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采购跟单业务管理规定

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2020年5月29日
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采购跟单业务管理规定

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采购跟单业务管理规定
1．0 目的
1．1 规范采购跟单业务及其相关环节的业务操作流程;
1．2 规范库存物料变更及库存物料控制流程;
1．3 适应SCM系统业务操作方式。
2．0 范围
2．1 本规定适用于公司采购部采购跟单主业务的控制管理。
3．0 定义
3．1 长线物料:物料采购周期超过周滚动计划提前期;
3．2 短线物料:物料采购周期在周滚动计划提前期之内;
3．3 采购周期:从下采购请购单至物料回厂之间的时间段。
4．0 职责
4．1 内销计划部提供<XX年XX周滚动生产计划> ;
4．2 海外中心计划科提供长线物料的滚动计划和出口机要货计划;
4．3 设计开发部编制标准BOM,技术工艺部根据标准BOM编制对应的制造BOM;
4．4 制造部生管课负责于SCM系统中编制周滚动计划、周包装作业计划、小批试制生产订单、生产计划更改;
4．5 制造部两器课负责于SCM系统中编制两器生产订单;
4．6 设计开发部提供小批试制通知单,由制造生管课录入SCM系统;
4．7 采购课采购员负责按采购流程进行采购作业及回料交期和数量的跟进;
4．8 采购课物控计划负责库存分析及控制、采购请购单的校对,并与销售部门沟通,作好长线物料及其它紧缺物料的备货控制;
4．9 制造部仓库管理课负责物料入库和出库作业管理;
5．0 流程与规范
5．1 采购跟单业务操作流程与规范
5．1.1长线物料采购业务规范
5．1.1.1内销计划部须按规定时间提供下月度四周滚动计划,外销计划科须于每月的10号或之前提供下月度的紧缺长线物料(如压缩机等)滚动需求计划(N月10号提供N+1月四周滚动计划);
5．1.1.2压缩机采购根据审批后的”年度生产大纲”、”四周滚动计划”按其相应的供货周期提前下达月需求采购订单,每月再根据”周包装计划”实际生产数量进行调整订购数量和交期;
5．1.1.3铜管、铝箔、辅料根据”四周滚动计划”,由相关采购员于每月18号前下达下月的整月需求采购计划,物控计划校对、采购课长审核后,采购员根据采购计划下达手工采购订单,并每周根据”周包装计划”进行调整订购;
5．1.2短线物料采购业务规范
5．1.2.1总装正常批次物料:制造部生管课须按”周包装计划”每周二12:00前在SCM系统中下达第N+2周周包装作业计划,采购员于每周二22:00前根据SCM系统采购建议下达请购单,经物控计划校对后下达采购订单,采购周期(包含提前期1天、检验周期1天和下单周期1天,共3天)需≥12天(示意图如下);

总装物料采购周期
≥12天

9天
1天
1天
1天

总装物料回料期
下达请购单及采购订单

检验期
端板5天,其余物料6天
提前期

两器物料回料期

5．1.2.2两器物料:两器排程计划下达必须在生管课包装计划下达后第二天中午12:00前完
成流程审核,两器排程若有变更必须于当天20:00前完成。总装物料的回料期为9
天,即比包装计划提前二天回料;对两器物料,端板回料期为5天,其余两器物料
回料期为6天;
5．1.2.3小批试制物料:制造部生管课根据设计开发部<小批试制通知单>直接录入SCM系
统,生产时间按采购会签时间给定;
5．1.2.4提前备货物料:因采购环境的变动,造成短线物料采购周期超出周滚动计划提前期
由采购员根据周滚动计划或出口机要货计划的机型编制相应物料的备货计划,格式见
备货通知表格1-1,物控计划员根据物料属性和相关预测数据信息校对备料计划 ;
5．1.2.5补充条例:
5．1.2.5.1返包机/包修机的物料申购按照<物料申购管理规定>相关要求进行处理;
5．1.2.5.2 因各种原因需补订物料的,具体申购要求见<物料申购管理规定>;
5．1.2.5.3 采购请购量计算公式为:订量=批量*单量*(1+损耗百分率)+安全库存(A)-在途量-可用库存,但结果须大于等于最小订购量(Min)和小于等于最大订购量(Max);
5．1.2.5.4 SCM系统中的”安全库存量”由制造部提出,采购部会签后维护到系统,”最小订购量”、通用物料”采购批量”由采购部各采购员提出申请,采购部物控计划校对审批后维护到系统;
5．1.2.5.5正常物料请购单直接由物控计划员校对后生效,采购订单须经采购课课长批准生效,物料采购变更订单须采购课课长审批生效。
5．1.2.5.6物料供应异常情况,需及时填写反馈,格式见物料信息反馈单表格1-2,制造部生管课会签后根据确认后的交货期调整相应生产计划,供应链管理课会签作为考核供应商依据。
5．2 物料控制流程和规范
5．2.1 因设计、工艺变更造成的制品,由技术部门给出相应处理方案,因计划变更造成制品由计划部门负责在后续计划中协调处理,制造部物控员做好记录和跟踪,每月发出一份制品统计表;
5．2.2 制造部物控员根据”变更通知单”中的设计处理方案和库存对变更所造的制品给出处理意见,仓库根据制品处理意见对制品进行处理。对于报废、呆滞、用于特定机型或批次当中的物料首先必须做相应的移位处理,即货位的相关移动。
5．2.3 合格状态物料,因变更或其它某种原因致使不能使用,设计开发部或技术工艺部必须经过”变更通知单”或技术、工艺通知单对库存进行处理和说明。仓库管理课进行相应的移货位处理,采购员根据技术文件进行补采购作业;
5．2.4 采购部物控计划负责对以上各点操作进行跟踪、监控。
6．0 工作流程图

7相关数据及表格
6．1 备货通知表1-1
6．2 物料信息反馈单1-2
备货通知表1-1
XX有限公司
采购备货通知单
供货厂家:
序号
物料代码
物料名称
备货数量
交货时间
备货原因
1

2

3

备注:具体数量和交货日期以订单为准,若有疑问请与TCL空调器中山采购课联系.
TEL: FAX:[phone]

通知日期:

编制: 审核: 批准:

物料信息反馈单1-2
物料信息反馈单
序号
机型/
批次号
物料名称
数量
下单日期
订单号
供应商
订单交货日
厂家回 复交期
计划生 产日期
备注

原因分析及解决方案

生 产 部 意 见

供应商管理课意见

7．0 相关术语
7．1 周滚动生产计划;
7．2 周包装计划;
7．3 出口机要货计划;
7．4 冻结货位;
7．5 可用货位。