售人员营销业绩及个人销售欠款信息。确保数据正确无误, 便于上级领导或营销人员随时对销售动态查阅。
16、 完成上级领导交办其她临时性工作。

工厂统计专员岗位职责
1、 负责工厂周报搜集、 审核、 录入工作, 确保现场数据立刻、 有效、 正确立案;
2、 负责协议总量耗损率产量控制, 负责报废品统计、 上报。
3、 负责在日常工作中进行立刻有效沟通、 协调, 监督, 上报企业及部门各项工作安排布署及关键会议精神;
4、 负责已签署协议整理、 分类、 归档。确保工厂处能够立刻查阅协议。
5、 定时录入数据正确性, 核实系统数据。
6、 负责当月月盘点表搜集及单据邮寄跟踪等相关事宜, 立刻审核盘点表规范性并 反馈给企业商务方便立刻更改;
7、 主动配协议事工作, 完成上级交办其她任务。;

第一节 协议评审管理步骤文件
1 总则
1.1 协议评审意义: 在项目协议签署前和签署过程中对协议包含相关要素进行评判、 审核, 在确保企业利益前提下, 确保协议各项条款信息互通。
1.2 协议评审要素: 协议、 产品类型、 型号、 工程量、 价格条款、 用户信誉度、 资金确保、 技术条件、 供货周期、 机器工装配置等。
2 评审步骤:
2.1 协议提前评审前期:
市场营销依据企业利润目标, 在年初制订各类产品销售价格, 发放给相关人员, 销售人员签署协议时在价格底线以上有自主权, 同时向上级主管立案; 低于价格底线向上级主管申请, 市场营销经理在协议评审中在销售价格和付款方法（付款方法按百分比由区域经理定）上含有决定权, 必需签署意见（如人不在应电话确定后补签）, 超出权限上报总经理或实施董事; 项目协议供货型号、 配送、 工厂有提议权; 商务部门有协议评审步骤实施权。
实施人: 商务助理
要求: 依据项目协议逐一填写《协议评审表》, 内容与协议一致。
2.2 协议评审步骤实施:
2.2.1商务部评审内容:
协议在签署前由市场营销对应协议责任人将已进入后期谈判协议交于商务部协议信息部, 由协议信息部助理按协议条款编制《协议评审表》提交总经理。商务助理针对协议条款内产品型号、 数量、 供货时间进行评审。部门经理签字确定, 总经理签字。确定后实施下一步操作步骤。
2.2.2 配送中心评审内容:
配送中心针对协议条款中产品类型、 数量、 供货周期来制订设备、 工装、 原材料、 工厂开工生产所属各类零星材料及工具配送到位, 确保工厂部工期要求。部门经理签字, 总经理签字确定后交商务协议助理实施下一步操作步骤。
2.2.3 工厂评审内容:
针对协议条款中供货周期、 生产地点、 产品类型、 技术要求等进行评审。并对不符合企业相关条件协议条款提出更改意见。部门经理签字, 总经理签字确定。确定后交商务协议助理实施下一步操作步骤。
2.2.4 财务部评审内容:
财务部针对协议条款中价格、 付款方法、 用户信誉度等进行评审。并对不符合企业相关条件协议条款提出更改意见。部门经理签字, 总经理签字确定后交商务部协议助理实施下一步操作步骤。
2.2.5 营销总监评审内容:
营销总监针对各部门提出协议更改意见, 与协议签署责任人再次确定协议条款, 如必需更改协议条款将要求销售责任人再次与用户进行商务条款谈判。如无需更改协议条款可签字经过, 交于总经理最终评审。部门经理签字确定。确定后交商务部协议助理实施下一步操作步骤。
2.2.6 总经理评审内容:
总经理依据各职能部门所评审意见, 综合各项协议条款进行最终评审签字确定。
3 协议评审步骤结束:
商务部协议信息部助理将各相关部门协议更改意见反馈至销售订单责任人, 由销售订单责任人依据实际情况进行条款更改。本部门重新进行协议评审步骤。
商务部协议信息部助理将已经过协议评审表与协议一同交于总经理, 并加盖协议专用章经过评审。将经过评审协议进入协议实施管理制度。
注: 如协议评审经过, 由商务助剪发放协议编号并立案。

第二节 项目订单管理步骤文件
1 项目订单管理前期:
须企业商务助理下发《 生产任务单》、 需附有新建工厂图纸、 工程量表
有效协议、 并依据工作步骤汇总工程总量、 工期、 原材料、 物流相关订单信息。
实施人: 商务助理
要求: 有效协议按产品分类, 由商务助理依据产品类型将生产订单下发至工厂统计员处, 工厂统计员对厂长制订生产计划具体实施进度采集数据负责。
2 订单下发步骤:
2.1 商务助理收到用户回寄协议时按产品分类编制《 生产任务单》, 需附有新建工厂图纸、 由部门总经理签字后交至工厂处, 统计订单回执情况并督促工程管理处明确生产工厂部。
3 订单实施步骤:
实施人: 商务助理、 工厂统计员
要求: 工厂统计员在要求时间内上报企业各类数据信息、 机关随时能够掌握回款情况。
3.1 商务助理需与工厂统计员确定《 生产任务单》签收情况。
3.2 工厂统计员在接收商务助理下发订单后交至工厂厂优点。协调工厂厂长或工厂主管制订生产进度计划, 并监督落实。
3.3 工厂统计员每日跟踪工人生产落实情况, 并在当日将各工人产量分别统计书面台账。并在当日录入机算机原始数据库内。
3.4 工厂统计员在次日早9点前将生产数据、 工厂生产状态、 急需处理问题一并上报至商务助理处。
3.5 商务助理收到上报数据后在4小时内将各原始数据库更新。并在当日发至总经理, 部门主管审核无误
3.6 工厂统计员每个月20日依据原始数据库更新当月产值、 出货额, 并在22日前将《生产发货库存明细表》发至部门总经理处。
3.7工厂统计员在工厂定时配合工厂经理办计价, 并在48小时内提供验工计价所需各类数据, 并确保数据正确性。
3.8 商务助理随时更新各类数据库, 便于上级领导随时相关工厂情况质询。上级领导在提出质询时, 商务助理将在8小时内上报相关数据。
3.9工厂部产品全部生产结束后, 工厂统计员将全部产量按月与产成品助理进行查对盘点并核实总产值。

第三节 协议管理步骤文件
1 总则
1.1 协议实施意义: 立刻、 有效将项目协议下发并顺利实施。
1.2 协议实施要素: 有效协议原件、 有效协议复印件、 《 生产任务单》并附有现有图纸和工程量表（简称订单）、 产品类型分类、 产值、 清欠款。
2 协议下发步骤:
2.1协议下发前期:
商务部助理需按协议原件分别复印后下发至相关部门, 协议下发签收统计簿。
实施人: 协议信息部助理
要求: 协议附件需有新建工厂图纸、 工程量表
2.2 工厂协议下发步骤:
2.2.1工厂商务助理将有效协议原件及复印件各1份。 原件交财务部并签收, 复印件1份商务助理签收。
2.2.2 商务助理依据协议实施情况将新建工厂部相关信息（如工程量、 工期、 场地要求）报工厂部责任人签收。
3 有效协议录入步骤:
实施人: 商务部助理
要求: 有效协议下发后将协议条款逐一录入《协议信息汇总文件》。
3.1 有效协议录入内容:
按协议编号、 签署日期、 实施工厂部、 工厂名称、 协议单位、 产品名称、 数量、 价格、 付款方法、 甲供原材料、 开票日期、 开票金额、 收款日期、 收款金额、 责任人、 归属区域、 协议类型按以上要求将有效协议逐一录入归档。

第四节 营销文件管理步骤文件:
1 总则
1.1 销售信息管理意义: 汇总各类销售信息, 提供分析资料, 为企业制订下一步营销方案提供依据。
1.2 销售信息管理要素: 销售业绩、 产品销售金额、 开票信息、 回款信息。
2 销售业绩信息管理:
实施人: 商务部助理
要求: 立刻将有效协议录入《协议汇总信息表》, 按有效协议统计当月销售额、 当月回款、 立刻更新销售业绩及欠款明细表。
2.1.1 商务助理收到有效协议后, 2日内更新当月销售业绩表、 年度个人销售业绩汇总表。
2.2.2 商务部助理在收到财务部提供回款信息后, 30分钟内更新《协议汇总信息表》, 2日内更新当月回款统计表、 年度个人欠款汇总表。
2.2.3 商务助理在收到销售人员上报回款信息时, 须与财务部核实货款入账后方可更新《协议汇总信息表》、 当月回款统计表、 年度个人欠款汇总表。
2.2.4 商务助理依据销售人员、 工厂经理要求参考有效协议, 对已开票金额及供货情况查对后开具《开票联络单》并与开票申请人确定, 部门经理, 总经理签字后并交财务部开票。
2.2.5 财务部发票开出后交商务助理, 由商务部助理寄往用户处, 并在3以后与用户确定发票去向。
2.2.6 商务助理按季、 年统计各类产品销售量、 分析各类产品占总销售额百分率。
2.2.7 各相关职能部门调阅相关营销文件, 如销售协议、 工厂数据、 回款情况（除本人信息）需部门总经理同意后由商务助理文件下发, 查阅部门及个人签字确定。

工厂出货管理步骤:
1 总则
1.1 工厂出货意义: 按协议条款出具送货单并要求用户签字确定, 便于以后账目查对及清欠款。
1.2 工厂出货要素: 出货额、 用户出货明细表、 回款、 出货限制。
2 工厂出货前期:
工厂协议出货应依据回款情况随时控制出货进度, 工厂统计员必需了解协议条款及掌握回款情况。
实施人: 商务部助理、 工厂统计员、 部门经理
要求: 工厂统计员掌握每份协议回款情况, 掌握并提醒工厂经理制订合理出货计划。

第五节 产品出入库管理要求
总 则
1.1为规范工厂产成品出、 入库步骤, 强化工厂商务管理和控制工作, 消除出、 入库中单据缺失、 入库主体不明确、 账物不符等现象, 特制订本要求。
1.2本要求对产成品入库前、 后保管主体责任进行了界定; 对产成品出、 入库手续办理要求了明确步骤; 1.3本要求适适用于企业所属工厂产成品出、 入库管理与控制, 各控股企业、 子企业工厂参考本措施实施。
2 工厂管理职能责任界定
2.1工厂统计员: 与工人一起对产成品进行清点, 同工厂责任人办理入库交接手续; 对入库产成品进行账务处理工作; 办理提货出库手续, 保管工厂已开具产成品出、 入库单据。
2.2工厂小组: 负责对钢材加工, 新产品研发。
2.3工厂财务: 负责工厂部账务查对与款项支付。
2.4工厂厂长（小组主管）: 对工厂产成品出、 入库全过程负有监督和管理责任; 协调工厂小组立刻处理出、 入库交接中出现分歧。
3 产成品入库步骤
3.1工厂统计员会同工厂责任人对合格产成品数量进行清点统计, 填写《产成品入库单》, 同责任人四方签字确定;
3.2工厂商务统计员开具《产成品入库单》建立台帐, 存根由工厂统计保管;
3.3 工厂统计员会同工厂工人责任人对不合格产品进行确定, 填写《废品统计表》, 会同主管三方签字确定。
4、 相关要求
4.1产成品入库前管理
4.1.1设置专用产成品管理区域, 用于产成品保管和存放;
4.1.2产成品入库交接工作由工厂商务负责牵头办理;
4.1.3工厂负责在产品入库交接前对产成品进行质量检测把关;
4.2产成品入库管理
4.2.1入库时间为当日工厂部生产结束后进行;
4.2.2产成品入库时, 工厂统计, 工人责任人对《产成品入库单》开具数据查对无误后, 由主管、 统计员及工厂责任人在《产成品入库单》上签字;
4.2.3入库产品均由责任人判定合格产品; 对不合格产品, 与工人责任人确定后, 工厂统计员统计报废量。如部分破损产品由质检员认定可修补后使用, 亦可入库。
4.3产成品出库
4.3.1《产成品出货单》上需注明提货单位、 日期、 各产品构件数量。
4.3.2《产成品出货单》需由工厂统计员开具, 主管、 财务、 提货单位指定责任人签字。
4.4.1《产成品入库单》是核实工厂生产产值、 成本核实依据, 是企业与对外费用原始凭证; 《产成品出货单》是企业与提货单位、 运输单位和安装单位结算费用依据;
4.4.2《产成品出货单》是企业与甲方做验工计价时原始凭证, 根据协议要求与甲方做验工计价时, 数据要和出货单保持一致。
4．2本要求自下发之日起实施。
注: 工厂统计员有责任提醒装车人员对产品做到轻拿轻放, 尽可能降低产成品损耗。