文秘工作与档案管理全套教学教程.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020/12/3,#,上篇,文书工作,项目一文书拟制与办理,1,文书拟制,保华万房地产开发有限公司有6名员工获得了全国地产行业协会颁发的“2016年度全国优秀地产设计工作者”称号。公司决定对获奖员工给予表彰。,假定你是集团公司办公室秘书王玲，请根据以上背景，拟制表彰文件草稿，并请相关领导审核、签发。,任务导入,文书拟制是所有文书处理工作的起点，是文书从无到有的过程。拟制文书是文书工作最重要的内容之一，直接决定着整个文书工作的质量。拟制工作的主要工作内容和任务是三个方面：起草、审核、签发。,秘书应深入了解关于文书的基本知识，结合本次发文任务的具体情况，认真考虑文件的内容、行文关系、选用、文种结构语言等因素，起草初稿后，必须经过相关领导审核，如需修改应当按照领导要求认真修改完善，经领导签发后方可进行后续工作。,任务分析,通用的分类方式是，将公文分为党政公文（法定公文）、通用事务文书和专业文书等三大类型,通用的分类方式,决议 决定 命令,公报 公告 通告,意见 通知 通报,报告 请示 批复,议案 函 纪要,党政公文（,15,种）,计划 总结 简报,启事 讲话稿 调查报告,事务文书（,n,种）,经济文书 司法文书,专业文书（,n,种）,党政机关公文是党政机关,实施领导、履行职能、处理公务的,具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，,指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况,等的重要工具。,党政公文,序号,文种名称,适用情况,行文方向,1,决议,适用于会议讨论通过的重大决策事项,下行文,2,决定,适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项,下行文,3,命令（令）,适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员,下行文,4,公报,适用于公布重要决定或者重大事项,下行文、平行文,5,公告,适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项,下行文、平行文,6,通告,适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项,下行文、平行文,7,意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法,上行文、下行文、平行文,8,通知,适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文,下行文、平行文,9,通报,适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况,下行文、平行文,10,报告,适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问,上行文,11,请示,适用于向上级机关请求指示、批准,上行文,12,批复,适用于答复下级机关请示事项,下行文,13,议案,适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项,平行文、上行文,14,函,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项,平行文,15,纪要,适用于记载会议主要情况和议定事项,下行文,表1-1-1 党政公文文种,隶属关系,:,同一系统的机关之间，存在领导与被领导的上下级关系，下级机关隶属于上级机关。具有隶属关系的机关之间行文应当使用下行文或上行文。,非隶属关系,:,行文机关之间不存在领导与被领导的上下级关系。,一是上级主管业务部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系；,二是同一系统的同级机关之间；,三是，非同一系统的机关之间，无论级别高低，均为非隶属关系。,第一种情况的机关之间行文应当使用下行文或上行文，后两种情况的机关之间行文应当使用平行文。,行文关系,发文机关,（本单位）,上级单位,下级单位,同级单位,或无隶属关系的其他单位,报告 请示,上行文,命令 决定 通知,下行文,函 通知,平行文,大多数文种行文方向明确，少数文种方向灵活,上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，,不抄送下级机关。,行文方式与方向,1.标题,由发文机关名称、事由和文种组成。,2.主送机关,公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。,3.正文,公文的主体，用来表述公文的内容。,4.附件说明,公文附件的顺序号和名称。,5.发文机关署名,署发文机关全称或者规范化简称。,公文通用结构,6.成文日期,署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。,7.印章,公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。,8.附注,公文印发传达范围等需要说明的事项。,9.附件,公文正文的说明、补充或者参考资料。,公文通用结构,稿本是指某一文件在制发的整个流程中（撰写、审核、印制等环节）根据需要而形成的不同文稿和文本，它们在内容、形式、作用等方面均存在不同程度的差异。,草 稿（草 案）,初始稿本，是在撰制、草拟、起草过程中形成的文件，内容尚不确定，还需要修改或讨论，经上级审批才能确定。不可作为执行依据，一般情在内部使用，不可随意公开,初稿 草稿 征求意见稿,定 稿,经讨论、修改、审批，内容完全成熟确定，经领导签发或会议表决通过，是缮印和发出正式文件的标准和依据。文件在印发时，应以定稿为基础进行录入、校对,定稿 试行稿 修订稿,文件的稿本,1.主题与内容要求,（,1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。,（,2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。,（,3）内容简洁，主题突出，观点鲜明,2.结构与形式要求,（,1）结构严谨，表述准确，文字精炼。,（,2）文种正确，格式规范。,3.其他要求,（,1）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。,（,2）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。,（,3）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。,起草工作要求,发起部门拟写初稿、草稿,部门办文人员,代上级拟稿,起草,审核,签发,部门负责人核稿,相关部门核稿,分管领导核稿,主要领导核稿,会议审议,分管领导签发,主要领导签发,签署意见、姓名、日期,任务实施：,文件拟制基本流程,第一，领会领导意图。,在接受写作任务时，秘书应和领导进行充分的交流沟通，这一步骤也称为“交拟”，也就是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待说明撰拟任务的过程。在这一环节，秘书务必正确领会领导的意图，在本任务中主要包括表彰奖励的类型与方式等方面。,第二，收集组织材料,。,在本任务中，秘书应收集的材料，包括受表彰人员的姓名、业绩与成绩情况，在全国行业协会获奖的奖项名称等，以及本公司的相关管理制度。,第三，构思。,秘书应选择恰当的文种，明确文件的主要内容、基本结构。,第四，撰文。,将前期构思润色加工并按通知写作要求将草稿写在发文稿纸上。,任务实施：草拟,1.审核有无行文的必要,2.审核文件文种是否恰当,3.审核文稿内容是否合法合规,4.审核要求、措施是否明确具体切实可行,5.审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签,6.审查拟办的公文用语是否,恰当,任务实施：审核,如经审阅文书无大问题签发者应签署三项内容：,任务实施：签发,明确的意见或批示,签署人姓名,签发日期,2,发文办理,保华万房地产开发有限公司关于表彰荣获“2016年度全国优秀地产设计工作者”称号员工的通报经领导审核、签发之后成为定稿。王玲需要将该文件制作成规范体式的文书，并向主送机关分发。,假如你是王玲，请完成后续工作。,任务导入,发文办理，是文书经过审核、签发程序，主题内容、语言文字等方面均无误，形成定稿之后，经过一系列程序制作成为规范的纸质文本，并对外发出的工作过程。,秘书应深入了解关于文书的基本知识，结合本次发文任务的具体情况，认真考虑文件的内容、行文关系、组织结构等因素，充分掌握发文工作每个环节的具体要求，在此基础上及时、规范地将文件发送到收文机关。,任务分析,发文办理的程序,发文办理,4,大工作内容,复核,登记,印制,核发,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载,已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。,确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制,排版、装订、用印,印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发,拟制,文件传递注意事项,涉密文件应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输,1.正本,正本是根据定稿印制的正式文件，具有标准的格式，有明确的主送机关，能够产生实际效力。正式行文的文件一般都是正本。,2.副本,与正本相对的是副本，是伴随着正本而产生的，如接到抄送文件的机关就可以将抄来的文件视为副本，而该文件的主送机关所收到的文本则为正本。,3.存本,存本是发文机关为了留作查考而保存的一份文件正本，它的作用主要是发文机关为了检查、核对而保存的，以便于澄清责任。,文书的文本类型,1.普通格式,日常工作中的许多文件，如讲话稿、计划、总结、调查报告等，按照一般文章的样式进行排版印发，没有显著的特征或标志，这就是“普通格式”。普通格式的文书制作灵活简便，但会存在较大差异，规范性、权威性和严肃性比较弱。,2.,党政公文格式,俗称“红头文件”格式。根据党政机关公文处理工作条例和党政机关公文格式国家标准等法规而制作的具有法定效力的公文格式，是法定公文文种所使用的规范化、标准化的格式。这种格式的公文具有首部、主体、版记三大部分，每一部分又细分为若干构成要素，每一构成要素都有严格的规范。,3.专业格式,在特定专业、行业、领域使用的专业文书具有相对统一的格式，使用者在制发这类文件时应遵守格式惯例。如合同、司法文书等具有大体相似的格式。,文书的格式,任务实施：一、复核,复核指在公文正式印刷之前，秘书部门对文件定稿进行再次审核的工作。复核的内容是：审核审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范；是否有错别字、漏字等。复核的重点在于文书的形式和程序。,在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素进行记录、检查。登记主要作用是为了方便对发文的统计、核查。登记的具体内容一般包括：顺序号（文件在登记表中按顺序登记的流水号）、成文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往机关、备注。,经过符合，该文稿的手续齐全，不存在需要修改的问题，即可进行登记。,任务实施：二、登记,序号,成文日期,发文号,文件标题,附件,密级,份数,主送机关分发范围,备注,1,19,2017年2月25日,保华万字201719号,关于表彰荣获“2016年度全国优秀地产设计工作者”称号员工的通报,无,无,12,各分公司、直属各部门,表1-2-1 发文登记表,印制是根据发文定稿进行排版印制文件正本的过程。印制必须严格按照相关的国家标准规定执行。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。,任务实施：三、印制,公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。,分发又叫封发，指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分装和发送的过程。分发文件总的要求是要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。做好分发工作的总体要求是：份数准确，书写正确，封口牢靠，发送安全，确认收文。,任务实施：四、核发,3,收文办理,2017年3月5日保华万房地产公司收到当地安全生产监督管理局下发的一份关于进一步加强房地产企业安全施工管理工作的通知。王芸是公司办公室的秘书，负责接收该文件。,王芸要完成的工作具体包括：,1,.将该文件根据行文规则和规定进行登记,；,2,.将该文件按内容性质进行分送,；,3,.撰写拟办意见,；,4,.请相关领导批示,；,5,.将该文件按照应知范围进行传阅,；,6,.做好文件的催办工作,。,任务导入,当下无论是事业机关还是企业每天都会收到大量的公文资料，做好收文办理是秘书部门最基础最日常的工作。在本任务中王芸需要完成的就是收文工作。,王芸要完成收文任务，首先要了解文书行文的规则，能够根据行文规则判断所收到的文件是否需要本公司办理。对于符合行文规则的文书，要按照文书收文的程序办理相关工作。具体而言王芸要完成本次收文任务主要需从文件的签收、登记、分送、传阅、拟办、催办这几个环节来完成。,任务分析,行文规则,1.必要性原则,2.逐级行文原则,3.职权明确规则,4.联合行文规则,5.协商一致原则,6.上行文规则,7.下行文规则,6.上行文规则,（,1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。,（,2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。,（,3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。,（,4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。,（,5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。,（,6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,行文规则,7.下行文规则,（,1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。,（,2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。,（,3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。,（,4）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,行文规则,签收,登记,初审,承办,传阅,催办,答复,7,大内容，实际办理中，不一定全部涉及,对公文的主要信息和办理情况详细记载,对收到的公文逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间,是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求,经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由,阅知性,公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。,批办性,公文应当提出,拟办意见,报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。,承办部门,对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。,根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。,及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。,公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。,发文,收文办理,签收是指收文机关收到文件后，在发文通知单或送文登记簿上签字的过程。签收的目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。,任务实施：一、签收,清点,检查,签字,表,1-3-2,三种登记方式的比较,特点,名称,簿式登记,卡片式登记,联单式登记,优点,易于保管，便于文件交接和统计。,登记灵活方便，便于文件检索。,避免重复登记，节省时间。,缺点,不便于检索,容易丢失，不便管理。,容易丢失，不便管理。,任务实施：二、登记,表,1-3-3,收文登记簿,第,页,顺序号,来文日期,来文机关,来文标题,文件编号,密级,份数页码,签收人,备 注,20,21,2017年3月5日,市安全生产监督管理局,关于进一步加强房地产企业安全施工管理工作的通知,市安监字201716号,无,1份5页,王芸,任务实施：二、登记,在本任务中，接到的公文来自于当地政府主管部门，因此初审工作比较简单，主要是确认是否需要办公司办理。该文件的主要内容布置房地产行业的安全生产工作，与本公司相关，符合行文规则，可以进行后续工作流程。,任务实施：三、初审,办公室承办公文，需要根据公文属性确定分发或批办。如果来文属于阅知性公文，办文部门需要应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。如果来文属于批办性公文，办文部门则应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理，如果需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。,任务实施：四、承办,分送是指把登记好的来文按照内容性质分别送给有关领导人阅批或直接送给承办部门办理。传阅即有关人员（一般是领导）在工作职责范围内对文件采取的一种内部轮流阅读的过程。当来文份数较少而应知对象较多时，不能做到人手一份，所以就会轮流阅读。,任务实施：五、分送与传阅,催办是对公文承办情况的督促和检查过程。只有那些有明确时限要求或者领导交代的需要催办的公文才需要催办。催办的目的是为了防止公文积压，延误办理公事。这是提高公文办理效率的有效措施。为做好催办，秘书应向承办人确认交代事项的完成时间，以及办理过程中重要环节的阶段性完成时间。建立回告制度，要求承办人主动向交办人回告办理进展。,任务实施：六、催办,重要工作专人催办,明确完成时间,重要节点时间,及时反馈回告,建立反馈制度,选择恰当催办方式,任务实施：,催办工作要点,催办方式,优点,缺点,适用情况,电话催办,方便灵活，催办速度快，节省时间,只能靠接话人汇报，不能发现文件处理中的复杂问题,常用于对内催办，偶尔用于对外催办,信函催办,不受通话时间的限制，可以讲清情况，有利于承办人及其领导传阅,信函写作、传递耗时间，速度慢,外埠和比较复杂的催办工作,催办卡催办,比写催办信函省时、省力,邮寄费时，同信函一样慢,不常用,登门催办,催办人与承办人面对面交流，可以及时发现问题，帮助承办人解决一些具体困难和实际问题，催办的实际效果较好,当需催办的任务较多而又人员较少时不易落实,重大工作，需要当面反复沟通的工作,会议催办,可以节省时间，提高效率。总结推广承办经验,催办会议的筹备会给承办人增加负担。,重大工作，涉及部门众多的工作,简报催办,对久拖不办的部门单位进行适当批评，对办文速度快、质量高的部门单位加以表扬，总结推广办文经验,编制、发送简报较为耗费时间,重大工作，承办周期较长的工作，不同部门承办进度难以统一的工作,各种催办方式比较表,催办时间,2016年3月10日,催办方式,电话催办,催办对象,各分公司、各单位,承办负责人,王飞,催办依据,市安全生产监督管理局关于进一步加强房地产企业安全施工管理工作的通知；总经理要求在3月20日之前务必完成通知的部署,催办事项,落实总公司关于加强安全施工工作的通知文件精神，撰写安全施工总结和整改计划,进展情况,1.已经向各施工组长、工程师、质检员等人员进行了传达；2.正在撰写安全施工总结和整改计划，预计在3月15日前能完成。,催办人,李芸,催办登记表,各种催办方式比较表,注办指文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果向批办的来文机关报告。这项工作应由承办部门或承办人完成。承办完毕后，将情况和结果填写在文件处理单“处理结果”一栏内。,公文答复一般包括以下内容：一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；需要办理复文的文件，办理完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；用口头或电话答复的要注明时间、地点、会谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字；不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。,任务实施：七、答复,4,文书传阅,王芸是保华万房地产公司办公室的秘书，2017年3月5日收到当地安全生产监督管理局下发的关于进一步加强房地产企业安全施工管理工作的通知。由于通知原件只有1份，而需要了解文件内容的人员较多，因此采用传阅的方式使大家看到此文。,王芸的工作任务具体包括：,1,.确定传阅的范围,；,2,.确定传阅的方式和顺序,；,3,.组织文书的传阅并在传阅结束后收回文件。,任务导入,当下企事业单位每天都会有大量的公文材料需要进行传阅，做好文书的传阅是秘书的日常工作之一。在本案例中王芸需要完成的就是公文的传阅工作。,王芸要完成本次公文的传阅任务，首先要明确文书传阅的范围，使应当知晓文件内容的人员都能阅读文件。其次要确定本次传阅应该采用的方法，按照科学的顺序进行传阅。此外还要掌握传阅的规范操作要领，防止传阅过程中出现文件遗失。,任务分析,一、文件传阅的基本要求,4.安全,3.及时,2.有序,1.准确,秘书人员在传送文件时，必须分清楚传阅的主次和先后，要根据文件的不同内容、急缓程度和特殊程序进行传阅。组织传阅的原则是急用先看，一般是先送给公司的领导、主管负责人和主管业务部门阅读，再送其他人员。如遇无暇阅读的对象，应适当灵活调整阅文次序。在文件较多的情况下，可分头传送以使需要阅知的对象及早看到文件。,二、公文传阅的顺序,文件发出方向,文件收回方向,办文人,阅文人,1,阅文人,2,阅文人,3,轮辐式传阅,公文传阅的范围一般包括两种情况：,一种是有明确传阅范围的文件，应严格按照传阅范围进行传阅，既不多传一人也不少传一人；,另一种是无明确传阅范围的文件，这种文件又分成两种情况：一是需要领导批示的文件；二是不需要特别办理，只要求有关单位、部门、人员了解的文件；对于前者按照领导批示确定的阅文范围进行传阅，对于后者直接对有关部门和人员进行传阅。,任务实施：一、确定公文传阅的范围,在本案例中，需要阅知的对象不是很多，秘书可以通过轮辐式传阅的方式组织传阅，即秘书先将文件交由单位领导张清阅知。张清阅完签字批示以后秘书再交由分管副总经理、安全科长王宏阅知，王宏阅完签字批示后交由副科长李云鹏阅知。在各分公司经理间的传阅也是如此办理。各阅件人都阅完签字后秘书将文件收回。,任务实施：二、选择传阅方式,公文的传阅顺序一般应该是先公司领导，后主管领导，后承办部门。具体到该案例，王芸在收到公文时应当先送给分公司领导审阅，然后再送给主管部门安全科相关人员一一阅览。,任务实施：三、确定分送与传阅顺序,来文单位,卓越集团公司,文件标题,关于同意设置培训部的批复,来文字号,卓司文字,2017,22,号,收文日期,2017.9.24,收文顺序号,61,传阅范围,总经理、副总经理,阅件人,阅件时间,阅件人签名,意 见,张清,2017.9.25,张清,刘冰,2017.9.30,刘冰,文件传阅登记表,任务实施：四、传递文书,文件传阅过程中，领导会提出批办意见。批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。这是领导人行使职权的过程，一般由单位主要负责人对来文做出批示。批办是收文办理中最重要的程序，它决定了文件的最终处理要求，是决策性的办文环节。,任务实施：五、领导批办,传阅文件每一次退回到秘书手中后，秘书要认真清理检查，检查内容包括：检查有无漏传应阅人，有无批办意见，有无阅文时间过长，有无短缺文件，文件有无破损。,任务实施：六、收回并检查文件,上篇,文书工作,项目二文书管理,1,文书收集,王芸是保华万房地产有限公司办公室秘书，在日常工作中接触到大量的文件，有上级来文，本公司对外的发文，也有下级上报的文件。领导要求王芸在平时工作中主要保管好这些文件，以便在年末将其中有价值的文件归档。为了防止重要文件遗失，王芸在日常工作中非常注意收集往来的文书。但是有一次整理所收集的文件时发现，总公司答复关于设立培训部的请示一文的批复找不到了。为了找到这份文件，王芸应当做到以下几点：,1,.判断这份文件是否有必要收集保存。,2,.到相关部门查找索要这份批复。,3,.将请示和批复两份文件收集齐全并进行保管。,任务导入,在日常工作中及时、全面地收集各类文书，是归档工作的重要保障。企业工作中往来的文书类型多样，数量较多，而且文书分布的部门和人员往往比较分散，为收集文书造成了不小的困难。为了较好地完成这项工作，秘书人员应当深入了解文书收集的范围，对需要保存的文书能够进行鉴别。另外秘书还应当熟练掌握收集文书的一些基本方法，能够妥善保管已经办理完毕而又尚未归档的文书。,任务分析,文书收集，就是根据有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料加以清交、聚集的工作。中华人民共和国档案法第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。在各种类型的社会组织内部，也往往有相关的类似规定。收集文件是归档整理工作的首要程序。秘书收集文件的工作，在本质上是为了便于向档案部门移交和归档，是档案收集的“前奏”。,文书收集,办文机构,办公室或部门办公室,骨干,业务部门,关键,职能部门,职员,秘书 助理 文员,领导,主要领导,部门领导,实施文件收集的部门、岗位,非正式,文件,正式,文件,经过了严格的收发文办理程序而形成的文书，一般具有特定的格式特征，“,红头文件,”,根据需要以较为便捷的方式形成的文件，没有经过严格的公文收发文办理程序，没有严格统一的发文字号和格式特征,收集文书类型,机关、团体、企业、事业单位和其他组织对国家规定的应当归档保存的文件、记录和数据材料，应当及时收集、整理，定期向本单位档案机构或者档案工作人员归档。,文件、记录和数据材料的收集、整理、归档应当纳入单位相关人员岗位职责，作为工作、活动或者任务完成的必备环节。,任何单位和个人不得故意隐藏、转移、损坏、删除、伪造，或者擅自涂改、销毁应当归档的文件、记录和数据材料。,中华人民共和国档案法第二十一条,中华人民共和国档案法第二十一条,本单位（部门）,产生,文 书（档 案 材 料）,上级印发,下级部门,上报,同级和不相隶属机关抄送,采购设备物品时厂商附送的,文书的来源,1,.,反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；,2,.,单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,3,.,本单位需要贯彻执行的上级、同级的文件材料；下级报送的重要文件材料；,4,.,其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。,红头文件,1,.,本单位领导和有关部门负责人参加上级召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发本单位的典型材料；,2,.,代上级拟稿并被采用的文件定稿和印本；,3,.,上级机关批转、转发本机关的文件；,4,.,上级领导视察、检查本单位工作时的指示、讲话、题词和声像等材料；,5,.,本单位召开的各种会议所形成的会议记录、简报、讲话稿等文件材料；,6,.,本单位各种基础数字统计报表和分析材料，如党（团）员统计表、离（退）休干部统计表、保险福利费用构成情况报表、资产统计报表、财务决算报表等；,7,.,领导干部个人重大事项的情况报告、本单位领导及员工的述职报告；,8,.,本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；,其他材料,9,.,本单位员工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等人事方面的审批材料；,10,.,本单位制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等；,11,.,本单位财产、档案交接凭证；,12,.,本单位编印的出版物定稿、样本等；,13,.,本单位与其他社会机构签订的各种合同、协议书等；,14,.,本单位检查下级部门的工作、调查研究时形成的文字材料；,15,.,新闻媒体报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等；,16,.,政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等材料。,其他材料,归档,范围,收集范围,形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的,文件（电子文件）,具有保存价值的,实物、文件,收集的范围,(,归档范围,),企业文件材料归档范围和档案保管期限规定,(2013年2月1日起施行),1.,反映本企业在,研发、生产、服务、经营、管理,等各项活动和,基本历史面貌,的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有,利用价值,的文件材料；,2.,本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有,凭证价值,的文件材料；,3.,本企业需要,贯彻执行,的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；,4.,有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有,查考价值,的文件材料。,企业文件材料归档范围,1.,有关机关和上级主管单位制发的,普发性不需本企业办理,的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,2.,本企业文件材料中的,重份文件,，,无查考利用价值,的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,3.,非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；,4.,所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；,5,其他不需归档的文件材料,不归档材料,收集的范围(,不,归档范围),重份文件,未生效文件,临时性文件,事务性文件,同级或非隶属单位不需办理的文件,参建单位送来参阅的简报、情况反映，不必备案的文件,越级抄送的一般的不需要办理的文件,经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在,办理完毕后的第二年一季度,归档。,产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应,随时归档,；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱,验收或接收后即时,登记归档。,会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。,项目文件应与项目建设,同步,收集。,针对需要形成闭环的文件，应连续跟进收集,。,科研开发、项目建设文件应在其项目,鉴定、竣工验收前,归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。,监理（监造）、设计等单位形成的项目文件，应在,工作完成后,及时收集。,收集的时间,平时收集,及时将在各部门分布的文件收回，切忌长时间闲置在其他部门或人员手中,发文时合理估算印发份数，保留必要余额,注意文件去向，及时收回传阅文书,利用文件,登记表,收文登记表、传阅文件登记表、打印文件登记表、文件处理单,专项活动,收集,会议、招投标等专项活动会产生一些文书，具有较强的关联性。在专项活动的不同阶段集中收集，可有效防止遗失,灵活使用,复印件,经常被使用的文件，或者同时多部门使用的文件，可以将原件存档，复印多份供其使用,收集的基本方法,请示与批复收集,请示,适用于向上级机关请求指示、批准。,请示应用频率较高，为典型的上行文，即只能向上级机关行文，不可平行或下行。,凡属本单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级决断认定的问题均应向上级请示。一旦行请示文，上级就必须有批复。,批复,适用于答复下级机关请示事项。,批复是典型的下行文，与请示形成对应关系。,请示和批复具有密切的关联，是下级单位开展工作的重要依据。,收集的基本方法,常见情况：,有请示而,遗失,批复,承办部门保留批复而未能及时将其归还。添置固定资产、调拔经费等，批复由财务部门或业务部门直接用原件去办理手续，办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案,批复没有以正式书面文件做出，而是以电话或口头方式对请示事项进行了答复。下级单位根据上级领导的口头批复去办理相关工作，形成既定事实。由承办人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。,上级直接在请示原件上批复而没有单独行文，应按照正常要求将此份请示整理即可。,如果下级单位多次请示，上级仅作出一份批复，那么在搜集整理时应将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并整理，前几次请示文件可不归档。,收集的基本方法,将没有存档价值文书挑选出来另行存放保管或者销毁，从而保证进入的归档环节的文书材料符合归档标准。,使文书平整、清洁。对折皱、破损，甚至掉页、污染等现象，需要进行一些必要的整理工作，使文书整洁、齐全、有序。,对文书进行初步排序整理。,修整文件,复制字迹模糊或易褪变的文件,去除易锈蚀的金属物,超大纸张折叠,初步检查与整理,收集的文书经过初步整理后，要用专门的文件夹或档案盒单独存放，切忌将办理完毕的文书和正在使用的文书混乱交叉存放在同一个文件夹或档案盒内。,收集文书一般随着工作进展在平时进行，而归档工作往往在年底或次年年初进行，因此收集回来的文书会在办文人员手中保存较长的时间。,在这期间，保存这些文书务必要注意安全，将其放置于专业的文件柜中保管，防止文书受到各种侵害。,加强日常保管,判断一份文书是否需要收集保存，可以先采用两个标准：一是是否已经办理完毕，如果正在办理，则该文书应该还在承办部门手中，可以暂时不用收集。二是文书的内容是否涉及单位主要业务、具有查考价值。,任务实施：一、判断遗失的文书是否需要收集保存,在确定需要收集该批复文书之后，面对遗失的情况，就需要通过特定的线索、渠道和方法找到该文书并取回保管。在本任务中，从行文规则的角度判断，有请示必然有批复，如果遗失了批复文件，可以采用两种办法查询寻找：,一是找承办事项的部门或个人查询。,二是找发出批复的单位查询。,在本任务中，请示是由本单位发出，批复是由上级单位发出，因此通过本单位的渠道来查询遗失的批复更为便捷。,任务实施：二、查找索要遗失的文书,收集的文书数量往往比较多，需要对已经掌握的文书进行必要的整理。整理文书主要包括两个方面：,任务实施：三、对收集的文书进行整理并妥善保管,使文书平整、清洁,对文书进行初步排序。,单击此处添加备注,其他文件,关于设立培训部的请示,关于同意设置培训部的批复,附件：培训部筹建方案,其他文件,2,文书整理与归档,保华万房地产有限公司办公室秘书王芸，在年终时收集了数十份公司文件，为了便于向档案室移交，她应当先对这些文件进行必要的整理，需要完成以下主要工作：,1,.审查这些文件是否在归档范围内，将不须归档的文书筛选出来；,2,.对需要归档的文件以“件”为单位进行整理和装订；,3,.将需要归档的文件向档案室移交。,任务导入,为了使归档的文书材料保持良好的质量，需要对收集的文书进行整理。对这些文书的整理工作一般应当由专业的档案管理人员完成，如果不具备这样的条件，也可以由办文人员来完成。这就需要办文人员必须了解归档的范围，尤其是在企业组织中，应当熟练掌握企业文书归档的范围，根据归档范围来对收集的文书进行严格的审查，将不须归档的文书筛选出来。办文人员还应当将归档文书进行装订，保持文书单位的完整。完成以上操作后可以将整理完毕的文书移交档案机构。,任务分析,2016年6月1日起实施的我国档案行业标准归档文件整理规则（DAT22-2015）指出：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。,为了使工作流程更加清晰，本书将主要由档案人员完成的分类、排列、编号、编目、装盒等工作放在项目四“档案整理与保管”中进行介绍，这里仅从文书工作角度说明归档文书的筛选与装订这两项整理工作。,一、文书整理与归档工作的主要内容,（,1）企业文件材料归档范围,1）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；,2）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；,3）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非