协议管理办法.doc

协议管理措施
1 目
为依法维护企业正当权益、 规范协议管理、 加强风险防范, 确保依法签署、 推行、 变更和解除协议, 最终保障经营活动顺利进行, 依据《 中国民法通则》及《中国协议法》等相关法律、 法规要求, 结合我企业实际情况, 特制订本措施。
2 适用范围
（1）本措施所称协议是指本企业在生产经营过程中与法人、 自然人或其她经济组织之间发生全部书面协议。
（2）本措施所称协议管理, 是指对协议起草、 审查、 审批、 签署、 推行、 变更、 续订、 解除、 纠纷处理、 编号、 档案管理、 检验等全过程管理工作。
3 职责划分
3.1归口管理部门职责
行政综合部是企业协议归口管理部门, 推行下列职责:
（1）对协议实施综合归口、 分类专题管理: 企业协议原件存档属财务部, 行政部对仅对复印件进行存档、 立案。
（2）负责制订协议管理制度并进行规范、 监督、 检验。
（3）参与企业对外交易文件中协议文本谈判、 制订、 审查等。
（4）参与协议纠纷协调、 处理, 办理协议纠纷仲裁、 诉讼等法律事务工作。
（5）参与审查全部协议, 负责审查下列内容: a协议内容、 形式是否正当; b协议条款是否完备、 严密、 正确; c协议附件是否完备、 严密、 正确; d相关程序是否符合本措施要求; e行政综合部认为应该审查其她内容。
（6）负责协议信息统计、 分析, 并组织制订、 修订企业各项业务标准协议文本。
3.2协议承接部门职责
协议承接部门, 是依据工作和业务需要, 负责协议立项、 谈判、 起草、 推行、 归档等工作职能部门及各子企业。推行下列职责:
（1）调查并跟进协议当事人资信情况, 对资信调查结果负直接责任。资信调查内容包含: a营业执照及其有效性, 法定代表人身份证实书, 授权委托书等; b商业信誉及经营业绩等; c负担该协议业务必需含有其她资质条件等;
（2）负担协议立项、 谈判、 起草、 推行、 归档等工作;
（3）审查协议经济性、 可行性、 完整性、 项目正当性、 价款合理性及协议与项目要求一致性;
（4）负责处理未进入诉讼或仲裁程序协议纠纷, 参与处理进入诉讼或仲裁程序协议纠纷;
（5）建立协议档案及管理台帐, 将正式协议文本正确归档;并立刻按要求向行政综合部报送相关台帐和报表等资料;
（6）按行政综合部要求检验、 汇总协议推行情况并立刻汇报;
（7）负责搜集、 保管协议争议、 纠纷相关证据、 材料等资料。
3.3财务管理部门职责
（1）参与审查全部协议, 尤其是重大协议及全部包含资金收付协议。具体审查下列内容: a协议条款是否符合国家财经法规, 是否符合企业财务要求; b协议资金起源是否符合预算计划; c协议支付条款是否正当、 合规、 合理, 账户信息是否完备、 正确; d担保事项是否符合国家及企业相关要求; e财务管理部门认为应该审查其她内容。
4 协议签署和推行
4.1通常要求
（1）必需以企业名义对外签署协议, 不得以本部门名义对外签署协议。
（2）协议附件应该包含营业执照（个人应附身份证复印件）、 项目同意文件、 资质证实、 图纸、 技术协议书、 会议纪要等与协议项目相关资料。
（3）协议项目未纳入企业年度预算或超出预算, 应该在起草协议前取得法定代表人书面同意。
（4）各部门应该在项目实施前签署协议, 不得在协议实际推行后才签署协议。
（5）协议必需严格根据本措施要求起草、 审查、 审批、 签署、 生效程序签署。未按上述要求实施, 协议风险由承接部门负担。
（6）协议经双方签字盖章后正式生效。已生效协议变更解除或未生效协议需变更或取消, 按本章第5节实施。
4.2协议起草与审批
（1）协议承接人负责协议基础信息起草。
（2）协议条款通常应该包含当事人名称或者姓名和住所、 数量、 质量、 价款或者酬劳、 推行期限、 推行地点和方法、 违约责任、 处理争议方法等内容。
（3）协议文本要求文字表示正确、 简练、 不得有模棱两可, 表示有歧义语句出现; 协议必需有反商业贿赂条款: 不得以任何形式贿赂我方业务人员、 高管人员等与协议推行相关人员, 如有收受贿赂现象, 我方有权视受贿方行为严重影响协议继续推行和损害我方正当权益, 即属违约, 我方有权单方面解除协议。同时, 将永久性取消再次合作机会。组成犯罪, 我方将向司法机关报案, 追究受贿及其相关人员刑事责任。
（4）协议经承接部门内部审核后, 由协议审查部门依据本措施4.1、 4.2、 4.3要求, 根据【协议审批表】步骤, 立刻对协议进行审查。
（5）协议承接部门标准上应该根据协议审查部门意见进行修改及补充对应材料, 有特殊情况无法修改, 应该说明具体原因。
（6）经协议各审查部门审查同意协议, 协议承接人负责打印、 装订协议, 由对方签署盖章后, 附上【协议审批表】, 办理协议签署盖章手续。
4.3协议签署与推行
（1）签署协议应该遵守国家法律法规, 符合产业政策, 遵照平等自愿、 老实信用、 协商一致、 互利有偿标准。
（2）企业签署协议应该使用企业公章。盖章步骤按企业印章管理制度实施。
（3）企业对外签署协议应由法定代表人或其委托授权代理人进行。
（4）严禁无权代理。委托代理人签署协议, 必需由法定代表人签发“法人授权委托书”, 委托书中应明确委托代理权限和期限等关键内容, 同时加盖本企业公章和法人代表私章生效。委托代理人代表企业签署协议, 必需在授权范围及使用期限内行使代理权, 严禁滥用代理权、 超越代理权。
（5）签署协议前,协议承接人员必需按企业协议审批步骤, 组织企业领导和相关部门对协议草案进行审批, 各部门对包含各自业务范围内相关协议条款正当性、 可行性和履约能力做出明确判定,应对协议主体、 内容、 形式是否正当、 条款完备性等提出书面意见并对此负责。
（6）签署协议需要担保时, 应该签署书面担保协议。担保人必需是能够负担经济责任、 含有法人资格经济实体; 对方以财产进行抵押, 抵押物必需是抵押人正当财产, 并提供其产权证实, 按要求办理相关手续。未经企业董事会决议经过, 企业不对外提供协议担保。
（7）当协议对方不推行或不完全推行协议时, 协议承接单位除催促对方继续推行或依法采取方法, 督促协议各当事方全方面、 立刻、 实际推行。应立刻将对方不推行或不完全推行协议情况立刻汇报主管领导和协议管理部门。
5 协议变更和解除
5.1当事人可依法变更协议
（1）企业发生需要变更协议情况时, 应该书面通知对方, 并说明理由。
（2）企业在接到对方要求变更协议通知时, 应该立刻审查对方理由是否正当, 假如符合变更条件, 同意变更, 应该签署变更协议。因变更造成经济损失, 应该立刻向对方提出索赔。
5.2当事人可依法解除协议
（1）发生需要解除协议情况时, 应经过咨询企业法律顾问后, 以书面形式通知对方, 并说明理由。
（2）在接到对方解除协议通知时, 应该立刻审查解除协议理由是否正当, 并联络企业法律顾问处理; 假如因解除协议而损害了本身利益, 应该立刻向对方提出书面索赔请求。
6 协议纠纷处理
（1）对外签署协议在发生经济纠纷时, 首先要协商处理, 形成书面协议, 并加盖双方单位公章后实施, 如协商不成, 应完整保留协商时多种资料, 汇报企业领导和企业法律顾问研究决议, 采取必需方法。
（2）未进入诉讼或仲裁法律程序协议争议或纠纷, 由协议承接部门负责处理, 企业行政综合部和主管部门提供必需帮助。
（3）进入诉讼或仲裁法律程序协议争议或纠纷, 交由企业法律顾问全权处理, 行政综合部及协议承接部门应该提供充足配合和帮助。）
（4）发生协议争议或纠纷时, 协议承接部门应立刻搜集相关证据并在争议或纠纷发生后五个工作日内向行政综合部报送纠纷汇报。
7 协议档案管理
（1）协议管理人员对已生效协议, 要立刻建立本企业协议管理台帐及各类报表, 实施分类管理。
（2）与协议相关文书（含图纸、 往来信函、 电报、 电传、 汇报、 指示等）应该附在协议卷内存档, 协议推行终止后, 统一存档保管。
（3）使用统一协议编码, 协议审批后依据协议性质进行编号。具体见《协议分类编码规则》。
（4）协议正式签署后, 承接部门应整理下列档案资料并妥善保管: a完整协议纸质文本、 协议附件、 资信材料; b《协议审批表》; c协议纠纷汇报单及处理情况记载; d其她相关资料。
（5）在协议正式签署后3天内, （需寄送签署方地域盖章, 增加寄送时间）, 协议承接部门应将协议电子文本归档, 协议正本（纸质文档）、 《协议审批表》及与协议相关档案资料移交财务部归档。
8 协议监督检验
（1）行政综合部应会同协议承接部门组织相关部门定时（每六个月）检验协议实施情况, 发觉问题, 立刻汇报, 同时提出处理意见, 并注意保留书面统计和证据, 尽可能降低或避免损失。
（2）协议监督检验关键内容:a协议管理台帐及报表建立情况; b协议签署和推行情况; c协议纠纷处理情况; d协议管理人员教育培训情况; e对于在签署、 推行和管理经济协议工作中, 因违反协议管理制度, 造成重大经济损失人员责任追究情况。
（3）行政综合部推行监督检验职责时, 相关人应该如实提供与检验事项相关文件、 资料, 并对相关检验事项包含问题做出解释和说明。
（4）协议管理部门依据检验情况, 能够向被检部门提出以下意见: 对于未按要求实施协议管理制度, 或者落实制度有重大漏洞, 责令限期更正; 对于在签署、 推行协议中, 因违反协议管理制度, 造成重大经济损失部门或者个人, 提议追究其相关法律责任; 对于在协议管理工作中成绩显著, 为企业避免或者挽回经济损失部门和个人, 提议按相关要求给予表彰或奖励。
（5）被检部门应该自收到检验意见书之日起日内将落实情况书面汇报协议管理部门。
9 奖励和处罚
（1）协议管理部门及承接人员有下列表现, 应视不一样情况授予荣誉证书、 记功、 发给奖金等奖励: 尽职尽责, 使企业所签署协议得以全方面推行, 为企业取得重大经济效益, 工作成绩显著; 在处理协议纠纷中, 起到重大作用, 为本企业取得较大经济效益或免受重大经济损失; 按上级协议管理部门要求定时上报本企业协议管理资料, 在协议档案管理工作中表现突出;
（2）协议管理部门及承接人员有以下情况之一, 视情节轻重分别给予不一样行政处分、 经济处罚, 组成犯罪移交司法机关处理。在以法人名义进行经济活动中, 应签署书面经济协议而没有签署, 给企业造成经济损失: 协议承接人员, 在签署、 推行协议过程中未尽职尽责, 造成经济损失或违反法律要求造成协议纠纷; 丢失、 私自销毁、 涂改协议文件造成经济损失; 渎职、 渎职、 玩忽职守, 造成经济损失; 追究违约责任, 造成重大经济损失; 接收贿赂, 内外勾结, 造成重大经济损失。
10 附则
（1）本措施自企业领导签发之日起实施。
（2）本措施由行政综合部负责解释。

附件1: 协议审批表
协议审批表
填表时间:

拟稿部门

拟稿人

协议编号

协议谈判人

协议标题

协议签署方

协议关键内容:
部门意见:
行政部意见:
财务总监意见:
法律顾问意见:
主管领导意见:
董事长意见: