档案室管理规定.doc

档案室资料管理要求
一、  总则
 1、 为建立、 健全企业资料管理工作, 科学完整保护、 保留企业资料, 愈加好地为企业各部门服务特制订本管理制度。
2、 本制度适适用于企业档案管理。
 3、 本制度最终解释权归行政人事部, 行政人事部负责本制度修订完善。
二、 档案室设置及基础要求
1、 档案是指本企业过去和现在, 在从事经营管理、 科学技术、 企业文化等活动中形成对企业有保持价值多种文字、 图表、 声像等历史统计。
2、 企业设置档案室, 并设置管理员。管理员负责与各部门对接, 各部门档案搜集, 整理以及分类存档由各部门指派专管员负责。
3、 档案应按标准规范进行分类, 有规范档案编号和标签, 并建立电子与纸张分类目录。各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由管理员保管。
 4、 档案借阅和移交、 销毁, 必需根据企业管理要求实施。
5、 管理员应做好文件资料安全、 保密工作, 并推行同意和借阅手续。常常保持室内清洁通风, 注意防尘、 防火、 防水、 防潮、 防晒和防盗。预防档案被虫蛀、 鼠咬、 霉烂等。
三、 档案质量
 1、 档案封面应逐项根据要求用中性笔书写, 字迹要工整, 清楚, 封面题名应能正确反应出卷内文件材料内容。
2、 档案文件资料按时间次序排列, 必需遵照文件材料形成规律和特点, 保持文件材料之间联络, 区分不一样价值, 便于保管和利用。档案盒表面为《档案目录》, 档案盒内文件没有提名, 由档案提交人员依据内容确定标题。
四、 档案保管
档案资料由各部门根据要求整理分类成册后, 移交给档案管理员分类保留。各部门在提交档案资料时, 凡不符合档案存档要求, 管理员有权拒绝接收并要求整改。交接双方应按企业要求办理交接手续, 双方签字存档备查。
五、 档案查阅、 借阅
档案查阅:
1、 查阅授权范围
（1）总经理、 人事行政部责任人有权查阅全部范围档案。
（2）部门经理有权查阅本部门产生全部档案。
（3）一般职员有权查阅本部门职责范围内档案。
（4）跨部门档案查阅需由主管领导同意。
（5）由总经理亲自密封绝密档案只有其本人能够取用, 其她任何人未得到授权, 均无权查阅该档案。
2、 档案查阅程序要求
（1）权限内档案查阅, 由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。
（2）权限外档案查阅, 由管理员收到查阅者完成审批“档案查阅审批”步骤后, 引领查阅者在档案室查阅相关资料, 阅后即时归还。
档案借阅:
1、 借阅程序要求
（1）职员凭经审批《档案借阅审批表》外借档案原件资料; 借阅者应保持资料完整、 安全、 整齐, 不得转借、 拆散、 涂改、 抽换和丢失。
（2）管理员收到借阅者完成审批“档案借阅审批”步骤后, 找出档案原件资料, 要求借阅者在《档案借阅记录表》上签字, 备查。
（3）借出档案原件由管理员督促借阅人归还, 借阅者与管理员双方应共同清点份数、 页数, 并检验完整情况, 做到认真负责。
六、 档案资料报废、 销毁
1、 因破损或变质而无法继续使用文件资料, 由管理员提报资料所属部门, 由部门专管员立刻更新或复制, 并将原文件资料报废, 报废后资料由管理员继续保留六个月备查。因修改内容而更换资料, 原资料报废, 报废后资料应继续保留一年备查。
 2  、 凡要销毁企业资料文件, 必需由管理员及专管员同时呈报上级领导审批后, 方可进行销毁, 预防失密。销毁文件必需统计在案。
七、 附则
在本制度框架下, 企业各部门可依据实际情况制订更为具体实施细则交由专管员实施, 但不得与本制度发生冲突, 经报行政人事部立案后, 与本制度含有相同效力。
本制度经总经理同意, 自颁布之日起实施。

湖北大成空间科技股份有限企业
行政人事部

附表:
档案查阅审批表
查阅日期

查阅部门

查阅档案内容

密 级
□一般 □秘密 □机密
事 由

查阅人

部门责任人签 字

总 经 理
签 字

档案复印审批表
复印日期

复印部门

复印档案
内 容

密 级
□一般 □秘密 □机密
事 由

复印份数

复印人

部门责任人
签 字

总 经 理
签 字

档案借阅审批表
借阅日期

借阅部门

借用档案
内 容

密 级
□一般 □秘密 □机密
事 由

归还时间

借阅人

部门责任人
签 字

总 经 理
签 字