某集团公司费用报销制度.docx

某某集团费用报销制度

1. 报销制度
1.1 总则
为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，制定本制度,本制度适用于公司费用报销及项目成本报销.

1.2 报销流程
事业部总经理
部门经理
经办人填单

财务经理费用会计
签批
出纳付款
总裁（或总裁授权人）

流程说明：
1、 经办人员按要求填写《费用报销单》《差旅费报销单》（注明用途是项目支出或其他费用支出），并整齐地粘贴原始单据；
2、 所属部门经理证明确认；
3、 报销单据由副总裁或各事业部总经理审批；
4、 财务部审核票据的合法性、准确性
5、 报销单据上报总裁签批；
6、 出纳员复核后办理付款。

1.3 报销原始凭证内容要求
1、 发票的接受单位要正确，写明XXXX有限公司；
2、 发票日期应如实填写；
3、 内容填写齐全，金额计算正确，大小写数字应一致,如有误,以大写为准；
4、 原始凭证不得涂改、挖补，发现原始凭证有误，应当由开出单位重开；
5、 填开单据单位印鉴清楚、完整；
6、 票据必须真实合法，并印有“税务部门监制”或“财政部门监制”字样；如是增值税专用发票，必须符合国家有关规定。
7、 及时索取发票,发票不得遗失,若无正当理由,财务部有权不予报销.发生发票遗失情况须书面向财务部说明,以同类发票替代,若无同类发票,须向财务部咨询以何种发票替代.
1.4 报销单据的填写要求
1、 费用报销要求使用公司财务部规范的费用报销单；相关的费用报销单是：《差旅费报销单》,《费用报销单》；《支付证明单》；《票据粘贴单》
2、 不同的项目需要分开填写报销单，注明具体项目支出的名称；
3、 《差旅费报销单》填写说明:
“报销部门”：填定报销人所属事业部及具体所在部门；
“填报日期”：实际填写报销单日期；
“机票费、车船费”：分次填写，
“市内交通费”汇总填写，并另附说明，注明时间、从哪里到哪里，做什么事。
“出差补助”：填写出差餐费补助；
“其他”：填写除交通费、住宿费、出差餐费补助以外发生的其他费用，
如果属项目费用，在差旅费报销单右上角注明项目名称(须注明项目全称)。
4、 《费用报销单》填写说明:
“报销部门”:填写报销人所属事业部及部门
“用途”:需详细说明是何费用,发生的时间,人员,事由,地点等
“备注”:如果属项目费用,在此栏注明是何项目,须注明项目全称及项目编号；如果费用归属多个部门，报销人须另附纸列明各个部门各承担费用金额，且由各事业部或公共部门经理签字确认
如果属冲账发票，或发票遗失用其他发票抵，请按发票内容填写用途栏，然后另附一张纸说明业务实际情况，费用报销单上各位签批者须同时在此附件上签批。
跨部门的业务，报销人报销时需有涉及部门的事业部总经理签批。
1.5 报销单据的粘贴要求
1、 请将票据分类、序时、清洁、整齐地粘贴在票据粘贴单上，不要折叠，不要超出粘贴单；
2、 所有票据都需用胶水粘贴在票据粘贴单上，不得用钉书机装订；将票据左端依次呈梯型粘贴在单上；
3、 粘贴单不得用铅笔、圆珠笔填写，所有金额不得涂改；
4、 差旅费发票请按长途费、市内交通费（含办公地点往返机场费用）、住宿费、其他费用分类粘贴。
5、 凡另附张说明情况的，请统一使用A4纸或A5纸

1.6 费用报销
1、 费用报销必须审批手续完备，按公司费用报销流程的规定，审批后方能报销；
2、 对于审批手续不完备或未按规定的审批程度办理的费用报销，财务有权拒绝受理。
3、 每月28号前必须将本月发生的各项费用报销,对于无正当理由跨越两个月以上的费用报销，财务部不予受理。

1.7 各项费用填报单据及支持文件
类别
填报单据
支持文件
差旅费（交通费、住宿费、出差餐费补助、出差有关其他费用）
差旅费报销单
原始票据，差旅费报销明细表
业务招待费
费用报销单
原始票据，业务招待费明细表
车辆费用（过路费、油费、维修、车辆使用税）
费用报销单
原始票据
办公费用
费用报销单
原始票据
投标费
费用报销单
原始票据
团队建设费用
费用报销单
原始票据，团队建设费明细表
加班费用
费用报销单
原始票据
通讯费
费用报销单
原始票据
培训费
费用报销单
原始票据，相关培训资料
办公室房租/管理费/水电/空调/保安/保洁绿化/上网费/办公室电话费
费用报销单
原始票据
宿舍费用
费用报销单
原始票据
业务咨询费
支付证明单
原始票据
招聘费
费用报销单
原始票据
审计费
费用报销单
原始票据
中标费
费用报销单
原始票据
资质认证费
费用报销单
原始票据，相关资质认证资料
基金申请费
费用报销单
原始票据
奖金，提成，
支付证明单
奖金提成审批表
工资
支付证明单

1.8 报销内容
1.8.1 差旅费
1.8.1.1 差旅费报销范围
包括长途交通费、住宿费、市内交通费、出差餐费补助及其他公务杂费，如行李费、邮电费、购退票费、手续费、文件复印打印费等。
员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。出差地点区分为一类区，二类区，三类区。
1.8.1.2 出差报销程序(含广州市)
经批准出差办事人员，应如实填写《差旅费报销单》，并列明事由、时间、线路后按费用报销程序审批。
员工必须及时进行出差费用的报销，应在出差回来后5个工作日内办理报销，特殊情况须经总裁批准且不得超过1个月。差旅费报销标准由公司统一规定，财务部按发票在规定标准内报销。
1.8.1.3 住宿费报销标准（适用于所有人员）
出差住宿费报销标准 （元/人/天）
职务
一类区：北京、上海、深圳、珠海
二类区：省会城市
三类区：除一、二类区以外的地区
广州市内
一般员工、部门主管,项目经理
XXX
XXX
XXX
0
总监、部门经理
XXX
XXX
XXX
0
总经理
XXX
XXX
XXX
0
总裁、副总裁
实报实销
实报实销
实报实销
0

住宿发票须在发票上注明入住天数及单价，三星级以上（含三星）须提供费用清单，扣除因私发生的电话费、上网费、洗衣费、餐费；
长驻人员如果在当地租房,不再另外报销出差住宿费。
1.8.1.4 出差餐费补助标准(出差餐费补助费用须用餐费发票报销)
员工短途出差全天视同出勤，可报销10元/人的伙食补贴。
非项目组人员长途出差餐费补助标准（凭发票限额内报销）
（元/人/天）职务
一类区
二类区
三类区
一般人员、部门主管,项目经理
1XX
1XX
1XX
总监、部门经理
1XX
1XX
1XX
总经理
2XX
2XX
2XX
总裁、副总裁
实报实销
实报实销
实报实销

1.8.1.5 交通费补助标准（适用于所有人员）
长途交通费按乘座工具标准（见下表）报销；广州市内交通费实报实销，市内交通优先坐公交车，项目经理级以下人员原则上不得随意乘坐出租车，如有特殊情况需乘坐出租车时，需在差旅费报销单上注明原因,并经部门经理事先批准。
乘座工具标准：

级 别
总裁、 副总裁
总经理
总监、 部门经理
项目经理、部门主管,一般人员
交通工具
售前、市场部人员
其他人员
飞机
据实
据实
经总裁批准
经总裁批准
不坐飞机
火车
软卧
软卧
软卧
硬卧
硬卧
轮船，汽车
据实
据实
据实
据实
据实
市内出租车
据实报销
据实报销
据实报销
据实报销
部门经理批准
出差人员出差回来，凭有效票据据实报销。有效票据指出发点到目的地区车票，时间上符合出差时限，中途不得绕路办其他事宜。
1.8.1.6 事业部项目组外地（非广州市）长驻人员差旅补助,餐费补助报销标准
地区
差旅补助
餐费补助
备注
一类区：北京，上海，深圳，珠海
XX元/人/天
XX元/人/天

二类区：省会城市，三类区：除一、二类区以外的地区
XX元/人/天
XX元/人/天

差旅补助和餐费补助每月报销一次，天数按工作天数计算，出发日及返回日均计算天数，报销时提供发票。
报销长途交通费、差旅补助、餐费补助时须填写差旅费报销明细表。
除特殊情况外，享受差旅补助人员不得报销其他费用。项目组其他费用，如项目组团队建设费用，公共通讯费，办公费用，业务招待费由项目经理统一报销。
1.8.2 通讯费
1.8.2.1 通讯费报销原则
有关手机话费报销标准，由公司统一规定。财务部按规定标准严格把关，按月凭发票在标准内报销。
按公司规定限额报销的人员(不包括通讯费标准为50元，在工资中一并发放的人员),报销时须提供发票在公司规定限额内据实报销，即发票抬头为公司员工姓名或公司名称，不能使用定额发票，若使用定额发票，作为工薪支出，与工资一同发放。
1.8.2.2 通讯费报销标准
项目经理以上员工转正后手机卡须过户到公司名下，话费由公司统一缴纳，超出补贴部分在个人工资中划扣，节余不补。
尚未办理过户手续的员工不再办理手机过户。
一般员工每月通讯费直接在工资内发放。
试用期员工入职超过15天方可享受当月话费补贴。

报销定额：(说明:取消大客户部电话费报销额度,电话费纳入档次工资)
职务
每月定额
总裁,副总裁,总经理，总监
3XX元/月
部门经理,部门副经理,项目经理,产品经理,总裁助理
1XX元/月
一般员工
100元/月
如有多个职位，以额度最大者为报销定额。
如有特殊需要，请向人力资源部申请，并经相关事业部总经理及总裁签批，报财务部备案。
1.8.3 加班费用（不适用于项目组外地（非广州市）长驻人员）
凭发票可享受如下两项补助：
加班到晚上10：00后可以报销回家的交通费。
加班期间餐费补助：20元/人/餐。
1.8.4 业务招待费
公司因工作、业务需要，经公司领导安排，接待客户及相关人员，本着不浪费的前提下，所发生的招待费，经办人须说明其招待人员及人数（可附纸张说明），公司领导批准后，予以报销。
1.8.5 办公费用
书报杂志报销须经行政部在费用报销单上确认已登记。
1.8.6 培训费
培训费由人力资源部统筹管理，培训前各部门向人力资源部提出申请，经批准后，由人力资源部统一安排；
培训费用发生后经办人按财务规定填写有关报销单据，按报销流程，予以报销。

1.8.7 车辆使用费(含车辆用油,车辆过桥过路费，车辆维修费)
因工作需要使用私家车,凭发票限额内报销,油费及过桥过路费须分开贴报销单；
已按标准报销车辆使用费人员不再报销城市市内交通费用；
销售人员报销需符合《销售人员管理制度》

车辆使用费用报销标准：
总裁车辆使用费实报实销,其他人员车辆使用费报销标准上限为2000元/月,报销车辆使用费的员工及报销标准由员工向公司申请,总裁审批.

使用公司车辆时，使用人须向行政部申请，行政部人员登记车辆使用人及使用里程，产生的过桥过路费由使用人当场给付，然后使用人自己报销费用，油费由司机报销，除过桥过路费外的其他车辆费用如油费，车辆维修费，保险费等年末按里程数分摊

1.8.8 宿舍费用(仅适用于事业部项目组外地（非广州市）长驻人员)
宿舍费用包括：宿舍房租，水费，电费及有线电视费，管理费，煤气费，床，床上用品。
宿舍房租，水费，电费及有线电视费，管理费，煤气费的报销标准：
地区
报销标准
备注
深圳
2XXX元/人/月
参考依据：4人/套房，宿舍房租2900元，管理费300元，电费及有线电视费250元，水费50元，煤气费100元。
广东地区（不含深圳）、江西省、福建省、其他地区
1XXX元/人/月
参考依据：4人/套房，宿舍房租2100元，管理费300元，电费及有线电视费250元，水费50元，煤气费100元。

宿舍用床的报销标准：900元/床。标准内据实报销。
宿舍床上用品的报销标准：300元/床。标准内据实报销。
报销宿舍房租，水费，电费及有线电视费，管理费，煤气费，床，床上用品须填写宿舍费用报销明细表（表格FRM-ACC-002），由项目经理统一报销。

1.8.9 其他费用
其他费用支出（如审计费等），参照以上报销程序办理。
附:各项费用含义说明
费用明细
说明
团队建设费用
支付的员工医疗卫生费用、员工困难补助和为加强团队凝聚力,加强团队建设的费用
培训费
员工培训费用
业务招待费
维护公共关系发生的业务招待费用
业务咨询费
特殊的业务费用
投标费
因项目投标产生的购买标书费，装订费，陪标客户费用
中标费
项目中标费用
差旅费
出差的交通费,住宿费,出差补助
加班费用
因加班产生的餐费及交通费
办公室房租/管理费/保安/保洁绿化费/水电/上网费/办公室电话费/空调费
公司办公场所租赁费,保安费,保洁绿化费及管理费等费用
通讯费
因工作需要产生的的通讯费用
办公费用
各部门日常办公费用，如快递费，合同登记费，发票工本费打印机硒鼓、打印纸张、卫生纸、文具、名片、水、杯文具,书报杂志费用
招聘费
公司员工招聘费用
宿舍房租管理费/水电
公司宿舍房租水电及管理费
车辆费用
车辆发生的油费，过桥过路费，维修
资质认证费
公司资质申请、年审费用
基金申请费
国家基金申请费用
审计费
审计费用