财产保险公司业务档案归档管理办法.doc

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业务档案归档管理办法

第一章 总则
第一条 为加强业务档案的科学管理，提高业务档案的工作质量，维护业务档案的完整与安全，充分发挥业务档案的信息存储、咨询作用，使之更好地为公司的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我公司工作特点，特制定本办法。
第二条　公司业务档案工作的管理原则是：统一领导，分级管理，确保业务档案的完整与安全，实现业务档案的综合管理和有效利用。
第三条 本办法所指业务档案是指投保人在投保过程中和保险公司在承保、批改、理赔等业务处理中直接形成的，具有保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料，包括已承保的投保资料档案、保险合同资料档案、案件理赔资料档案及其它业务档案。
第四条 业务档案包括文书档案及电子档案两大类。文书档案是指在传统直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读的各种纸质（包括纸、塑、胶等）文件档案。电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件档案。

第二章 业务档案的归档
第五条 在完成承保理赔工作后，应在一个月内向业务档案管理人员移交所有原始归档材料，双方清点移交材料并在“业务资料归档交接清单”上签名（清单项目：移交机构、移交人、移交时间、保险合同号或赔案号、单证张数、接收机构、接收人签字），并确保原始档案资料的排列顺序与交接清单一致。
第六条 业务档案管理员在收齐原始档案后，必须在两个月内完成整理归档入库，保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。具体如下：
（一）非车险保单按险种归档，依险种保单号从小到大顺序装订, 每50个流水号装订一卷， 批单归入原承保单证案卷中（如案卷已装订归档，则粘贴在首页），若单一险种当年度保单号不足50号，则与其他险种合并归档装卷。作废、丢失单证单独归档；
（二）车险保单依印刷流水号从小到大顺序装订，每50个流水号装订一卷；批单单独装订，按印刷流水号从小到大顺序装订，每50个流水号装订一卷。
第七条 业务案卷承保材料依下述顺序从上至下归档装订：
（一）交强险承保单证：依不同交强险险种类别归档
1．保险费发票业务联；
2．保险单副本；
3．投保单：如果同时投保交强险和商业保险的车辆，投保单粘贴在交强险保单的背面；
4．多车投保填写了投保单附表的，将附表与第一张保险单副本一同装订。如果同时投保交强险和商业保险的车辆，投保单附表粘贴在交强险保单的背面；
5．行驶证复印件或新车购置发票复印件、出厂合格证复印件；
6．交强险费率浮动告知单、上年交强险保单原件或其他能证明上年已投保交强险的书面证明；
7．在投保交强险时，如果在税务局已缴纳车船税的，应将完税凭证复印归档，如未缴纳车船税的，由客户本人填写车船税欠税声明书并归档；
8 . 其他投保资料。
（二）交强险批改单证
1. 批改申请书；
2. 批单副本及涉及保费批改变化的发票。
（三）商业车险承保单证
1. 保险费发票业务联；
2. 保险单副本；
3. 投保单；
4. 多车投保填写了投保单附表的，将附表与第一张保险单副本一同装订；
5. 行驶证复印件/组织机构代码证复印件、新车购置发票复印件、出厂合格证复印件；
6. 验车验证材料；
7. 约定驾驶员的驾驶证复印件；
8. 其它相关投保资料；
注：如同时在我司投保交强险，以上3－5单证均归档至交强险合同。
（四）商业车险批改单证
1、批改申请书；
2、、批单副本及涉及保费批改变化的发票。
（五）非车险
1. 保险费发票业务联；
2. 保险单副本及附表；
3. 投保单及附表；
4. 批改申请书；
5. 批单副本及涉及保费批改变化的发票；
6. 其他应归档的文件材料。
（六）非车险卡折式保单
按照保单号顺序（保单流水号即保单号）装订业务联。
第八条 理赔单证按险种归档，依赔案号从小到大顺序装订，采取一案一卷的方式装订。理赔材料依下述顺序从上至下顺序归档装订：
（一）车险普通赔案
车险赔案一律采用电子赔案方式，相关材料扫描并上传至系统后，所有文书资料装入《客户资料档案袋》，客户资料档案袋须一案一袋管理（特殊赔案除外）。同一事故既涉及交强险又涉及商业险的赔案，如果文书资料仅有一份的应放入交强险赔案档案中，在对应的商业险档案内的卷宗目录上勾划注明商业险赔案中没有，但交强险赔案中已有的文书资料，并同时注明相应的交强险赔案号。
车险未决赔案应按照车险理赔实务要求收集相关材料。
车险已决赔案按照赔案号顺序排列归档，属交强险的案卷按交强险理赔实物规程要求单独归档，《客户资料档案袋》装订顺序可参照下述顺序：
1. 赔款收据、领取赔款授权书、机动车辆保险索赔申请书；
2. 事故责任认定书、事故调解书、判决书或出险证明文件；
3. 机动车辆保险事故现场查勘草图、机动车辆保险事故现场查勘询问笔录及附页；
4. 机动车辆保险车辆损失情况确认书；
5. 、误工证明及收入情况证明、机动车辆保险出险证明、机动车辆保险权益转让书；
6. 、机动车辆保险赔案票据粘贴用纸（有关原始单据）、机动车辆保险赔案照片粘贴用纸（如有公估或其他机构提供的照片）；
7. 、机动车辆保险领取赔款通知书、机动车辆保险结案催告、注销通知书、机动车辆保险拒赔通知书；
8. 、机动车辆保险代位追偿案件登记簿、机动车辆保险损余物资回收处理单；
9. 、机动车辆保险诉讼、仲裁案件审批表、机动车辆保险拒赔案件报告书；
10. 、机动车辆保险预付赔款申请书、机动车辆保险预付赔款审批表；
11. 、机动车辆保险异地出险联系函、机动车辆保险受理查勘、定损复函；
12. 、其他有关证明及材料。
（二）车险特殊赔案
1. 、简易赔案
车险简易赔案按特殊赔案编号规则单独编号，规则与普通赔案相同，简易赔案《客户资料档案袋》材料顺序如下：
（1）赔款收据、领取赔款授权书；
（2）事故责任认定书、事故调解书；
（3）机动车辆保险出险证明；
（4）机动车辆保险简易案件赔款协议书；
（5）机动车辆保险领取赔款通知书、机动车辆保险结案催告、注销通知书；
（6）其他有关证明及材料。
2. 、其他特殊赔案
待系统开发完善后，另行制定下发。
（三）水险
1. 、卷宗目录；
2. 、批复及请示；
3. 、理赔案件审批表；
4. 、出险通知书；
5. 、承保材料（保险单正本、批单正本、保费收据复印件等）；
6. 、正本运输契约；
7. 、相关贸易单证（如货物原始发票、货物购销合同、货价证明等）；
8. 、装箱单/磅码单、货物积载图等装货单证（主要适用于涉外货运险）；
9. 、索赔函及索赔清单（包括向保险人的索赔函及索赔清单、向责任方的索赔函以及责任方的答复函）；
10、. 货损货差证明；
11. 、检验报告；
12. 、其他单证；
13. 、现场照片；
14. 、法院裁决及诉讼材料；
15. 、预付赔款申请书；
16. 、赔付协议书；
17. 、赔款计算书；
18. 、赔款收据；
19. 、权益转让书。
（四）非水险
1. 、卷宗目录；
2. 、批复及请示；
3. 、理赔报告（包括承保情况、出现情况及责任认定、定损及拟赔付情况等）；
4. 、理赔案件审批表；
5. 、出险通知书及被保险人索赔申请；
6. 、承保材料（包括投保单、保险单及批单、风险问询表或风险评估、保费收据复印件等）；
7. 、损失清单（包括定损协议书、费用原始单据）；
8. 、现场查勘报告；
9. 、出险证明材料（或调查取证材料）；
10、. 技术鉴定或公估理算材料；
11. 、其他材料（如出险时上月份的资产负债表、固定资产明细账、存货分类明细账等）；
12. 、残余物资回收价格或协商证明材料；
13. 、现场照片；
14. 、法院裁决及诉讼材料；
15. 、预付赔款申请书；
16. 、赔付协议书；
17. 、赔款计算书；
18. 、赔款批单；
19. 、赔款收据；
20. 、权益转让书；
21. 、受灾现场平面图。
（五）人身险
1. 、卷宗目录；
2. 、报案登记表；
3. 、理赔申请书；
4. 、理赔委托书；
5. 、理赔案件审批表；
6. 、承保材料（包括投保单、保险单及批单、风险问询表或风险评估、保费收据复印件等）；
7. 、照片（事故现场、伤残者）；
8. 、证明材料
（1）健康险（含意外医疗险）

①A、疾病诊断证明书；
②B、出院小结；
③C、病历、发票；
（2）伤残、死亡案件
①A、出险事故证明；
②B、伤残鉴定证明；

③C、死亡证明（或户口注销证明、火化证明）；
④D、受益份额证明（死亡案件所有受益人需在场签署收益份额证明，如无法在场需出具公证材料）；

⑤E、其他证明文件；
9、. 赔款计算书；
10、. 赔款收据。
（六）个人抵押贷款房屋保险
1. 、案卷目录；
2. 、理赔报告（包括承保情况、出现情况及责任认定、定损及拟赔付情况等）；
3. 、理赔案件审批表；
4. 、出险通知书及被保险人索赔申请；
5. 、承保材料（包括投保单、保险单及批单、风险问询表或风险评估、保费收据复印件等）；
6. 、损失清单（包括定损协议书、费用原始单据）；
7. 、现场查勘报告；
8. 、出险证明材料（或调查取证材料）；
9. 、现场照片；
10. 、赔付协议书；
11. 、赔款计算书；
12. 、赔款批单；
13. 、赔款收据；
14. 、贷款合同及公证书；
15. 、贷款银行同意事项证明书。

第三章 业务档案的装订及档案盒填写
第九条 业务档案装订原则是以卷为单位，即“一卷一装订”。业务档案的装订有以下三种方法：
（一）“三孔一线”装订方法；
（二）连发卡式装订机装订方法；
（三）不锈钢钉装订方法。
第十条 业务档案管理人员在装订业务档案时，按以下要求进行：
（一）要去掉案卷资料中的所有金属物，如订书针、大头针和回形针等，使装订出的案卷保持结实、整齐；
（二）要注意案卷左边、下边保持整齐，也不能出现漏页、倒页的现象；
（三）对于可能会压住案卷字迹或已经破损的文件、单证、图表等资料案卷，要加宽边、裱糊，不能影响阅读；
（四）采用三孔一线装订方法的，要用棉线装订，线要拉紧，并在案卷背面中孔处结扣；
（五）采用连发卡式装订机装订方法的，各业务部门将每一份资料订好，移交档案室后，档案室工作人员用长尾票夹将每卷资料夹好；
（六）采用不锈钢钉装订方法的，要在档案左侧上下各一钉。
第十一条 对于规格与A4用纸不同的原始资料，装订前应折叠整齐，保单以外原始资料应粘贴于粘贴纸上。
第十二条 业务档案装订完成后应归入档案盒，档案盒统一使用硬卷皮、无酸纸制作，左上角须加印公司Loge，在档案盒封面印有“案卷内容摘要”，下面有类别、险种、保单号、立卷时间、立卷人、复核人、本卷情况简要说明，详见如下：
公司Logo
案卷内容摘要
类别
险种
保单号
立卷时间
立卷人
复核人
本卷情况简要说明
（一）类别：分为承保、批改、理赔；
（二）险种：险类-险种，如交强险-摩托车50-250cc，企财险-基本险；案卷中有多个险种需要一一列明；
（三）保单号：案卷中保单号起止号，案卷中有多个险种保单号需要一一列明；
（四）立卷时间：案卷归档装订完成时间；
（五）立卷人：案卷制作人，一般是业务档案管理员；
（六）复核人：一般是业务部门负责人；
（七）本卷情况简要说明：简要注明本案卷有关单证、资料缺损、修改、补充、移交等情况。

第四章 业务档案的查阅、借阅
第十三条 业务档案的查阅是指公司内、外部人员，到业务档案室对原始业务资料进行查找、阅读和摘抄简要内容的过程。业务档案的查阅只能在档案室内进行，不能将业务档案带出档案室。
第十四条 业务档案的借阅是指业务人员因工作需要，在办理了一定手续后，把业务档案（包括文书档案及电子档案）借出档案室，进行使用、阅读、摘抄或复制的过程。
第十五条 业务档案管理人员应履行保密义务，不得擅自允许查阅/借阅。如工作需要，查阅/借阅人员填写“业务档案查阅/借阅单”，列明事由并提出具体需求，如业务档案类别、归档年度、保险合同号码、理赔案号等。公司内部人员查阅/借阅档案，要经过相关管理人员的审批。公司外部人员查阅/借阅档案，必须由法律事务人员/内控合规人员审核通过后方可。
第十六条 档案查阅/借阅者应负安全和保密责任，不得泄密、遗失、污损。严禁剪裁、涂改、篡改档案的违法行为，未经档案部门准许，不得转借档案。
第十七条 在查阅/ 借阅人员归还业务档案后，档案管理人员需检查业务档案是否是原件、是否污损、是否缺页等，确认无误后将其放回原位置。借阅时间一般最长不能超过10天，如果超过10天的，需重新办理借阅手续。

第五章 业务档案的保管、移交与销毁
第十八条 各级公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房，购置必备的档案装具。库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等设施。如：消防器材、温湿计、吸尘器、空调器等。条件成熟的地区业务档案可由中心支公司集中存放管理。
第十九条 机构分立、合并、撤销或设立临时性机构，要按照有关规定整理各门类档案，任何个人不得带走已归档档案或应归档的各类档案资料。各级工作人员要按照下列方法移交：
（一）分立机构的档案，应由分立后的机构主管部门在协商一致的基础上，确定档案的归属和流向；
（二）撤销机构的档案，应向上一级主管部门移交。如被撤销机构业务划归几个部门时，其档案材料不得分散，由其中一个部门代管，并将档案内容、涉及机构等情况在移交报告中加以说明；
（三）合并机构的档案，一并移交给合并后的机构代管；
（四）一个机构内部的一部分业务或一个部门划归其他机构，其档案材料留在原机构，需要时可复制或借阅；
（五）被撤销或合并机构没有处理完毕的文件材料，同其档案一起移交给有关机构整理归档；
（六）临时性机构的档案，移交给挂靠部门。
第二十条 业务档案的保管期限依业务种类而不同，有关保险业务档案的具体保管期限如下：
（一）承保业务档案
1. 、机动车辆保险单 5年
2. 、财产、建工、安工保险等 5年
3. 、责任险 25年
4. 、意外健康保险 5年
5. 、货运险 10年
6. 、船舶险 10年
7. 、石油保险 20年
8. 、航空航天、核电保险 10年
9. 、个人抵押住房综合保险（包括退保单）
长期（保险期限+5年）
（二）理赔业务档案
1. 、三十万元以下赔案保管十五年；三十万元（含）至一百万元赔案要保管二十五年；一百万元（含）以上赔案要永久保存。
2. 、下列情况的赔案应永久保存：
（1）共同海损赔案；
（2）通融赔付赔案；
（3）有保险合同争议诉讼的赔案；
（4）关联交易方赔案（涉及集团公司及集团公司控股子公司含***财产保险股份有限公司的赔案）。
3. 、下列情况的赔案应移交至分公司保存：
（1）超分公司审批权限上报总公司审批的赔案；
（2）拒赔案件；
（3）车险的机动车辆盗抢赔案。
第二十一条 对于已超过保存期限的业务档案，业务档案管理员应提交销毁申请与销毁清单，经公司业务管理部门、内控合规人员/法律事务人员签字同意后，报公司分管总经理/副总经理同意后，上报省分公司业务管理部门同意后方可销毁。
第二十二条 档案销毁工作应由档案管理员与本公司保密保卫管理部门共同进行，销毁时必须有两人以上在场监销。监销人员应在销毁清册上签字，严防档案遗失和泄密。
第二十三条 销毁工作结束后，应生成“业务档案销毁报告”并装订成册，永久保存备查。

第六章 业务档案归档人员及职责
第二十四条 业务档案管理工作要配备责任心强、有敬业精神，熟悉保险业务和档案业务的专兼职管理人员。业务档案管理员归属业务部门管理，并接受办公室业务指导。
第二十五条 业务档案管理人员要保持相对稳定，不能随意变动。原则上要求配备合同制职工并缴纳一定数额的风险抵押金，如果业务档案管理人员调动工作，在离职前要办理好交接手续，并形成书面的交接报告。在交接手续办理清楚后，才能退还风险保证金。

第七章 附则
第二十六条 本办法由总公司制定并负责解释。
第二十七条 本办法自下发之日起开始执行。