电子档案归档与管理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,电子文件归档与管理,1,电子文件归档与管理,数码照片归档与管理,纸质档案数字化,2,第一部分 数码照片归档管理,五、,保管,三、,整理、著录,四、,存储,二、,收集、归档,一、,概述,3,一、概述,数码照片档案,首先是电子文件的一个种类，同时它又是一种特殊形式的照片档案，因此国家制定的关于电子文件和照片档案管理方面的管理规范都适用于数码照片档案的管理。,第一部分 数码照片归档管理,4,一、概述,首先，数码照片档案的管理要执行2003年5月1日实施的国家标准电子文件归档与管理规范（GBT188942002），该标准不仅对电子文件管理的原理及实践工作的各个环节进行了较为具体的规定，而且推荐了图像文件的通用存档标准，强调了各类电子文件（包括数码照片档案）元数据管理的重要性及其管理方式。,第一部分 数码照片归档管理,5,一、概述,其次，数码照片档案的管理也要参照和执行国家、地方及行业所制定的关于照片档案管理方面的标准、规范和实施细则。其中最为重要的规范就是国家标准照片档案管理规范（GB/T118212002），该规范对于照片档案管理的模式、方法进行了具体的规定，数码照片档案管理的许多环节都可以参照实施。,第一部分 数码照片归档管理,6,一、概述,1.1 数码照片,指用数字照相机（Digital Still Camera）拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。,第一部分 数码照片归档管理,7,一、概述,1.2 数码照片档案,指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。,数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息（Exchangeable Image File可交换图像文件）,第一部分 数码照片归档管理,8,EXIF信息，即Exchangeable Image File可交换图像文件,9,第一部分 数码照片归档管理 一、概述,10,1.3 数码照片的优势,数码照片与传统照片相比，具有许多的优势：,1）成像快、处理快、编辑快、查阅快、连接快；,2）应用广泛。数码照片可以在数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、投影仪、电视机等多种输出设备连接传输，更能在局域网中多台电脑或各个网站之间传输，通过网上发布，从而扩展了其应用范围。(故而造成了数码照片的独特性),第一部分 数码照片归档管理 一、概述,11,1.4数码照片的特点,A 对软硬件的依赖性；,B 信息的易改性；,C 信息与载体的可分离性。,第一部分 数码照片归档管理 一、概述,12,1.5数码照片的种类,按照数码照片采集渠道可以分为：,1）数码件：指利用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件。,2）扫描件：指利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件。,扫描件形成过程中的具体要求与标准参见纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005,第一部分 数码照片归档管理 一、概述,13,二、收集和归档,2.1,收集范围,2.2,归档方式,2.3,归档时间,2.4,归档要求,2.5,移交接收,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,14,2.1 收集范围,凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属归档范围。主要有：,A)反映本单位主要职能活动、工作成果和荣誉的数码照片；,B)上级领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的数码照片；,C)本单位组织或参加的重大活动、重要接待、重大事件处理的数码照片；,D)本单位召开的重要会议的数码照片；,E)反映本单位工程项目奠基仪式、竣工典礼的数码照片等。,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,15,2.2 归档方式,数码照片的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑数码照片的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,16,2.2.1逻辑归档,指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将数码照片的管理权限向档案部门移交的过程。,2.2.2物理归档,指把数码照片集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。,2.2 归档方式,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,17,将相应的数码照片机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表（见附录A的表A.4）。,特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。,存储载体推荐采用只读光盘，载体或装具上应贴有标签,(3.6.2数码照片光盘封面),。,2.2 归档方式,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,18,逻辑归档可,实时,进行，物理归档应按照纸质文件的规定,定期,完成。,形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档,，,可视其具体情况而定。因涉及到数码照片的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2-3个月为宜。,2.3 归档时间,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,19,2.4 归档要求,2.4.1归档的数码照片、文字说明二者应齐全。,对归档的数码照片，每一组、每一张都应有简明概括、准确反映照片基本内容的文字说明。文字说明应包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。照片内涉及的主要人物应标示清楚，如前排左起*，人物说明必须是,姓名全称+职务,。一组联系紧密的照片，不能只写组合照片说明而简化单张照片说明。,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,20,2.4 归档要求,2.4.3归档的数码照片必须是原件，不得对应归档的数码照片进行技术修改，剪切版和修改版不能作为档案保存。,2.4.4归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，统一将其转换成通用格式JPEG、TIFF，并在备注栏中记载。如无法转换，则应将相关软件一并收集。以确保数码照片的,真实性、完整性、有效性,。,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,21,真实性：指对数码照片的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。,完整性：指数码照片的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。,有效性：指数码照片应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。,备注,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,22,2.4.4对归档的数码照片，拍摄时，数码图像尺寸“宜大不宜小”，拍摄数码照片的像素数应在,300万以上,，扫描照片的分辨率应不低于,600dpi,，用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到,12002400dpi,。,2.4 归档要求,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,23,2.4.5对具有永久保存价值（或重要）的数码照片，应同时冲洗出纸质照片归档，按双套制要求保存。,归档的纸质数码照片与传统照片档案合并整理，参照国家标准GB/Tl18212002照片档案管理规范执行，应标明其对应数码照片的参见号。,参见号格式为：,全宗号(-目录号-光盘号)-年度-保管期限-照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号-目录号-案卷号-照片号(标注于数码照片的文字说明中),2.4 归档要求,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,24,2.5 移交接收,2.5.1移交、接收检验,数码照片形成部门在移交之前，档案保管部门在接收数码照片之前，均应对归档的载体及其技术环境进行检验，合格率应达到100%方可进行移交。,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,25,2.5 移交接收,检验项目包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其记录格式、有无病毒感染，载体是否清洁，是否有划痕，数码照片的真实性、完整性和有效性，登记表、软件、说明资料等是否完整。,检验结果分别由移交单位和接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表的相关项目中。,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,26,2.5 移交接收,2.5.2移交手续,接收单位应按照要求及检验项目对归档数码照片进行逐一检查。交接双方验收合格后，填写归档电子文件移交、接收检验登记表(,见附录A的表A.3,)，并签字、盖章。登记表一式两份，一份交数码照片形成单位，一份由档案保管部门自存。,第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档,27,三、数码照片整理,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,3.1,鉴定,3.2,分类,3.3,排列,3.4,说明,3.5,编号,28,3.1 鉴定,在整理数码照片时，应核实数码照的真实性、完整性、有效性，并通过鉴别数码照片的价值，进一步确定数码照片的取舍和保管期限。归档的每一张数码照片都要确定保管期限。,照片图像与载体具有可分离性，可以从一种载体迁移到另一种载体上，特别是照片数字图像易被修改和复制而且改后不留痕迹，其原始性、真实性、可靠性难以保证。所以，如果没有对数码照片档案前期进行控制，很难在归档时对数码照片原始性、真实性进行判定。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,29,3.1 鉴定,对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。,反映同一场景的数码照片重要的可多保留，一般的只保留一张。,照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,30,3.1 鉴定,可剔除的照片，可以进行一定程度的精选管理。,首先，剔除拍摄失误的照片。曝光不准、对焦不准、严重模糊的照片都可以剔除，除非对焦不准和模糊有刻意要求的。,其次，剔除构图不满意、画面杂乱以及没有意义胡乱拍摄的照片。有些照片可能刚拍好的时候觉得有些用处，后来发现并没有实际意义，都可以剔除。,再次，如果是主题拍摄，那么可以把与主题无关的照片剔除，如果是两个或多个主题同时拍摄，可以将他们分开整理，方便日后搜索。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,31,3.2 分类,数码照片以件为单位整理。,同一全宗内的数码照片，采用年度分类法，即将数码照片按其形成年度分类，即,年度保管期限,分类方式。,不同年度的数码照片应分别整理;,在同年度下同一主题活动的照片分类在一起;,如本单位形成的数码照片数量较多，可以根据需要按照活动或问题进行分类，设置二级类目,即按,年度-保管期限-机构（问题）,进行分类。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,32,3.2 分类,跨年度且不可分的照片，应按事件结束年度归档。,建设项目工程、科研课题等专门数码照片档案,按分部分项进行分类,不同项目的照片应分别整理,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,33,3.3 排列,一组关系密切的数码照片应排列在一起。,每一个年度建立一个文件夹。,每个文件夹赋予一个文件名。,数码照片文件按时间先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。,在排列组合照片时，可先将组与组之间形成时间顺序进行排列，再对组内照片进行排列。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,34,3.3 排列,文件夹命名：,每个文件夹赋予一个文件名,文件夹名必须具有惟一性,以年度或项目代号作为文件夹名,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,35,3.4 说明,3.4.1数码照片档案总说明,在文件夹内添加“文本文档”，在“文本文档”内填写照片档案总说明，该文本文档的命名为：,全宗号-目录号-光盘号.txt,。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,36,3.4 说明,3.4.2每张照片（或每组照片）的文字说明,在文件夹内添加“文本文档”，“文本文档”的内容包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，每张照片的题名不宜太长，简明扼要反应照片的基本信息，而相关的背景信息不可能在照片题名中全部反映，在整理数码照片时，每一张照片生成一个文本文件，说明照片内容所产生的相关背景信息，该文本文件的命名和每张照片的命名方式一样，即：,全宗号-年度-保管期限-件号.txt,。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,37,3.5 编号,3.5.1存储数码照片档案的文件夹命名,首先，新建文件名为“数码照片档案”的总文件夹；,其次，在“数码照片档案”的文件夹内，按不同年度和不同保管期限分别建立层级文件夹，并以年度和保管期限命名该文件夹，文件夹名为“,全宗号-年度,”和“,全宗号-年度-保管期限,”；在同一年度同一保管期限文件夹下再按不同问题分别建立文件夹，并以“,全宗号-年度-保管期限-问题,”命名该文件夹。在最后一级文件夹下，存储数码照片。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,38,3.5 编号,文件夹结构如下：,第一级文件夹：数码照片档案,第二级文件夹：全宗号-年度,第三级文件夹：全宗号-年度-保管期限,第四级文件夹：（全宗号-年度-保管期限-问题）,实例说明：,文件夹层级关系及命名,命名实例,命名实例副本,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,39,文件夹层级关系及命名,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,40,命名实例,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,41,命名实例,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,42,3.5 编号,3.5.2数码照片编号、命名,文件夹内每一张数码照片按其排列顺序编号。,数码照片命名为：全宗号-年度-保管期限代码-照片号.jpg,或者为：全宗号-年度-保管期限代码-问题-照片号.jpg,例如：,F:数码照片档案64-200764-2007-永久 64-2007-永久-1.jpg,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,43,3.6 编目,(一),光盘文件级目录,(二),数码照片光盘封面,(三),数码照片光盘目录,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,44,(一)光盘文件级目录,数码照片档案应编制光盘文件级目录：盘内照片目录以张为单位编制，对所有照片档案进行著录，实现统一管理与检索。,数码照片文件目录著录项包括,全宗号、年度、保管期限、（问题）、照片号、文件题名、责任者、拍摄时间、摄影者、参见号、采集渠道、备注等项。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,45,(一)光盘文件级目录,1)全宗号,：同级档案馆给立档单位编制的代号。,2)年度,：数码照片形成年度，用4位阿拉伯数字表示。,3)保管期限,：根据划定情况填写“永久”或“30年”。,4)问题,：根据数码照片产生的机构、事件、活动、主题等分类整理所形成的分类标准。,5)照片号,：某一全宗某一保管期限某一年度内数码照片的排列从“1”开始的顺序编号。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,46,(一)光盘文件级目录,6)文件题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包括时间、地点、人物、事由、背景等要素。,7)责任者：形成数码照片单位的全称或通用简称。,8)拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如20040104。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,47,(一)光盘文件级目录,9)摄影者：数码照片的拍摄人。,10)参见号：与本张数码照片有联系的其他档案的档号。,11)采集渠道：根据数码图像文件来源标注“数码件”、“扫描件”。,12)备注：注释需要补充和说明的情况。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,48,(二)数码照片光盘封面,存储数码照片档案的光盘盘面及包装盒应刻制或贴有识别光盘的统一规格的标签。编制光盘封面，填写内容应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、套别、制作单位、制作人、审核人、制作时间、保管期限、光盘种类等。光盘封面应使用符合档案要求的书写材料填写。,光盘封面内容与盘内内容要保持一致,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,49,(二)数码照片光盘封面,1)目录号：全宗内所属目录的编号。,2)光盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。,3)全宗名称：立档单位的全称或通用简称。,4)题名：全宗名称+“*年”+“的数码照片文件”。,5)形成时间：光盘内数码照片的起始年月和终止年月。,6)张数：光盘内数码照片文件数。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,50,(二)数码照片光盘封面,7)套别：填写A、B、C。其中A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地保存。,8)制作单位：光盘制作单位的全称或通用简,称。,9)制作人：制作数码照片光盘的人员姓名。,10)审核人：负责检查数码照片光盘质量的人员姓名。,11)制作时间：数码照片档案刻录到光盘上的日期。包括年月日，用阿拉伯数字八位数标识。如：20080709,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,51,(二)数码照片光盘封面,12)保管期限：光盘内存储的数码照片档案的保存时间。,13)光盘种类：光盘的类型，如CD-R、DVD-R等。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,52,光盘封面,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,53,(三)数码照片光盘目录,数码照片光盘目录应逐张光盘编制，目录项目包括全宗号、目录号、光盘号、题名、起始年月、终止年月、张数、备注。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,54,(三)数码照片光盘目录,1)题名：全宗名称+“*年”+“的数码照片文件”。,2)起始年月：光盘内数码照片的最早拍摄年月，用6位阿拉伯数字表示，如200401。,3)终止年月：光盘内数码照片的最晚拍摄年月，用6位阿拉伯数字表示，如200412。,4)张数：光盘内数码照片文件数。,5)备注：注释需要补充和说明的情况。,第一部分 数码照片归档管理 三、整理和著录,55,四、存储,4.1同一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体(光盘)中，几个归档年度的数码照片不应存储在一盘载体(光盘)中。,4.2整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只读光盘(一次写光盘)作为数码照片的存储载体。禁用软磁盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,56,四、存储,4.3数码照片光盘应具有如下信息组织结构：,1,光盘说明文件,2,数码照片文件夹,3,数码照片文件目录,4,数码照片命名说明文件,5,归档电子文件登记表,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,57,1 光盘说明文件,文件名称为“档号.TXT”(全宗号-目录号-光盘号.TXT)的文本字符文件，填写照片档案总说明和本光盘各类信息。,内容包括套别、全宗名称、全宗号、目录号、光盘号、光盘题名、起始时间、终止时间、保管期限、张数、光盘类型，文件类型、制作时间、制作软件、制作设备、制作人、审核人。,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,58,1 光盘说明文件,1)套别：填写A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。,2)全宗名称：立档单位的全称或通用简称。,3)题名：反映数码照片光盘的内容，基本结构为全宗名称+年度名称(内容)数码照片档案。,4)起始时间：光盘内数码照片的起始年月，用6位阿拉伯数字表示。,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,59,1 光盘说明文件,5)终止时间：光盘内数码照片的终止年月，用6位阿拉伯数字表示。,6)张数：光盘内数码照片的张数，用阿拉伯数字表示。,7)光盘类型：分CD-R、CD-RW，DVD等。,8)文件类型：光盘内容的文件类型，分JPG、TIF、VCD、DVD等，数码照片光盘则填写JPG或TIF。,9)制作时间：制作数码照片光盘的时间，用8位阿拉伯数字表示。,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,60,1 光盘说明文件,10)制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。,11)制作设备：制作数码照片光盘使用的硬件名称。,12)制作人：制作数码照片光盘人员的姓名。,13)审核人：负责检查数码照片光盘质量人员的姓名。,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,61,2 数码照片文件夹,数码照片文件夹，即存放数码照片的文件夹，名为“数码照片档案”的文件夹。,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,62,3 数码照片文件目录,数码照片文件目录，即文件名称为,全宗名称+*年+数码照片目录.XLS,的电子表格文件，目录内容对应“数码照片档案”中存放的数码照片，著录项目参照“3.6.1光盘文件级目录”。,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,63,4 数码照片命名说明文件,数码照片命名说明文件，在“数码照片档案”文件夹下建立一个文本文件，说明该光盘中数码照片的命名格式和文件夹的命名方式（3.5.2数码照片编号、命名）。,第一部分 数码照片归档管理 四、存储,64,5 归档电子文件登记表,归档电子文件登记表(见表,A.1,和,A.4,),第一部分 数码照片归档管理 四、存储,65,表A.1电子文件登记表(首页),文件 特征,形成部门,中国人民财产保险股份有限公司昌吉分公司,完成日期,2011年9月20日,载体类型,只读光盘,载体编号,2,通讯地址,电 话,联系人,设备环境特征,硬件环境 (主机、网络服务器号、制造厂商等),软件环境 （型号、版本等）,操作系统,Windows XP,数据库系统,相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）,ACDSee5.0,文件记录特征,记录结构 （物理、逻辑）,物理,记录 类型,定长,可变长,其他,记录总数,2.79GB,总字节数,2.79GB,记录字符、图形、音频、视频文件格式,.jpeg,文件载体,型号：,数量：1,备份数：1,一件一盘 多件一盘,一件多盘 多件多盘,制表 审核,填表人（签名）,年 月 日,审核人（签名）,年 月 日,66,五、保管,整理完毕的数码照片按照电子档案的要求刻录光盘，其保管参照光盘档案的保管要求。,5.1 数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。,5.2 光盘应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。,第一部分 数码照片归档管理 五、保管,67,5.3 光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。,5.4 光盘应装盒,竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。,5.5 光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。,第一部分 数码照片归档管理 五、保管,68,5.6 光盘的存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17-20，相对湿度应控制在35%-45%。,5.7 光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%。对光盘中存储的数码照片应每4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。,第一部分 数码照片归档管理 五、保管,69,第二部分 纸质档案数字化,二、,基本要求,一、,概念,三、,档案扫描,四、,图像存储,70,一、概念,1.数字化：,用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。,第二部分 纸质档案数字化 一、概念,71,第二部分 纸质档案数字化 一、概念,2.纸质档案数字化：,采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。,纸质档案数字化过程与技术标准参照纸质档案数字化技术规范。,3.分辨率 resolution,单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。,72,二、基本原则,第二部分 纸质档案数字化 二、基本要求,4.价值性原则,纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。,73,第二部分 纸质档案数字化 二、基本要求,5.基本环节,档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等环节。,6.过程管理,加强对数字化各环节安全保密管理，确保纸质档案原件和数字化档案信息的绝对安全。纸质档案数字化各环节均应进行详细登记。,7.数字化质量要求,以反映档案原貌、真实性为原则，确保扫描设备输出的图像清晰可读。,74,三、档案扫描,第二部分 纸质档案数字化 三、档案扫描,8.应根据纸质档案幅面的大小，选择相应规格的扫描仪。,9.扫描色彩模式,有黑白二值、灰度、彩色三种扫描模式。,推荐采用彩色模式进行扫描,75,第二部分 纸质档案数字化 三、档案扫描,10.分辨率的选择,扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，建议：如需制作复制件，或者文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高其分辨率。,分辨率不低于600dpi,11.在扫描过程中，必须填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，核对每份文件的实际扫描页数与档案原文的页数是否一致，不一致时，应注明具体原因和处理办法。,76,四、图像存储,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,12.存储格式,采用彩色模式扫描的图像文件,.jpeg,.tiff,推荐采用,格式存储,77,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,13.图像文件命名,数字化纸质档案存储文件的命名参照所在纸质档案的档号，即“,档号-页号.jpg,”格式。,卷级管理:,全宗号-目录号-案卷号-顺序号-页号.jpg,件级管理:,全宗号-年度-保管期限-件号-页号.jpg,全宗号-年度-机构-保管期限-件号-页号.jpg,78,14.存储文件夹命名,按,档号,建立层级文件夹，并以,档号,命名该文件夹。,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,79,卷级管理：,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,首先，新建文件名为“,全文扫描,”的总文件夹；,其次，在“全文扫描”的文件夹内，按不同目录分别建立文件夹，文件夹名为“,全宗号-目录号,”；在同一全宗同一目录下建立按不同卷号分别建立文件夹，文件夹名为“,全宗号-目录号-案卷号,”；在同一全宗同一目录同一案卷下建立按不同件号分别建立文件夹，文件夹名为“,全宗号-目录号-案卷号-顺序号,”。在最后一级文件夹下，存储数字化的纸质档案。,80,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,卷级管理：,文件夹结构如下：,第一级文件夹：,全文扫描,第二级文件夹：,全宗号-目录号,第三级文件夹：,全宗号-目录号-案卷号,第四级文件夹：,全宗号-目录号-案卷号-顺序号,81,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,件级管理：,首先，新建文件名为“,全文扫描,”的总文件夹；,其次，在“全文扫描”的文件夹内，按不同年度和不同保管期限分别建立层级文件夹，并以年度和保管期限命名该文件夹，文件夹名为“,全宗号-年度,”和“,全宗号-年度-保管期限,”；在同一年度同一保管期限文件夹下再按归档文件的件号分别建立文件夹，并以“,全宗号-年度-保管期限-件号,”命名该文件夹。在最后一级文件夹下，存储数字化的归档文件。,82,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,件级管理：,文件夹结构如下：,第一级文件夹：,全文扫描,第二级文件夹：,全宗号-年度,第三级文件夹：,全宗号-年度-保管期限,第四级文件夹：,全宗号-年度-保管期限-件号,83,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,15.光盘存储,纸质档案数字化后刻录光盘，光盘的根目录下应有,光盘说明文件,、,数字化纸质档案文件夹,、,纸质档案目录(文书归档文件目录、案卷目录、卷内目录),、,数字化文件命名说明文件,、,电子文件登记表,、,纸质档案数字化转换过程交接登记表,84,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,1）光盘说明文件,文件名称为“档号.TXT”(全宗号-目录号-光盘号.TXT)的文本字符文件，填写光盘各类信息。,内容包括套别、全宗名称、全宗号、目录号、光盘号、光盘题名、起止卷号(件号)、保管期限、张数、总字节数、光盘类型、文件类型、制作时间、制作软件、制作设备、制作人、审核人。,15.光盘存储,85,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,15.光盘存储,2）,数字化纸质档案文件夹，,即存放数字化纸质档案的文件夹，名为“全文扫描”的文件夹。,3）,纸质档案目录(案卷目录、卷内目录、文书归档文件目录),，即文件名称为,全宗号-目录号目录.XLS,，或者,全宗名称+*年+保管期限+*档案目录.XLS,的电子表格文件，目录文件根据纸质档案的档号或专题等命名，能反映该目录内容即可，目录著录参照纸质档案的著录要求。,86,15.光盘存储,4）数字化纸质档案命名说明文件，在“全文扫描”文件夹下建立一个文本文件，说明该光盘中数字化纸质档案的命名格式和文件夹的命名方式。,5）电子文件登记表(见表A.1),例如：“电子文件登记表_干部任免索引.doc”,6）纸质档案数字化转换过程交接登记表,例如：“纸质档案数字化转换过程交接表.xls”,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,87,16.数字化档案刻录光盘的保管参照电子档案的保管要求与条件。,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,88,17.全文扫描光盘封面,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,89,18.目录建库：包括归档文件目录（件级管理）、案卷目录（卷级管理）、全引目录等档案目录在档案管理系统（或软件）中相应的目录数据库中著录、管理。,19.数据挂接：确定数字化图像文件与目录数据库中著录条目的一一对应关系，在档案管理软件中，把该数字化图像文件上传（挂接）至与之相对应的唯一的目录条目上，实现档案的现代化管理。,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,90,20.数据验收：检查验收的项目包括数据库中条目信息的正确、完整，扫描后图像文件的格式、命名、分辨率等是否正确对待，数据挂接的对应关系、挂接方式等质量是否符合要求。,21.数据备份:把重要的数字化档案刻录光盘后，及时进行异地备份。数据备份，选择只读光盘。在备份时，确保载体的可读性、数据信息的完整性、光盘内文件完备性。,22.数字化成果管理,第二部分 纸质档案数字化 四、图像存储,91,谢谢！,92,