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集团档案管理手册

70
2020年4月19日
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档案管理手册

目录
第一章 分类方案 3
1.1档案分类方案 3
1.2档案分类、归档范围与保管期限表 6
第二章 管理办法 12
2.1全宗卷管理办法 12
2.2归档文件整理办法 14
2.3房地产档案管理办法 17
2.4医药档案管理暂行办法 20
2.5医疗设备档案管理办法 22
2.6医药科技档案管理办法 24
2.7科研档案管理办法 26
2.8声像档案管理办法 28
2.9财计档案管理办法 31
第三章 规章制度 33
3.1档案保密制度 33
3.2档案保管制度 33
3.3档案统计制度 34
3.4档案借阅制度 34
3.5档案鉴定与销毁制度 34
3.6档案库房管理制度 35
3.7档案防火安全制度 35
3.8档案管理的工作流程 36

第一章 分类方案
1.1档案分类方案
一．目的
为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理,促进档案信息的开发利用,根据<企业档案管理规定>(档发[ ]5号)、<工业企业档案分类试行规则>(1991年7月4日国家档案局发布),使档案资源更好地为企业生产经营服务,结合档案管理工作的实际情况,特制定本分类方案。
二．适用范围
本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档案的分类整理、组织案卷和排架管理,是上述企业档案分类的基本依据,其它单位可参照执行。
三．定义
(一)企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
(二)类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
四．管理职责
(一)中国远大集团公司负责制定<企业档案分类方案>。
(二)中国远大集团公司所属各单位执行<企业档案分类方案>。
五．分类原则
(一)中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合企业档案构成的内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,既可满足企业档案分类管理的需要,又适当考虑了今后发展的需要,具有一定的包容性和延伸性,便于科学管理和开发利用。
(二)中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础,类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用,本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置,根据有关规定或企业实际可自行调整。
六．类目的设置
(一)中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科学技术研究类、房地产类、医药档案类、会计档案类。一级类目应保持稳定,不得变动。
(二)中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。<档案分类、归档范围与保管期限表>中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目,一般不予变动。
(三)二级以下类目的设置,企业可根据有关规定和自身实际,参照<档案分类、归档范围与保管期限表>中基本范围自行确定,一般不宜超过三级。
(四)类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位,可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。
七．分类方法
(一)党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用:问题—年度—保管期限进行分类。
(二)房地产项目类的二级类目按工程程序设置,三级类目按建设项目或单位工程设置,其中一些三级类目属类设置自定。
(三)科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置,三级类目按科研课题设置。
(四)医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置,三级类目按单机设置。
(五)会计档案类的二级类目按文种设置。
八．标识符号
(一)中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号,一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。
(二)中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母(大写)标识。即:
党群工作类 -------------------------- A
行政管理类 -------------------------- B
经营管理类 -------------------------- C
生产技术管理类 ---------------------- D
房地产项目类 ----------------------- E
科学技术研究类 ---------------------- F
医疗设备仪器类 ---------------------- H
会计档案类 -------------------------- I
特殊载体(电子文件类) -------------------------- *G
特殊载体(声像档案类) -------------------------- *S
特殊载体(信用文件类) -------------------------- *X
九．档号编制与排列
(一)在编档号时,目录号、案卷号、件号之间用”-” 隔开;在编案卷号时,一级类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序号之间均用”· ”隔开。
编号排列有下列三种方式:
1．改革后文书立卷以文件级排列示例:A． ．Y．001
| | | | 件号
| | | 保管期限
| | 年度
| 一级类号
2．改革前除文书类以外档案各类排列示例:00-G1. 0001-001
| | | | 卷内顺序号
| | | 案卷顺序号
| | 一级和二级类号
| 目录号
3. 特殊载体(声像、电子、信用)档案排列示例:
00-*X. 0001-001
| || | | 卷内顺序号
| || | 案卷顺序号
| || 一级类号和载体
| 目录号
(二)党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件以件为单位进行整理,编号排列方法为:
1．归档文件在分类方法最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
2．归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
(三)房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列方法为:
1．均采用按大类流水分属类的排列方法,即在每个一级类目内按顺序编号排列。其中房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档,特此规定房地产项目类设两个流水号,即商务资料与工程施工分别流水编号。
2．均不考虑案卷的保管期限与年度特征,以维护文件材料的系统和完整性,便于统计、鉴定、利用等工作。
(四)会计档案类的编号排列方法:
1．按大类分属类编号排列,即在会计档案类下分别按财务报告、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列,每个二级类目内再分别按年度顺序排列。
2．案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。
(五)各类档案的案卷排列,均按该类档案分类编号体例依次排列,即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同,为方便提供利用,在保持档案有机联系和成套性的原则下,能够采取灵活的排列方法,但必须做到系列规律,井然有序。

1.2档案分类、归档范围与保管期限表
一级 类目
二级 类目
概要
基本内容
保管 期限
类号
名称
类号
名称
A
党群工作类
1
党务工作
党代会
会议全套材料
永久
党委会
党委会记录、纪要
永久
党委综合性工作
大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复
永久
工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿
长期
2
组织工作
组织管理
沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、统计报表
永久
党员组织关系接转介绍信及存根
长期
组织工作年计划、总结
短期
党员干部管理
领导人任免、离退休、干部职称评聘
永久
内部机构负责人任免材料
长期
党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生活会记录
短期
党费管理
党费收缴、支出情况报告
长期
评优表彰
表彰奖励决定、通报
永久
3
宣传统战
宣传工作
宣传工作年度计划、总结
短期
企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像资料
长期
统战工作
规定、计划、总结、民主党派章程、人员名单、主要活动材料
短期
港澳台华侨工作、民族宗教事务
长期
4
纪律检察
纪检工作
纪检会议记录
永久
纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作
长期
案件审理
对违纪党员处理的材料(包括举报、调查取证、处理决定、请示、批复、证人证言、谈话记录、本人交待、检查)
永久
5
工会工作
职代会
会议全套(包括文字照片、声像)
永久
工会组织建设
基层工会人员任免、分工
长期
工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要的)
长期
工会综合性工作
工会工作年度计划、总结、请示、批复
长期
工会工作规定、制度、办法、经费管理
短期
评优评先
省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进集体和个人材料
永久
年终先进集体、先进个人评比、表彰的通知
长期
职工福利
职工劳保福利、休养、困难补助
短期
劳动竞赛
劳动竞赛工作安排、情况总结
短期
文体活动
文体活动的安排、规定材料
短期
女工工作
女工工作的材料
短期
6
共青团工作
团代会
团代会全套(包括文字、声像)
永久
组织建设
团组织机构编制、干部任免、团员花名册(对团员的奖励、处分、团员入团、退团材料、团员证的颁发、团员登记归入职工档案)
长期
团费管理
团费的收缴支出材料
长期
综合工作
团委年度工作计划、总结、请示、批复、制度、宣教资料
短期
评优表彰
表彰、统计资料
长期
7
协会
专业协会
成立、请示、批复、章程、成员名单、任职情况、章程、活动内容、学术论文
短期
群众团体
短期
B
行政管理类
1
行政工作
编制
历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、年鉴及编志材料
永久
会议材料
年度工作会议成套材料
永久
上级召开会议成套材料、召开的综合性和专业会议材料
长期
董事会、监事会、股东会、总经理办公会、记录、纪要
永久
综合性事务
年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告
永久
印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规则的规定、车辆管理改革、费用补贴标准规定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、保密工作安排、总结、人员调整材料、一般信访材料、企业调研工作形成的材料、参与社会活动形成的材料
短期
收发文簿、重要信访材料
永久
2
机构人事
机构设置与人事任免
企业成立、合并、撤消、变更、迁址、印章、人员编制、任免
永久
内部机构设置、人员编制、项目经理资质审核、申报、审批材料
长期
部门职能划分、岗位职责
短期
人事管理
招聘录用、劳动合同、转正定级、军队转业安置、离退休、内退、下岗、待岗、辞职、退职、丧葬抚恤、奖励、处分、职工调出调入、工资关系介绍信存根、商调函存根、档案回执、专业技术职务评聘
长期
工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、制度、办法
短期
年度统计报表、职工花名册
永久
企业劳务出国工作
)出国人员因工伤、残、死亡和违纪遣返材料
永久
上级和)出国人员条件、待遇、经费标准、外事纪律
短期
出国人员申报审批材料、出国劳务合同、经费结算
长期
3
法纪监察
法律事务
与法律顾问签订的合同协议
永久
年度统计报表、计划、总结
长期
法制建设的规定、办法、制度
短期
经济合同案件、纠纷、诉讼形成的材料
长期
法律问题的咨询、服务
短期
4
法纪监察
政纪监察
监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规定、制度、办法
短期
违纪案件审理
对违纪案件、违纪人员调查处理
永久
5
审计工作
审计事务
固定资产评估报告、财务审计报告、资金验证
永久
专项审计工作活动
通知书、方案、报告、结论及处理决定、被审决定、审计报告、后续审计、其它记录
永久
法人代表离任审计:审计书、述职报告、查证材料
永久
审计管理
审计方面的规章制度、指示批复、工作计划、总结报表
短期
6
公安保卫
社会治安
治安工作的规定、办法、制度、计划、总结
短期
武装保卫
武装保卫工作的规定、办法、制度、计划、总结
短期
枪支弹药管理
枪支弹药管理工作的规定、办法、制度、通知
短期
民兵工作
民兵工作的管理规定、制度、训练材料
短期
消防、交通管理
重大交通事故的调查报告材料
永久
消防、规定、制度、办法、总结、情况反映、通报、责任状
短期
刑事案件审理
属于公安业务的案件材料、按照上级公安机关档案管理规定执行
长期
法院判决书
永久
7
教育工作
普通教育
年度普教计划、总结、规章制度、奖励办法
短期
中专和职业教育
招生、录取、毕(结)业、成绩材料
永久
高教育
招生、录取、毕(结)业、成绩材料
永久
职工培训
职工培训的计划、总结、奖励办法、规定
短期
进修、留学
进修、留学的)规定、制度、办法(重要的)
短期

8
卫生后勤管理
卫生监督与管理
卫生监督与管理工作的规定、办法、制度材料
短期
妇幼保健
妇幼保健工作的规定、办法、制度材料
短期
职工防病治病
职工防病治病工作的规定、办法、制度材料
短期
计划生育工作
计划生育工作的规定、办法、制度材料
短期
医疗保险统筹工作
医疗费用管理、医疗保险的规定、制度、办法
长期
参保人员资料
长期
住房改革
规定、办法、制度、职工住房公积金、个人台帐、年度报表
长期
房产管理
外租房产的协议、合同
长期
职工生活福利
职工生活福利)
短期
物业管理
物业管理的规定、办法、制度
短期
9
外事工作
外事工作
调研、考察、信息、学习带回有保存价值的经验材料
短期
与外单位的重要知名人物工作往来过程中形成的文字、声像资料
长期
C
经营管理类
1
经营决策
企业管理
企业重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理
永久
经营工作会议全套材料
长期
2
综合管理
综合工作
企业注册登记、营业执照、资质级申报、审查资料、法人授权的委托书、企业普查、企业整顿和升级资料、企业社会信誉记载资料、经济责任制管理签定的经济责任状与承包合同、考核兑现的资料
永久
管理体系、保证手册、程序、认证资料、证书;经济责任制管理的规定、制度、办法
长期
企业CI工作管理、现代化管理工作、市场分析、调研、广告宣传
短期
3
计划统计
计划工作
企业中长期计划、年度计划
永久
计划工作的管理
短期
统计工作
年度的综合的统计报表
永久
统计工作的管理规定、制度
短期
综合性的统计分析(重要的)
长期
4
财务管理
资金管理
规定、办法、制度、成本核算、活动分析、清欠
长期
对外投资的合同、可行性报告、立项资料、对外拆借资料及贷款合同、财经纪律、财务大检查情况及处理
短期
价格管理
价格管理、各种补贴标准发放的
长期
会计管理
会计决策报告、批复
长期
会计管理规定、办法、制度
短期
C
经营管理类
5
财务管理
会计管理
纳税申请和批准减免税方面的
短期
财务管理工作计划、总结
短期
资产管理
固定资产投资和折旧、大修理基金、临时设施和装备费提取、请示、批复、财务交接和资产划转的请示与批复
永久
清产核资
长期
资金融通
有价证券、契约、股票)资料
长期
6
物资管理
物资采购与供应
建筑工程主要物资供应(承包)协议书、协议(合同)履约情况说明、标书、报表、材质说明
永久
物资采购与供应(含租赁)工作规定、制度、办法、措施、通知
短期
与供货单位签订的料具、购配件供应合同、协议索赔
长期
仓库管理
仓库管理的规定、制度、废旧物资回收与修旧工作的管理规定、制度
短期
7
进出口贸易
内、外贸管理
对外工作的规定、制度、方针政策、)
短期
物资进出口业务
进出口贸易洽谈、签约方面资料
短期
保税业务
创汇、收汇方面、资料
短期
8
境外经营
境外投资
投资项目、产品、经营状况资料
短期
境外工程管理
境外工程管理资料
短期
境外经营管理
境外工程经营工作形成的资料
长期
9
多经
第三产业
申请营业的报告、批复、营业执照、验资报告书、公司章程
永久
议定书、意向书、谈判记录洽商材料、市场预测、调研分析资料
短期
D
生产技术类
1
工程管理
施工现场管理
年度施工组织设计、施工技术措施、施工生产例会记录、纪要、施工管理规定、办法、实施细则
短期
工期管理
工期管理规定、办法、实施细则
短期
重点工程
重点工程施工组织设计审批意见
长期
项目管理
项目管理工作规定、制度、办法
短期
文明施工
现场文明施工检查评比标准
短期
文明施工获奖证书与奖罚
长期
冬、雨季施工
冬、雨季施工及防洪技术措施、规定、制度、办法
短期
工程监理
工程监理的规定、制度、办法、工程咨询综合管理工作
短期
2
质量安全管理
全面质量管理
QC小组注册登记表、课题、规定、办法、措施、总结、计划、教案、考核与奖罚
短期
QC小组成果发表会全部资料
长期
发证名单、统计资料
永久
优质工程管理
优质工程申报、验评资料、获奖、证书、实物
永久
优质工程管理标准、考评办法、规定
短期
3
质量安全管理
施工质量体系管理
施工质量监督检查条例、规定、办法、制度、建筑安装工程(产品)质量检查验收标准
短期
工程质量统计分析资料、质量管理工作计划、总结、通病及保证质量的措施、办法、和奖罚规定
短期
工程回访
工程回访中形成的材料
短期
质量事故处理
重大质量事故调查分析报告、处理意见、请示、批复
永久
工程质量事故记录、补救措施
长期
安全生产
安全生产工作计划、总结、措施、制度、规定、办法、现场会议记录
短期
安全生产责任状和奖罚办法
长期
安全事故处理
重伤以上安全事故调查处理报告及批复
永久
安全事故记录、统计分析资料
长期
事故隐患原因分析和整改措施材料
短期
职工安全教育
职工安全教育的管理办法、规定、学习内容
短期
4
劳动管理
劳动定额、定员
劳动定额、定员管理规定、制度、办法
长期
劳动调配
劳动调配的规定、制度、办法、通知
短期
劳动组织及其变化情况
长期
劳务承包合同、任务书、用工台帐
长期
劳动工资
工资基金计划、执行年薪、岗薪标准、奖金分配的请示与批复、各种津贴发放标准、实行下岗、待岗、内退、退离休职工工资待遇
长期
工资改革方案及实施后经验总结材料
长期
年度劳动工资统计报表、上报地方统计局报表
永久
劳动保护
劳动保护管理规定、办法、制度、通知
短期
社会保障
职工养老、失业、工伤、残疾工作的)、资料、报表
长期
5
科技管理
科技法规政策
本企业科技发展规划、工作计划、总结(年度、长远)
长期
科技大会全套资料
长期
施工、科研、技改方面的法规、条例、技术规程、标准)
短期
上级领导外国专家、知名人士对科技方面的重要建议、谈话记录
长期
科技承包合同、责任状
长期
与外单位)技术问题来往的资料(重要的)
短期
科技成果
技术革新、技术改造、新技术推广与应用和奖励方面的材料
长期
环保工作
环保工作规定、制度、办法、通知及环境质量分析与评价
短期
计量工作
计量工作规定、制度、办法
短期
计量器具的管理、检测、计量监督管理材料
短期
能源管理
能源管理的规定、制度、办法、计划、总结、报告、批复
短期
标准化工作
标准化管理工作的规定、制度、办法和管理工作标准
短期
6
信息管理
档案工作
评审材料及证书、统计报表、安排、总结
长期
档案工作管理办法、规定、制度
短期
各类数据管理
所有经过加工处理的各类数据、编纂资料
长期
计算机系统
管理规定、制度、办法、计算机联网材料
短期
情报工作
工作规定、制度、办法、各种针对有利用价值和参考价值的材料
短期
图书资料
管理规定、制度、办法
短期
G
房地产类
1
项目管理
咨询、标准、规范
长期
房地产开发的各种申报、政府批件、图纸、合同、协议书、变更资料、规定、政策、销售合同、法律文本、客户资料
永久
基建立项、征用地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标资料、施工预算、工程结算资料、履约过程中的函件、仲裁、诉讼资料
永久
2
项目商务
按建设项目或单位工程设置属类。中标工程招投标资料、各种承包合同及评审资料
长期
具有参考价值未中标工程的资料
短期
3
项目勘察
按建设项目或工程子项设置属类
长期
4
项目设计
按建设项目或工程子项设置属类
长期
5
项目施工
按建设项目或单位工程设置属类。京内项目执行<建筑安装工程资料管理规程>(京建质[ ]569号)、<建设工程归档整理规范>GB/T50328— 。

6
项目监理
按建设项目或单位工程设置属类。

H
医药档案类
1
药政管理类
研发计划、标准、制度、办法、法规、获奖
长期
2
药学教育类

长期
3
医药科研类
参照<国家医药档案分类>
长期　
4
医药技术情报类

长期
5
医疗设备器械生产类
上级和制发的机械设备仪器的使用、维修、更新、改装、改造管理制度、规定、办法、修理技术定额
长期
机械设备操作及安全技术、维修保养规程、引进、购进、报废、转让、固定资产折旧
长期
进口设备商检及索赔活动、机械设备统计报表(年度以上的)
长期
年度机械设备管理工作计划、检查评比、总结、表彰
长期
6
仪器设备类
机械设备和大修理台账按单机组卷(同一设备仪器内包含设备购置、安装调试、运行、维修和设备管理等)
长期
7
医药设计类
长期
8
药品生产类
长期
9
科技出版物类
参照国家相关规定

F
科技类
1
科研管理
科研项目及经费分配计划、办法、规定、制度法规
长期
2
科研项目
课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定成果报奖、推广应用项目研究和管理的全过程
长期
I
会计档案类
1
报告
年度财务报告(决算)(包括文字分析)
永久
月、季度财务报告(包括文字分析)
3年
2
会计帐簿
涉及外事和对私改造的会计帐簿
永久
日记帐:现金和银行存款日记帐
25年
总帐、明细帐、银行余额调节表、银行对帐单、辅助帐簿

固定资产卡片(固定资产报废清理后)
5年
3
凭证
原始凭证、记帐凭证和汇总凭证

涉及外事和对私改造的会计凭证
永久
4
其它
会计移交清册

会计档案保管清册、会计档案销毁清册
永久

第二章 管理办法
2.1全宗卷管理办法
一．目的
加强全宗卷管理,为提高中国远大集团公司档案管理水平,根据<中华人民共和国档案法>、<档案工作基本术语>(表/T1—92)、<全宗卷规范>(表/T12—94),制定本办法。
二．适用范围
本办法适用于中国远大集团公司各单位全宗卷的管理。
三．定义
全宗卷--是指档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。
四．管理职责
各单位档案室负责按年度编制全宗卷。
五．归档要求和归档范围
(一)归档要求:全宗卷的各种文件材料,应按其固有的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于利用和保管。
(二)归档范围:档案移交清册,接收、征集记录,档案来源和价值说明等;档案分类方案、整理工作方案、案卷目录说明、整理工作小结等;档案鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、档案的销毁清册等;档案保管安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等;档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和重要的利用统计表等;全宗介绍,开放利用登记和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等情况的文字说明材料;缩微复制和计算机辅助管理等有关档案管理新技术的应用情况的文字说明材料。
六．整理、归档时间、编目、保管期限、移交
全宗卷内文件材料是不断补充的,且保管期限不一,因此全宗卷不必装订,采取单项内容独立成册的方式装入硬卷盒。文件材料过多时,可分装数盒。
(一)整理
1．全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的,必须平时注意积累。把全宗管理中产生的文件材料,先归入预设的卷夹内,于次年三月底前进行整理组卷。
2．整理组卷时,必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保管价值,对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
3．卷内文件材料按问题进行系统排列,排列顺序为:全宗情况:全宗介绍、全宗分类方案、立卷说明等;组织机构沿革;立档单位大事记;有关档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用及销毁等方面的材料;有关现代化管理等方面的文件材料;
4编制卷内目录(见表2)。卷内文件材料封面(见表1)逐件加、封底、编件号,装订后装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者。
卷内目录 表2
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注

文件封面 表1
(二)归档时间
每年三月份立卷归档。
(三)编目
全宗卷按年度排列顺序流水编号。
(四)保管期限
全宗卷的保管期限为永久保存。
(五)移交
1．各单位档案使用部门所管理的档案的情况记录于次年三月底前移交档案室。
2．在资产与产权变动档案移交时,全宗卷应当随全宗档案一并移交。

2.2归档文件整理办法
一．目的
为适应档案现代化管理的需要,规范简化归档文件整理工作,提高档案工作的效率和质量,根据国家档案局<归档文件整理规则>(DA/T22- )、<归档文件整理工作指南>(ISBN7-5000-6444-6),结合中国远大集团公司具体情况,特制定本办法。
二．适用范围
本办法适用于中国远大集团公司各单位办公文件归档的整理。
三．定义
1．归档文件--是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．归档文件整理--是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
3．件--是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
四．管理职责
(一)档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。
(二)职能部门负责归档文件的整理和归档工作。
五．整理要求和整理范围
(一)遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
(二)反映本单位职能活动,具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行<档案分类、归档范围与保管期限表>。
六．整理
(一)质量要求
1．归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2．整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
(二)装订、分类、排列、编号
1．装订
归档文件应按件装订。
⑴ 装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
⑵ 装订时,尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订,应将左、上侧对齐;采用左侧装订,应将左、下侧对齐。永久保存的文件用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。长期、短期保存的文件可用钉装,但使用金属材料装订的归档文件禁止使用微波设备消毒。
2．分类
⑴ 归档文件按照<企业档案分类方案>进行分类。即:问题—年度—保管期限,其中问题内只设一级类目。
⑵ 形成的文件数量少,内部机构设置简单的小单位可简化分类方案。归档文件能够采用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行分类,或将上述特征结合使用。
⑶ 每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案,同一全宗应保持分类方案稳定。
3．排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4．编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章(见图示)并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。归档章,设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构(问题)项目。

⑴ 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,此项空置,暂不填写。
⑵ 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如” ”。
⑶ 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。简称为”永、长、短”,代码为”Y、C、D”。⑷ 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时,无需重编;当归档文件上无页码时,需要编页码。一般使用阿拉伯数字,每件从”1”开始流水编制,正页编在文件的右下角,反页编在文件的左下角。
⑸ 室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从”1”开始标注。
⑹ 馆编件号:按进馆要求编制,没有进馆任务的企业不用填写。
⑺ 机构(问题):为分类方案类目的一级名称或代码。
5．编目
归档文件应依据<中国远大集团公司档案分类方案>和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目;来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录(见表1)设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注项目。

归档文件目录 表1
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注

⑴ 件号:填写室编件号。
⑵ 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称,不能使用”本部”、”本局”、”本公司”等含义不明、难以判断的简称。
⑶ 文号:文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录,不能省略。
⑷ 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加”[ ]”号。
⑸ 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如 9月9日,标注为” 0909”。
⑹ 页数:每一件归档文件的页数。
⑺ 备注:注释文件需说明的情况。
(三)纸张尺寸、编制封面、电子版归档
1．归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
2．归档文件目录应装订成册并编制封面(表式自拟),目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
3．各单位档案部门应同时保存归档文件目录的电子版,并以年度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。
(四)装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒内,装不满一盒时,应经过使用不同厚度的档案盒来解决,使文件不至弯曲受损。
1．档案盒尺寸、著录项
⑴ 项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度能够根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm等。
⑵ 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用”一”号连接;盒号即:档案盒的排列顺序号,没有进馆任务的企业可不用填写。
2.备考表(见表2)
备考表 表2

A．备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
B．盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
C．整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
D．检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
E．日期:归档文件整理完毕的日期。

2.3房地产档案管理办法
　　一．目的
为加强房地产档案管理,维护房地产权利人的合法