品质记录管制程序.doc

上海吉泰交通工业有限公司
文件编号
JTP002
版本版次
1.0
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文件名称：品 质 记 录 管 制 程 序

制订部门：品 管 课

制订日期： 2005 年 02 月 01 日

实施日期： 2005 年 02 月 10 日
修 订 记 录
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修订页次
修 订 内 容 摘 要

核 准
审 查
制 订

上海吉泰交通工业有限公司
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JTP002
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品质记录控制程序
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1、 目的：规范本公司品质记录的控制方式，以保证产品品质的可追溯性及证明品质系统的有效运作，并为品质系统的评审提供有力的依据。

2、 范围：品质体系文件中所规定的应控制的质量记录。

3、 权责：
3.1 总经办：负责核定及监督此控制程序。
3.2 信息中心：负责执行相关品质记录的控制和分级管理工作。

4、 定义：
4.1 品质记录：有关品质活动（管理或技术文件资料）之记录。

5、 作业内容：
5.1 品质记录应体现在品质体系文件中，编制品质体系文件的部门，在编制文件的同时注明记录名称。
5.2 主管部门应填写《文件制定、修订、废止申请单》进行申请，经审查、核准后，由信息中心将主管部门申请的记载记录之相关文件进行编号，纳入受控文档，列入《表单一览表》。
5.3 品质记录的填写：
5.3.1 字迹端正、清晰，不准使用铅笔。
5.3.2 签名完整，日期填年、月、日。
5.3.3 归档记录不准用铅笔，签名用手签或盖章。品质记录除了文字外，也可以电子媒体，照片等形式反映。
5.4 品质记录的收集与保管：
5.4.1 记录一般由使用部门收集保管装订成册，特殊情况可制定其他部门收集保管。
5.4.2 品质记录的保管应便于存取和检索，应有专用箱及适宜的环境，防止损坏、变质和丢失。
5.5 各部门根据实际情况对品质记录并进行归档。
5.6 品质记录的保存期限，参见《表单一览表》。

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5.6.1 生产件批准文件、工装记录、采购订单、修改单的保存时间为在用零件（或零件系列）规定的有效期再加上一个日历年。
5.6.2 品质运行状态记录应在其生产的当年和下一个日历年中予以保留。
5.6.3 内部品质体系审核和管理评审记录应保留三年。特殊文件应保留10年。
5.6.4 以上规定的保存时间均为“最短的”保存时间。
5.6.5 当政府与顾客有特殊要求时，按其要求执行。
5.7 归档后的品质记录的查阅：
5.7.1 查阅人提出申请，填写《品质记录查阅申请单》，经所在部门负责人签字同意后，方可进行。
5.7.2 合同规定时，在商定期内品质记录可由顾客或其代表查阅，但须填写《品质记录查阅申请单》。
5.8 品质记录的处理：
5.8.1 由各部门自行保管的超过期限的品质记录由各部门自行处理。
5.9 各部门应有专人负责品质记录的管理。

6、相关文件：
6.1 文件与资料管制程序

7、相关表单：
7.1 表单一览表
7.2 文件制订、修订、废止申请单
7.3 品质记录查阅申请单

表 单 一 览 表
使用部门： 页次：
序号
表单编号
表单名称
版本
制定日期
保存日期
保存地点
备注

准核

填表

日期

上海吉泰交通工业有限公司

文件制订、修订、废止申请单
申请类别
□制定 □修订 □废止 □外部文件受控
NO：
申请单位

申请人

申请日期

文件编号

文件名称

版本/版次

文件类别
□一阶文件 □一阶文件 □一阶文件 □一阶文件 □外部文件 □图纸
申 请 理 由

分发部门
总经办
管理代表
生产部

数量

审查意见

备 注
一、 一阶（品质手册）和二阶（程序）文件的申请由相关部门审查，总经办批准。
二、 三阶（指导书）或四阶（表单）文件的申请由部门主管核准，且不需审核，请申请人将审核栏划去。
三、 外部文件申请受控，请在申请类别中“外部文件受控”项打钩，且不需制订和审查，请申请人将制订和审查栏位划去。
四、 若为制订或修改，请申请人在分发部门下的数量栏位标明分发数量（表单除外），以便作为文件分发时参考。
五、 本表单的编号由开发中心统一编制。
核 准

审 核

制 订

申请单位主管