工作记录管理标准作业规程.doc

工作记录管理标准作业规程
文件编号：QS/MS-PZ-SOP11
版 本 号：A1
实施日期：2012-3-25
1. 目的
规范各类工作记录的管理工作, 确保工作记录的有效性。
2．适用范围
适用于物业管理公司管理服务工作中各种规定记录的管理工作。
3．职责
⑴．公司品质部负责对各种记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。
⑵．各部门和记录的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。
4．程序要点
⑴．记录的作用
①．证据的作用：为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。
②．分析的作用：为分析过程是否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。
③．追溯的作用：为追溯过程的实施和结果提供追溯。
⑵．记录的形式和来源
①．公司形成记录的形式有，但不限于：
c)质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录。
d)凡需填写、编制、控制的凭证、单据、台帐、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。
②．分供方提供的记录。
⑶．记录形成的要求。
e)应使用规定的记录格式；
f)应由规定的人填写；
g)填写应及时、准确、完整、清晰；
h)记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。
⑷．记录的标识
①．记录由记录的名称和记录的编号及版本号标识予以识别。记录的编码和版本号执行《质量体系文件编码管理标准作业规程》的相关规定。
②．具有追溯作用的记录应编制记录的编号（No.）
⑸．记录的收集
①．记录应按下列要求进行收集：
i)记录填写、编制部门收集；
j)记录接收部门接收；
k)记录归口管理部门收集。
②．记录收集时间：
l)连续收集；
m)按月、季、年集中收集；
⑹．记录的编目
品质部负责编制公司几个部门使用的《工作记录清单》，按受控文件下发各部门，作为使用、形成质量记录的依据。《工作记录清单》应随记录的增删，表格的更改而更改，以保持其与实际的一致性。编目更改的实施执行《文件和资料管理标准作业规程》的相应规定。
⑺．记录的查阅
①．记录应按规定的路线和时间进行传递，以发挥记录的使用价值。
②．合同要求在商定期内的工作记录可提供给接收服务或管理的住户或其代表查阅，具体实施执行《质量体系文件和资料管理标准作业规程》的相应规定并予以记录。
⑻．记录归档
①．下列性质的记录应予以归档：
n)有关物业接管验收的记录；
o)有关委托物业管理合同的记录；
p)有关质量策划——计划的记录；
q)有关质量体系文件发放审批，更改审批的记录；
r)有关组织机构设置，调整和职责权限规定的记录；
s)有关重大安全责任事故的记录；
t)有关火灾、重大治安事件的记录；
u)有关管理评审内部质量审核的记录；
v)有关不合格评审、纠正、预防措施的记录；
w)有关工作检查、评比的记录；
x)有关员工绩效考评的记录；
y)有关工作状态、设备档案的记录；
z)其他有必要作为原始凭证的记录；
②．记录的形成、保管部门应按规定将应予归档的文件交档，详见《档案管理标准作业规程》。
③．归档文件应妥善保存。
⑼．记录的储存。记录的储存环境应有利于防止丢失、损坏、污染、虫食，确保记录的完整性、可实用性。
⑽．记录的保管
①．记录由形成人或形成部门负责保管。应予归档的记录在未归档前由规定的交归部门或人员负责保管。
②．记录的保管人或部门，不得对所保管的记录作非授权的更改、复制、转借。
⑾．记录的处置
①．保管和归档超期的记录按《档案管理标准作业规程》的相应规定进行处置。
②．记录的保管部门和保存期限由提出记录要求的文件予以规定。
5 记录
《质量记录清单》
6 相关支持文件
①．《质量体系文件编码管理标准作业规程》
②．《质量体系文件和资料管理标准作业规程》
③．《档案管理标准作业规程》