文书与档案管理基础知识全书电子教案课件.ppt

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文书概述,文书的类别,文书的应用领域和范围非常广泛，所针对的事务也千差万别，使用的主体各有不同，这些因素导致文书的种类非常庞杂。根据不同的分类标准，可以划分文书的不同类型。,第一节 文书概述,文书的作用,文书在社会生活中，尤其是在社会机构与组织履行职责、完成目标的工作中，发挥着极其重要的作用，主要包括两个方面：,一是传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。文书是交流信息和思想的重要手段，所提供的信息更加全面、确定和深入，是部门之间相互学习、借鉴工作经验的重要途径。,第一节 文书概述,文书的作用,二是凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。文书是社会机构发挥职能、完成工作过程中产生的记录，真实反映着工作开展的情况，是工作状态的文字化和书面化，能够发挥凭据和证实的作用。例如，工作总结是对所完成工作的系统回顾，会议记录是对会议情况的真实反映，合同是对当事双方义务与责任的体现。,第一节 文书概述,第一章 文书基础,第二节 公务文书,第二节 教学目标,掌握公文书文书的含义,了解公文书文书的特点,掌握公文的类别,熟悉公务文书的作用,掌握公务的格式,第二节 公务文书,教学重点,公文书文书的含义、类别、作用和格式,教学难点：,公文书文书的含义和格式,第二节 公务文书,公文文书的含义,公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。例如：各项法令、决议、指示、通知、报告、计划、规章、合同、契约、公务函电等等，都属于公务文书。它是机关、团体、企业、事业单位办事的依据，是国家政务的一种重要手段。,公务文书的特点,公务文书是党政机关，社会团体，企事业单位在行使管理职权，处理日常工作时都以公文为基本的工具。因此，公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点：,第一，公文有法定的作者。公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权的担负义负的机关式组织。,第二，公文有法定的权威。公文的法定权威，指公文的权威性和约束性。,第三，公文有特定的效用。行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规。,第四，公文有规范的体式。公文的规范体式主要指两个方面，采用的语体；文体的格式。不得随心所欲，别出心裁。,第五，公文有规定的处理程序。公文由法定作者制定，在撰写过程中，它要受到公文处理程序忍气吞声严格制约。,第二节 公务文书,公务文书的类别,根据不同的分类标准，公文可以分为多种类型，详见书,P4,表,1-1,。,第二节 公务文书,公文文书的作用,公文的基本功能是通过具体的文种，在特定公务管理活动中发挥各自的作用来实现的。由于公文的内容不同，运动的领域和形式不同，其作用的效果就会不同的表现。具体来说，有以下几个方面的作用：,一是领导和指导的作用。,二是依据和凭证的作用。,三是联系和关照作用。,四是宣传和教育作用。,五是规范和制约作用。,第二节 公务文书,公文文书的稿本,公文的稿本，指一篇公文在撰写、审核、签发、制作、使用过程中形成的具有不同功用特点的文稿与文本的统称。依据公文形成阶段及其功用特点可分为草稿、定稿、校对稿、正式文本、复制本。,草稿是签发或会议通过之前的文稿，不具法定效力。包括初稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、修改稿、草案、修正草案。,第二节 公务文书,定稿是经过机关领导人签发或法定会议通过、批准的草稿。具有法定效力，是用于制作正式文件的标准文稿。但没有行政效力。,校对稿是依据定稿打字排版过程中形成的文稿。不具备法定效力。包括校样、校对稿、终校稿。,正式文本是印刷出来的文件加盖机关印章或领导人签署后供正式使用的文本，具有法定效力，包括正本、副本、存本。,复制本是依据正式文本进行复印或翻印、缩微等复制出来的文本。,第二节 公务文书,公文常见格式,公文格式是指公文的数据项目在公文的文面上所处的位置和书写的形式。,公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等,17,项要素。,第二节 公务文书,1.,眉首,置于公文首页红色线以上的各要素流称眉首。眉首内容包括公文份数序号，秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人。如图,1-1,所示。,（,1,）公文份数序号。,（,2,）秘密等级和保密期限。,（,3,）紧急程度。,（,4,）发文机关标训。,（,5,）发文字号。,（,6,）签发人。,第二节 公务文书,2.,主体,置于红色线以下至主题词以上之间的各要素称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、发文机关、成文时间和印章、附注。,（,1,）公文标题。,（,2,）主送机关。,（,3,）公文正文。,（,4,）附件。,（,5,）发文机关。,（,6,）成文日期和印章。,（,7,）附注。,第二节 公务文书,版记,置于公文主题词以下的各要素统称为版记。位置在公文最后一页。版记主要包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,（,1,）主题词。主题词是公文检索标识，是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词组组成，最好不少于三个，不超过五个，最后一个词必须说明公文的文种。“主题词”三字用,3,号黑体字居左顶格标识，后加全角冒号；词目用,3,号小标宋体字，词目之间空,1,字。,第二节 公务文书,(2,）抄送机关。抄送机关提主送机关处需要协办或知晓公文的其他机关。抄送机关应使用全称或者规范化简称，统称，标识在主题词下一行。左空,1,字用,3,号仿宋字标识，“抄送机关”后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标名号。,（,3,）印发机关和印发时间。印发机关和印发时间位于抄送之下（无抄送在主题词下）占一行位置，用,3,号仿宋体标识，印发机关左空,1,字、印发时间左空,1,字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉拍数码标识。,第二节 公务文书,结束,结束,课程教学,PPT,单击此处添加标题文字,第二章 文书工作,学习目标,了解文书工作的含义及管理机构,掌握公文处理的基本原则,掌握收文处理、发文处理和文书归档的基本流程,第二章 文书工作,第一节 文书工作概述,第一节文书工作概述,了解文书工作的含义,熟悉公文处理的基本原则,掌握公文的行文制度,教学目标,教学重点,文书工作的含义、公文处理的基本原则、行文制度。,教学难点,文书工作的含义、公文处理的基本原则,第一节 文书工作概述,文书工作的含义,文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。,1.,收文处理,凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。收文工作是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作，主要包括签收、登记、审核、拟办等工作程序。,第一节 文书工作概述,2.,发文处理,发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。,发文,工作,是,指各,单位答复,外单位,来文或根据需要向外单位主动发,出,文件的过程。发文,工作主要包括撰写、印刷、发送等方面，具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情况作出微调。,3.,文书归档,文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。,第一节 文书工作概述,文书工作的含义,文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。,1.,收文处理,凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。收文工作是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作，主要包括签收、登记、审核、拟办等工作程序,。,第一节 文书工作概述,2.,发文处理,发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。,发文,工作,是,指各,单位答复,外单位,来文或根据需要向外单位主动发,出,文件的过程。发文,工作主要包括撰写、印刷、发送等方面，具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情况作出微调。,3.,文书归档,文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。,第一节 文书工作概述,文书工作机构,公文工作是各机关单位的一个重要组成部分，文书工作常作为办公室工作重心。文书工作机构隶属于各级秘书机构，各级文书工作的管理机构为各单位办公厅（室）。,文书处理工作机构隶属于各级秘书机构，仅对本单位的领导负责，对上一级文书处理部门或下一级文书处理部门都没有领导与被领导关系。因此，文书处理机构具有封闭的特点。,第一节 文书工作概述,公文处理基本原则,国家行政机关公文处理办法,第四条规定：“公文处理应当坚持实事求是，精简，高效的原则，做到及时，准确，安全。”,“实事求是，精简，高效，准确，及时，安全”是处理公文的基本原则。,第一节 文书工作概述,第一，实事求是。,第二，精简。精简，包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：,一是减少中间环节。二是建立责任制。三是规定处理时限。,第四，准确。,第五，及时。,第六，安全。,第一节 文书工作概述,公文的行文制度,1.,行文关系,行文关系指发文机关和收文机关之间的文件往来关系，是根据机关的组织架构、领导关系、职权范围而确定的文件授受关系，一般包括两种类型：隶属关系、非隶属关系。,隶属关系是指，同一系统的机关之间，存在领导与被领导的上下级关系，下级机关隶属于上级机关。具有隶属关系的机关之间行文应使用下行文或上行文。,非隶属关系是指，行文机关之间不存在领导与被领导的上下级关系。,第一节 文书工作概述,2.,行文方式,行文方式是根据单位行文的方向而确定的，分为上行文、平行文和下行文三种。,上行文是下机关向所属的上级领导机关行文的一种方式。,平行文是指行文的机关之间没有隶属关系、业务指导关系而就某一事务相互行文。,下行文是上级领导机关对所属下级机关的行文，根据具体情况可以分为逐级下行、多级下行和直达基层等三种方式。,3.,行文规则,行文规则是根据隶属关系、行文方式、组织结构以及文种规范等多种标准确定的公文运行准则，可以有效地防止行文混乱，使公文发挥应有的价值。,第二章 文书工作,第二节 收文处理,第二节 收文处理,教学目标,掌握收文处理的的一系列程序性工作,第二节 收文处理,教学重点：,收文工作流程,教学难点：,收文工作流程,第二节 收文处理,签收,签收就是,单位,文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿,（见表,2-1,）,签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。,第一，,清点,。就是,核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。,第二节 收文处理,第二，,检查,。,就是核对所收公文封,套,上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封,套,编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回,，,如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。,第三，,签字,。就是,经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，,普通,件注上收到的年、月、日,即可,，急件,则要,注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。,第二节 收文处理,二、,登记,登记就是,对收进的文,件,在收文登记簿,（见表,2-2,）,上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项重要环节和程序。,根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记,；,分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。,收文登记是一项,十分繁琐而细致,的工作,，在登记中，文书人员应认真负责，一丝不苟。要注意以下要点：,登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上，需要后补的，应及时补上。,在填写收文号时不要空号、重号。,登记项目不可任意删减。,书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和签字笔。,分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件，一般件稍后处理。,第二节 收文处理,审核,审核即在,收到下,级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。这一环节是针对下级来文所设置的，目的是把好上行文的质量关。,收文审核要点：,是否应由本机关办理,；,是否符合行文规则,；,内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定,；,涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签,；,文种使用、公文格式是否规范。,第二节 收文处理,分送,分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。,第二节 收文处理,传阅,传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。需要传阅的文件有两种情况,：,一是文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见,；,二是来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。,传阅的注意要点：,有密级,的文件,，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密级要求限定传阅范围,。,传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控制好传阅时间。,文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。,每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅人员,都,要在文件传阅单上签注姓名和日期。,分送的注意要点：,已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门。,来文单位答复本单位询问的文件，如收到的批复、复函或情况报告、报表等，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就送哪个部门办理。,分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件，都要履行签收手续。,要求退回归档的文件，要在文件上注明,“,阅后请退回归档,”,字样，以便及时收回，防止散失。,第二节 收文处理,拟办,拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。,文秘人员,提出的拟办意见，要抓住中心，有针对性，考虑全面，切实可行，文字表述要简明精练。,1.,拟办的范围,需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办意见，其范围包括：,（,1,）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。,（,2,）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等。,（,3,）下级机关主送给本机关的请求性文件。,（,4,）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻和承办的文件。,2.,拟办的要求,拟定拟办意见的人,应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，,熟悉本机关的情况，,熟悉各个部门的业务范,围和相互关系，,了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，,在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单（见表,2-4,）“拟办意见”一栏内。,第二节 收文处理,批办,批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。批办通常由单位主要负责人对来文作出批示，这是领导人参与公文处理的重要环节，是领导人行使其职权的过程，也是收文办理中最重要的程序，它决定了文件的最终处理要求，是决策性的办文环节。,批办文件，要求单位领导人认真阅读文件，琢磨拟办意见，提出原则批示意见。批示中要给文件承办部门指明办理原则、应注意的问题和办理要求，做到表态明朗、词义明确，并将批办内容写在文件处理单（见表,2-4,）“批示意见”一栏内。,第二节 收文处理,八、承办,承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。,1.,确认承办范围,2,按批办意见办理,3,及时快捷办理,公文,4,依据规章办理,公文,5,签注,公文,的承办结果,在,公文,办理完毕之后，承办人员应清晰、工整地在文件处理单（见表,2-4,）“处理结果”一栏内填写承办的经过与结果，并应填写承办人姓名与日期，以备日后查询。,第二节 收文处理,催办,催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。它是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。,第二节 收文处理,注办,由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后,对文件的办理情况和办理结果所作的说明。这项工作应由承办部门或承办人完成。承办完毕后，将情况和结果填写在文件处理单（见表,2-4,）,“,处理结果,”,一栏内。,公文注办一般包括以下内容：一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；需要办理复文的文件，办理完后要注明,“,已复文,”,，并注上复文的日期和文号；用口头或电话答复的要注明时间、地点、会谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字；不需要复文的文件要注明,“,已办,”,、,“,已阅,”,、,“,已摘记,”,等字样。,第二节 收文处理,归档,归档就是指,文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交,；,将无保存价值的文件按规定销毁。,第二章 文书工作,第三节 发文处理,教学目标,熟悉掌握发文处理的全过程,第三节发文处理,第三节发文处理,教学重点,发文工作流程,教学难点,发文工作流程,第三节发文处理,制文阶段,1.,草拟,草拟,也称拟稿，,就是文件的起草过程，是,制文阶段的起始环节,。也是,发,文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。,需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。,第三节发文处理,2.,审核,审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅,(,室,),负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。,第三节发文处理,文稿审核时应着重注意以下几方面内容：,（,1,）审核是否确实需要行文。这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。,（,2,）有无矛盾抵触。审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本单位以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。,第三节发文处理,（,3,）要求、措施是否明确具体和切实可行。检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。,（,4,）处理程序是否完备。审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。,第三节发文处理,（,5,）文字表达。检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。,（,6,）文件体式。检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定等。,在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。,第三节发文处理,3.,签发,签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。,签发是发文,处,理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。,签发文件的原则是：,（,1,）,凡以,单位,名义发出的文件，应由,单位,正职或主持日常工作的副职领导签发。,（,2,）,一般业务、事务性工作的文件,，,可由具体分管的副职领导人签发。,第三节发文处理,（,3,）,有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅,(,室,),主任签发。,（,4,）,经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。,（,5,）,几个,单位,或部门联合发文，或内容涉及其他,单位,部门的公文，应实行会签。,第三节发文处理,（,6,）,签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，,（,7,）,签发时应在,“,发文稿纸,”（见表,2-5,）,的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明,“,代签,”,字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。,(8),几个,单位或部,门,联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。,第三节发文处理,制发阶段,1.,编号,编号,即,指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。,复核,复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。,3.,缮印,缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。缮印文件一般都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制文,，,必须严格按照国家标准,公文格式,的有关规定执行。,第三节发文处理,4.,校对,校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。,5.,用印,用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。,6.,登记,即,发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。,7.,分发,分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。,第二章文书工作,第四节 文书整理与归档,第四节文书整理与归档,教学目标,了解文书归档的范围,熟悉文书整理与归档工作流程,第四节文书整理与归档,教学重点：,文书的归档范围、文书整理与归档工作流程,第四节文书整理与归档,文书的归档范围,1.,政府机关、事业单位文书归档范围,见,P34,表,2-8,政府机关、事业单位文书归档范围,2.,企业机构文书归档范围,政府机关文件归档范围在原则上也可以套用到企业中，所不同的是，企业文书中包含大量的经营、研发等相关业务文书，因此归档范围更宽泛一些。,第四节文书整理与归档,文书整理与归档工作流程,文件的整理与归档是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（本节只对归档的工作流程进行简要介绍，着重讲解在文书归档过程中比较重要的文件装订的方法，后续环节因为与“档案管理”工作有紧密关系，其具体内涵将在第五章进行详细讲解。）,第四节文书整理与归档,1.,装订,（,1,）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文一件，报表，名次、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。,（,2,）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。,（,3,）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。,第四节文书整理与归档,2.,分类,分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分为若干层次的类。一般是把“年度”“保管期限”“机构（问题）”作为通用的分类方法。,各单位可根据本单位实际情况，选用具体的分类方法。一般来说，在文件形成量较大、科室设置较多的机关，文件一般由各文书处理部门分工整理归档，宜选用“年度机构,(,问题,),保管期限”分类法。文件形成量相对较少、科室设置较少的机关，一般宜采用“年度保管期限,机构,(,问题,)”,分类法。,第四节文书整理与归档,3.,排列,为了便于对归档文件进行系统化的管理，使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序，这就是归档文件的排列。归档文件的排列，必须遵循同一事由原则，即同一件具体的事，或者同一个问题，或者同一段较为紧密的工作过程等等。,归档文件的排列方法，有按文件形式时间的先后顺序的，有按文件的重要程度的，同一事由的文件排列在一起，必须体现时间性或重要程序顺序不同事由的归档文件排列方法，只以不同事由文件办结时间的先后顺序排列，不考虑其他的因素。,第四节文书整理与归档,4.,编号,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构,(,问题,),等选择项。,第四节文书整理与归档,5.,编目,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。,第四节文书整理与归档,6.,装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。,结束,结束,课程教学,PPT,单击此处添加标题文字,第三章学习目标,了解档案的内涵、作用，掌握档案的常见种类,能够区分档案与文献、文物、图书等概念的区别,掌握档案工作的内容，了解档案工作的基本原则和管理机构,第三章 档案与档案工作,第一节 档案,第一节 教学目标,1.,掌握档案的定义和内涵,2.,明确档案的价值与作用,3,.,熟悉档案的分类,4,.,能够区分档案和其它相关的概念,教学重点,档案的定义、内涵、价值、作用、分类,教学难点：,档案的内涵，档案的分类，档案和其它相关概念的区别,第一节 档案,提问：什么是档案？同学们知道哪些档案？,展示档案实物。引入新课。,第一节 档案,中华人民共和国档案法对档案有如下定义,：,档案,“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”,第一节 档案,内涵：,第一，档案来源和内容的广泛性，这从档案主体和涉及内容的多样性反映出来。,第二，档案是有价值的历史记录，说明了文件转化为档案的三个条件：一是历史记录，即处理完毕的文件资料；二是有保存价值，即具有历史效用；三是按照一定规律保存起来。,第三，档案形式的多种多样。随着社会进步和技术的发展，档案形式日益丰富。,第四，档案的本质属性是原始记录性，是对实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收集。,第一节 档案,档案称谓的演变,我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为,“,册,”,，周代叫做,“,中,”,，秦汉称作,“,典籍,”,，汉魏以后谓之,“,文书,”“,文案,”“,案牍,”“,案卷,”“,簿书,”,，清代以后多用,“,档案,”,，今统一称作,“,档案,”,。,第一节 档案,档案的基本价值,1.,凭证价值。,档案的凭证作用源于档案的原始性。中国人常说：,“,空口无凭，立字为据,”,、,“,口为空，字为宗,”,。档案的内容是在社会实践活动中,“,实时实地,”,形成的，客观地记录了当时的历史情况，是令人信服的历史证据，是当时各种历史事件的见证。当尘埃落定，要重现当时的情况，还原真实历史面貌，只有依靠档案。档案作为历史真迹，具有无可辩驳的证据价值。,同时，在档案本身的物质形态上还保存着真切的历史标记,档案具有内容上和形式上的原始性,第一节 档案,档案的基本价值,2.,参考价值。,档案的参考价值源于档案的记录性。,档案记录的内容涉及社会生活的方方面面，包含的信息量极广,档案所记录的不仅是事情的经过，也反映出在处理事情中人们的思想发展，其中的经验与教训，可以成为后世后人的借鉴。,第一节 档案,平江图为宋代苏州城市平面图，是中国现存历史最久、最完整的城市平面图。它是中国现存最大的碑刻地图，也是世界上罕见的巨幅古代城市图，是研究中国城市规划设计和文化艺术的珍贵历史资料。,第一节 档案,档案的主要作用：,1.,机关工作的查考凭据。,可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。,周礼中不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载。,第一节 档案,2.,政治工作和行政管理的工具。,政府机关、团体及企业事业单位在公务交往活动中利用档案可以提高效率。档案信息资源的开发利用有利于促进社会走向法制和诚信,在形形色色的国际争端中，档案还具有捍卫国家利益的作用。,案例：钓鱼岛主权之争,1562,年,(,明朝,),筹海图编,、,1863,年,(,清朝,),皇清中外一统舆图,均有清晰规定和标示。历史档案充分说明钓鱼岛自三古以来就是我国的领土。,第一节 档案,3.,科学研究的可靠资料。,无论是自然科学，还是社会科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。,档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：,（,1,）专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴（,2,）从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。,所以，档案是科学研究的必要条件。,案例：,汉口，一个中国城市的商业社会,第一节 档案,4.,宣传教育的生动素材。,档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。,第一节 档案,档案的分类,第一节 档案,档案和相关概念的区别,档案与文献,档案与文物,档案与图书,档案与资料,第一节 档案,档案与文献,最根本的区别是档案的原始记录性,文献不论是否第一手原始记录，只要具有历史文化价值就是文献,档案除了历史文化价值，还特别注重对现实社会有查考利用的价值。,档案有可能是零散的片段，而文献通常是完整系统的。,档案是文献的一种。,第一节 档案,档案和文物,根本区别在于是否是有意识的利用保存下来的,档案和文物都产生于当时的社会实践活动，是为了直接使用的。,文物并不是当时的人们有意保存下来为了后人考古研究和鉴赏的,档案则是人们有意识地为了日后查考以及更多的利用保存下来的。,为文物拍摄的照片及文字说明有查考利用价值，可以成为档案。,第一节 档案,档案和图书：,都记录了知识和信息。都有很强的记录性，都是有意识的活动,图书的形成来源不具有直接和原始记录性,档案和资料：,一般地讲，对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息都是资料。,档案可以被人们作为资料看待并使用，但资料却不能被当作档案看待和使用。,第三章 档案与档案工作,第二节 档案工作,第二节 教学目标,1,明确档案工作的定义、性质,2.,熟悉档案工作的内容及管理机构,3.,明确档案工作的基本原则,第三章第二节 档案工作,教学重点,档案工作的定义、性质、管理机构,教学难点：,档案工作的内容及基本原则,第二节 档案工作,复习：什么是档案？档案在实际生活工作中有何价值？,提问引入新课：关于档案要做哪些具体工作？,第二节 档案工作,定义：,广义：包括档案工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案出版工作等,狭义：在档案馆（室）从事档案业务工作，用科学的原则和方法管理档案，充分体现档案的价值，发挥档案的作用，为国家的各项工作提供档案信息服务。,第二节 档案工作,档案工作的内容,档案工作包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节。,第二节 档案工作,1.,档案的收集,档案收集是指档案部门接收和征集档案的工作，包括对本单位或本地区归档材料的接收，也包括对社会人士捐赠档案的接收和对流散档案的收集。,档案收集的目的是将分散的需要归档的材料收归到专业部门中进行有效的保管，解决的是档案材料的来源问题。,2.,档案的整理,档案整理是将收集而来的零散文件根据分类方案组成档案有机整体的工作，主要包括分类、排列、编号、编目等工作环节。,档案经过整理之后就由零散、无序的状态转化为相互关系明确的档案系统。,第二节 档案工作,3.,档案的鉴定,档案鉴定指对档案的真伪、保存价值进行判断，区别不同档案材料的价值大小、保管期限。,档案经过鉴定后可以有效淘汰无用的材料，使具有价值的材料得到合理的保管。,4.,档案的保管,档案保管是指对档案进行日常保护和管理，确保档案的安全，延长档案的寿命。,档案经过科学、合理的保管，能够在较长时间内存放，从而为社会的利用提供更持久的服务。,第二节 档案工作,5.,档案的统计,档案统计是以数字、数据等形式全面反映档案、档案工作和档案事业状况的