合同印章和合同文本管理规定模板.doc

协议文本和协议印章管理要求

第一章 协议文本管理
第一节 总则
1、 建立和完善协议管理制度, 是企业规范企业经营行为, 保护企业正当权益, 建立企业良好经营管理秩序关键举措, 企业各级管理人员必需严格遵守本要求。
2、 为确保企业经营活动有序和有效, 全部对外经济协议及相关文件必需按要求进行分级审批管理, 办理《协议审批表》。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、 签署协议和审批协议, 任何违反授权范围审批、 签发、 签署协议均是无效, 责任人应负担由此引发经济和法律责任。
3、 企业各级管理部门, 在对外签署经济协议时, 应遵照以下标准:
（1）遵守国家法律法规和行政法规;
（2）落实平等互利、 协商一致、 等价有偿标准;
（3）不能超出企业经营范围;
（4）必需保障企业正当权益;
（5）不违反企业各项规章制度和企业利益;
（6）严禁关键协议未正式签署即先行实施;
（7）材料、 设备采购协议签署, 尽可能采取招标方法, 充足对比性价比后确定合作方签署协议。
4、 企业综合办负责对企业协议实现统一管理, 指派专员负责协议签署和实施过程审核工作, 以及协议推行监督检验、 归档, 纠纷处理等。
5、 企业法人是我企业签署各类协议法定代表人, 其她人员对外签署协议时必需经企业法人授权委托方可签署协议。
6、 协议专管人员配合各级部门必需对已签署协议实施进行连续监控。协议实施过程中发生变更、 协议实施情况评定等, 均应按企业协议管理要求要求进行操作。
7、 企业协议分为三大类, 即: 经济协议（销售协议、 采购协议）、 技术协议、 劳动协议。
8、 综合办是劳动协议专管部门, 技术中心是技术协议归口管理部门。经济协议按业务归口由业务部门进行管理。
第二节 协议办理
1、 协议起草:
（1）凡发生金额在1万元以上业务事项应事先签署协议, 由业务经办部门负责提供书面协议文本。
（2）协议文本格式应一律参考使用企业相关标准格式协议范本。协议内容无范本, 由各部门自行编制, 但应确保协议内容完整、 严密和有利, 并将自行编制协议文本报综合办立案。
（3）协议关键条款和内容必需符正当律法规, 当事人各方权利和义务必需明确, 文字表述清楚正确。
2、 协议谈判:
（1）协议谈判应由相关业务经办部门负责组织。经招标确定合作方协议谈判, 应由原招标经办部门负责。
（2）全部经济协议谈判, 标准上最少有二名经办人员参与谈判。
（3）谈判前参与谈判人员必需做好准备工作, 对协议包含内容要作出充足了解, 关键条款必需做到具体调研分析（规格、 价格、 质量等）, 充足掌握证据, 做到心中完全有数, 寸土必争。
（4）参与人员事前相互做好沟通, 统一思想, 全部意见分歧必需在谈判前得四处理。
（5）谈判前参与人员不能饮酒, 保持头脑清醒思维灵敏。
（6）谈判人员最少有一人应含有一定谈判技巧和相关业务知识, 标准性强。
（7）参与人员最少有一人要做好谈判现场笔录（或采取录音）, 不能放过任何关键细节, 方便不明确、 不清楚问题事后得到分析和总结。
（8）不管对方表现怎样, 我方工作人员必需做到严格遵守时间、 地点等约定。
第三节 协议审批及签署
1、 协议经办人员必需按《协议审批表》与权限要求实施, 将草拟协议呈送相关授权人员审核签署相关方面意见。
2、 每一项协议签署, 必需按企业《协议审批表》, 完成对应“签字组合”。
3、 协议评审人员负有协议审查责任, 必需就其部门职能范围对协议内容进行审查, 以确保协议关键条款及内容正当性、 严密性、 可行性。
4、 经济类协议, 尤其是有不能确定正当性或对协议条款存在疑问时, 须邀请法律顾问给予审核。
5、 可对外签署经济协议资格人员: 企业法定代表人; 企业法定代表人授权代理人（授权委托书）,在其授权范围内行使对外签约权。
6、 协议审批权限:
（1）经济协议协议金额在5万元以上由总经理审批。
（2）技术协议、 劳动协议由总经理审批。
（3）5万元以下经济协议及其她协议由业务归口部门申报, 由分管副总或经理审批。
（4）产品销售协议金额在5万元以下由营销经理审批。
第四节 协议推行
1、 签署协议部门责任人是负责协议推行关键责任人。协议推行中出现分歧时, 应立刻与对方协商处理, 必需时应邀请律师参与, 并向企业领导汇报。
2、 综合办负责指派专员对协议进行管理, 建立各类协议台账, 跟踪监督各类协议实施情况, 各业务经办部门应配合搜集、 整理和立刻提交每项协议实施相关资料。
3、 各部门建立相关协议分管台帐, 尽力保障协议推行。如实际推行或全方面推行确实存在难以克服困难, 或推行协议后将给企业造成经济损失而需要变更或解除协议时, 经办人或经办部门应立刻在协议使用期限内, 与对方当事人进行协商, 并立刻上报企业总经理指示。协议变更或解除手续应依据相关要求办理。变更或解除协议必需采取书面形式, 并重新办理协议审批手续。
4、 协议实施过程中, 以及完成后, 协议管理责任部门应定时进行协议实施情况评定, 呈报分管副总或总经理知道, 并报企业综合办立案。
第五节 协议档案管理
1、 协议签署后, 财务部留存一份原件、 综合办协议管理人员留存一份原件, 经办部门留存一份原件或复印件, 其她部门需要留存协议, 由综合办提供复印件（经同意）。对于材料设备协议, 协议经办部门附分期付款计划, 财务部负责监控阶段付款计划实施, 严格掌控付款计划实施。
2、 协议档案包含协议原件、 协议审批统计、 协议签收统计、 《协议实施情况评定表》等, 由综合办负责搜集、 整理、 归档。
3、 当协议归档后出现补充或更改时, 经补充或更改后协议仍作为有效协议进行档案管理。
4、 我企业提供协议存档文本一律标准格式, 以其她企业协议文本签署协议我企业依据分类及次序重新编号管理。
5、 综合办协议专管人员负责建立具体协议分类台帐和有序协议编号, 便于追踪和检索。
第六节 签署协议程序
1、 由协议归口业务部门分管副总审批《经济协议签署申请单》（产品销售协议除外）。
2、 业务归口部门组织召开评审会议, 对协议进行评审, 必需时邀请法律顾问。
3、 签署协议, 推行协议审批程序。
4、 企业综合办协议管理人员审查所签协议及签字程序。
5、 财务部对付款等事宜进行确定。
6、 财务部协议印章掌管人确定以上步骤无误后盖章生效。
第七节 审查内容
1、 是否有《经济协议签署申请单》, 填写内容是否按要求完全、 正确。
2、 审查协议对方资质是否达成要求, 硬件是否齐全。
3、 审查协议评审统计（数量、 规格、 质量、 价格、 付款方法、 交货方法、 违约责任等）。
4、 审查协议条款是否完整合理, 是否符合《协议法》相关要求。
5、 审查签字审批程序是否符合协议管理要求。
第八节 责任追究:
1、 除销售协议外, 金额在1万元以上经济往来必需签署书面协议, 不然财务不予付款, 责任由当事人自负。
2、 在各类协议签署、 审核、 立案、 存档、 推行过程中, 因为工作渎职、 玩忽职守、 弄虚作假、 营私舞弊、 期满诈骗, 责任者要交纳50元至200元激励基金, 情节严重及造成经济损失, 依据实际情况由责任者要交纳200元至1000元激励基金, 并可进行解聘处理及追究法律责任。
　　第二章 印章管理
企业印章关键指以下印章: 企业章、 部门章、 协议章、 财务章、 法人章、 现金收讫章。企业章、 协议章由综合办专员保管; 财务章、 法人章、 现金收讫章由财务部专员保管; 部门用章由部门专员保管。
第一节 企业行政章使用范围及权限
1、 财务章、 法人章、 现金收讫章、 董事长、 总经理印鉴须由财务专员保管。未经领导同意, 不得任意委托她人代行职权。
2、 印章必需放在保密柜或带锁抽屉内, 使用时必需办理登记手续。
3、 企业内发出一切正式公文, 需发文部门校对公文材料无误后方能用印。
4、 企业对外文件或出具证实需盖企业印章时, 须确定有综合办审核, 总经理审批后方能用印。
5、 严禁在空白介绍信上用印, 如确因工作需要, 须经总经理签字同意。
6、 企业印章标准上不予携带外出, 严防丢失。确因工作原因需携带外出时, 须由使用部门填写《用印申请单》, 交部门责任人签字同意, 在综合办办理借用手续后, 方可携带出企业。非财务人员携带公章须由综合办人员陪同。
第二节 企业协议章使用范围及权限
协议章是企业对外签署协议时使用代表企业推行义务。
1、 协议章使用必需在协议审批步骤结束后, 确定步骤无误方可用印。
2、 协议章严禁携带外出使用, 签署协议尽可能在企业推行盖章行为。
3、 签署协议尽可能在我企业办理最终一道手续（审批程序）, 特殊情况需要携带带有印签协议到对方办理手续时, 领取人需要签字确定加盖印签份数、 返回时间, 并将已经经过协议审批表暂存于协议管理员处, 待手续全部办理完成存档。
4、 外出携带带有印签协议内容仅限于对方最终签字盖章内容, 其她条款一律注明, 不能有空白, 不然协议印章管理人员有权拒绝盖章。
第三节 财务章
财务章为财务部现金流转及银行往来专用章, 仅限于票据和报表使用, 严禁她用或者在空白处使用。
第四节 部门印章
1、 企业各部门需要刻制印章, 一律由总经理审批, 由综合办立案, 并负责外出刻制。
2、 部门印章启用前, 须向相关单位、 部门发出启用印章通知（附上印模）。
3、 使用各部门印鉴, 须经部门责任人同意, 严禁乱用。
第五节 附则
1、 本措施由办公室负责解释。
2、 本措施自下发之日起开始施行。

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