工程档案管理系统单机版用户手册.doc

云南电网公司工程档案管理系统单机版文档

工程档案管理系统单机版

用户手册

云南云电信息通信股份有限公司
软件系统事业部
2006－04

目录
一、 概述 1
二、系统登录 1
三、系统管理 2
1 用户管理 3
2 系统日志管理 4
3 用户修改密码 4
四、工程打印 5
1 打印工程案卷目录 5
2 打印竣工档案移交目录 6
3 打印竣工档案移交清单封面 6
四、案卷的管理 7
1 案卷的增加，修改，删除和查看管理 7
2 案卷的上移，下移处理 8
3 案卷复制到工程 9
4 案卷批量修改 9
5 案卷计算卷内信息 10
6 编分类小号 10
7 确认案卷 11
8 案卷拆卷 11
8 调整案卷 11
9 案卷打印 12
五、案卷文件管理 13
1 文件的增加，修改，删除和查看管理 13
2 文件的上移、下移处理 14
3 文件编号 15
4 拆离文件 15
5 拆离文件到其它卷 15
6 打印处理 16
六、未组卷文件管理 17
1 文件的增加，修改，删除和查看管理 17
2 文件的上移、下移处理 18
3 文件编号 18
4 增加文件到卷 19
5 打印处理 20
七、统计检索 20
1 案卷检索 21
2 文件检索 21
3 统计信息 22
八、数据导出 22
1 导出工程项目数据 23
九、系统维护 23
1工程项目信息 24
2项目分类信息 24
3立卷单位信息 25
4归档部门信息 26

一、 概述
本系统是工程档案管理单机版系统，可为用户在没有网络连接的场所对各类工程档案资料进行集中管理，待工程完毕之后，将各种档案信息导入到办公自动化系统的档案管理系统中。从而可有效管理及跟踪其文件、档案及资料的创建、存储、流转和分发，并对档案资料的集中管理和利用进行实时监控。
本系统主要是对工程档案信息进行管理，其管理流程如下图所示：

未组卷文件管理
案卷信息管理
组卷
拆卷
上 架
统计、打印
整理、修正

工程档案信息导出
OA档案管理系统

二、系统登录
输入操作员自己的用户名帐户，在密码项中输入对应的口令，鼠标单击“确定”按钮或在密码输入框按回车键（见图1），进入选择系统总界面（见图2）,系统初始用户为：admin，密码：0。

(图1登录界面)
3.点击按钮操作
1.点击工程、分类信息或案卷
2.选择未组卷的文件的工程或分类

(图2系统主界面)
三、系统管理
主界面的菜单栏第一项就是系统管理，它包括功能见图3：

(图3系统管理)
1 用户管理
主要功能：完成对系统用户信息的管理，即增加，修改，删除和查看系统登录用户信息。操作界面见图4。
1.点击操作按钮进行相应操作
2.操作用户信息的页面

(图4用户管理界面)
2 系统日志管理
主要功能：完成系统运行日志管理，即用户操作系统的日志管理，查询用户对相应子系统功能点的所作所为信息，操作界面见图5。
1.查询
2.选择日志信息
3.相应操作

（图5系统操作日志）
3 用户修改密码
主要功能：完成系统登录用户修改自己的登录密码，首先输入原密码进行校对，然后输入新密码及确认新密码，点击“确认”按钮进行修改；操作界面见图6。
1.修改密码

（图6修改密码）
四、工程打印
主界面的菜单栏第二项就是工程打印管理，首先选择要打印的工程信息，它包括功能见图7：

（图7工程打印）
1 打印工程案卷目录
主要功能：完成对选择工程的案卷目录的打印。操作界面见图8。

2 打印竣工档案移交目录
主要功能：完成对选择工程竣工档案移交目录的打印。操作界面见图9。

3 打印竣工档案移交清单封面
主要功能：完成对选择工程竣工档案移交清单封面的打印。操作界面见图10。

四、案卷的管理
案卷管理的主界面见图11，它包括功能以下功能：
1.案卷信息区，选择并进行相应的操作管理
1.选择工程或分类进行操作

（图11案卷管理主界面）
首先点击左边的案卷管理里树，选择要管理案卷所对应的工程或工程分类信息，即在右边案卷信息列表就会列出对应的案卷信息，然后就可以选择要操作的案卷，再单击鼠标右键，可弹出相应的操作菜单，也可以单击列表顶部的操作按钮进行相应的操作管理。
1 案卷的增加，修改，删除和查看管理
主要功能：完成对案卷信息进行的管理，即增加，修改，删除和查看案卷信息。操作界面见图12。

2 案卷的上移，下移处理
主要功能：完成对案卷的排序位置信息进行的管理，改功能会自动地进行案卷号和分类小号的自动编号处理。操作界面见图13。

3 案卷复制到工程
主要功能：完成对所选择案卷的复制到其他工程的管理，即把所选择的案卷信息及案卷所包含的文件信息复制到所指定的工程里面。选择要复制到的工程界面见图14。

4 案卷批量修改
主要功能：完成对所选择案卷进行批量修改处理，批量修改的信息您可以选择其中一部分进行修改，其批量修改界面见图15。

5 案卷计算卷内信息
主要功能：完成对所选择案卷的卷内信息计算处理，即对案卷的对份(册)数、文件材料页数、图纸张数、页数信息和编制起止日期（由其所包含的文件起止日期决定），还有计算卷内文件的起止页信息(根据案卷的装订进行计算)， 界面见图16。
1.选择工程或分类进行操作

6 编分类小号
主要功能：完成对所选择案卷进行顺序编制分类小号信息，即选择要进行编分类小号的案卷信息、输入分类小号的起始号码，点确定即可进行对其编号。改功能还会自动对其案卷号根据分类小号进行自动编案卷号。界面见图17。

7 确认案卷
主要功能：完成对所选择案卷进行确认案件处理，即选择要进行确认上架的案卷信息、单击鼠标右击，选择确认案件功能。进行案件确认上架处理。其界面见图18。

8 案卷拆卷
主要功能：完成对所选择案卷进行拆卷处理，即所拆离的案卷包含的文件即归到未组卷文档里面进行管理。其界面见图19。

8 调整案卷
主要功能：完成对所选择已经上架的案卷进行调整处理，即将已经上架的案卷变为未上架的案卷。其界面见图20。

9 案卷打印
主要功能：案件的打印包含以下功能，其界面见图21。
（1）打印工程竣工档案移交目录;
（2）打印工程竣工档案移交清单封面;
（3）打印案卷正面封面;
（4）打印案卷全引目录;
（5）打印卷内备考表;
（6）打印科技脊背2.0cm封面;
（7）打印科技脊背3.0cm封面;
（8）打印科技脊背4.0cm封面;
（9）打印科技脊背5.0cm封面;
（10）打印科技脊背6.0cm封面。

五、案卷文件管理
案卷的文件管理的主界面见图22，它包括功能以下功能：
3.案件包含的文件信息
2.案件信息
1.选择案件信息

首先点击左边的案卷管理里树，选择要管理案卷信息，即在右边会显示案卷的详细信息和所包含的文件列表信息，然后在文件列表里就可以选择要操作的文件，再单击鼠标右键，可弹出相应的操作菜单，也可以单击文件列表上部的操作按钮进行相应的操作管理。

1 文件的增加，修改，删除和查看管理
主要功能：完成对所选择案卷所包含的文件进行管理，即增加，修改，删除和查看文件信息。操作界面见图23。

2 文件的上移、下移处理
主要功能：完成对所选择案卷所包含的文件的卷内顺序号即排序位置信息进行处理。操作界面见图24。

3 文件编号
主要功能：完成对所选择案卷所包含的文件的卷内顺序号进行编号处理。即选择要进行编号的文件信息、输入起始号码，点确定即可进行编号。操作界面见图25。

4 拆离文件
主要功能：完成对所选择文件进行拆离处理，即所拆离的文件即归到未组卷文档里面进行管理。操作界面见图26。

5 拆离文件到其它卷
主要功能：完成对所选择文件进行拆离到其它卷的处理，即选择要拆离的文件，单击鼠标右键，选择拆离到其它卷功能，会弹出一个窗口，认您选择要拆离到的目的案卷信息，点击确定按钮，即可拆离到所选择的案卷里面。操作界面见图27。

6 打印处理
主要功能：完成对所选择文件进行打印案卷的卷内目录信息，操作界面见图28。

六、未组卷文件管理
未组卷文件管理的主界面见图29，它包括功能以下功能：
1.选择类别信息
2.所包含的未组卷文件信息

首先点击左边的未案卷文件管理里树，选择要管理未组卷的信息，即在右边会显示所包含的未组卷文件列表信息，然后在文件列表里就可以选择要操作的文件，再单击鼠标右键，可弹出相应的操作菜单，也可以单击文件列表顶部的操作按钮进行相应的操作管理。

1 文件的增加，修改，删除和查看管理
主要功能：完成对未组卷文件信息的管理，即增加，修改，删除和查看未组卷文件信息。操作界面见图30。

2 文件的上移、下移处理
主要功能：完成对所选择的文件的卷内顺序号即排序位置信息进行处理。操作界面见图31。

3 文件编号
主要功能：完成对所选择的文件的卷内顺序号进行编号处理。即选择要进行编号的文件信息、输入起始号码，点确定即可进行编号。操作界面见图32。

4 增加文件到卷
主要功能：完成对所选择文件进行添加到案卷的处理，即选择要添加到卷的文件，单击鼠标右键，选择增加文件到卷功能，会弹出一个窗口，认您选择要目的案卷信息，点击确定按钮，即可增加到所选择的案卷里面。操作界面见图33。

5 打印处理
主要功能：完成对所选择文件进行打印卷内目录信息，操作界面见图34。

七、统计检索
主界面的菜单栏第三项就是统计检索，它包括功能见图35：

1 案卷检索
主要功能：完成用户对案卷信息的综合模糊检索管理，操作界面见图36。
1.点击操作按钮进行相应操作
2.输入查询条件信息进行综合模糊查询

2 文件检索
主要功能：完成用户对文件信息的综合模糊检索管理，操作界面见图37。
2.输入查询条件信息进行综合模糊查询
1.点击操作按钮进行相应操作

3 统计信息
主要功能：完成用户对工程、案件和文件等等信息进行综合统计管理，操作界面见图38。

八、数据导出
主界面的菜单栏第四项就是数据导出，它包括功能见图35：

1 导出工程项目数据
主要功能：完成用户对选择的工程案卷和文件信息导出生成XML文件，用于导入OA档案管理系统所用。导出的XML文档如图40。

九、系统维护
主界面的菜单栏第五项就是系统维护，它包括功能见图41：

1工程项目信息
主要功能：完成用户对工程项目信息进行管理维护的工作，其操作界面如图42。

2项目分类信息
主要功能：完成用户对工程项目分类信息进行管理维护的工作，其操作界面如图43。

3立卷单位信息
主要功能：完成用户对立卷单位信息进行管理维护的工作，其操作界面如图44。

4归档部门信息
主要功能：完成用户对归档部门信息进行管理维护的工作，其操作界面如图45。