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基于Domino的OA合同管理系统的设计与实现
摘 要
在当今信息时代，无论政府机关，还是工商企业都需要加强部门、人员之间的交流、协调和协作，都需要更好地获取信息，共享信息资源，更快地反映情况，掌握每一项工作进度，为领导决策提供大力支持，为业务人员提供服务。因此，许多企业、政府部门都十分重视建设自身的办公自动化(OA)系统。
本文采用文档型数据库Lotus Domino/Notes平台，按照客户/服务器 (Client/Server)模式，设计了上海市电信财辅合同管理系统。文中详细介绍了Domino技术在办公自动化系统中的应用；使用了Lotus Script语言完成了代码的编写；并在Lotus Domino/Notes平台上给予实现。此合同管理系统的使用，改善了电信公司手工签订合同的现状，提高了合同签订的效率，有效保障了合同双方的利益，真正实现了无纸办公。

关键词：Lotus Domino/Notes；办公自动化(OA)；工作流；合同管理

Design and Implementation of Office Automation Contract Management System Based on Domino technology

Abstract

In today's information age, both government agencies and businesses require strengthening the communication, coordination and collaboration between department and personnel. In this way, they can obtain the information better, share information resources, reflect the situation faster, grasping the progress of every project, provide strong supports for their leaders’ decision and services for business staff. So, many enterprises and government departments all attach importance to build their office automation (OA) system.

In this paper, I use the document database Lotus Domino/Notes platform, according to the Client/Server (C/S) model, to design the Shanghai Telecom Financial Assistant Contract Management System. I introduce the application of the Domino technology in OA system in detail in this paper. I accomplish the code using the LotusScript language and achieve it on the Lotus Domino/Notes platform. The contract management system which is used by Shanghai Telecom Company improves manual signed contracts, and the efficiency of the signed contract. It can effectively protect the interests of both contracts, actually realize the paperless office.

Key Words: Lotus Domino/Notes; Office Automation (OA); Workflow; Contract Management
目 录
1. 绪论 1
1.1 课题背景及目的 1
1.2 国内外研究现状 1
1.3 研究内容及意义 2
1.4 本文的组织结构 2
2. Domino系统的设计元素和语言平台 3
2.1 引言 3
2.2 Domino/Notes系统数据库的逻辑结构 3
2.3 Domino/Notes系统的设计元素 4
2.3.1 文档(document) 4
2.3.2 表单(form) 4
2.3.3 视图(view)和文件夹(folder) 6
2.3.4 大纲(outline)和导航器(navigator) 7
2.3.5 帧结构集(frameset) 8
2.3.6 页面(page) 8
2.3.7 域(field) 8
2.4 Domino/Notes系统开发语言简介 10
2.4.1公式语言(formula) 10
2.4.2 LotusScript语言 10
3. Domino系统的工作流技术 14
3.1 基本概念 14
3.2 工作流应用的总体架构 16
3.3 工作流管理系统模型 18
3.3.1过程定义工具 19
3.3.2工作流执行服务 20
3.3.3工作流客户应用 21
3.3.4工作流被调应用 21
4. 大客户部合同管理系统的设计与实现 23
4.1 体系结构 23
4.2 拓扑结构 24
4.3 安全策略 24
4.4 维护策略 25
4.5 功能结构 25
4.6 流程设计 26
4.7 界面设计 28
4.7.1电信OA系统主界面 28
4.7.2系统主表单设计 28
4.7.3操作按钮设计 30
总 结 32
致 谢 33
参考文献 34

毕业设计（论文） 第 34 页
1. 绪论
1.1 课题背景及目的
随着信息化时代的到来，越来越多的领域开始引入计算机技术和网络技术来提高生产效率和服务质量。传统的办公模式己经越来越显示了其低效性和资源的巨大浪费，主要表现在以下几个方面：
1.传统的数据存储和处理对以文件、报表、信函、传真等形式为载体的复合文档型数据以及多媒体数据类型渐渐不兼容。[2]
2.决策层由于不能够及时的得到足够的信息而不能做出科学的决策。[2]
3.缺乏对工作流自动化的有效支持。[2]
4.缺乏集成其他业务应用系统的能力。[2]
因此，实现办公自动化开始渐渐成为国内外众多企业、政府、服务性行业提高效率的首选目标。即通过办公自动化来实现各部门、各企业之间的协作、便捷的进行信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策，最终达到办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。本文旨在通过Lotus Domino/Notes平台，讨论开发实现办公自动化的关键技术。
1.2 国内外研究现状
国际上对于办公自动化的研究己经有相当的历史。20世纪70年代，Lotus公司率先对办公自动化进行研究，并且在80年代初推出了自己的产品Notes。经过20多年的发展，Lotus Domino/Notes平台己经发展成为办公自动化领域上的行业标准，目前的Lotus Domino/Notes最新软件版本是7.0，同时IBM LOTUS公司根据企业、政府、服务性行业的不同需求，推出了一系列群件产品，如企业集成 LEI；企业协作基础平台Domino/Notes、Same time；企业内容管理平台 Domino.Doc、Domino. Workflow，企业知识门户K-Station等。目前，国际上的研究热点问题主要集中在以下几个方面：
1.工作流技术的过程建模理论与建模方法：研究如何清晰、准确地表示实际应用中的过程，特别是研究如何以形式化的方法表示过程模型。[5]
2.工作流模型验证和模型仿真方法：研究从理论上如何验证所建立的过程模型不存在死锁问题，研究如何评价所建立的模型的性能和优化模型的方法。[5]
3.分布式环境下的资源协调和任务优化策略：研究大范围的分布式环境下，在资源和任务完成时间约束情况下，如何优化系统中任务执行的顺序和资源的分配方法。[5]
4.过程模型和其他模型的集成方法：在办公自动化核心研究领域中，主要是对工作流模型研究，仅有过程模型是不够的，还需要有功能模型、信息模型、资源模型、组织模型、甚至是经济模型和决策模型等配合，它们的集成是对办公自动化的一个应用领域的全面描述。但是如何集成这些模型还没有良好的解决方法。[5]
目前国内的办公自动化研究主要集中在企业应用平台的整合，各种应用系统的集成(包括WEB.DBMS等应用系统)，各种办公自动化软件产品的接口的设计；以及基于分布式架构的平台设计等。
1.3 研究内容及意义
本次合同管理系统是由上海电信总公司提出，委托上海电信理想公司OA项目组开发的，系统最主要的功能在于体现预算控制，为此，需要在审批业务流程中增加预算管理员审核环节，以此来缩短审批的处理时间，提高办公效率。
此合同管理系统分为两大模块：总部合同管理和二级单位合同管理，其中总部合同管理分为6个子模块：大客户部、工程部、市场部、网络运行部、行政部、企业发展部，二级单位则为电信总公司旗下的所有基层单位和职能部门，我所负责开发的是总部合同管理的6个模块，由于此6个模块的核心内容都是相同的，不同点只是在于各个部门的流程不同、审批金额权限不同、表单界面不同，故本文只以大客户部为例，阐述功能模块的设计与实现。
1.4 本文的组织结构
本文的其它章节如下：
第2章介绍了Domino系统的设计元素和语言平台。
第3章描述了Domino系统的工作流技术。
第4章详细阐述了大客户部合同管理的设计与实现。
最后，总结全文，并表达我深深的谢意。
2. Domino系统的设计元素和语言平台
2.1 引言
Domino/Notes系统作为办公自动化系统的开发平台，具有自身的特点。对其设计元素和所采用的面向对象的开发语言的了解，是使用和开发办公自动化系统软件的首要前提。本章就是对Domino/Notes系统开发平台作一个简要的介绍。
2.2 Domino/Notes系统数据库的逻辑结构
所有Domino/Notes应用程序都是以Domino/Notes数据库为基础创建的。数据库是包含应用程序的数据、逻辑关系和设计元素的容器。如图2-1所示， Domino/Notes数据库的逻辑结构：

数据文档

数据库
设计元素：
页面、表单、视图……
文档
域类型：RTF文本、数字、时间……
域名：Body、Time、Number……
数据：’We will rock you ’ ……
域

图2-1 Domino/Notes数据库逻辑结构

2.3 Domino/Notes系统的设计元素
2.3.1 文档(document)
通常把Domino/Notes系统存储在计算机上的数据称为文档[4]。逻辑上，它是离散的唯一标识数据块，可以通过其他设计元素搜索、组织和操纵。在显示上，其他的设计元素提供结构，而文档提供数据内容。文档本身由字段组成，字段是更小更简单的数据块。大多数字段是设计上去的，但Domino/Notes系统也保留一些自己使用的字段名，自动生成这些字段。如表2-1所示，Domino/Notes系统的保留字段及其用途。
2.3.2 表单(form)
表单是Domino/Notes数据库的骨干，它是需要用户在规定的区域上填写信息，也就是说表单是用来录入和查询数据的[4]。表单和文档的区别就是：文档是保存用户录入的数据内容，而表单是用来把文档的内容显示出来的一种结构。表单包含以下的设计元素：
1.文本：文本通常用于标注域，以便用户了解每个域的用途。[8]
2.水平基准线：添加水平基准线以分开表单的不同部分，或者用以增强表单的可视性。
3.表格：使用表格可以概括信息和使各个元素 (例如：域和图形)按行或列排列。如果在表单中放置了表格，那么通过该表单创建的每个文档都将显示该表格。
4.区段：区段是在表单中定义的可折叠和展开的区域。其中可以包括域、对象、布局区和文本。存取受控制的区段只允许特定的用户编辑区段中的域。
5.图形：如果在表单任何位置放置了图形，则可以通过该表单创建的每个文档显示该图形。[8]
6.图像映射：图形映射是使用可编程热点增强的图形，当用户单击这些热点时，可以执行一些操作。在应用程序中通过把图像映射作为导航结构来使用。
7.链接：在表单中，可以添加到数据库、视图、特殊文档的链接，也可以添加打开Internet页面的URL链接。
8.自动功能：表单操作、按钮或热点会自动执行简单或复杂的任务。[8]
9.小程序：使用Java小程序在表单中包含小程序，例如：动画图标或独立的应用程序。
表2-1 Domino系统的保留字段及其用途
保留字段名称
保留字段用途
保留字段名称
保留字段用途
MailOptions
由用户决定是否邮寄文档
$$ViewBody
包含嵌入视图
SaveOptions
控制文档在邮寄时是否保存
$$ViewList
包含嵌入文件夹窗格
Sign
创建签名以防篡改
$$NavigatorBody
包含嵌入导航器
Encrypt
加密邮件
$ChargeRead
当用户打开包含此字段文档时创建一个记帐记录
SendTo
将邮件发送给本字段列出的用户
$ChargeWrite
当用户创建、拷贝、编辑或保存包含此字段文档时创建一个记帐记录
CopyTo
将邮件的拷贝发送给本字段列出的用户
Categories
分类文档
BlindCopyTo
将邮件的隐藏贝发送给本字段列出的用户
$VersionOpt
控制文档的版本跟踪
DeliveryPriority
分别以高，中，低的优先级邮寄邮件
FolderOptions
将新文档放置到文件夹中
DeliveryReport
当邮件邮寄给收件人返回一个报告
SecretEncryptionKeys
使用密钥加密文档，而不使用公用密钥
RetumReceipt
当收件人读取邮件时返回回执
$GroupScheduleRerfeshMode
包含刷新嵌入的群组日程安排控件的值
HTML
将HTML直接传递到服务器上
$GroupScheduleShowLegend
有效值为0和1，0表示不应显示彩色图例；1表示应显示。缺省值为1
10.附件：可以附加文件到表单中，这样用户就可以从使用该表单创建的文档中把文件拆离到本地或启动文件。
11.嵌入元素：在表单中可以嵌入以下元素：大纲、视图和文件夹窗格、引入的导航器和日期采集器。单独或联合使用这些元素可以控制用户如何在应用程序中导航。
12.HTML：如果己有HTML，或愿意使用HTML，则可以在页面中使用HTML。可以通过把HTML引入或粘贴到表单中来使用现有的HTML>，或者编写自己的HTML。
13.域：域是用于收集数据的设计元素。只有在表单上才能创建域。表单上的每个域保存一种类型的信息。域的“域类型”定义了该域可以接受的信息种类。域可以放置在表单的任何位置。
14.子表单：子表单是表单元素的集合。并作为一个单独的对象来保存子表单可以作为表单的永久部件，或者可以根据公式的结果有条件地显示。使用子表单可以节省重新设计的时间。如果更改子表单的某个域，则用到该子表单的每个表单都会做更改。
15.存取受控制的区段：可以通过创建存取控制列表限制对区段的访问。
16.布局区域：表单或子表单中的布局区域是固定长度设计区域。在该区域中，可以方便的拖动和移动相关元素，并且可以采用在常规表单和子表单中无法实现的方法来显示相关元素。在布局区域中可以包含静态文本、图形、按钮和除RTF文本域之外的所有域。在一定条件下，可以隐藏或折叠布局区域及其所有组件。
2.3.3 视图(view)和文件夹(folder)
1.视图(view)
在Domino/Notes系统中，所有的数据都存储在文档中，视图可以被认为是这些文档内容的列表。简单的说，视图是文档的排序或分类列表，视图是对存储在数据库中的数据进行访问的人口。根据视图的不同功能，可以将视图划分为以下几种类型：
(1).标准大纲视图：标准大纲视图是数据库的内容表格，也是最普通的视图类型。它按行和列来组织文档。每一列都显示关于文档的一类信息。
(2).日历视图：日历视图按日期组织文档。实际上，日历视图的第一列必须求得日期和时间。
(3).共享视图：共享视图可供至少具有数据库“读者”存取级别的用户使用。
(4).私有视图：私有视图是由单个用户创建的，并且只能用于单个用户的视图。
2.文件夹(folder)
文件夹也是用于存放相关文档或分组文档的容器。文件夹和视图有着相同的设计元素。可以使用与设计视图大体相同的方法设计文件夹。不同在于：
(1).视图包含于文档选择公式，可以自动收集并显示文档
(2).如果用户或程序不向文件夹中添加文档的话，它始终是空的。
2.3.4 大纲(outline)和导航器(navigator)
1.大纲(outline)
与图像映射和导航器相似，大纲在应用程序中提供导航功能。与图像映射或导航器不同的是，使用大纲可以只在一个位置维护导航结构。当位置或应用程序改变时，只在原大纲中进行一次更改即可。各个使用此大纲的导航结构将自动更新。
大纲的一些重要特性包括：
(1).大纲可以提供很强的设计灵活性。用户可以定制项目的显示方式和创建分层结构的不同级别，并且还可以使用帧结构集来包含多个大纲，这些大纲用于启动目标帧结构中的链接。[8]
(2).大纲是可以定制的。可以添加逻辑语言来控制大纲项在Domino/Notes客户机或Web浏览器中的显示方式。[8]
2.导航器(navigator)
导航器是包含可编程区域的图形，引导用户定位到数据库的特定部分。它使得用户不必打开视图就可查找文档或执行某些操作。
(1).导航器对象：开发人员可以组合导航器对象创建导航器。导航器对象包括图形背景、热点矩形、热点多边形、热点圆、图形按钮、按钮、文本、矩形、圆角矩形、椭圆、多边形和折线。为了创建导航器对象，可以从其他应用程序中引入或粘贴对象，或使用Designer提供的绘图工具。绘图工具中包括热点工具，用它可以在导航器中定义可单击区域。
(2).导航器操作：除了粘贴或引入的图形背景外，可以向所有的导航器对象中添加操作。Designer提供了下列可以附加到导航器对象中的简单操作：打开另一个导航器、打开视图或文件夹、用作文件夹别名、单击对象，显示视图窗格中指定文件夹的内容、打开数据库、视图或文档链接、打开URL
2.3.5 帧结构集(frameset)
帧结构集是帧结构的集合而且可以向Web站点或Domino/Notes数据库添加结构。帧结构是较大的帧结构集窗口的一个区段或窗格，并且可以独立滚动。帧结构可以包含表单、文件夹、页面、文档、视图、导航器或帧结构集。帧结构也可以包含Web页面并与指定的URL关联。帧结构集允许创建链接合并关联帧结构。
2.3.6 页面(page)
页面和表单在特定的方面很类似。页面是显示信息的数据库设计元素。在应用程序中为用户显示文本、图形或嵌入式控件 如（大纲）的任何地方，都可以使用页面。如表2-2所示，页面或表单可包含如下内容。
2.3.7 域(field)
域是用于收集数据，并且和用户进行交互的最基本设计元素。每个域存储一种类型的信息。域中的数据将存储在单个文档中。域的内容可以在文档或视图中显示，或者被提取出来用于公式。可以在表单、子表单或是布局区域中创建域。
域主要有以下几种类型：
1.文本
2.日期/时间
3.数字
4.对话框列表
5.复选
6.单选按钮
7.列表框
8.组合框
9.RTF文本
10.作者
11.姓名
12.读者
13.口令
14.公式

表2-2 页面或表单包含的元素
包含元素
定义与用途
文本
页面或表单上的任何地方都可使用文本和应用文本属性，如文本的颜色、大小和字体样式等。
水平基准线
添加水平基准线可以分隔页面或表单的不同部分，也可使页面或 表单在视觉上更为生动。
表格
在页面或表单中，使用表格可概要信息、对齐行和列中的文本和 图形或决定元素的位置。
区段
区段是包括对象、文本和图形的可折叠和可展开的区域。存取控 制区段仅允许特定的用户读取该区段。
链接
添加链接使用户单击文本或图形时，可以转至其他页面、视图、数据库或URL。
图形
在页面或表单上的任何地方都可放置图形。使用图形可为页面或 表单添加颜色或创建图像映射。
图像映射
图像映射是指可以用来增强可编程热点功能的图形。用户单击以 弹出式文本、操作、链接和公式形式出现的热点时，它将执行某 项操作。正应用程序中使用图像映射作为导航结构。
附件
在页面或表单上附加文件可使用户在本地拆离或启动文件。
操作
操作可以使用户的任务自动化。可以将操作添加到Domino/Notes 客户机菜单中，也可以通过页面或表单上的按钮或热点添加操作。
小程序
在页面或表单上使用Java小程序来包括小的应用程序 (如页面中的动画徽标或自含的应用程序)。
嵌入元素
在页面或表单中可嵌入以下元素：视图、文件夹窗格、导航器、大纲或日期采集器。单独使用或联合使用这些元素可控制用户如 何在应用程序中导航。
OLE对象和定制控件
在页面或表单上包括链接或嵌入的对象可将页面或表单用作到达另一个应用程序的通路。

2.4 Domino/Notes系统开发语言简介
2.4.1公式语言(formula)
公式语言是Domino/Notes系统的内部语言，它是一系列的一种或多种表示方法，由一种或多种常数、变量、运算符、关键字、@功能和@命令组成。它是一种既简单，功能又强大的语言，被Domino/Notes系统广泛地使用。它有简单的命令，可以发送邮件消息，生成新文档、保存文档、设置字段值和对文档进行其他常见操作。公式语言还可以模拟各种菜单选项。尽管表单和视图操作、代理等可以使用公式语言，但大多数自动化操作还是可以选择其他语言，如：JAVA，LotusScript，JavaScript等。
公式语言虽然强大，但也有严重的局限：
1.公式语言是严格按自上而下的方式执行，即任何公式都是从第一行代码开始执行，一条一条执行每一个命令。[1]
2.公式语言没有循环功能，与特性更完整的编程语言不同的是，公式不能在同一次运行中重复执行一段代码。
3.公式语言无法用子程序或调用任何外部代码。
4.公式语言有有限的选择功能。[1]
5.公式语言中几乎没有错误处理功能。
2.4.2 LotusScript语言
2.4.2.1 LotusScript的简单描述
LotusScript是一种和BASIC相兼容的面向对象的Scripting环境，它具有强大的能够从事面向对象应用软件开发的语言范围，能够提供循环和分支的能力、数组以及访问Domino/Notes对象的能力。从功能上讲，LotusScript是一种快速的应用软件开发工具、一种与VB兼容的结构化语言、所有Lotus桌面应用软件的初级程序语言和一种跨平台的开发语言。如图2-2所示，Notes类访问Notes数据库的LotusScript界面的影射关系图：
LotusScript语言
Notes对象和数据
Notes类
界面
允许操作

图2-2 Notes类访问Notes数据库的LotusScript界面的影射关系图
一个Domino/Notes应用软件由一个或更多的数据库组成，每个数据库由视图、文档、域等组成。Domino/Notes包含一套预先定义了的类，这些类对应于Domino/Notes数据设计元素。对应关系如表2-3所示：
表2-3 Domino/Notes类与设计元素对应表
Button
按钮
NotesRichTextItem
富文本条目
Field
域
NotesSession
事务
Navigator
导航器
NotesTimer
时间
NotesACL
存取控制列表
NotesUIDadabase
当前数据库
NotesAgent
代理
NotesUIDocument
当前文档
NotesDatabase
后端数据库
NotesUIWorkplace
当前工作区
NotesDocument
后端文档
NotesOutline
大纲
NotesForm
表单
NotesView
视图
NotesItem
条目
ODBCResultSet
ODBC结果集
NotesName
命名
ODBCConnection
ODBC连接
2.4.2.2 LotusScript功能
1.LotusScript是一种程序语言，允许开发与C或C++兼容的应用软件。
2.LotusScript允许执行反复 循(环)，允许创建用户定义的数据类型，允许控制超出公式语言能力的程序流程。
3.LotusScript经由面向对象提供访问Domino/Notes用户界面和Domino/Notes NTF(文档库)的程序。
2.4.2.3事件驱动环境
Domino/Notes中的LotusScript是事件驱动的。Script执行对事件的反应，事件既可以是用户也可以是程序产生的动作。一套预先定义的事件和Domino/Notes中设计元素联系在一起，如图2-3所示：
对象
命令按钮
用户点击按钮（事件）
点击事件Script
Do this command

图2-3 Domino/Notes事件驱动图
2.4.2.4 LotusScript应用范围
1.LotusScript和Domino/Notes对象
Domino/Notes中可以使用Script的对象包括代理、操作、表单、按钮、热点、导航器、域等。
2.LotusScript允许执行的任务
Script语言允许执行一些用公式语言无法执行的任务。LotusScript允许执行以下任务：创建或删除数据库、阅读修改存取控制列表、当不知道数据库名时，查找和处理数据库、当不知道域名时，处理文档域值、创建或更新全文本索引、在磁盘上操作外部文件 (例如文本文件)、处理RTF格式的文本。
3.不能使用LotusScript的领域
(1).视图设计：表单公式、选择公式、列公式
(2).表单设计：窗口标题、区段标题、区段存取、插入子表单、隐藏段、隐藏/显示操作
(3).域设计：缺省值、输入转换、输入校验、计算值
(4).关键词域公式。
2.4.2.5判断Domino/Notes中选择使用的工具
任何时候当执行该任务的函数命令存在时，使用公式。对于复杂的程序控制或循环，使用LotusScript。存取或操作存储的文档数据库使用LotusScript，特别对于跨文档、跨数据库存取。使用LotusScript执行公式语言中不支持的任务。
2.4.2.6 Domino/Notes包容模型
包容是一种对象设计，一个对象包括另一个对象的解释。图2-4给出了Domino/Notes中的这种包容层次：
Front-End Class
NotesUIWorkSpace
NotesRichTextItem
NotesEmbeddedObject
NotesName
NotesTimer
NotesForm
NotesACL
NotesACLEntry
NotesAgent
NotesDocumentCollection
NotesDateTime
NotesNewLetter
NotesLog
NotesDbDirectory
NotesInternational
NotesDateRang
NotesSession
Back-End Class

NotesDatabase
NotesDocument
NotesViewColumn
NotesView
NotesItem
NotesUIDatabase
NotesUIDocument
NotesUIView

图2-4 Domino/Notes包容模型
Domino/Notes对象模型是基于包容设计的。许多Domino/Notes对象包含属性，这些属性是其他对象的对象参考。

3. Domino系统的工作流技术
办公自动化系统是工作流应用的一个分支，是通过工作流把文件或事务在不同人员之间进行传递和办理。下面就工作流应用架构、工作流管理系统模型等进行分析，对工作流管理系统的各个组成部分，包括与其紧密相关联的被调应用进行解释和比较。
3.1 基本概念
工作流是一个与业务流程(Business Process)相关的概念[1]。一项复杂的工作，往往需要许多人的共同参与才能完成。在一个工作流中，文档、信息或者任务在该项工作的参与者之间传递。在某个特定的时刻，某个参与者完成其中与自己相关的任务，并根据该工作的流转定义，把文档、信息传递至后续参与者。
典型的工作流过程包括：公文处理、商品买卖、银行贷款、保险申请、假期申请、合同评审、工作请示等。
本文研究的工作流是“计算机参与使之得到方便的或完全自动化的实现的业务流程的一部分或全部”。[7]
工作流管理系统是使工作流过程在计算机上得以实现的系统。是“通过软件的运行，能够实现完全定义、管理、执行工作流的系统，该系统采用能够在计算机上表达的工作流执行逻辑”。
一个完整的工作流管理系统必须至少实现以下功能：
1.过程定义
通过一定的计算机交互过程，包括图、表格、语句等，把需要计算机实现的业务流程，从人了解的方式转变为计算机能够识别的逻辑，而且是可以通过计算机实现的。
2.过程控制
当一个过程被运行以后，计算机必须根据已经定义的过程逻辑，对过程进行控制。其中最重要的是流转控制，即在适当的时刻，把该过程的控制权传送给网络上相应的工作参与者，由该参与者继续进行工作。
3.应用数据处理
工作流管理系统的根本任务在于控制当前事务的流向，而同时，必须对实际的业务数据进行处理。工作流管理系统通常提供一个与现有应用程序交互的功能，通过标准或协定的接日、协议，系统把需要进行处理的数据传递到系统外的相应的具体应用，并激发该应用，具体的业务处理由应用程序实现。
为了更好地理解工作流管理系统，这里讨论一种被广泛接受的，按照流程性质本身对系统进行分类的方法。按照这种方法，工作流管理系统被分成四类：管理型(Administrative)、特殊型(Adhoc)、合作型(Collaborative)、生产型(Production)。[9]
(1).管理型系统
管理型系统的特征是：工作流程已经完全定义，流程的执行顺序是完全可预期的，与流程中的某项工作产生的结果无关。这是最简单的一种系统。典型的例子包括图书馆书籍的入库管理，职员资料的登记上报等。
(2).特殊型系统
特殊型系统与管理型系统基本类似。其区别在于，特殊型系统的每一个流程只适合于某种特殊的情况，或者只发生有限的次数。特殊型系统的关键不在于处理每一个特殊的流程，而在于同时处理所有互不相同的特殊流程。特殊型系统也属于比较简单的系统。
(3).合作型系统
合作型系统的特征是，不同的参与者必须进行交互、协作。系统流程遵循的流转规则相当复杂，而且，流程并不是单纯的“向前”的过程，在大部分情况下，工作还包括“向后”的流向，也就是说，某项工作可能被重新进行。典型的例子包括：合同评审过程、假期申请过程、政府部门发文的草拟审批修改过程。在这类流程中，系统只能提供过程定义工具，而且过程定义工具的建模能力直接决定系统的业务处理能力。办公自动化系统就属于这种类型的系统。
(4).生产型系统
生产型系统通常实现一个组织的关键业务流程。例如，涉及大量资金的信用卡、贷款、保险处理等过程。在流程逻辑上，这些过程与前面几种类型的系统并没有非常大的区别。对于生产型系统，通常最关注的是流程的参与者极多、处理的数据复杂、或者非常敏感、流程必须在异构环境下执行等问题。在这些情况下，虽然一般的处理手段也能解决这些问题，但往往必须使用更高级的技术，以提高执行的效率和系统的健壮程度。分布支撑环境的实现方法是这类系统要解决的一个重要问题。生产型系统是一个可用于BPR过程的系统。

3.2 工作流应用的总体架构
目前，在市场上、研究机构中存在不同的工作流产品或试验品，尽管它们实现的具体工作、所采用的方法、技术可能并不相同，但是，从系统的功能角度进行分析，这些产品的结构是基本类似的。图3-1提出了一个工作流应用的基本架构：系统
管理
工具
过程定义工具
工作流引擎
工作项处理器
应用程序
应用程序
数据库
过程定义界面
工作流用户界面
应用数据库使用界面界面
系统管理员界面

图3-1 工作流应用的基本架构
各功能部分说明如下：
1.过程定义工具
过程定义工具负责创建计算机可识别的业务过程。
2.工作流引擎
工作流引擎主要完成三个任务：对过程定义进行解析，执行每一个实例的实际流转、把当前相应用户必须完成的工作形成工作项列表，传送到工作项处理器、把当前必须由系统自动处理的数据传送至相应的应用程序并激发该程序进行处理。
3.工作项处理器
工作项处理器把业务工作项以明确的形式向参与者表示。对其中的每一个工作项，处理器提供或调用相应的处理过程供用户使用。
4.数据库
数据库存贮业务工作的应用数据。
5.应用程序
对应用数据的处理包括两种情况，一种是用户进行的处理，另一种是系统自动进行的处理。这些处理过程由相应的应用程序支持实现。
6.系统管理工具
维护流程定义参数、用户信息、权限控制、流程运行记录等系统基本数据。各界面部分说明如下：
7.过程定义界面
利用过程定义工具，向用户提供图、表格、语句等人能理解的流程定义方式，把业务过程转变成计算机能理解的数据结构。
8.工作流用户界面
工作流的参与者通过该用户界面，处理实际的业务工作。
9.应用数据使用界面
应用数据库存贮应用数据，用户必须能够对历史和当前的数据资料进行查询、分析、汇总、排序等数据操作，以做出正确的决策。应用数据使用界面提供相应的数据操作交互接口。
10.系统管理员界面
维护系统数据的界面，专供系统管理员使用，管理整个工作流系统。
必须指出，这个工作流应用框架，与工作流管理系统模型并不是等同的。
工作流管理系统，根据定义是“通过软件的运行，能够实现完全定义、管理、执行工作流的系统，该系统采用能够在计算机上表达的工作流执行逻辑”。
因此，工作流管理系统最关注的是以下三个方面：
1.工作流程的定义
2.过程实例的流转
3.参与者及参与者应该执行的业务工作
参与者应该执行的工作包括业务数据的处理过程，即图3-1中的“应用程序”与“应用数据库”，以及对这些数据进行查询、分析、汇总等操作的方法，即图3-1中的“应用数据使用界面”，都是与实际业务密切相关的。
对业务数据的处理本身，可能比工作流管理的实现要复杂得多。而另一方面，工作