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行政管理制度 目录 等一章 证照管理制度1.8页 第二章 收文管理措施9.11页 第三章 发文管理措施12.14页 第四章 协议管理措施15. .18页 第五章 档案管理措施 19. .26页 第六章 公务车辆管理措施27.29页 第七章 会议管理办30.32页 第八章 印章管理措施32.32页 第九章 商业秘密管理措施34.36页 第十章 贵宾接待管理措施37. 38页 第十一章 电脑设备管理措施. 39页 第十二章 出勤管理措施40. 42页 第十三章 请假管理措施 43.48页 第十四章 出差管理措施 . .49页 等一章 证照管理制度 总 则为加强企业印章、 证照管理, 保护企业正当权益确保印鉴及证照使用合理性、 有效性和可控性, 特制订本制度。人力行政部负责企业印鉴及证照管理工作, 发放、 回收印章及证照, 监督印章及证照保管和使用。第二章 企业印章、 证照类别说明一、 印鉴包含公章、 协议专用章、 财务专用章、 发票章、 法人章、 各部门章等印章。二、 证照包含企业营业执照（正、 副本）、 组织机构代码证（正、 副本）、 银行账户、 税务登记证及企业开展经营活动所需其她证照。第三章 企业印章、 证照保管一、 企业公章、 法人章、 协议章由企业行政部管理; 财务专用章由企业财务部管理。各管理部门必需设专员进行管理, 特殊情况不能按以上岗位要求管理, 由企业责任人安排专员进行管理, 各部门章由部门责任人管理。二、 企业营业执照正、 副本、 组织机构代码（正、 副本）、 税务登记证及其它证照由企业行政管理部负责统一管理, 管理落实到个人。三、 企业各部门必需明确各印章、 证照管理责任人。第四章 企业印章、 证照管理一、 印章、 证照使用前应填写公章使用记录表或证照使用记录表（见附件1、 2）, 并报行政部责任人审批。对于关键文件, 如协议、 协议、 对外承诺等文件, 必需填写印章、 证照使用申请单, 由部门责任人、 总经理签字后, 方可使用。二、 对企业多种证照复印件要加强管理, 各部门在使用复印件办理业务时必需在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用）三、 证照使用管理1、 各部门因工作需要, 借阅、 借用、 复印证照资料, 须到行政部门填写证照使用申请表写明事由及拟用证照资料名称、 件数、 归还期限等, 经部门责任人及行政部责任人签字确定后, 能够到行政部门办理对应手续。2、 行政部门证照保管人仅凭主管领导签批申请书办理借用、 借阅、 复印等业务, 其它任何人提出任何要求, 均不予受理。3、 凡借阅、 借用证照资料, 必需在申请日期内归还, 不能按时归还应申请延期, 手续与上述1相同, 但最长不得超出7天。4、 企业证照不得丢失、 损坏。如出现损坏或丢失, 除立刻向主管领导汇报外, 要立刻与发证机关联络, 立刻办理证照挂失和补办手续。5 企业营业执照正、 副本不得外借, 不得与其她单位、 组织及第三人共同使用。不得私自以企业名义为本人、 其她单位、 个人提供担保、 贷款、 抵押, 也不得私自以企业名义向其她单位、 组织、 个人借款6、 电子档证件必需妥善保留, 在对外办理业务时需根据企业要求并结适用户需要传送文件。7、 企业各职员不得利用企业证照签署多种假经济协议, 不得利用证照进行违法活动等。四、 印章使用管理1、 印章刻制、 启用（1） 企业各部门需刻制印章时, 按要求填写印章刻制申请表, 报部门经理审核, 总经理审批。申请同意后, 由行政部负责统一刻制, 启用前颁布印鉴启用通知红头文件, 在启用日期前使用视为无效。（2）企业同意成立新部门待正式红头文件下发后, 依据工作需要方可申请刻制该部门印章。（3）多种印鉴均由行政管理部颁发, 颁发时应留下印模并登记立案。（4）专员领取印鉴时, 需要印鉴立案表上签字。（5）印章丢失时应立刻向企业责任人汇报, 并依法公告作废, 重新刻制。2、 印章使用、 停用（1）企业印章未经企业责任人同意和授权, 不得私自重刻、 复制、 注销。（2）企业各职员不得利用企业印章签署多种假经济协议, 不得利用印章进行违法活动等。（3）公章、 协议专用章使用决定权为总经理, 其它各印章使用决定权由总经理依据实际工作需要进行授权。（4）企业职员因私通常不予用印（公章）确需用印时, 必需报清用印目, 经部门责任人审核后, 填写用印记录表, 经行政部责任人、 总经理签字后方可用印。关键协议及企业级文件需用印, 总经理因事不在, 可电话向总经理汇报, 确定后方可使用, 事后补办手续。（5）财务人员依日常权限及常规工作内容自行使用财务专用章。（6）因遗失而依法公告作废印章于公告日起即停用。（7）企业因名称变更、 部门撤销、 印章式样改变等情况需启用新印章时, 旧印章停止使用, 由行政管理部下发相关停止xx印章使用通知。（8）行政部将停用作废章收回, 经总经理同意, 应封存给予切边或存入档案里封存, 无须封存则销毁。3、 用印方法（1）协议、 协议性质协议等关键文件要加盖公章。（2）正确按行文要求和格式要求加盖印章; 文件正本、 关键文件或页码较多文件要加盖骑缝章, 副本也要盖章。五、 正常情况下印章或证照严禁外携, 如有特殊需要, 根据以下程序办理: 1、 使用人填写印章、 证照使用申请单, 由部门责任人、 总经理签字。2、 印章或证照外携, 使用时一直保持两人同时在场, 并确保印章或证照安全。3、 外携印章或证照使用完成后应快速归还印章保管者, 办理交接手续。4、 企业内部使用文件, 除特殊要求外可省去公章。5、 如需使用证照复印件, 证照保管者对其理由进行审查, 无疑问后可根据手续, 填写印章、 证照使用请示单, 行政部责任人签字后方可使用。六、 证照管理责任人离调职时, 应按离职制度要求填写移交单, 并逐项清点移交。第五章 介绍信管理一、 企业介绍信由人力行政部负责保管开具。二、 保管人员在开具介绍信时, 应对事由把关, 难以把握事由应请示企业领导后再决定是否开具。三、 严控开具盖有公章空白介绍信。如确需开具, 当事人应书面申请并经企业领导同意后才可开具; 事后, 当事人要书面汇报使用情况。四、 介绍信开具后, 如因情况改变未使用, 应退还保管人员, 将其贴在原存根处, 并注明原因。五、 介绍信存根应存档备查。第六章 证照年检企业必需根据各地相关部门（工商局、 税务局等）要求, 按时办理多种证照年检、 变更、 更换工作, 确保企业经营主体资格符正当律法规要求一、 证照年审、 变更、 延期等相关手续办理: 1、 行政类证照由行政部门专员负责办理。2、 财务类证照由财务部门专员负责办理。3、 其她证件由最初办理证件部门办理, 证件归属部门负责在要求时间内完成手续办理和申报具体工作。二、 依据企业年度检验措施第五条要求, 年检起止日期为每年3月1日至6月30日。登记主管机关在要求时间内, 对企业上一年度情况进行检验。行政部责任人应该于3月15日前向登记主管机关送报企业年检材料。第七章 相关责任 一、 证件管理人管理全部证件都应有清单和目录, 确确保件数量正确性, 对于借阅和归档都应有对应人员签字确定, 证件管理人负有登记立刻性和完整性责任。二、 证件借阅人负责借阅期间文件保管, 确保企业证件完整性和整齐性, 使用完成后应立刻归档。借阅, 不得将证件转借其她人使用。三、 企业有下列违规情形之一, 给予责任人通报批评, 并根据造成不良影响、 声誉损毁和经济损失程度, 对责任部门和责任人给予对应违规处罚: 1、 证照使用、 保管单位（部门）和个人私自翻动、 复印或外借企业证照类文件, 对责任人给予500元罚款, 后果严重加倍处罚并给予扣除整年绩效工资处分。触犯法律, 立刻开除并移交司法机关处理。2、 不按要求上报资料, 造成证照申报、 登记、 变更、 年检、 注销等不能按时办理, 给企业造成损失者, 视情节轻重进行200-500罚款。3、 企业及所属单位多种认证证书、 标志未按认证机构相关证照使用和管理要求, 造成不良后果, 视情节轻重进行200-500元罚款。4、 不按企业证照管理措施使用证照而被投诉, 造成企业及所属各单位声誉损毁和其她利益受到侵害, 对责任人给予300元罚款。5、 印章、 证照借出期间, 要妥善保管。如遇证、 照丢失, 要立刻上报企业并按相关要求发表公告, 申明作废, 补证一切费用由当事人负责, 并处罚款300元。另外如情节严重, 还将追究责任人法律责任。7、 如发觉伪造企业证照和印鉴时, 应立刻向企业汇报, 开除当事人并由企业配合司法部门追究当事人刑事责任。8、 超出审批范围使用企业证照外部人员, 对责任人罚款500元; 造成严重损失和影响者追究其法律责任。第八章 附则一、 本制度由行政部门负责解释及修改; 由总经理办公会同意后实施。该要求能够依据实际情况进行随时或定时修订, 修订版本取得总经理办公会同意后生效,且自动替换以前版本。企业全体职员应遵照最新版本要求。二、 本制度自下发之日起实施。 企业公章使用记录表 日期用章缘由使用人姓名企业领导签字 备注企业证照使用记录表日期使用缘由使用人姓名企业领导签字备注 第二 收文管理措施深圳国房基金管理有限企业文件编码GF- XZ-A 002名 称收文处理措施页 数9/49第一条 本措施所指文件是 1. 外部社会机构与企业之间相关管理、 检验、 监督、 商请和业务衔接等事务全部往来文函。2. 企业内部公文。第二条 收文处理。通常包含登记、 分办、 拟办、 批办、 催办等程序。1. 集团企业或其她弟兄单位发来文件和外来文件, 均由文秘人员统一签收, 开拆, 登记, 粘贴文件处理单后, 按不一样类别进行分类处理。2. 对于阅件, 行政部门可直接送领导或相关部门阅示。3. 对需要办理公文, 应先送行政部经理签注拟办意见, 再呈本单位领导指示。行政部经理在签注拟办意见时, 认为不需送领导指示通常性公文, 可依据公文内容和性质直接批相关部门办理。4. 各单位或部门收到急件时, 应立即处理, 一天内回复, 通常要办理文件, 三天内应办理, 最迟不能超出七天需要研究而不能立即处理, 也要先书面或口头简明回复。5. 注有密级文件, 行政部在送相关部门传阅或办理时, 应严格严禁对文件进行复印。6. 加强公文检验催办工作。文秘人员对有领导指示收文, 要认真督促、 催办, 避免积压或漏办。各分（子）企业、 各部门对上级发出文件, 需要立刻汇报落实实施情况。附件收文记录表收文处理 收文记录表收文号收文来文单位来文字号文件标题附件份数密级缓急承接单位签收人复文号归卷日期归入卷号备注月日收文处理单来 文 单 位日期字号内容摘要: 附 件主办部门 拟办意见: 领导指示: 办理结果: 归卷日期归入卷号第三 发文管理措施深圳国房基金管理有限企业文件编码GF- XZ A002名 称 发文处理措施页 数12/49第一条 本企业常见公文种类为: 请示、 批复、 汇报、 通知、 通报、 通告、 决定、 函、 会议纪要等。第二条 以分（子）企业名义向集团企业呈报请示、 汇报以及集团企业公布文件等, 发文字号为: XX司字【XXXX】第XX号。通常工作联络或业务往来可采取便函方法。第三条 公文制发承接人拟稿后, 由行政部门将发文稿纸附于清样之上并随文运转。如文件包含多个单位或部门时, 由主办单位与相关单位协商, 会签; 会签单位在发文稿纸中会签部分署名表示同意。公文在签发前, 须由单位责任人和行政部门审核; 行政部门有权对文稿进行修改, 内容不符, 格式不正确文稿应给予退回; 单位领导终审后签发文件; 分（子）企业对外关键发文, 须报集团企业行政策划部审核, 不然不得私自发文。第四条 行政部门负责定稿缮印、 用印或送交领导人签署。第五条 行政部门负责发文登记、 传输或公布。有价值发文初稿、 定稿连同发文稿纸一道整理归卷。第六条 行政部门应对关键发文进行查办, 督促收文单位处理相关问题或落实落实文件精神。附件发文稿纸发文记录表发文记录表次序号日期发文部门发文字号文件标题/事由收文单位份数印章用印人同意归卷日期归入卷号备注月日发文稿签发: 核稿: 会签: 标题: 主办拟稿人: 单位责任人: 附件: 专题词: 打字: 校对: 准印: 发文号: 国房行字 第 号 年 月 日印发归卷日期归入卷号第四 协议管理措施深圳国房基金管理有限企业文件编码GF- XZ- B001名 称 协议管理措施页 数15/25第一章 签订第一条 签署协议必需遵守国家法律、 法规及相关政策。第二条 对外签署经济协议, 除法定代表人外, 签约人必需持有法人委托书, 而且必需在授权范围内行使签约权, 不然无权签约。第三条 对外签署协议必需以维护企业正当权益和提升企业经济效益为宗旨。第四条 在签署经济协议之前, 相关责任人必需认真了解对方当事人情况, 确保所签协议有利、 有效。第五条 协议签署内容, 如包含企业内部其她部门, 须事先协调。第六条 协议一律采取书面格式, 有行业标准协议, 按标准实施。 第七条 协议对当事人权利、 义务要求必需明确、 具体, 文字表述须清楚、 正确。第八条 协议内容应注意问题1. 金额在3000元（含）以上采购和交易应签署书面协议, 特殊情况经同意可采取其它方法约定相关事宜, 不签定书面协议。2文首部分, 须写明签约双方全称、 签约时间和签约地点。3正文部分, 须具体明确双方享受权利及负担义务, 协议标具体情况, 明确付款方法及违约责任等。4结尾部分, 须使用公章或协议专用章, 不得使用财务专用章或业务章。注明协议使用期限。凡金额在10万元以上协议, 必需一式陆份。第二章 协议审批与签定第九条 协议审查程序1部门责任人对协议真实有效性给予审查。2分管领导对协议专业技术性、 经济性给予审查。3本企业法律代表或法律顾问对协议严密性和正当性进行审核。以上人员在认真评审后须在协议会签表上署名以示负担对应责任。第十条 协议同意对于标金额在10万元以下、 定金或预付货款在1万元以下协议, 由分（子）企业总经理负责签定; 标金额在10万元以上、 定金或预付货款在1万元以上协议, 须同相关资料、 附件等, 报集团企业行政策划部、 审计部、 财务部会审, 并经董事长审查并授权签定。第十一条 协议评审对于分（子）企业与外部单位进行联营、 合资、 合作, 或者是标金额在50万元（含）以上、 对企业经营发展有重大影响协议, 由分（子）企业总经理报集团企业领导、 财务部、 审计部、 行政策划部进行联合评审, 确定方案后交企业董事会审议。对于集团企业对外项目, 由总经理组织集团各职能部门确定方案后提交董事会审议。第三章 推行和跟踪管理第十二条 协议签署后即含有法律效力。与协议相关部门、 人员都应该严格实施协议所要求义务, 确保推行。第十三条 协议推行完成标准应按协议条款或法律要求为准。没有协议条款或法律要求, 通常以物货交清、 工程完工并验收合格、 价款结清、 无遗留交涉手续为准。第十四条 各分（子）企业总经理须亲密关注协议推行情况, 发觉问题立刻处理、 汇报。第四章 变更和解除第十五条 因不可抗力或其它原因需要变更或解除协议, 应在法律要求期限内与对方当事人进行协商, 妥善处理。第十六条 变更、 解除协议必需符合相关法律要求, 必需维护企业正当利益。第十七条 变更、 解除协议程序与审批程序相同。协议经过签证或公证者, 须到原工商行政管理部门立案或经公证处重新公证。第十八条 变更、 解除协议一律采取书面形式。第十九条 变更、 解除协议前仍应严格推行原协议。第二十条 因变更、 解除协议而使当事人利益受损, 除法律许可免负责任外, 均应负担对应责任, 并在变更、 解除协议协议书中明确要求。第五章 纠纷处理第二十一条 在推行协议过程中如与对方发生纠纷, 应按相关法律法规和本措施妥善处理。第二十二条 协议纠纷标准上由承接部门负责处理。包含内部多个单位, 能够协商或由集团企业确定一个单位牵头负责处理。第二十三条 协议处理应在双方友好协商基础上处理争议。第六章 协议文本管理第二十四条 协议签署以后, 原件、 附件及相关资料由签约单位行政部门和财务部门负责保管, 如工作需要, 其它部门能够持有复印件。行政部门负责已公文管理程序上已处理完成协议整理和归卷工作。 第七章 责任负担第二十五条 未按协议管理措施所定标准程序所签署协议, 一律无效, 所以而造成一切损失由签约人负担。第二十六条 因疏忽大意、 不负责任造成所签协议损害企业利益, 按协议金额1050%赔偿企业损失, 并给予记过处分和5005000元/次罚款; 给企业造成较大损失, 除赔偿损失外, 给予除名。第二十七条 在协议签署和推行中假公济私、 谋取私利者, 按协议金额20100%赔偿企业损失, 并以开除论处。除赔偿损失外, 触犯刑法, 移交司法机关处理。第二十八条 因个人原因, 未能立刻检验协议推行情况, 致使企业遭受损失, 给予责任人记过处分和10008000元罚款。附件: 协议会签单协议会签单协议名称（全称）协议编号经办部门经办人报送时间法律部门意见（行政部、 法律顾问） 年 月 日财务部/审计部意见 年 月 日总经理意见 年 月 日董事长意见 年 月 日深圳国房基金管理有限企业文件编码GF- XZ- C001名 称 档案工作管理措施页 数19/49第四 档案工作管理措施第一章 总则第一条 为加强本企业档案工作, 深入提升级案管理水平, 有效保护和利用档案, 充足发挥档案在企业经营、 管理以及其它各项工作中作用, 制订本措施。第二条 我企业档案是指在从事生产、 经营、 研究、 管理以及其它各项活动中直接形成, 对企业和社会含有保留价值多种文字、 图表、 图像、 声像等不一样形式历史统计。第三条 集团企业及各分（子）企业必需重视和健全档案工作, 并在人员、 经费、 设备等方面给予确保。第四条 立卷归档以我企业各部门、 各分（子）企业产生文件材料为主, 须将反应本部门、 本企业职能活动所产生含有长久和关键查考价值文件材料（与这类文件有亲密联络社会机构来文作为立卷归档关键。第五条 按年度归档部门, 应在每年6月底以前完成上一年度立卷归档工作; 某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。第二章 档案类目 案卷编号 第六条 档案分类视文件内容、 部门组织、 业务项目等原因, 按全宗、 大类、 小类三级分类。先以全宗区分, 然后依文件性质分为若干大类, 再在同类中依序分为若干小类。第七条 如因文件类型较多、 三级分类不够应用时, 须在第三级以后增设第四级“细类”。第八条 同一“小类”文件以装订于一个卷宗为标准, 并给予一个案卷号, 一个全宗内不得有相同案卷号。如文件较多, 一个卷宗不够时, 能够两个以上卷宗装订, 并于案卷号后增设“卷次”编号, 方便查考, 同一案卷号后不得有相同卷次号。第九条 案卷索引表中等案号表示方法以下X1X2X3X4其中X1为全宗代号, X2为小类号, X3为案卷号, X4为卷次号。第十条 档案分类编号表确定了集团企业及分（子）企业立卷类目。第十一条 立卷类目一经确定, 不宜任意修改, 如确有修改必需, 应事先审查讨论, 并确定新旧档案分类编号对照表, 以免混淆。第三章 平时归卷第十二条 公文承接人员须立刻将办理完成或经领导保留文件材料搜集齐全, 加以整理, 送交行政部门整理归卷, 专业性文件材料（财务、 人事、 审计方面）交相关职能部门。第十三条 行政部门对文件进行点收后, 根据“案卷类目”条款, 将文件材料放入平时保留文件盒内, 并在收发文登记薄上注明。第四章 案卷整理 目录编制第十四条 案卷装订应以符合卷内文件书写格式, 确保卷内文件材料完整以及便于查考为标准。第十五条 档案管理部门须编制完整卷内文件目录、 案卷索引表、 分类文件目录表, 在向集团企业档案管理部门移交档案时, 一并上交。 第五章 调卷第十六条 职员因业务需要调阅档案时, 应填写档案调阅申请单, 并经审批。在档案室当场借阅者, 免填档案调阅申请单。第十七条 档案归还时, 经档案管理人员核查无误后, 档案立刻归入档架。档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。第十八条 档案调阅申请单以一单一案为标准, 借阅时间以一周为限。如有特殊情形需延长, 按调阅程序重新办理。第十九条 调卷人对于所调阅档案, 不得抽换增损。第二十条 调阅档案应与经办业务相关, 如需调阅与经办业务无关案件, 须经行政部门主管同意。调阅设定密级档案, 必需呈请总经理同意。附件档案分类编号表卷内目录表备考表案卷索引表分类文件目录表档案调阅申请单档案分类编号表1、 企业档案序列编制模式企业档案分类深度设二级类目, 范围分九大类, 65个子目, 具体类目及分项内容与代码为: A 行政管理（A为大类代码, 下同）A1 规章、 制度、 措施、 守则（失效件在原件上加盖失效印）A2 文件（按收发日期次序编排）A3 战略计划A4 目标管理（含年计划、 目标责任状、 月计划、 总结、 经营分析等）A5 企业文化建设（画册、 内部报刊、 媒体报导等）A6 监察、 审计与处分、 处理A7 各类项目方案（可研汇报, 市场调查、 分析、 估计等）A8 企业多种证照, 企业设置、 变更资料A9 企业财产A10 诉讼A11 其她B 协议（协议）B1 项目协议（含租赁、 合作、 转让、 经营管理等）B2 劳感人事协议（失效件加盖失效印、 标按时间）B3 购销协议B4 工程协议（含设计、 施工、 监理等）B5 营销协议（含广告、 宣传等）B6 商品房销售协议B7 企业物业租赁协议B8 其它协议C 人力资源C1 工资福利、 劳动保险C2 职员档案（入职资料、 考评、 任免、 奖惩等）C3 人力资源信息库（注: 不作明确分类, 但归档应分类集中）C4 职员培训、 学习C5 人事协议（失效加盖失效印、 标注时间）C6 其她（含参考文件、 法律法规）D 营销D1 营销策划、 方案（含销售资料、 调查汇报等）D2 广告媒体D3 关键用户资料D4 售后服务、 物业管理D5 营销协议D6 其它（含参考文件、 法律法规）E 财务管理E1 凭证E2 帐薄E3 财务汇报（报表、 财务情况说明书）E4 预决算资料E5 报税资料E6 财务协议E7 其它F 工程技术F1项目资料（可研汇报、 国土、 计划、 报建、 立项、 政策文件等）F2 项目技术资料（设计、 计划方案、 图表、 技术文件F3 工程管理 F4 工程协议F5 其它（法律法规, 已失效加盖失效印）G 客房业务G1 服务 G2 布草 G3 PA G4 职员管理 G5 关键用户资料 G6 其它H 餐饮业务H1 服务H2 厨房 H3 职员管理 H4 关键用户资料 H5 其它I 其它业务卷 内 目 录档号: 次序号文 号责任者题 名日期页 号备 注卷内备考表单位名称: 立卷时间: 案卷目录号: 案卷号: 立卷人: 监督人: 本卷内文件张数: 本卷内需说明情况: 案卷索引表 序号案卷号案卷题名建档日期储存 位置保留期限 分类文件目录表次序号案卷号文件号文件标题 （文件内容）责任人归卷日期备注档案调阅申请单 编号: 申请部门部门责任人调卷人/ 经办人档案名称及代码用途是否设密及密级调阅时间行政部经理审批总经理审批归档记载管档人深圳国房基金管理有限企业文件编码GF- XZ- C001名 称 公务车辆管理措施 页