DB22∕T 5117-2022 建设工程文件归档与移交标准(吉林省).pdf

吉林省工程建设地方标准 建设工程文件归档与移交标准 Code for filing and transferring construction project documents DB22/T 5117-2022 主编部门：吉林省建设标准化管理办公室 批准部门：吉林省住房和城乡建设厅 吉林省市场监督管理厅 施行日期：2022 年 05 月 19 日 2022 长 春 3 吉林省住房和城乡建设厅 吉 林 省 市 场 监 督 管 理 厅 通 告 第 598 号 吉林省住房和城乡建设厅 吉林省市场监督管理厅 关于发布房屋建筑和市政基础设施工程安全管理资料标准等 5 项吉林省工程建设地方标准的通告 现批准 房屋建筑和市政基础设施工程安全管理资料标准住宅工程质量常见问题防控技术标准 建设工程文件归档与移交标准建筑工程资料管理标准蒸压砂加气混凝土砌块薄灰缝墙体技术标准为吉林省工程建设地方标准，编号依次为：DB22/T 51152022、DB22/T 51162022、DB22/T 51172022、DB22/T 51182022、DB22/T 51192022，自发布之日起实施。原吉林省工程建设地方标准建设工程施工现场安全管理内业标准DB22/T 1382015、 住宅工程质量常见问题防控技术规程 DB22/JT 1432015、 建筑工程资料管理标准 DB22/JT 1272017 同时废止。 吉林省住房和城乡建设厅 吉林省市场监督管理厅 2022 年 5 月 19 日 4 5 前 言 为适应深化工程建设项目审批制度改革及“放管服”工作要求，进一步优化营商环境，规范全省建设工程文件的归档范围、档案整理和移交行为，根据吉林省住房和城乡建设厅关于印发的通知（吉建函2021171 号）要求，依据国家相关标准的规定和吉林省房屋建筑和市政基础设施工程竣工联合验收操作细则，修改了操作细则中工程准备阶段文件和工程竣工验收文件部分归档内容，结合吉林省工程建设项目审批制度改革和建筑业管理现状，并在广泛征求意见的基础上，制定本标准，建设工程竣工后的工程档案报送移交按本标准工程文件归档内容执行。 本标准共分 8 章和 9 个附录。主要内容包括：总则、术语、基本规定、建设工程文件归档范围与质量要求、建设工程文件的整理、建设工程文件的归档、建设工程档案的验收、建设工程档案的移交等。 本标准由吉林省建设标准化办公室负责管理，由吉林省城市建设档案指导中心负责具体内容的解释。执行过程中如有意见或建议，随时反馈给吉林省建设标准化管理办公室（长春市民康路 519号，邮编 130041，联系电话：[phone]，电子邮箱：），以供今后修订时参考。 本标准主编单位：长春市城市建设档案馆 唐山永进科技有限公司 本标准参编单位：吉林省城市建设档案指导中心 通化市城市建设档案馆 白城市城市建设档案馆 6 松原市城市建设档案馆 四平市城市建设档案馆 延吉市城市建设档案馆 梅河口市城市建设档案馆 敦化市城市建设档案馆 集安市城市建设档案馆 通化县城乡建设档案馆 北京筑业志远软件开发有限公司 中国再保险（集团）股份有限公司 本标准主要起草人员：闫占海 孙彦军 张海萍 张 进 赵长和 赵建成 王志强 李万和 李国河 兰 莹 潘晶涛 王 迎 吕明丽 周淑霞 徐 茜 赵 伟 杨树丽 王立荣 张雪楠 隋成力 范曦匀 闫 实 绳 墨 苏玲玲 袁修越 冯 键 刘 晨 苗春丹 王 楠 王健鹏 本标准主要审查人员：周 毅 陈长春 周德金 刘欣伟 王林亿 王春青 隋广文 7 目目 次次 1 总 则 . 1 2 术 语 . 2 3 基本规定 . 7 4 工程文件归档范围与质量要求 . 10 4.1 归档范围及内容 . 10 4.2 纸质文件的归档质量要求 . 10 4.3 编制竣工图的质量要求 . 11 4.4 电子文件的归档质量要求 . 12 4.5 声像文件的归档质量要求 . 13 5 工程文件的整理 . 16 5.1 纸质文件的整理 . 16 5.2 电子文件的整理 . 20 5.3 声像文件的整理 . 21 6 工程文件的归档 . 26 6.1 纸质文件的归档 . 26 6.2 电子文件的归档 . 26 6.3 声像文件的归档 . 27 7 工程档案的验收 . 28 8 工程档案的移交 . 30 附录 A 建筑工程文件归档内容 . 33 附录 B 市政工程文件归档内容 . 38 附录 C 地下管线工程文件归档内容 . 44 附录 D 综合管廊工程文件归档内容. 48 附录 E 城市轨道交通工程文件归档内容 . 52 附录 F 工程声像文件归档内容 . 62 8 附录 G 纸质档案整理移交用表 . 66 附录 H 电子档案移交用表 . 77 附录 J 声像档案整理移交用表 . 79 本标准用词说明 . 87 引用标准名录 . 88 附：条文说明 . 89 1 1 总 则 1.0.1 为规范建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交，建立完整、准确、系统的工程档案，保证工程档案的安全保管和有效的开发利用，依据中华人民共和国档案法等相关法律、法规和规范标准，结合本省实际，制定本标准。 1.0.2 本标准适用于工程建设、勘察、设计、施工、监理单位及市、县（市）、区城建档案管理机构在新建、改建、扩建和技术改造等建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。 1.0.3 建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本标准外，尚应符合国家现行有关标准的规定。 2 2 术 语 2.0.1 建设工程 construction project 经批准按照一个总体设计进行施工，由一个或者若干个具有内在联系的单位工程所组成，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。 2.0.2 建筑工程 building project 通过对各类房屋建筑及其附属设施的建造和与其配套线路、管道、设备等的安装所形成的工程实体。 2.0.3 单位工程 single project 具有独立的设计文件，可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。 2.0.4 市政工程 municipal engineering 根据国家相关规定，市政工程指城镇道路工程、城市桥梁工程、给水排水管道工程、给水排水构筑物工程、城镇供热管网工程、城镇燃气输配工程、城镇污水处理厂工程、生活垃圾卫生填埋处理工程。 2.0.5 管线工程 pipelines and cables project 指新建、改建、扩建地下给水、排水、燃气、热力、工业、电力、通信等管道（缆线）、管线综合管沟（廊）等工程。 2.0.6 城市轨道交通工程 urban rait transit project 采用专用轨道导向运行的城市公共客运交通系统，包括地铁、轻轨、单轨、磁浮、自动导向轨道等系统。 2.0.7 重大建设项目 major building projects 指由市级以上（含市级）政府审批或核准，经政府管理部门公开发布的，对经济社会发展、民生改善有直接、广泛和重要影响的固定资产投资项目。 3 2.0.8 建设工程文件 construction project document 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等，也可以简称为工程文件。 2.0.9 工程准备阶段文件 pre-construction document 工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.10 监理文件 project supervision document 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.11 施工文件 constructing document 施工单位在施工过程中形成的文件。 2.0.12 竣工图 as-build drawing 在工程施工过程中形成的，依据工程实际变更情况在施工图基础上进行改绘或重新绘制的，能真实反映建设工程项目施工结果，并加盖竣工图章的图纸。 2.0.13 竣工验收文件 handing over document 指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.14 建设工程档案 project archives 指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。 2.0.15 建设工程电子文件 project electronic records 在工程建设过程中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等介质，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的文件。 2.0.16 原生电子文件 native electronic documents 直接通过计算机和数字设备生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。由内容、结构和背景组成，区别于传统纸质文件通过数字化扫描而形成的电子文件。 4 2.0.17 电子签名 electronic signature 数据电文中以电子形式所含、所附，用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。 2.0.18 电子签章 electronic stamping 利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果。电子签章是电子签名常见的表现形式，是使用电子印章签署电子文件的过程。电子签章中只有包含具有法律效力的数字证书，才具有法律凭证作用。带有数字证书的电子签章可视为可靠的电子签章，可靠的电子签章可保障电子文件的真实性、完整性以及签名人对电子文件的不可否认性。数字证书是依据中华人民共和国电子签名法，由电子认证机构采用电子签名技术颁发给用户、用以在数字电文中证实用户真实身份的一种数字凭证。 2.0.19 建设工程电子档案 project electronic archives 在工程建设过程中形成的，具有凭证、查考和保存价值并作为档案归档保存的建设工程电子文件及相应的支持软件，参数和其他数据，应当来源可靠、程序规范、要素合规。 2.0.20 在线归档 on-line filing 通过计算机网络，将建设电子文件及元数据归档的过程。 2.0.21 离线归档 off-line filing 将建设电子文件及元数据存储到可脱机保存的存储媒体上归档的过程。 2.0.22 元数据 metadata 描述电子文件的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 2.0.23 真实性 authenticity 电子文件的内容、 结构和背景信息与形成时的原始状况相一致。 2.0.24 完整性 integrity 电子文件的内容、结构和背景信息、元数据等齐全且没有破坏、变异或丢失。 2.0.25 可用性 usability 5 电子文件可以被检索，呈现或理解的性质。 2.0.26 安全性 security 电子文件的安全性指的是电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全。 2.0.27 建设工程声像档案 project audio-visual archives 记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。 2.0.28 照片档案 photographic archives 工程建设活动中直接形成的，以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。 2.0.29 录像档案 video archives 工程建设活动中直接形成的，有保存价值的以录像带、光盘、硬盘等为载体，以声音、影像为主并辅以文字说明的历史记录。 2.0.30 案卷 file 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 2.0.31 整理 arrangement 按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。 2.0.32 立卷 filing 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 2.0.33 归档 putting into record 文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。 2.0.34 接收 receive 城建档案馆或城建档案室按照规定收存有关单位移交的城建档案和有价值的历史资料的过程。 2.0.35 移交 transfer 6 建设工程档案形成单位按规定将城建档案报送城建档案管理机构保存的过程。 2.0.36 建设工程档案接收证明书 certificate of receiving engineering archive 城建档案管理机构在接收到建设单位所移交的符合规定要求的建设工程档案后，向建设单位出具的档案交接文据。 2.0.37 城建档案管理机构 urbanrural development archives organization 管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。 7 3 基本规定 3.0.1 工程文件的形成应符合国家相关法律、法规，工程建设标准、工程合同与设计文件等规定；工程文件的形成、收集、整理和归档应与工程建设进度同步形成，不得事后补编。工程档案应完整、准确、系统，能真实反映工程建设的全过程。 3.0.2 工程的建设、勘察、设计、监理、施工等参建单位应将文件的形成、积累和归档纳入工程建设管理的各个环节，及有关人员的职责范围和工作考核内容中。 3.0.3 工程文件接收实行双套制， 纸质文件与电子文件应同步归档，归档内容应相符。通过相关系统直接形成具有永久保存价值或其他重要价值的原生电子文件（包括电子化竣工图纸），电子文件应当异地异质备份，备份文件由建设单位提供，电子文件内容应与纸质文件一致。 3.0.4 电子文件的收集、归档、交互、传输、移交等环节应符合档案保密管理要求，涉及保密的工程文件应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规的规定办理。 3.0.5 符合下列条件的建设工程应编制工程声像档案： 1 凡列入城建档案管理机构归档范围的建设工程， 均应编制照片档案； 2 重大建设项目编制照片、录像档案，并以整体建设项目或建设主体为单位编制专题片。 3.0.6 建设单位在工程文件的形成、整理和档案的验收、移交等工作中应履行下列职责： 1 负责工程文件归档工作的统一管理， 对本单位有关业务部门和各参建单位的工程文件归档工作进行监督、检查、指导，确保工程文件收集、整理工作与工程建设同步进行；确保工程文件的真实、8 准确、完整； 2 根据国家相关规定采取有效的技术手段和管理措施， 确保档案信息的安全； 3 在工程招标及与参建单位签订协议或合同时，应对建设工程文件的管理责任，包括竣工图的编制单位、工程文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容提出明确的要求； 4 负责收集和整理工程准备阶段、 竣工验收及备案阶段形成的文件， 以及相应工程建设过程中形成的声像文件和电子文件的收集、整理及立卷； 5 负责收集和汇总各参建单位移交的工程档案， 并按规定进行严格的检查验收； 6 列入竣工联合验收的建设工程， 工程文件归档应按照工程竣工联合验收操作细则的规定进行移交。其他建设工程应按照城建档案相关法律法规的规定，向城建档案管理机构移交。 3.0.7 勘察、设计单位应负责将本单位形成的工程文件整理、立卷， 向建设单位移交。 3.0.8 监理单位在工程文件的形成、收集、整理和移交等工作中应履行下列职责： 1 负责监理文件的收集、整理、立卷，向建设单位移交； 2 负责监督、 检查监理范围内有关参建单位建设工程文件的形成、收集和整理工作。 3.0.9 施工单位在工程文件的形成、收集、整理和移交等工作中应履行下列职责： 1 负责工程竣工图的编绘以及施工文件的收集、整理、立卷，向建设单位移交； 2 建设工程项目实行总承包管理的， 总承包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位负责分包范围内工程竣工图的编绘以及本单位施工文件的整9 理、立卷后及时向总承包单位移交，并承担相应责任。 3.0.10 勘察、设计、监理、施工等参建单位应在工程建设过程中， 及时收集、整理与工程相关的具有保存价值的声像文件、电子文件并按要求向建设单位移交。 3.0.11 应当归档的文件， 按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者城建档案管理机构移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。国家规定不得归档的材料，不得擅自归档。 3.0.12 涉及国家秘密的建设工程，建设单位作为定密责任人，在立卷归档并向城建档案管理机构移交涉密档案时，应根据国家现行法律法规确定其密级、保密期限和知悉范围。 3.0.13 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行告知、检查、指导，并按照吉林省房屋建筑和市政基础设施工程竣工联合验收操作细则的规定对工程档案进行验收，验收内容按本标准附录中所列工程档案归档内容执行，其他工程档案按相关行业标准执行。 3.0.14 电子档案的著录应符合现行国家标准 城市建设档案著录规范GB/T 50323 的规定。 3.0.15 工程投资额低于 50 万元，建筑面积小于 500m2或免于办理施工许可的建设项目，工程档案由建设单位按相关规定自行保管。 3.0.16 装配式、 BIM 等新工艺、 新技术工程文件归档应符合现行国家、行业及我省标准的相关规定。 3.0.17 建设工程使用期间形成的建筑变形测量文件由使用方自行保管。 10 4 工程文件归档范围与质量要求 4.1 归档范围及内容 4.1.1 凡在新建、改建、扩建等工程建设中形成，记载工程建设的重要活动和主要过程，具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全、分别整理立卷后归档。 4.1.2 归档文件的载体类型应包括纸质材料和电子存储介质等。 4.1.3 工程文件的归档内容应符合本标准附录 A、附录 B、附录 C、附录 D、附录 E、附录 F 的要求。 4.2 纸质文件的归档质量要求 4.2.1 归档的纸质文件应为原件。 4.2.2 工程文件的内容及其深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 4.2.3 计算机输出文字、图件以及手工书写材料，其字迹的耐久性和耐用性应符合现行国家标准信息与文献纸张上书写、打印和复印字迹的耐久性和耐用性要求与测试方法GB/T 32004 的规定。 4.2.4 工程文件应字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。文字书写应字迹工整，图表的绘制应符合制图标准的规定。 4.2.5 工程文件为外文版或少数民族文字的，有中文译文的应与中文译文一并归档；无译文的外文或少数民族文字材料，案卷题名和卷内目录中的文件（图纸）名称应翻译成中文，中文翻译件应由翻译责任人、审核人签署与原文一同归档。 4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面（297 210mm），图纸应采用国家标准图幅。 11 4.2.7 工程文件的纸张， 其耐久性和耐用性应符合现行国家标准 信息与文献 档案纸耐久性和耐用性要求GB/T 24422 的规定。 4.2.8 对破损的文件、图纸应进行修裱，应符合现行行业标准档案修裱技术规范DA/T 25 的规定。 4.2.9 重大的改建、扩建工程，涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工资料重新整理归档，并应在原案卷内增补必要说明。 4.3 编制竣工图的质量要求 4.3.1 竣工图应在施工过程中，随工程进度，按国家建筑制图标准的规定进行编制，并真实反映工程实际状况，图物相符，做到规格统一、图面整洁、线条清晰、字迹工整、指示明确、便于查阅。 4.3.2 竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，竣工图图纸目录应与竣工图名称一致。 4.3.3 按施工图施工没有变更时，应由竣工图编制单位在原施工图上逐张加盖竣工图章，并签署竣工图章后作为竣工图。 4.3.4 凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，施工单位可依据变更内容和实际施工情况，采用注记法和改图法在原施工图上修改补充后，注明变更依据，标注变更文件所在的案卷名称、卷内页号和具体条款，或直接注明变更文件的编号，加盖竣工图章后作为竣工图。 4.3.5 凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、以及有其它重大改变，不宜在原施工图上修改补充，或变更部分超过 20%图面，合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例，应重新绘制改变后的图纸，加盖竣工图章后作为竣工图。重新绘制的竣工图，在竣工图图标栏中应有原设计单位名称和原设计人员签字，没有原设计人员签字的应附原施工图纸。 4.3.6 竣工图应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的印泥加盖在图标栏上方或周围不压盖图形和文字的空白处。竣工图章的内12 容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监理工程师、监理工程师。竣工图章尺寸应为：50mm 80mm。 图 4.3.6 竣工图章示例 4.3.7 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在竣工图编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。 4.3.8 涉外项目， 外方提供的竣工图应由外方相关责任人签字确认。 4.3.9 竣工图套数应符合合同条款约定和有关规定，并按现行国家标准 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T 10609.3 的规定统一折叠。装订成册的竣工图折叠样式见附录 G.0.4； 不装订成册的竣工图折叠样式见附录 G.0.5。 4.4 电子文件的归档质量要求 4.4.1 工程电子文件的归档格式应符合下列规定： 1 文本（表格）电子文件应采用 OFD、DOC、DOCX、XLS、竣 工 图施工单位编制人技术负责人监理单位总监理工程师审核人编制日期监理工程师13 XLSX、PDF/A、XML、TXT、RTF 格式； 2 图像文件应采用 JPEG、TIFF 格式； 3 图形文件应采用 DWG 、PDF/A、SVG 格式；用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软硬件环境和相关数据； 4 数据库文件应采用 SQL、DDL、DBF、MDB、ORA 格式。 4.4.2 归档的电子文件应包含元数据，元数据应符合现行行业标准建设电子档案元数据标准CJJ/T 187 的规定。 4.4.3 电子文件应保证其真实性、完整性、可用性和安全性。 4.4.4 归档的电子文件应采用电子签名或电子签章，所载内容应真实和可靠。 4.4.5 扫描型电子文件应符合下列要求： 1 纸质文件的扫描应符合吉林省工程建设地方标准 纸质城建档案数字化标准DB22/T 5033 的相关规定； 2 应采用文件原件进行扫描； 3 扫描色彩模式可采用彩色模式、黑白二值模式、灰度模式；页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描； 4 扫描型电子文件的内容应与纸质文件一致。 4.4.6 扫描型电子文件可采用封装技术进行固化。 4.4.7 扫描型电子文件离线归档的存储载体，应采用移动硬盘、闪存盘、档案级光盘、磁带等，并应通过检测，应无病毒、无读写故障，确保接收方能通过适当设备读出数据。 4.5 声像文件的归档质量要求 4.5.1 工程声像文件应真实地记录工程建设过程，同一拍摄对象应提供不同方向、景别、阶段的资料。 4.5.2 数码照片档案质量要求应符合下列规定： 14 1 归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不得对数码照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理； 2 对反映同一内容的若干张数码照片， 应选择能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整的数码照片归档； 3 工程数码照片有效像素不低于2000万， 应采用 JPEG 、 TIFF格式，照片大小不小于 3MB；其影像不得进行改变工程真实面貌和颜色的后期加工，并应保存完整的 EXIF 信息。传统感光材料为载体的工程照片应转制成数码照片归档。 4.5.3 录音录像文件的质量要求应符合下列规定： 1 录音文件应采用 AVS、WAV、AIF、MID、MP3 等格式，频率不小于 44.1KHz，信噪比不小于 70db； 2 工程录像文件应主题突出，影像清晰，画面简洁完整，镜头运动平稳有序，色彩还原准确，声音清晰稳定； 3 工程录像文件应进行编辑，删除无用、重复的镜头，剪辑成完整的视频文件。录像文件的时长应视本标准附录 F 所要求的内容而定，施工阶段内容或工程准备阶段、工程竣工阶段、重要活动同一情况记录的录像时长固定画面 4-5 秒，移动画面不多于 8 秒。反映工程基本情况等工程建设活动的专题录像片，应有 10-20 秒钟的片头，片头应有工程简介，不同段落之间用文字标题间隔开，片长不应大于 5 分钟； 4 工程录像文件采用 AVS、AVI、MPEG2、MPEG4 等格式，分辨率不低于 1920 1080 或同等级别以上的质量。 4.5.4 归档的照片文件著录应符合下列规定： 1 照片文件著录信息包括照片题名、拍摄单位、拍摄地点、拍摄日期、拍摄者、照片版式、照片文件格式、文字说明，样式见附录 J.0.1； 2 序号、照片题名应符合本标准相关规定； 3 拍摄地点应填写建筑物、构筑物的坐落地点，工程部位、会议召开地点； 15 4 拍摄日期应填写拍摄该张照片的具体年、月、日； 5 拍摄人员应填写照片拍摄人员姓名； 6 文字说明应重点说明题名中未能反映的内容。会议、活动照片的文字说明应包括会议主办单位、参加单位；会议活动内容及主持人；参加会议主要领导的姓名、工作单位、职务等。一组联系密切的照片应在第一张照片处加以总说明。其它如需注明的，可在相应照片处加以说明。 4.5.5 归档的录音录像文件著录信息应符合下列规定： 1 录音文件的著录信息包括录音题名、录音单位、录音地点、录音日期、录音人、音频文件格式、时长、文字说明，样式见附录J.0.2； 2 录像文件的著录信息包括录像题名、拍摄单位、拍摄地点、拍摄日期、摄像人、视频文件格式、时长、文字说明，样式见附录J.0.3。 4.5.6 专题片制作应内容真实、构思完整，能反映工程建设全貌及特点，应简要、系统介绍工程所在的地理位置（原址、原貌）、前期工作、重要工序、主体结构、竣工后外观和周围环境；建筑、施工特色以及工程建设中的重大事宜。 4.5.7 专题片应配解说词和字幕、背景音乐，保留同期声。解说词和字幕应与画面相符。 4.5.8 声像电子文件的归档保存载体应采用移动硬盘、闪存盘、档案级光盘、磁带等存储介质作为载体。 4.5.9 声像文件离线归档的存储载体，应采用移动硬盘、闪存盘、档案级光盘、磁带等，并应通过检测，应无病毒、无读写故障，确保接收方能通过适当设备读出数据。 16 5 工程文件的整理 5.1 纸质文件的整理 5.1.1 立卷应遵循下列原则： 1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律， 保持卷内文件的有机联系，符合专业特点，便于档案的保管和利用； 2 工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少自成一卷或多卷； 3 一项建设工程由多个单位工程组成时， 工程文件应按单位工程立卷； 4 不同载体的文件应分别立卷； 5 卷内不得有重份的文件，不同载体的文件应分别组卷。 5.1.2 卷内文件的排列顺序应符合下列要求： 1 卷内文件应按本标准附录 A、附录 B、附录 C、附录 D、附录 E 的类别和顺序排列； 2 文字材料应按事项、时间顺序排列。同一事项的批复和请示，同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列； 3 变更文件应分专业按变更文件号或变更文件的时间顺序排列； 4 图纸应分专业进行排列，并与图纸目录保持一致； 5 当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排列在前，图纸应排列在后。 5.1.3 立卷应采用下列方法： 1 工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷； 17 2 监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷； 3 施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷； 4 竣工图应按单位工程分专业进行立卷； 5 竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷。 5.1.4 案卷编目应符合下列要求： 1 案卷封面的编制应符合下列规定： 1）案卷封面采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合本标准附录 G.0.1 的要求； 2）案卷封面的内容应包括年度流水号、档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、进馆日期、本案卷所属工程的案卷总量、 本案卷在该工程案卷总量中的排序、本案卷文件的总页数； 3）年度流水号由档案保管单位根据年进馆量设定档案位数，采用阿拉伯数字从“1”开始依次标注； 4）档号由档案保管单位填写。档号，以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。应由分类号、项目号和案卷号组成； 5）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容； 6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者； 7）编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期； 8）保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。 2 编写案卷题名，应符合下列规定： 1） 建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容； 当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时， 应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容； 18 2） 道路、桥梁工程案卷题名应包括建设单位、工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容； 3） 地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容； 4） 轨道交通工程档案的案卷题名应包括线路号、单位（子单位）工程名称、卷内文件概要等内容，案卷题名的字数不宜超过 80 个字；同类文件页数过多分开立卷时，案卷题名应以时间段、部位或图纸编号等做区分标注； 5） 卷内文件概要应符合本标准附录 A、附录 B 、附录 C、附录 D 和附录 E 中所列类别内容（标题）的要求； 6） 外文或少数民族语的题名应译成中文。 3 卷内目录应排列在案卷内文件首页之前， 样式应符合本标准附录 G.0.2 的规定。内容包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次和备注，并应按下列要求填写： 1） 序号应以一份文件或一张图为单位，按文件或图纸的排列顺序用阿拉伯数字从“1”依次标注； 2） 文件编号应填写文件原有文号或图纸编号； 3） 责任者应填写文件的直接形成单位或主要责任者。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替； 4） 文件材料题名应填写文件标题或每张图纸的全称，不得使用省略号或简化符号， 没有标题或标题简单不能概括文件内容的应重新拟定标题； 5） 日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示； 6） 页次应填写每份文件在卷内排定的起始页号，最后一份文件填写起、止页号。如最后一份文件为单页，只填写该页19 在卷内排定的页号； 7） 备注应填写对本份文件材料需要补充说明的问题。 4 卷内文件页号的编制应符合下列规定： 1） 以案卷为单位，在有书写内容的页面上应采用阿拉伯数字从“1”开始连续编写页号，无文字页面不编页号； 2） 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角； 3） 成套图纸或印刷成册且连续编有页号的文件材料，且自成一卷时，可不重新编写页号； 4) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5 卷内备考表应排列在案卷内文件尾页之后，样式应符合本标准附录 G.0.3 的规定。内容包括页数（含文字材料页数、图样页数）、说明、立卷人、时间，并应按下列要求填写： 1） 页数应填写卷内文件的总页数。其中文字材料页数、图样材料页数应分别填写； 2） 说明应由立卷单位填写对该卷文件内容有无遗留或补充的说明； 3） 立卷人应由立卷人签字； 4） 时间应填写完成立卷的时间，年代编写四位数， “月”和 “日”分别用两位数字表示。 6 卷盒脊背应由年度、 盒数、 工程名称、 工程类别、 盒内卷数、年度流水号构成，样式宜符合本标准附录 G.0.7 的规定。 5.1.5 案卷的装订与图纸的折叠应符合下列要求： 1 案卷可采用装订与不装订两种形式。 在线归档文件采用装订形式，在线审核通过后装订成册，文件材料装订时不应破坏文件的内容，应左侧线装，横排文件装订字头朝左，装订时应剔除金属物，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。离线归档文件采用不装订的形式，文件分类组卷、编目完成后，每卷文件采用弹性线绳捆扎，20 方便数字化扫描和日后查档复印利用； 2 工程文件破损或用纸规格小于 A4 幅面的应进行托裱，托裱纸应为白纸； 3 案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过 20mm，图纸卷厚度不宜超过 50mm； 4 不同幅面的工程图纸，应统一折叠成 A4 幅面。有装订边的图纸，首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠，并在图纸的左上角折出三角形的藏边，最后折叠成 A4 的规格，使标题栏露在外面，样式见附录 G.0.4.1；无装订边的图纸首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠成190mm 297mm 的规格，使标题栏露在外面，样式见附录 G.0.4.2；不装订成册的图纸分两种折叠方法：第一种首先沿标题栏的长边方向折叠，然后再沿标题栏的短边方向折叠成 A4 的规格，使标题栏露在外面，样式见附录 G.0.5.1；第二种首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长鞭方向折叠成 A4 的规格，使标题栏露在外面，样式见附录 G.0.5.2； 5 案卷封面、 卷内目录和备考表应采用 70g 以上白色书写纸制作，统一采用 A4 幅面； 6 案卷装具宜采用规格为 310mm 220mm， 厚度宜选用 50mm，档案盒样式见附录 G.0.6。 5.2 电子文件的整理 5.2.1 电子文件的收集、积累工作应随工程建设的进度同步进行。 5.2.2 数字化的电子文件的整理应在收集、积累纸质档案的基础上同时进行，与相应的纸质文件建立关联。 5.2.3 同一保管单元内电子文件的组织和排序可按相应的纸质文件整理要求进行，并应符合本标准第 5.1.2 条的相关规定。 21 5.2.4 电子文件的整理应符合现行行业标准建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T 117 的规定。 5.3 声像文件的整理 5.3.1 声像文件应按工程项目整理，设置多级文件夹，每个文件夹下可按需要设置多级文件夹，最低一级文件夹内存放一组声像文件，样式见图 5.3.1。文件夹的命名宜符合下列要求： 1 一级文件夹应为项目名称； 2 二级文件夹宜分为照片档案、视频档案、音频档案； 3 三级文件夹、 四级文件夹可参照本标准附录 F 命名， 文件夹的设置可根据实际情况、不同项目的施工节点有所变动。 5.3.2 最低一级文件夹下的声像文件，应按施工过程的时间节点顺序排列，并采用“序号+题名”的格式命名。序号不得重号，位数为4 位，不足补“0”，同一个文件夹下的文件序号从“0001”开始编号。 5.3.3 产生独立的音频文件，应对符合标准的音频文件按“序号+录音内容”的格式分类归档，中间无需加符号或者空格。 5.3.4 光盘盘面的填写应符合下列规定： 1 组成项目包括项目名称、移交单位名称、制作单位名称、原介质、制作时间； 2 原介质，注明此盘内容的原载体是照片档案、录像档案、音频档案； 3 背