哈尔滨工业大学(威海)报销中常见的问题说明---规划财务处.doc

时间就是金钱，效率就是生命！哈尔滨工业大学（威海）报销中常见的问题说明 一、关于购物清单2二、关于异地出租车票2三、关于1000元及以上支出的发票报销2四、关于差旅费2五、关于合同3六、关于办理固定资产3七、关于版面费及会议费3八、关于租车费3九、关于借款4十、关于门票4十一、关于签字4十二、关于周三下午4十三、关于票据的粘贴和书写4十四、关于船舶技术研究院报账4十五、关于发票真伪验证4十六、关于附件张数5十七、关于威海市内机打出租车票5十八、关于大额现金5十九、关于发票抬头6二十、关于领取补助等费用6二十一、关于科研基金类项目、计划类项目6二十二、关于科研经费拨转6二十三、关于餐费、食品和礼品6二十四、关于对公汇款6二十五、关于开具增值税税务代码7为了提高报账效率，方便各位教职工，规划财务处现将报销中经常遇到的问题说明如下，望各位报销人在报销时按照以下说明操作，以保证报销的顺利进行。一、关于购物清单以下三种情形需要随同发票一起出具购物清单：1、五百元及以上的定额发票。2、网上购物，若厂家没有随同货物一起发送购物清单，可以打印出交易详情。3、发票上填写办公用品、图书、材料、工具、体育用品、元器件等统称性词汇。另外，购物清单上需加盖销货单位财务专用章或发票专用章。二、关于异地出租车票异地出租车票只可以从项目组经费出。三、关于1000元及以上支出的发票报销同一天在同一家购物1000元及以上的支出不可以现金支付，而应到规划财务处办理汇款或者转账支票（餐费、住宿费除外）。网购或者涉及外币的除外。四、关于差旅费差旅费的报销中，常见的有以下几点说明：1、科研经费卡中，项目组成员出差的，由项目组负责人审批；项目组负责人出差的，由项目组成员审批。预算经费卡中，行政部处负责人出差的，由分管校领导审批；院（系）正职负责人出差的，正职之间互相审批；其他人员出差的，由单位负责人审批。填写时，出差人在粘贴单上的“经办人签章”处及差旅单上的“报销人”处签字，审批人在粘贴单上的“单位领导签章”处及差旅单上的“负责人”处签字。另外，所有职工因公出国、出境的差旅费，均由主管校领导审批。2、差旅费报销单上的项目需填写完整，如“职务”、“事由”、“起止日期”、经由地点和起止日期、类别、席别等都是需要填写的。3、差旅报销只能粘贴出差相关的发票，如来回路费、住宿费、机场大巴费、会议费等，不要粘贴出租车票（无论本地还是异地）。4、出差补助实行定额包干制，有补助的前提是有住宿费；若对方提供住宿，可让对方开具证明并加盖对方单位公章。5、出差行程要求闭合，即从威海出发，最后回到威海。中间不能间断，若有特殊情况（比如车票丢失，有人接送等）导致间断的，需写情况说明，并且情况说明需要审批人签字，审批人同上面第1条相同。另外，车票丢失时，情况说明的内容需涵盖所丢失的车票的时间、行程、票面金额等信息。特别指出的是，烟台、青岛作为起止点时，学校派车或自带车来回的，不用写情况说明，但需要在差旅费报销单上把这段行程填上，并在后面注明来回的方式（学校派车或自带车）。6、单独报销住宿费时，需填写差旅费报销单，并写情况说明（比如招待来访客户、对方单位报销来回行程费用等），情况说明同样需要审批人签字。7、汽油费、过路费只有横向科研、项目组经费可报。五、关于合同零星采购（食品、礼品除外）、批量购置的设备、科研协作或加工等金额超过20000元时，须附购物合同，合同须经纪检律师签字审核。五万元以下的合同可以加盖部门公章，五万元以上的合同须加盖学校合同专用章。科研经费20万以上、其他经费5万元以上必须附招标会签单。六、关于办理固定资产设备单价1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上（含1500元）使用年限一年以上或者200元以上家具报销前须先到资产管理处办理固定资产。七、关于版面费及会议费报销版面费、会议费时需要有录用通知、会议通知。八、关于租车费租车费在1000元及以上时不能现金支付，需要到规划财务处办理汇款或转账支票。九、关于借款借款需要专款专用，并且还款时需要还到所借的项目卡上。十、关于门票报销门票时，门票上需有国家财政监制章或者税务监制章。比如刘公岛门票上的章非财政或税务章，所以不能报销；需要报销者，需到售票处开具发票。十一、关于签字签字要求书写工整，容易辨认。另外，报销时，夫妻之间相互签字无效，需其他人员签字。十二、关于周三下午每周三下午为后勤经营实体报账，之后处理内务，所以此时间段不对外办理其他业务。十三、关于票据的粘贴和书写票据需按类别分开粘贴（票据较少时可以分类后粘在一张粘贴单上），粘贴时不要超过粘贴单，并且粘贴分布均匀整洁，粘贴单上的金额和附件张数不能修改。十四、关于船舶技术研究院报账报销人报销船舶研究院的发票时，发票抬头须是山东船舶技术研究院，而不是哈尔滨工业大学（威海）。十五、关于发票真伪验证1、单张发票金额1000元以下暂时不需验证查询。 2、火车票、飞机票、出租车票、电话费等发票暂时不需验证查询。3、一次处理同一单位多张发票验证查询一张即可。4、除上述情况外，请各位老师对报销发票自行进行网上真伪验证，并将验证结果打印（打印网页）随同发票一起由经办人（不能是学生）签字后报销。5、发票真伪验证方法网上存在很多发票真伪验证的网站，为了保证规范性、严谨性和准确性，发票真伪验证需要到国税局或地税局查询，其他网站查询结果无效。参考查询步骤如下：根据发票的来源确认发票归属地，比如山东省、北京市等；查看位于发票中上方的发票监制章，上面会显示国家税务局监制或地方税务局监制；根据发票的归属地和监制章，登陆XXX省（市）国家税务局或者XXX省（市）地方税务局网站；各个省市国税和地税局网址，大家可以先登录国家税务总局网站（由于各个省市网站布局设计不尽相同，所以进入网站后没有固定的步骤来查询发票真伪，请各位老师自己查找然后输入相关信息后查询（一般是在税务局网站上的办税服务板块）。查询后，将查询结果打印出来，经办人签字后连同发票一起交到财务处报销，只在发票验证单上签名，发票上不用签名。十六、关于附件张数报销人需要粘贴的票据包括：发票、事业单位开具的收据、发票明细单（包括网购随发票发送的明细单）、资产验收单和发票验证单，这些加起来的数目填在粘贴单上的单据数目处；其余材料如差旅报销单、立项表、合同、招标批复书、会议通知、培训通知、版面通知、汇率牌价查询、自己打印的网购交易记录、情况说明、支票根、进账单和汇款单等附在后面，报销人不作为附件数目，这些由会计人员在做账时计算填写。十七关于威海市内机打出租车票无特殊情况，威海市内的出租车票连号无效。十八、关于大额现金需要10000元及以上现金时，需要提前一天通知规划财务处。十九、关于发票抬头报销发票抬头须是哈尔滨工业大学（威海），不得写院系、个人。另外，发票应该保持原样，不得涂改、书写。二十、关于领取补助等费用领取补助、非连同工资发放的加班费、监考费、评审费、科研补贴等费用时，报销前领款人须先签好名字。二十一、关于科研基金类项目、计划类项目科研基金类项目和计划类项目，不能报礼品、食品、餐费、汽油费、过路费及招待性质的住宿费等。二十二、关于科研经费拨转1、与校本部合作的科研项目在办理经费拨转手续时，由科技发展处、规划财务处共同审批，予以处理。管理费只在一方扣除即可。2、与其它单位合作的纵向科研项目应在申报前签订有关协议，明确出各方经费分配比例。3、对与校外合作的横向科研项目，在办理经费拨转手续时，由科技发展处、规划财务处共同审批，予以处理，不允许采用单一来源采购的方式划转科研经费。二十三、关于餐费、食品和礼品报销餐费、食品和礼品类票据时，发票上尽量写的是餐费、食品或礼品，不要出现红肠、海产品等具体词汇。二十四、关于对公汇款科研汇款或者招投标汇款等对公汇款时，需要用到的我校银行信息如下：户名：哈尔滨工业大学（威海）账号：1614028309024901364开户行：中国工商银行股份有限公司威海高开支行哈尔滨工业大学（威海）分理处行号：23955001跨行汇款行号：102465000237二十五、关于开具增值税税务代码开具增值税发票时用到的我校税务代码为371002F50330103。唯有惜时才能成功，唯有努力方可成就！