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福建省高速公路建设项目档案管理实施细则讨论后

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福建省高速公路建设项目档案管理实施细则

第一章 总 则
第一条 为深入贯彻《福建省高速公路建设项目档案管理办法》, 保证建设项目档案的完整、 准确、 安全和有效利用, 根据《中华人民共和国档案法》、 《公路工程竣( 交) 工验收办法》、 《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、 《重大建设项目档案验收办法》、 《交通建设项目档案专项验收办法》、 《科学技术档案案卷构成的一般要求》、 《福建省重点建设项目档案验收实施细则》、 《福建省重点建设项目档案移交办法》等有关法律和规定, 结合本省高速公路工程项目实际, 特制定本实施细则。
第二条 在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建、 改建、 扩建等有关活动的参建单位, 必须遵守本实施细则。
本实施细则所称建设工程, 是指土建工程、 房建工程、 绿化工程、 及机电工程。
第三条 高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、 调研、 预可行性研究、 立项、 工程可行性研究、 环评、 征地拆迁、 招投标、 勘察设计、 施工、 竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的不同类型载体的档案资料( 包括文件材料、 图纸、 图表、 科研试验、 计算材料、 声像材料、 电子文件等) 。

第二章 管理职责
第四条 遵照国家档案工作实行”统一领导、 分级管理”的原则, 省高指对各项目业主、 施工、 监理单位的档案赋有监督、 指导、 咨询和检查职能。各项目业主、 设计、 施工、 监理、 科研单位应按《福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准》中的组卷职责, 做好建设项目文件材料的收集、 整理、 立卷、 归档工作。
第五条 项目业主在编制完成业主档案的同时, 要负责组织、 协调和指导设计、 施工、 监理、 科研单位编制、 整理项目档案。
第六条 项目设计档案的收集、 整理、 归档是设计单位的重要组成部分, 各设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围, 做好相关文件的收集、 整理、 归档工作, 保证设计档案资料的齐全、 完整。
第七条 监理单位在保证工程建设项目监理档案资料完整、 准确、 规范的同时, 应及时督促、 检查所辖施工单位的档案资料形成、 收集、 整理、 归档工作, 并把此项工作纳入监理职责范围。在签订中间交工证书时, 要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全, 符合要求方可签字。
第八条 施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、 整理、 归档工作, 将档案编制工作纳入施工管理职责范围, 自觉接受监理单位、 业主单位和质监部门的监督、 检查。
第九条 科研单位要做好从科研提出、 编制任务书、 招投标、 签订合同、 实施、 总结、 成果鉴定、 运用等全过程中形成的应归档保存的文件材料的收集、 整理、 归档工作。
第十条 项目业主应按照《交通建设项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记暂行办法》要求, 按照项目档案登记工作管理权限, 适时填报”交通建设项目档案管理登记表”和”福建省重点建设项目档案登记办理表”向相关单位报送。

第三章 业务管理
第十一条 各项目业主与设计、 施工、 监理、 科研单位签订合同或协议时, 应设立档案管理专门条款, 明确档案收集整理依据、 质量要求、 归档份数、 载体形式、 移交内容、 移交套数、 完成时间及违约责任等要求。

第十二条 各项目业主、 设计、 施工、 监理和科研单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络, 确定档案工作的分管领导, 指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作, 负责督促、 指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、 准确程度进行审查, 并配备与档案任务相适应的专( 兼) 职档案人员, 负责文件材料的收集、 整理、 立卷、 归档和利用工作。层层建立档案管理岗位责任制, 保障档案工作顺利开展。各单位要建立文件材料收集归档制度并定期进行检查; 每个子分项或分项工程完工, 应及时收集相关竣工文件, 并分类整理。
第十三条 各参建单位应建立档案工作的”四列入”和”三参加”制度, ”四列入”即将基建工程文件材料的形成、 积累、 整理、 归档工作列入工程计划管理工作; 列入施工管理及考核范围; 列入有关领导和工程技术人员岗位职责; 列入经济责任制。”三参加” 即建设项目专职或兼职档案人员要参加设备开箱、 参加各单项验收和基建项目总验收、 参加项目技改鉴定。
第十四条 各参建单位应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备, 特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护, 其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理工作规定》( 闽档[ ]28号) 的要求。
第十五条 各项目业主应依据《福建省高速公路建设项目档案分类编号规则》, 结合本项目特点, 在工程一开工, 就要按照监理单位审核批复的单位、 分部、 分项工程, 制订符合项目要求的档案分类编号, 实现分类科学、 准确, 编号合理。
第十六条 建设项目档案组卷应合理, 归档的案卷要符合《福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准》的要求; 项目业主单位要做好整个建设项目档案的汇总、 案卷排列和检索工具的编排工作。
第十七条 项目业主应督促各施工单位及时做好竣工图的编制工作, 监理单位负责做好竣工图的审核工作, 并报业主审查。竣工图的编制应符合《福建省高速公路建设项目档案竣工图编制要求》。

第四章 档案验收及移交
第十八条 高速公路档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分, 未经档案专项验收或验收不合格的项目, 不得进行或经过项目的竣工验收。
第十九条 凡经交通部审批初步设计的高速公路项目档案专项验收工作, 由交通部档案馆组织或委托省交通厅档案部门组织。其它项目档案专项验收工作由省档案局、 省交通厅负责组织, 或委托有关部门组织。
第二十条 项目业主在组织各合同段项目交工验收时, 应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理归档工作, 并形成档案审查意见, 报备省高指。各项目业主、 设计、 施工、 监理单位必须在竣工档案审核单( 见附表) 上签字并盖章。
第二十一条 设计、 施工、 监理、 科研单位应在工程交工验收后3个月内向项目业主移交项目档案资料。
第二十二条 项目业主完成所有项目档案汇总工作后, 省高指将会同省交通厅、 省档案局对该项目档案进行随机抽检, 抽检合格后, 项目业主可向省高指申请档案专项验收, 同时需提交项目档案专项验收申请报告( 包括项目建设概况、 项目档案工作情况) 、 《交通建设项目档案专项验收申请表》( 由交通部审批初步设计的项目) 、 审查意见、 项目档案案卷目录, 再由省高指按照项目档案验收权限向有关单位申请档案专项验收。对抽检不合格的项目档案, 由抽检小组提请项目业主一个月内对存在的问题进行整改, 省高指重新组织相关单位人员进行复查, 合格后再组织验收。
第二十三条 建设项目档案专项验收工作, 应在工程竣工验收3个月之前完成。
第二十四条 项目业主对其建设项目档案进行收集、 整理、 汇总、 编目后, 应将建设项目档案数字化, 除施工日记、 日志, 监理日志外的高速公路项目档案均应进行原文数字化加工, 但不必进行缩微制成缩微品。档案数字化制作应符合国家有关数字化档案的质量规定要求。
第二十五条 凡列入《国家高速公路网规划》的高速公路项目, 其档案移交要求: 一是纸质档案原件完整一套由项目业主保存; 征地红线图纸质复制件和竣工图( 表) 纸质原件分别一式4套, 向项目使用单位、 省高指、 省交通厅、 省档案馆移交; 另外, 向交通部档案馆移交的范围应按照《交通档案进馆办法》的规定, 提供一套纸质复制件向交通部档案馆移交。二是数字化档案制作( 光盘) 一式6套: 项目业主、 项目使用单位、 省高指、 省交通厅、 省档案馆、 交通部档案馆各1套, 同时要为接收单位安装配套的操作软件。其所有制作费用由各档案立卷单位自行承担。纸质档案数字化工作要按照省档案局《福建省纸质档案数字化操作规范( 试行) 》( 闽档[ ]99号文) 执行。
第二十六条 凡未列入《国家高速公路网规划》的高速公路项目档案除不需向交通部档案馆移交外, 其它要求同第二十五条。
第二十七条 档案移交工作应在工程竣工验收后3个月内完成。

第五章 附则
第二十八条 本实施细则由省高指办公室负责解释。
第二十九条 本实施细则自公布之日起执行。

附件 1、 福建省高速公路建设项目档案分类编号规则
2、 福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限规定
3、 福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准
4、 福建省高速公路建设项目档案的移交及汇总
5、 福建省高速公路建设项目档案分类大纲
6、 福建省高速公路建设项目竣工图编制要求
7、 福建省高速公路建设项目声像档案收集与编制要求
8、 福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限表

附表:
福建省 高速公路建设项目
竣工档案审核单
竣工档案编制单位

所实施项目名称及里程桩号

本工程竣工档案已按业主《福建省高速公路建设项目档案管理实施细则》进行编制、 整理, 经自检合格, 共 卷, 详见”科技档案分类目录”。

编制人: 年 月 日
负责人: 年 月 日
编制单位( 盖章) :
监理单位审查意见:
( ) 档案收集完整、 准确、 分类合理, 符合要求。
( ) 其它意见:

审查人: 年 月 日
总监理工程师: 年 月 日
监理单位( 盖章) :
项目业主有关部门审查意见:
( ) 档案符合有关规定, 可能办理移交手续。
( ) 其它意见:

审查人: 年 月 日
负责人: 年 月 日
( ) 表示同意此意见的打”√”, 不同意的”×”。
附件1:
福建省高速公路建设项目档案分类编号规则

1.主题内容与适用范围
本规则包括福建省高速公路建设项目档案的实体分类规则、 分类方法、 类目设置和类目标识。
本规则适用于全省高速公路建设项目档案的分类、 编号、 整理、 检索和排架管理。
2.术语
2.1 高速公路建设项目档案
高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、 立项、 审批、 勘察设计、 施工、 竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的文件材料。
2.2 类目
类目是档案分类的基本单位, 是构成档案分类表的主要成份。
2.3 类号
类号是类目的标识符号, 用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
3.分类原则
高速公路建设项目档案分类原则是以高速公路建设项目文件材料为对象, 依据项目建设过程和管理职能, 结合文件材料内容及其形成特点, 保持文件材料之间的有机联系, 便于科学管理和开发利用。
4.标识符号
4.1 高速公路建设项目档案分类号码采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的方法。
4.2 不同层次类号之间用间隔符号”· ”分开, 类号与案卷号之间用”—”隔开。
4.3 高速公路建设项目档案分类主表和辅助表各设三级类目, 考虑到我省高速公路建设阶段性的特点, 各项目档案分类号前应置一标识号, 统一采用建设项目名称的第一个汉语拼音字母。例: 福建省泉厦高速公路建设项目档案用”QX”表示; 并在建设项目名称的拼音字母右下标加地区代号, 福州地区—1, 莆田地区—2, 泉州地区—3, 厦门地区—4, 漳州地区—5, 龙岩地区—6, 三明地区—7, 南平地区—8, 宁德地区—9。例: 福建省三福高速公路建设项目档案用”SF”表示, 福州段表示为”SF1”, 南平段表示为”SF8”, 三明段表示为”SF7”。
5.类目设置( 见《福建省高速公路建设项目档案分类大纲》)
6.档案的分类、 编号
6.1工程凭证类的分类、 编号
6.1.1 工程凭证类档案是工程在提出、 立项、 审批过程中形成的归档保存的文件材料。
6.1.2 编号形式: 以工程凭证类为1个属类, 独立编制案卷流水号。
例: 三福高速公路福州段征地拆迁红线图

SF1·1—××
案卷流水号
工程凭证类材料
三福高速公路福州段
6.2 工程设计类的分类、 编号
6.2.1 工程设计类档案是指建设项目在勘察设计过程中形成的应归档保存的文件材料。
6.2.2 编号形式: 以工程设计类为1个属类, 独立编制案卷流水号。
例: 三福高速公路福州段A1合同段××( 起止桩号) 施工图设计文件
SF1·2—××
案卷流水号
工程设计类材料
三福高速公路福州段
6.3 工程施工类的分类、 编号
6.3.1工程施工类档案是指建设项目在工程施工过程中形成的归档保存的文件材料。
6.3.2编号形式: 工程施工类档案按照项目业主下发了项目代号分别编制案卷流水号, 每个项目号独立编制一个案卷流水号。
例: (1)三福高速公路福州段A1合同段××( 起止桩号) 路基土方工程施工资料
SF1·3·1·1—××
案卷流水号
A1合同段( 由项目业主提供)
路基工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(2)三福高速公路福州段B3合同段××( 起止桩号) 路面基层施工资料
SF1·3·2·3—××
案卷流水号
B3合同段( 由项目业主提供)
路面工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(3)三福高速公路福州段××( 中心桩号) ××( 名称) 桥1#墩桩基施工资料
SF1·3·3·3—××
案卷流水号
第三座桥梁( 由项目业主提供)
桥梁工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(4)三福高速公路福州段××( 中心桩号) ××( 名称) 互通立交A匝道路基排水工程施工资料
SF1·3·4·3—××
案卷流水号
第三座互通立交( 由项目业主提供)
互通立交工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(5)三福高速公路福州段××( 中心桩号) ××( 名称) 隧道左洞洞口开挖施工资料
SF1·3·5·3—××
案卷流水号
第三座隧道( 由项目业主提供)
隧道工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(6)三福高速公路福州段××( 起止桩号) 美菰岭隧道洞口景观绿化工程施工资料

SF1·3·6·1—××
案卷流水号
第一个合同段( 由项目业主提供)
环保工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(7)三福高速公路福州段E1合同段××( 起止桩号) 隔离栅基础现场检验申请批复单
SF1·3·7·1—××
案卷流水号
E1合同段( 由项目业主提供)
交通安全设施工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(8)三福高速公路福州段机电工程监控设施系统车辆检测器施工资料
SF1·3·8·3—××
案卷流水号
第三个合同段( 由项目业主提供)
机电工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(9)三福高速公路福州段××( 名称) 服务区办公楼施工资料
SF1·3·9·1—××
案卷流水号
××( 名称) 服务区( 由项目业主提供)
房建建筑工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
(10)三福高速公路福州段A1合同段××( 起止桩号) 改线工程施工资料
SF1·3·10·1—××
案卷流水号
A1合同段( 由项目业主提供)
线外工程
工程施工类材料
三福高速公路福州段
6.4工程监理类的分类、 编号
6.4.1工程监理类档案是指建设项目在监理工作中形成的应归档保存的文件材料。
6.4.2 编号形式: 工程监理类档案按照项目业主下发了项目代号分别编制案卷流水号。
例: ( 1) 三福高速公路福州段J1总监办××( 中心桩号) 涵洞工程砼配合比抽检试验报告
SF1·4·1—××
案卷流水号
J1总监办( 由项目业主提供)
工程监理类
三福高速公路福州段
6.5 工程竣工类的分类、 编号
6.5.1 工程竣工类档案是指建设项目在工程竣工阶段形成的应归档的文件材料。
6.5.2编号形式: 工程竣工类档案参照工程施工类, 根据项目业主下发了项目代号分别编制案卷流水号, 每个项目号独立编制一个案卷流水号。
例: ( 1) 三福高速公路福州段××( 起止桩号) 路基工程竣工图
SF1·5·1·1—××
案卷流水号
第一个合同段( 由项目业主提供)
路基工程
工程竣工类
三福高速公路福州段

例: ( 2) 三福高速公路福州段竣工验收阶段材料
SF1·5—××

案卷流水号
工程竣工类
三福高速公路福州段
6.6 工程管理类的分类、 编号
6.6.1 工程管理类档案是指建设过程中有关建设、 财务、 设备、 涉外、 会议等管理活动中形成的归档文件材料。
6.6.2 编号形式: 以工程管理类为1个属类, 独立编制案卷流水号。
例: 三福高速公路福州段工程决算报告
SF1·6—××
案卷流水号
工程管理类
三福高速公路福州段
6.7 工程科研类的分类、 编号
6.7.1 工程科研类档案是指在项目建设过程中有关科研活动形成的归档文件材料。
6.7.2 编号形式: 工程科研类档案以每一个科研项目独立编制案卷流水号。
例: 三福高速公路福州段××( 名称) 科研总结报告
SF1·7·2—××
案卷流水号
第二个科研项目
工程科研类
三福高速公路福州段
6.8 工程声像类的分类、 编号
6.8.1 工程声像类档案是指在项目建设过程中产生了具有保存价值的特殊载体的材料。
6.8.2 编号形式: 以工程声像类档案为1个属类, 独立编制案卷流水号。
例: 如: 三福高速公路福州段开工庆典录音
SF1·8—××
案卷流水号( 由项目业主统一编制)
工程声像类
三福高速公路福州段
7.各类档案案卷的排列
各类档案在编号后按照《分类主表》和《辅助表》中所赋予的分类号和档案案卷顺序号依次排列。

附件2:
福建省高速公路建设项目文件材料归档范围 及保管期限规定

1.主题内容与适用范围
本标准规定了福建省高速公路建设项目文件材料的归档范围、 归档要求和保管期限划分、 划分原则。
本标准适用于我省高速公路建设项目文件材料的归档和保管期限的划分。
2.术语
2.1文件材料归档
文件材料归档是指办理完毕且具有保存价值的各种载体的文件材料经过整理组卷后交给档案部门保存的过程。
2.2文件材料保管期限
文件材料保管期限是指对文件材料划定保存的时间界限。
3.归档范围
高速公路建设项目档案是指从高速公路建设项目的提出、 立项、 审批、 勘察设计、 施工、 竣工到工程管理全过程中形成的应当归档保存的文件材料, 高速公路建设项目文件材料的归档范围见《福建省高速公路建设项目文件材料归档范围及保管期限表》。
4.归档要求
4.1 归档的文件材料必须完整、 准确。
4.2归档的文件材料和立卷形成的档案案卷质量必须符合《福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准》。
4.3归档的文件材料必须是一套完整的原件, 由项目负责人审定后归档, 签字、 印章等手续应完备。
4.4文件材料归档时, 交接双方必须在移交清单上签字、 盖章。
5.保管期限
文件材料的保管期限分为永久、 长期两种, 永久为五十年以上, 长期为十六至五十年( 含五十年) 。
对高速公路建设项目有长远利用价值的列为永久保管;
对高速公路建设项目在较长时间内有查考利用价值的文件材料列为长期。
6.文件材料保管期限的划分
我省高速公路建设项目档案保管期限的划分按照《福建省高速公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。

附件3:
福建省高速公路建设项目档案案卷质量标准

1.主题内容与适用范围
本标准规定了高速公路建设项目档案案卷内在质量和外观质量的要求。
本标准适用于我省高速公路建设项目档案案卷质量的管理。
2.术语
2.1文件材料
是指记录和反映高速公路建设中形成的文字、 图表、 声像、 电子文件等不同形式载体的文件总称。
2.2案卷
是指由互相联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。应由案卷封面和卷脊、 卷内文件目录、 卷内文件及备考表组成。
2.3 卷内目录
是指案卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表, 它对于管理和使用案卷具有重要作用, 它排列在卷内文件材料的首页之前。
2.4 卷内备考表
是用记载和说明归档前和归档后案卷内文件基本情况和变化情况的一种工具, 其内容应标明卷内文件材料的件数、 页数, 不同载体形式文件的数量, 以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。它排列在卷内文件之后。
2.5 档号
即案卷的编号或代号, 是档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号, 包括工程档案分类号和案卷流水号。
2.6 分类编号方案
是建设项目档案进行分类编号的指导性文件, 它以文字或图表的形式规定档案的分类方法、 分类结构、 类目名称及相应的代字代号含义。
3.文件材料的整理
3.1 分类编号方案的编制
各项目业主应根据该建设项目实际情况, 编制适用本路段的高速公路建设项目档案分类编号方案。
3.2 档案的分类和编号
3.2.1 档案的分类、 编号办法参照《福建省高速公路建设项目档案分类编号规则》执行。
3.2.2 档案编号的代字、 代号含义要准确, 要同档案的分类方法、 分类结构层次和排架顺序相一致。
3.2.3 同一项目内不得出现重复的档案编号。
3.3 档案的组卷
3.3.1 组卷的职责
3.3.1.1 工程凭证类、 工程设计类( 不含设计图纸) 、 工程竣工类( 不含竣工图) 、 工程管理类、 工程科研类、 工程声像类的建设管理过程文件材料由业主单位负责组卷。
3.3.1.2 工程设计类( 主要是各设计阶段图纸) 、 工程声像类中的设计阶段文件材料由设计单位负责组卷。
3.3.1.3 工程施工类、 工程竣工类的竣工图表、 工程声像类的施工过程文件材料由施工单位负责组卷。
3.3.1.4 工程监理类、 工程声像类的监理过程文件材料由监理单位负责组卷。
3.3.1.5 独立招投标的工程科研项目, 其科研类文件材料、 工程声像类的科研过程材料由承担科研课题单位负责组卷。
3.3.1.6 以上文件材料由相应单位按有关规定整理、 组卷后向项目业主移交汇总。
3.3.2 组卷的要求
3.3.2.1 文件材料按照《福建省高速公路建设项目档案分类编号规则》和《福建省高速公路建设项目档案分类大纲》分类组卷。
3.3.2.2 组卷必须遵循高速公路建设项目文件的自然形成规律和成套性特点, 保持卷内文件的有机联系, 分类科学, 组卷合理。
3.3.2.3 案卷内文件的保存价值和密级应基本一致。
3.3.2.4 案卷内文件材料必须齐全、 完整、 准确。
3.3.3 项目文件质量要求
3.3.3.1 归档的文件材料必须是一套完整的原始件。
3.3.3.2 案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。字迹要清晰、 端正、 图面要整洁。不能用热敏纸、 铅笔、 圆珠笔、 红墨水、 纯蓝墨水、 复写纸等不耐久的字迹材料书写; 凡为易褪色材料形成的并需要永久和长期保存的文件( 如原材料出厂证明等) , 应附一份复印件, 同时将原件裱糊在复印件的背面( 空白面) , 摆放时, 原件正面朝上。
3.3.3.3 计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印, 不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格应铅印或用计算机激光打印, 签名及施工原始记录、 试验记录表格内容应是手写, 其它表格内容可手写或计算机激光打印。
3.3.3.4 签名栏应由本人亲自手签, 并签全名, 不能采用打印或图章。特殊情况需要代签, 代签人应持有应签人的委托书, 在签字处盖上应签人的签名章( 用红色印泥) , 并在盖章处右侧签上盖章人的姓名, 不允许直接代签应签字人的姓名。
3.3.3.5 开工申请批复单、 变更申请批复单、 质量评定表、 质量检验申请批复单、 中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位( 项目部) 和监理单位( 驻地办) 共同盖章。需要单位盖章的资料应盖红色图章。
3.3.3.6 写错的文字, 用斜线划去, 在旁边书写正确文字, 不允许用涂改液修改或用刀刮改, 并盖上修改人的私章( 扁章) 。
3.3.3.7 录音、 录像文件应保证载体的有效性, 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
3.3.3.8 竣工文件中形成的纸质材料及科技档案分类目录、 卷内目录、 备考表均应使用激光打印机打印, 所使用的纸张统一为A4( 297×210) 号纸或A3( 297×420) 号纸, 除竣工图表外要统一按A4( 297×210) 号纸的规格折叠, 竣工图、 表要统一缩成A3格式后组卷( 除房建竣工图外) 。
3.3.3.9 归档文字材料对批语、 签注意见写在文件装订线上的, 应予以粘贴补宽, 对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。
3.3.4 组卷的方法
3.3.4.1 工程凭证类、 工程管理性有关文件材料应根据文件材料形成的阶段、 地区、 性质、 内容分类整理组卷。
3.3.4.2 工程设计文件材料包括地质勘察资料、 初步设计、 方案设计、 技术设计、 总体规划设计、 工程概预算、 施工图设计、 变更设计图等按项目、 阶段、 专业分别整理组卷。
3.3.4.3 工程施工阶段形成的施工文件材料应按单位、 分部、 分项工程, 结合路线走向、 施工工序顺序整理组卷。
3.3.4.4 工程监理工作形成的监理文件材料。如监理规划、 大纲、 资质、 备忘录、 会议纪要、 月报、 三大控制文件等按阶段、 结合问题整理组卷, 监理通知、 指令反馈及独立抽检资料按合同段, 结合单位、 分项工程整理组卷。
3.3.4.5 工程竣工类中的竣工图、 缺陷责任期文件材料按标段、 工程类别整理组卷。交( 竣) 工验收阶段、 后评估文件按阶段、 问题整理组卷。
3.3.4.6 工程科研类文件材料按专业, 结合时间整理组卷。
3.4 案卷保管期限的划分
3.4.1 各参建单位案卷保管期限的划分参照《福建省高速公路建设项目档案归档范围及保管期限表》执行。
3.4.2 原则上不同保管期限文件材料应分别组卷, 如果同一案卷中出现有不同期限的文件材料情况, 案卷保管期限应从长确定。
3.5 案卷和案卷内文件材料排列要求
3.5.1 案卷的排列按工程凭证类、 工程设计类、 工程施工类、 工程监理类、 工程竣工类、 工程管理类、 工程科研类、 工程声像类顺序排架。
3.5.2 工程施工类排序要求( 以土建工程为例) :
3.5.2.1 综合性材料: 归入业主下发了该合同段第一个项目( 单位) 工程最前面, 原则上排序如下:
( 1) 总体开工令、 总体开工报告、 施工组织设计;
( 2) 工程技术要求、 图纸会审纪录
( 3) 导线及水准点复测资料;
( 4) 原材料试验台帐, 共用的原材料、 外购成品、 半成品、 设备试验( 含材料进场报验单、 试验报告、 试验记录、 出厂证明)
( 5) 施工日志或日记;
( 6) 总体交工证书、 施工总结、 大事记;
( 7) 施工过程管理性文件: 单位、 分部、 分项工程划分文件, 安全生产、 事故处理、 廉政与文明施工、 环境保护、 工程保险、 理赔等文件。
3.5.2.2 各单位工程材料:
单位工程的综合性材料归入所在单位工程的前面, 若此单位工程是该合同段的第一个项目( 单位工程) , 就先排”3.5.2.1 综合性材料”, 紧接了排此单位工程的综合性材料。原则上排序如下:
（1） 单位工程的开工报告、 施工组织设计;
（2） 单位工程的施工放样资料;
( 3) 只针对该单位工程使用的原材料、 外购成品、 半成品、 设备试验( 含材料进场报验单、 试验报告、 试验记录、 出厂证明) , 配合比试验报告及记录;
( 4) 现场试验台帐、 汇总表及评定报告;
( 5) 工程变更、 延误索赔相关资料;
(6)单位、 分部、 分项工程评定表。
其它按监理批复的”单位、 分部、 分项工程一览表”顺序排列, 同一分项工程文件材料原则上按分项工程开工申请批复单及附件( 其中原材料试验复印件归档时可剔除不归档) 、 技术交底资料、 检验申请批复单及附件( 含施工放样、 施工原始记录、 现场试验报告及记录、 质量检验报告单) 、 中间交工证书顺序排列。
3.5.3 工程监理类排序要求:
3.5.3.1 工程监理类按照”监理管理性材料”、 ”监理独立抽检材料”分类整理, 其中”监理独立抽检材料”先按标段分开整理, 同一标段中的资料原则上以下排序:
( 1) 导线及水准点复测抽检资料;
( 2) 单位、 分部、 分项工程评定表;
( 3) 试验台帐;
( 4) 原材料及构件试验报告、 记录;
( 5) 现场试验报告、 记录;
( 6) 质量检验报告单及附件。
其中”现场试验报告、 记录”与”质量检验报告单及附件”在同一标段里, 结合单位、 分部、 分项工程整理组卷。
3.5.4 密不可分的文件材料, 要依序排列在一起, 即批复在前, 请示在后; 正件在前, 附件在后; 印件在前, 定稿在后; 译文在前, 原文在后; 转发文件在前, 被转发文件在后; 文字材料在前, 图样在后; 施工记录汇总材料在前, 原始材料在后; 试验台帐在前, 试验报告、 记录在后; 同一文件复印时, 原件在前, 复印件附后; 同一批原材料试验排序时, 进场报验单在前, 试验报告、 试验记录、 出厂证明附后。
4.案卷编目要求
4.1 卷内文件页号的编制
4.1.1 卷内文件均以有书写内容的页面编写页号, 采用阿拉伯数字从”1”开始依次逐页标注。
4.1.2 页号编写位置: 统一使用黑色油墨的号码机以阿拉伯数字标注, 单面书写的文件编在右下角; 双面书写的文件, 正面在右下角, 背面在左下角。
4.1.3 卷内目录、 卷内备考表不编页号, 各卷之间不连续编页号。
4.2 卷内目录的编制( 见图表1)
案卷内文件目录是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。卷内目录的条目以每份文件为单位形成。工程凭证类、 工程监理类、 工程管理类文件正文与附件为1份, 原件与复制件为1份, 转发文与被转发文为1份, 正文与发文稿纸为1份, 来文与复文( 指请示与批复、 报告与批示、 来函与复函、 监理指令与反馈) 各为1份; 工程施工类文件开工申请单及施工组织或施工技术方案为1份, 同一批原材进场材料报验单、 试验报告、 记录、 出厂证明为1份, 施工放样报验单及附件为1份, 检验申请批复单及附件为1份, 施工日记和监理日记1本为1份。卷内目录必须计算机打印, 文件版本采用Excel 97以上格式, 其卷内目录包含以下内容:
4.2.1 序号: 应用阿拉伯数字从”1”起依次标注卷内文件的顺序。
4.2.2 文件编号: 填写文件材料的发文文号或图号。其中, 发文字号由机关代字、 年份和序号组成, 如闽高路办[ ]150号。无文号或图号可空白。
4.2.3 责任者: 填写文件形成部门或主要责任者, 如原材料出厂证明责任者应写厂家。一份文件有多个责任者时, 选择两个主要责任者, 并用”; ”连接, 其余用”等”代替。如”中铁16局; 福建省交通监理公司等”。若名称过长则填写通用简称( 由业主统一规范) , 并在卷内目录外框下方注明简称的全称。
4.2.4 文件材料题名: 填写文件标题的全称。归档外文资料其题名应译成中文。文件没有标题或标题不规范的, 应根据文件内容重新拟定或补充, 并外加”[ ]”。文件材料题名应将单位、 分部和分项工程名称纳入题名内。例: 美菰岭隧道左线ZK105+540-+580明洞仰拱浇筑混凝土检验申请批复单。

1006-
1215
4.2.5 日期: 填写文件形成日期的年、 月、 日, 如 1月3日格式写为” 0103”。如果1个序号内的科技文件材料有两个以上形成日期, 则应填写起止日期, 如 10月6日至 12月15日格式写为” ”。没有形成时间或形成时间不清的文件, 应根据其内容、 形式、 载体特征等考证出形成时间著录, 并加”[ ]”号; 或著录文件上的其它时间( 收文时间、 审核时间、 印发时间等) , 并在备考表中说明。如考证无结果, 且无其它时间, 则以三个”□□□”代之。
4.2.6页号: 填写每份文件首页上标注的页号, 最后一份文件需标明起止页号, 中间用”—”隔开。
4.2.7备注( 需要时填写, 如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案, 要在此标注具体载体的档号) 。
4.2.8 为便于计算机管理, 成套的图纸及印刷成册文件, 均需重新编制卷内目录。重新编制卷内目录时, 成套的图纸及印刷成册文件( 包括原图样封面、 说明、 目录) 都需编写页号。
4.2.9 卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
4.3 卷内备考表的编制( 见图表2)
备考表是用记载和说明归档前和归档后案卷内文件基本情况和变化情况的一种工具。
4.3.1 卷内备考表要标明卷内文件的件数、 总页数