合同档案管理制度模板.doc

文件编号: Qzh／BJMH 11 09 08
协议档案管理制度
第一章 目
第一条 为愈加好地管理企业各类档案资料, 明确档案管理部门职责和工作步骤, 理清档案流转过程中工作手续, 要求档案管理中人员权限和调档权限; 同时规范企业职员在工作档案制作、 成形、 保留、 转档、 调用等方面工作行为, 协调档案管理中问题和矛盾; 深入培养企业职员工作统计和建档管档意识, 特签订本管理制度。
第二章 适用范围
第二条 适用企业全部档案管理与职员。
第三章 档案管理基础要求
第三条 档案分类和内容:
（一）技术档案: 包含产品类、 项目类、 设备类和资料、 工具类, 产品类下分: 产品企业标准、 图纸、 软件（电子版）、 计算书、 用户使用说明书及实物等别, 别下分子目, 为具体档案资料（以下相同）; 项目类下分: 工程项目基础资料、 项目投标文件、 工程协议协议、 图纸、 设备（自产、 外协及购进）、 设计资料软件（电子版）、 安装进度资料、 用户使用说明书、 售后服务资料等别, 下设子目; 设备类下分: 生产设备、 交通设备、 设计及办公设备（计算机、 工控机及其她辅助设备）等别, 别下子目; 资料、 工具类下分: 图书工具书、 专门资料、 产品介绍书、 专用工具软件等别, 别下子目。全部类、 别、 子目分成三级管理目录, 以L、 B、 ZM为代码。
（二）销售部档案: 包含销售协议、 用户资料、 职员指标进度、 回款进度、 具体业务专门档案、 职员效率手册、 工作联络、 汇报和考评统计等类, 每类下设若干别和子目, 内容少可直接设子目。其中: 按片区划分和按职员划分组成销售部档案横向体系, 按年度划分组成纵向体系; 用户资料按片区分, 必需含有企业基础资料、 人物基础信息、 业务基础信息、 开发业务进度等要素; 具体业务专门档案是由业务技术档案、 商务档案和售后服务档案组成一体化过程性档案, 由相关部门转存, 档案保管人（销售内勤）分类添加而成累积性档案; 地域办事处以销售档案为主, 按企业档案管理制度建立档案体系, 受销售部和企业档案管理员双重管理。
（三）行政档案包含: 各类收发文件、 商务函件（传真、 邮件、 电子邮件）、 会议统计、 商务洽谈统计、 各类意向书、 法律文书、 行政合作协议协议文件、 企业大事记、 网站公布各类信息、 职员效率手册等类, 每类下设若干别和子目, 内容少可直接设子目。
（四）人事档案包含: 职员个人档案、 个人历史档案和缴费档案、 劳动协议、 职员培训档案、 企业招录解聘统计等类, 每类下设若干别和子目, 内容少可直接设子目。
（五）财务档案包含: 各类财务报表、 固定资产财务档案、 统计档案、 各类投资档案和其她等类, 每类下设若干别和子目, 内容少可直接设子目。
（六）企业电子档案和机密档案是企业特殊档案, 纳入档案管理, 但必需实施特殊政策。电子档案是全部相关文件和程序电子版, 由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保留, 光盘按原档案归属类别编码, 并注明成档日期和版本号, 加密档案注明密级, 加上密码; 机密档案是全部加密档案总称, 由企业各级含有涉密权限保管人员掌握, 采取特殊编码方法和代码制作目录。
第四条 档案编制和要求
（一）档案编制方法: 档案要素包含档案类别、 年限、 属性、 密级和正文（如无法确定属性要素, 由管理人员列入其她类档案区分管理, 如有特殊保管要求鲜活品, 性质不稳定化学品等）, 根据类、 别、 子目、 成档日期、 识别数编码; 同时, 档案转入时, 管理员有权要求成档人员确定档案现实状况。档案入库, 管理员应进行识别并列入目录。
（二）档案制作时, 要求工作人员含有良好档案意识和编订技能, 如有特殊情况, 应与档案管理人员联络要求指导; 纸质载体要求采取规范纸笔和书写、 印刷方法, 如不规范应立刻补救（易褪色字迹和传真件等加以复印固定并随原件附）或更换; 电子版本要经解码、 阅读后可入库。
（三）如编制机密档案, 应识别密级和机要部分属性, 以确定妥善保管方法; 机密档案在取得同时应注明相关作者和涉密人员姓名, 以及有权使用人员名单、 岗位和权限。
（四）在部门或职员考评时, 如需调阅相关档案, 必需事先联络并取得授权。
（五）档案目录是档案查找索引和工具, 目录由标题、 编码、 页码、 密级和保留年限组成, 置于档案首页, 方便查找。
第五条 档案密级:
（一）企业机密档案分成三级: 秘密、 机密和绝密, 编码分别由1、 2、 3代表, 不加密为0, 解密后在原密级后加0。经授权职员可使用秘密级档案; 经总经理授权后职员可调用机密级档案; 绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用, 总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。
（二）经企业解密后档案, 纳入通常档案管理。
第六条 档案存放编号和管理交接标准
（一）技术档案编码为 MH-DA-JS-XX--XX-XXXX---XXXX-----X
注: 类 别 日期 识别码 密级
（二）销售部档案编码为MH-DA-XS-XX-XX-XXXX-XXX-X
（三）行政档案编码为MH-DA-XZ-XX-XX-XXXX-XXX-X
（四）人事档案编码为MH-DA-RL-XX-XX-XXXX-XXX-X
（五）财务档案编码为MH-DA-CW-XX-XX-XXXX-XXX-X
（六）电子档案编码与同内容相关档案一致, 如需另立, 则按相同方法编码, 第一个识别码为符号C,
（七）档案根据年度建立, 每年度为一卷, 统一年度编码在卷首标明, 并在档案封面上注明。
（八）档案管理, 关键在于统一管理方法, 建立健全管理制度, 严格遵守要求方法和调阅路径。凡交接档案, 要求: 先交验档案目录; 再抽样验收档案总量50%, 各类百分比相当, 查验有否短缺、 伪造、 标注不明等; 再抽取30%档案作为流动样本, 验收是否符合工作步骤（查流转统计或模拟流转）。档案接转时, 双方应约定最终签字交接时间, 通常为五个工作日（供接收方查对和交接方介绍时间）。
第七条 档案存、 撤、 销、 并、 分要求和步骤:
（一）档案封存, 由管理员接收时确定封存档案价值和属性, 进而编码、 编目, 纳入档案库;
（二）档案撤销, 由管理员向相关部门联络并取得撤档指示, 在目录上标注撤档时间, 记入撤档子目, 封存六个月后自动销毁;
（三）档案销毁, 由管理员立案后, 按时销毁, 销毁时有两人以上在场实时监控;
（四）档案合并, 由管理员依据档案相关性和同类性进行合并, 合并后在原目录和档案库里注明合并后档案编码、 类别、 子目及案卷;
（五）档案分立, 依据档案不一样属性和互异性分立, 分立后在原目录和档案库里注明分立后档案编码、 类别、 子目及案卷。
第四章 档案管理实务
第八条 档案封存是档案管理员独立完成基础工作, 包含: 编订和存放, 编订时, 固定档案全部属性, 目录、 编码、 加密都按要求实施, 同时做好档案装订工作; 存放时, 依据档案存放不一样地点、 柜组做好标识, 并登记入册, 经简便、 明确和易于查收为标准, 同时可建立相关总目录和查找索引。
第九条 档案被其她人员借用或调阅后, 管理员应立刻索取并按原路径归档, 除按要求统计使用情况外, 还应对档案完整性、 真实性作检验, 并按事实统计。
第十条 如档案不符合封存要求或借用前后有异, 管理员应陈说理由并查明原因, 立刻提出要求或采取工作方法, 以确保档案完整、 安全。
第十一条 档案查找, 由管理员依据查找人要求完成, 同时立刻将查找结果转达; 如需要其它服务, 可在查找后将查找内容复印, 将原件归档, 留复印件作查询用。
第十二条 档案调阅, 由要求调阅人将相关人员授权证实或本岗位工作需要证实交给管理员, 由管理员要依据所需调阅档案密级程度配合调阅。调阅不一样于借用, 如需借用, 借用人需按要求填写档案资料借用单, 同时对所借用资料安全性和完整性负责。调阅必需于当日交还, 借用可约定日期, 超出约定日期需重新检验档案真实完整性。
第十三条 档案统计, 是指档案从建立、 封存、 调阅、 借用、 分并、 撤销、 销毁等实务过程中, 实施人必需随时将档案动态、 去向统计在档案卡上, 以备作查找依据过程。统计必需真实、 立刻, 并有相关人员（监督人、 使用人和知会人）动态署名。
第十四条 档案卡, 是用来统计档案流动过程中每一个状态卡片, 通常存放在档案管理台帐簿册中, 也可单独存放。档案卡内容通常包含三个元素: 时间、 人员、 档案状态, 其她可依据工作需要调整。
第十五条 档案使用后回收, 是档案管理一个关键步骤。管理员要立刻验证档案使用后状态, 并对此作好统计。如发觉异常情况, 向使用人问询并作好相关方法, 以保护档案安全。
第十六条 如加密档案使用后未立刻交还, 使用人要给出书面说明, 如有共同使用人, 应给出证实。如有泄露, 权限审批人负相同责任。
第十七条 管理员对档案安全使用有不可推卸责任, 同时, 管理员可要求档案使用人对档案负相同保管责任。
第十八条 档案限密标准: 由档案制作部门和人员依据档案属性来进行限密, 也可由企业领导对档案进行临时限密, 管理员也可依据档案性质进行限密, 全部已限密档案都必需有相关密级标识, 同时采取对应保密方法。
第十九条 档案保留失去其价值, 由管理员依据销毁档案程序, 报批后销毁。销毁时要有两人以上在场, 相互做出证实并在档案卡上署名, 未解密档案通常不销毁, 如有必需, 则由相关权限人员自行销毁。
第五章 企业技术档案管理
第二十条 管理标准: 技术资料立刻存档, 立刻加密, 立刻备份（电子版和纸版）, 立刻检验和会审会签; 定时解码阅读, 定时检验是否泄密, 定时进行试生产检验, 定时会审技术资料优异性。
第二十一条 管理实务:
（一）技术档案管理员要求做到: 一要实事求是, 不隐瞒档案实际状态, 任何对档案进行修改、 变更行为必需如实统计; 二要把握关节, 不为违反档案管理标准行为开绿灯, 时刻严格把关, 认真实施档案管理制度; 三不玩忽职守, 提升管理水平和保密能力, 四是与时俱进, 掌握企业技术发展动态, 提升级案资料价值识别和认知能力, 做好服务工作。
（二）档案统计卡完整、 完备, 统计立刻有效, 调用借阅手续齐备, 做好保密管理, 服务细致周到, 回收档案立刻, 档案交接验收制度实施严格。
第二十二条 管理职责和人员: 通常由技术部门指定一名兼职人员, 专门负责帮助整理搜集技术资料, 并由机房管理员负责电子版拷贝和传送。企业档案管理员对已封存入企业档案库技术档案进行编码管理, 对正在搜集、 整理和制作过程中未成形档案作保密管理和制作要求教导。
第二十三条加密方法: 企业全部技术档案资料, 通常均要求进行加密, 并做好保密管理。任何无权限职员和外人均不能对技术资料进行任何意义上翻录、 摄影、 拍照、 拷贝、 摘抄、 复印和保管。在档案进入档案库后加密由管理员完成, 并实施对应保管方法和调阅使用方法。加密除在目录上作统计同时, 管理员还能够对实物进行记号、 标识、 符号或其她部分保密方法。
第六章 企业销售部档案管理
第二十四条管理标准: 销售档案内容和分类严格根据要求实施, 同时对业务人员手中掌握相关资料要定时搜集整理, 并结合考评制度, 对长久无新工作资料上报人员要向考评部门立刻反馈, 能够进行定时或不定时检验和交接, 交接时尤其要对用户档案和业务资料进行甄别、 筛选, 有价值先报存, 其她优异行立案。业务台帐和协议档案由销售内勤整理存档, 定时向企业档案库转交封存。同时对业务人员效率手册要定时检验, 按时复录, 在离职时立刻接收, 纳入档案管理。
第二十五条 管理实务: 定时搜集档案资料, 定时整理、 合并、 档案卷宗, 对销售台账及售后服务台帐要定时核查, 同时跟踪并作好统计; 定时做好销售人员业绩登记和考评统计, 立刻汇总资料并存档; 做好全部些人员和档案分类工作; 对办事处档案管理和档案资料用时备份并汇入企业档案; 全程记载业务档案, 保留好全部会议统计、 考评统计和业绩统计资料以备查。
第二十六条 管理职责: 销售部内勤作为档案资料第一经手人, 要做到销售档案完整性和合理性统一, 同时与部门人员配合协作, 相互服务, 与企业档案库管理员立刻沟通, 共同做好销售档案建立、 流转、 交接和封存保管工作, 共同做好档案保密和安全工作。
第二十七条 加密要求: 企业全部销售档案和保留资料均进行加密, 并纳入限密管理。如档案未成形或正在制作整理中, 由经办人负责保密管理; 如已存在销售内勤处, 由销售内勤负责保密管理; 如已转入企业档案库, 由企业档案管理员负责保密管理; 如有部门人员使用档案, 在使或借用过程中由使用人负责保密管理。
第七章 行政、 人事、 财务档案管理
第二十八条 行政档案管理:
要求能立刻有效地将工作统计和工作台帐进行统计, 并形成动态档案, 定时移交入库。负责工作范围内全部档案使用监督、 交接监交和定时检验。档案管理实务包含档案制作、 档案登记和过程统计、 档案汇总和移交, 档案保密管理。档案管理责任人为行政秘书。
第二十九条 人事档案管理:
要求认真细致地做好每个职员个人工作档案, 搜集整理好职员个人资料, 并形成动态档案, 在为职员办理个人档案交接和企业相关工作台时能立刻提供决议依据和相关资料。负责工作职责内其它档案使用监督、 交接登记和定时核查工作。档案管理责任人为企业人力资源管理员。
第三十条 财务档案管理:
要求认真细致地做好财务档案整理和编制工作, 并按期封存, 做好随时备查准备, 并满足工作需要。档案管理实务包含全部财务报表、 账册、 凭证和明细账、 表、 册制作、 查找和使用工作, 做好财务档案保密工作。认真实施国家相关法律法规和税务、 工商政策, 做好各类统计报表管理和存档工作。档案实包含档案制作、 整理、 装订和封存, 以及档案加密管理和限密使用。档案管理责任人为财务部主管, 或指定专员管理。
第八章 企业电子档案管理要则和步骤
第三十一条 企业电子档案管理要求指定专员负责企业全部电子档案接收、 编制、 拷贝和移交工作, 通常由机房支持工程师兼任, 同时技术部门责任人必需同时掌握相关工作进程。全部已形成和未形成都必需在服务器上随时备份。
第三十二条 企业电子档案管理时严格实施档案保密制度。使用者必需持有相关人员授权证实或委托书, 无权人员实施限密要求, 不得超越权限使用和调阅, 同时严格控制借用。
第三十三条 步骤以下: 各部门人员制作→机房支持负责定时拷贝存盘→各部门责任人同时跟踪→电子档案定时汇总整理（机房）→汇总拷并移交入企业档案库, 同时删除存盘资料→企业档案管理员进行加密并制订使用权限→封存→含有使用权职员或部门需用时向档案管理员申请并办理手续→管理员验看手续并向使用者提出使用要求和归还时间→档案资料交接, 通知密码或设置相关解密方法→使用后归档→归档时进行档案正常验收和解码阅读→平时负责定时检验→定时试生产或模拟生产→按要求解密或销毁
第三十四条 电子档案编码: 按同内容纸质档案要求编码, 并加以标识C。
第三十五条 限密要求: 制订限密方法时必需有两人以上立案, 同时向企业最高技术领导和行政领导立案。
第九章 企业机密档案管理要则和步骤
第三十六条 机密档案定义和内容按相关要求实施。管理要求尤其严格, 有明确涉密要求、 权限和手续, 严格实施机密档案管理要求。
第三十七条档案编制要求定时存盘, 定时检验, 定时汇总并移交封存。交接时要求有两人以上监交。对有限密要求和技术含量必需有一人以上含有相关技术能力职员或教授进行技术判定。
第三十八条 档案管理中, 定时进行汇总和会审。会审时严格实施限密要求, 无权限人员不能全部阅读资料, 局部阅读人员要求在解职后推行两年以上保密和不竞争义务。
第三十九条 机密档案和卷宗在封存保管理期间由管理员负责保密和管理, 其她无关或无相关权限人员不能对其实施任何意义上阅借档案要求。
第四十条 档案解密和销毁时必需有两人以上在场, 并相互给出证实。
第四十一条 步骤: 机密档案成形封存→档案加密并要求相关权限和限密要求→定时检验封存档案安全→如需使用, 验看相关手续和人员权限要求→机密档案限制使用并确保两人以上在场, 企业内使用必需在档案管理员要求地点使用, 同时在要求时间内归还, 最迟不超出下班时间→借用并外出使用, 含有相关权限方可行使借用权, 同时有主管领导书面授权→外借必需按时归还, 超时使用按违规、 泄密处理→对不尊重管理人员行使职权和不遵守企业相关要求, 可给予制度处分→平时档案定时检验和汇总会要审时, 相关人员必需含有涉密权限→档案解密或销毁时必需有两人以上在场→作好相关统计→记入档案台帐
第十章 附 则
第四十二条 本要求由企业负责解释。
第四十三条 本要求从公布之日起生效。