三峡工程档案资料编制归档的规定.doc

三峡工程档案资料编制归档的规定

一、一般说明
1、基本定义：
（1）案卷：由若干相互联系的资料组合而成的一种档案保管的基本单位。即卷盒所包装的资料的全称。
（2）立卷：将拟归档的零散资料，按其内容或形式的联系组成案卷的整理过程。
A、资料的系统分解和组合：首先按合同项目、扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程，对资料进行科学合理的系统分类，形成此合同项目资料的树型系统结构图表。然后，把资料对号入座，同类资料组合后，归入相应工程名称类目。
B、资料类型划分：依据合同项目资料的内容性质、产生阶段等进行划分，确定资料的类名。原始资料、质量管理资料、进度管理资料、费用管理资料、阶段验收资料、竣工验收资料、竣工图等。
C、基本规则：如果对应于一个单元工程（或分项工程等）的某类资料组成的案卷，一个卷盒不能装完，则可用几个卷盒按资料次序分装，并在每盒的案卷题名后用数字区分。
（3）归档：指设计单位、施工（制造）单位、监理（监造）、监测单位盒总公司项目部（以下简称项目部），在完成相应的合同、协议或项目管理工作后，将资料案卷移交给三峡工程档案馆（以下简称档案馆）集中管理的工作。
设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部以及档案馆都要服从项目建设的整体规划，各负其责。按以下基本程序开展工作：
⑴合同签订时，设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部及档案馆等单位，即应该确定该项目的档案负责人，并在档案馆登记注册。
①每一个合同项目，都应该由项目部（或委托监理）主持，召集档案馆、监理、承包商等有关单位，在工程验收前，制定出竣工资料归档范围和实施细则。档案馆备案，做为合同项目档案验收的依据。
②各单位档案专（兼）职人员，要进行三峡工程档案资料整理、立卷的咨询和学习。
⑵施工（制造）单位对合同范围内的竣工档案的真实性、完整性、系统性进行核查并签署意见，业主项目部复核并签字。
⑶监理（监造）、监测单位对监理（监造）、监测合同（协议）范围内产生的资料及时整理、立卷，业主项目部复核并签字。
⑷总公司项目部对整个项目管理过程中形成的资料整理、立卷、签字。
⑸设计档案由工程技术部复核、签字。
⑹总公司所属各部门（单位）对本部门在三峡工程建设、管理过程中产生的档案资料，分类收集、整理、立卷（标明密级）后，移交档案馆保存。
⑺档案馆分别对设计、施工（制造）、监理（监造）、监测和业主项目部项目管理工作中，形成和使用的、具有保存价值的、各种载体的资料，均属于归档范围。在三峡工程建设中，如果出现与本归档范围有争议的问题，由总公司技术部门牵头，会同项目部和档案馆进行协调和解释。
（4）归档范围：凡在三峡工程设计、施工（制造）、监理（监造）、监测和业主项目部项目管理工作中，形成和使用的、具有保存价值的、各种载体的资料，均属于归档范围。在三峡工程建设过程中，如果出现与本归档范围有争议的问题，由总公司技术管理部门牵头，会同项目部和档案馆进行协调和解释。
①工程前期准备阶段：建设工期的提出，可行性研究评估，计划任务书，勘测设计文件，工程管理文件，涉外文件等。
②工程建设阶段：在施工、安装、调试过程中的技术文件，管理文件，施工图及设计修改通知单，材料代用单，现场测试、检验签证和商洽记录、原材料检验，外事文件以及财务，经营管理，合同等文件材料。
③工程建设监理：监理通知批复文件（重要的），施工质量和分析、开、停、复工令，质量事故处理备忘录，工程价款支付凭证，以及向施工单位签发的完工移交证书等。
④阶段验收和初期商业运行
⑤原始记录：原始记录是工程建设中最直接产生的、最可靠的记录，其内容含义明确、清晰肯定，没有人为主观性，是工程项目质量检查的主要依据。
2、主要问题说明
（1）归档套数 三峡工程档案馆存档二套，一套正本，一套副本。副本内不必复制原始记录。
归档以外的套数，合同有明确要求的按合同执行，合同无具体要求的另外准备副本二套。一套移交生产、运行管理部门，一套移交项目部处置。
（2）归档时间 指各参建单位完成合同项目并通过验收之日起，到办理完归档手续之日止的时间。国家标准规定，竣工验收与档案归档同步完成，即竣工验收之日，就应该完成归档工作。三峡工程的归档工作原则上执行国家标准，但考虑到三峡工程验收工作的特殊性和复杂性，归档工作最迟应在工程验收后的三个月内全部完成，特殊情况需与三峡总公司商定并签署协议。
（3）合同项目是档案管理的基础 三峡工程验收分为扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程等。无论合同对应的是哪个级别，均应以合同项目为基础归档。如果多个合同项目对应于一个扩大单位工程（或单位工程、分部工程），则由总公司项目部视情况确定档案集成工作。
（4）三峡工程档案资料的保管期限 国家标准规定，保管期限分永久、长期和短期三种。根据三峡工程的实际情况，暂定永久性档案作为历史档案无限期保存，长期性档案保存期不低于工程项目的实际寿命，短期性档案保存期不超过20年。
（5）档案保证金 为保证合同项目档案资料的完整性、系统性和准确性，继续执行档案保证金制度，即合同项目质量保证金的50%为档案保证金。对于不预留质量保证金的合同项目，必须提留项目总费用的2%作为档案保证金。档案保证金的合同条款、提留和支付，由总公司计划合同部、财务部、项目部和档案馆负责实施。对不安本规定移交档案的合同项目，视为合同违约，拒付档案保证金。
（6）临时工程竣工资料 临时工程是指实际使用中的临建项目，并非概算项目的临时工程。是否临时工程资料，必须由验收委员会确定。临时工程资料只是在档案保管期限和归档套数上与永久工程有所不同，其保管期限，要视竣工资料的实际保存价值确定。临时工程资料只需要编制一套竣工档案，但竣工档案的整编，必须符合本规定的要求。如：设备（轻钢）仓库可作为临时工程资料，其竣工档案短期保存；房屋建筑的竣工，视情况分为永久或长期保存；一～三期围堰就主体工程而言是临时工程，但是，围堰几次改变了长江的流态，工程项目技术含量极大，其档案资料应该永久性保存；临时船闸工程由于施工的重要性及在主体挡水坝中的位置，应按永久工程归档。
二、竣工档案资料的编制
竣工档案资料的编制要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-89）的规定，结合三峡工程实际，初步拟定卷内资料的编制原则。
1、竣工文件资料的编制
（1）管理资料 首先按主题（问题）分类，如：质量管理、进度管理、费用管理等，涉及几个方面的综合性文件资料，排在最后一类；其次，按文件资料产生的时间排列；然后再按冲要程度排列。
（2）质量检查资料 首先就某一单元工程，按成果资料、中间性资料和原始资料依次分类排列；其次按重要资料和次重要资料排列。
（3）工程验收资料 在质量检查资料整理的基础上，依次按类排列到相应的扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程。
（4）材质证明与质量检验资料 首先针对某一材料按检验成果、检验原始记录、材质证明排列，再按材料种类、型号、批次排列。
（5）施工综合资料 排列顺序为：开工令，工程技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计，施工大事记，施工记录等。
（6）合同及决算资料 排列顺序为：合同及变更，索赔资料，设计变更（按专业、部位、时间排序），工程更改洽商函件（按专业、部位、时间排序），材料代用核定审批件（按品种、型号排序），工程量核定资料，竣工决算。
（7）竣（完）工验收资料 排列顺序为：验收批准书、鉴定书（签证），验收申请，设计报告，监理报告，总公司项目管理报告。
2、竣工图的编制
竣工图必须按工程实际情况编制，如：设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等，均应在竣工图上反映。
（1）按图施工没有变更，在原图的图标上方空白处加盖竣工图章（红色印泥），如无空白，竣工图章盖在图标背面。竣工图章的尺寸70mm×50mm（见附录8-1），内容为施工单位名称、施工单位编制人、施工单位技术负责人、监理审核人、编制日期。
（2）发生设计变更的图纸，原则上要求重新绘制，图标中首行写明“×××竣工图”，内容为施工单位名称、施工单位编制人、施工单位技术负责人、监理审核人，并在图纸中说明变更依据、原图号、编制日期。
（3）变更很小且不是主要部位，一般性设计变更和材料代用的图纸，可按以下办法在原图上修改，加盖竣工图章后形成竣工图。
①变更的尺寸数据和文字说明用平滑的杠改线改正。
②对变更的图形和图线用叉线（×××）改正。
③若修改处无空白，用虚线（……）指引到空白处修改。
④凡修改处必须注明变更（修改）依据。
（4）竣工图纸的编排
①按总体和局部的关系排列。即总体性、综合性的图在前，局部性的居中，细部的、大样性的图排后。如按总体布置图→系统图→平面图→大样图等。
②按合同项目工程的单位工程（分部工程、分项工程、单元工程）分专业立卷。
（5）图文混合材料 分二种情况处理。其一，对整个要编制的资料（对象）或整个保管单位的全面情况进行说明或指导的综合性材料，要排在图样的前面；其二，只是针对本卷内图样进行补充说明或局部性一般说明的，其文字资料排在图样的后面。
（6）竣工图编制完成后，必须经监理单位审查签字。
三、案卷标准
1、卷盒要求
卷盒由档案馆根据国家标准统一制作。
（1）卷盒尺寸 卷盒内部尺寸采用长×宽为310mm×220mm，厚度尺寸分别为20、40、60（mm）三种。形式特殊的档案案卷可参考本标准另定。
（2）制作材料 卷盒用牛皮纸板双裱压制，且均须为无酸纸板（PH≥7），所用材料应符合国家档案局档发字[1995]4号文件关于档案保护的要求。
（3）卷盒封面、脊背 卷盒外封面的“题名”、“编制单位”、“编制日期”由合同乙方负责填写（打印）；“备注”由监理负责填写（打印），“密级”等由档案馆负责填写打印。
卷盒脊背的CTGPC下的第一格，由合同乙方负责填写（打印）与封面相同的“题名”内容；卷盒脊背的最下一格，由合同乙方负责填写（打印）“正本XX-Y”或“副本XX-Y”，XX表示本合同项目档案的总盒数，Y表示本合同项目档案的第几盒；其余由档案馆负责填写（打印）。
2、卷内文件格式
（1）纸张幅面 文件资料用纸幅面尺寸一般采用A4型，大于此标准的折叠成A4型。图纸必须按GBJ1-865折叠（见附录8-2）。
（2）页边与文字区尺寸 文件用纸上白边（天头）宽20mm，下白边（地脚）宽17mm，左白边宽25mm，右白边宽15mm。
（3）资料装订 卷内文件不允许用金属物或其它不利文件长期保存的物质装订。
（4）文件标题 文件标题拟写应简明概括文件所论述的主要内容、责任者。
（5）纸张质量 卷内文件、卷内文件目录、卷内备考表所用纸张应呈中性（PH≥7）或接近中性，耐折度、撕裂度、平滑度、白度等项指标较高，施胶度适中。
3、案卷的编目
（1）编写案卷页号 形成案卷后，合同乙方即应按以下方法编写案卷页号。
①卷内资料均应以有书写内容的页面编写页号。
②页号编写位置：单面书写的资料编在右下角；双面书写的资料，正面编在右下角，背面编在左下角。
③图纸页号一律编在图标右下方。
④案卷封面、卷内目录、卷内备考表另外编写页号。
（2）卷内目录（首页）的编制
卷内目录由合同乙方（或联营单位的主要负责单位）制作。必须使用A4型纸张，采用采用打印填写（格式见附录8-3）。也可以应用TGPMS自动生成。
⑴档号、档案馆号、缩微号：由档案馆负责用专用印章填写。
⑵编制单位：填写合同乙方，联营单位填写主要负责单位。
⑶编制日期：填写卷内文件材料的起止日期。
⑷案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
题名基本结构：合同项目名称+扩大单位工程+单位工程+分部工程+分项工程+单元工程+资料类名。其中，资料类名是同一类资料名称的总和，如：原始记录、材质证明、隐蔽工程记录等。
基本组成规则：如果合同项目本身是一个扩大单位工程（或单位工程、分部工程、分项工程）、则题名中合同项目名称和相应的工程名称不再重复；如果扩大单位工程的某类资料单独组成一卷，则题名中不必要出现单位工程及其以下的工程名称，依此类推。
⑸密级：依据保密规定编写。
⑹本卷内共 件 页，填写本卷内资料总份数及总页数。
⑺序号：即卷内资料按份数编排的顺序号，用阿拉伯数字从1编起，依次标注。
⑻文件编号：填写卷内资料的文号或图号。
⑼责任者：填写资料生产的单位或主要责任者。
⑽文件材料题名：亦即资料名称。
⑾日期：填写资料生产的日期。
⑿页次：填写每份资料首页上标注的案卷页号。
⒀备注：填写资料需要说明的情况。
⒁卷内目录排再卷内所有资料的首页之前。
⒂卷内目录可编制续页。
（3）卷内备考表的编制
卷内备考表由合同乙方（或联营单位的主要负责单位）制作。必须使用A4型纸张打印（见附录8-4）。
①卷内备考表案卷题名，由合同乙方或联营单位的主要负责单位填写。
②本卷情况说明：填写卷内文件材料的编制状况及缺损件、不利长期保存件情况及修改、补充、移出、销毁等情况和鉴定性意见。归档前由合同乙方或联营单位的主要负责单位填写。
③合同乙方及立卷人：由立卷人签字、单位签章。
④监理单位及审核人：由监理负责人签字、单位盖章。
⑤总公司项目部及负责人：由项目主管签字、单位盖章
⑥卷内备考表排在卷内所有资料尾页之后。
四、档案移交
1、案卷移交清册
参建单位向档案馆移交档案时，应采用A4纸（横幅）编制案卷移交清册（见附录8-5、附录8-6），案卷号填写本合同项目的案卷编号，即XX-Y；“案卷起止日期”填写本卷内资料产生的起止日期；其它填写项目与卷内目录相同。
2、归档审签单
办理归档手续时，应将档案案卷、案卷移交清册、卷内目录汇总、归档审签单（见附录8-7），一式二份，一并交档案馆办理档案交接手续。归档审签单式档案验收记录，随案卷归档，不作为质量保证金支付的凭证。
3、档案的初验联系单
用于档案验收过程中交接双方往来的记录（见附录8-8）

附录8-1 竣工图章
工程竣工图
施工单位

编制人

负责人

监理负责人

年 月 日编