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订货与配送管理制度

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2020年4月19日
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订购进货管理制度
　　(一) 订购制度

　　1、采购组每日检查库存(电脑自动刊印),若至请购点时,需填写请购单,经主管核章后办理采购事宜;

　　2、采购组查询货品供应商的其它货品库存状况,以简化作业并符合规模经济;

　　3、采购组依据厂商资料表制作<订货单>一式二连,并以传真或电话通知厂商,并将<订购单>第二联交(传真)储运组备查,第一联自存;

　　4、采购组于每次确认订购单后,当日发出通知,依照与各家厂商协议的时间,送货至请购单位,进货时间安排在每日AM10:00—11:30,PM3:30—4:30;

　　5、紧急采购经部门主管核准后进行,事后需补填请购单;

　　6、储运组也需与采购组共同依照储位大小、经济订购量、安全库存等设立采购量,采购量的最小数量须事先与厂商协议;

　　7、采购组应在进货验收单上每日查核应送的物品。如发现过期而未到的订购单,应立即查询货品延误的原因,并催促尽快发货。

　　(二) 进货制度

　　1、厂商于送交货物时必须填写进货验收单一式三联,详细写明送货内容及订购单号码,连同所送的货品送到指定的收货处,并由储运组收货人员进行验收;

　　2、储运组核对进货验收单与订购单无误后,在进货验收单上签章,将第一联退厂商作为送货的凭证;

　　3、储运组将进货验收单的号码抄录在货品上,同时在订购单上填写进货验收单号码与收购日期;

　　4、储运组根据进货验收单检查及证明下列各项:

　　A．货品编号;

　　B．品名规格;

　　C．交货者名称;

　　D．交货数量;

　　E．实际接收数量;

　　F．收货日期。

　　5、储运组若发现送来的货品混有其它货品或其它特殊状况时,必须在进货验收单接收状况栏内写明,作为品质检验的参考;

　　6、储运组在进货验收单上填入必要并核章后进行货品质量检验工作;

　　7、验收注意事项:

　　A．货号;

　　B．品名;

　　C．规格;

　　D．数量、重量;

　　E．包装;

　　F．品质;

　　G．有效日期;

　　H．进价。

　　8、验收无误的商品,再由储运组以彩色笔将该货品的储位,于验收时书写于货品包装上,以便于存放定位;

　　9、储运组于验货时如有溢收数量,应通知采购部视实际情况是否补开<进货验收单>,否则拒收;

　　10、储运组应依据<进货验收单>,每日提出应交未交物品,供采购组跟催,次月5日前应提出超交、欠货资料,供采购、会计、管理部门参考;

　　11、储运组将交货实况填入<厂商资料卡>交货资料各栏后办理入库手续。如验收后发现不符所需,则通知厂商进行退货处理;

　　12、储运组核对货品数量与良品总数是否相符,于安排货品进入仓库后在进货验收单二至三联良品总数栏盖仓库接收章,再送至储运组主管处核章;

　　13、储运组主管核章后的进货验收单第三联自存,根据良品总数转存至电脑;

　　14、进货验收单第二联送会计作为付款的凭证。

　　(三) 返品作业制度

　　1、运输出货原则上不接受退货,惟下列状况可接受退货:

　　A．货品搬运中损坏;

　　B．品项错误;

　　C．瑕疵品回收;

　　D．延迟且逾时;

　　E．地点错误。

　　2、司机送货至门店时,如有上述情况,应将退回品项及原因记录于销货单上,经客户确认,于返回公司后,依据销货单上的记录制作销货退回单一式二联;

　　3、如客户事先通知货品退回,运输应制作销货退回单一式三联,交由司机至客户处办理退回。经双方签认后第三联交门店存查;

　　4、货品载运回公司后,司机与仓库收货人员确认退回的原因是否相符,并依状况判定为再入库、报废、退回厂商三类,经品质管理人员签认后,销货退回单第一联交运输部门,第二联自存;

　　5、对于必须接受的退货请求,应由营业部处理,并经签认后,始得接受退货。

　　(四) 报废作业制度

　　1、报废管理的目的是为有效地控制和计算原材料的成本;

　　2、报废的定义:

　　A．凡原材料无法继续使用或转作她用而必须丢弃;

　　B．凡正常加工工程中所丢弃的残物不应报废而属于损耗;

　　C．研发人员的正常研发所丢弃的残物料。

　　3、报废品的区分:

　　A．材料的品质验收未能落实或规格与实际需求不符,致使无法使用且不能退货者;

　　B．仓储人员保存不当,致使材料损坏无法使用者;

　　C．研发人员的研发停止,致使该批材料无法转作其它用途者;

　　D．因运送或搬运不当,造成材料破损污染而无法使用者;

　　E．原材料、成品过期而无法使用者。

　　4、报废品的处理:

　　A．报废品应存放于暂存区,以便随资料查询及更正;

　　B． 所需报废的货品应由权责单位于月底填写报废单一式二联。经与品质管理人员确认,并经经理核准后,会同会计部门进行清点,清点完毕,报废单第一联自存,第二联交会计;

　　C．经核准报废的货品由储运组统一销毁;

　　D．报废品若是原料,以采购时买进的价格计算,若是商品,则以出货价计算。

　　5、报废品处理的权限范围:

　　A．组长:99元以下;

　　B．课长(副):100—499元;

　　C．经理(副):500—999元;

　　D．副总经理:1000—4999元;

E．总经理:5000元以上。(联商网)

配送作业制度
　　(一) 仓储配送中心的目的

　　(1) 扮演着将货品从工厂及供应厂商处送交零售店的中介角色。

　　(2) 以品项齐全,大量采购方式,提供各连锁店多样、少量、高频率的配送服务。

　　(3) 担负了配送、仓储保管、装卸及标价、分装的工作。

　　(4) 提供高周转率的货品,同时也传递了货品资讯。

　　(5) 负责仓储、配送,若尚无配送条件,则仍由工厂直接配送。

　　(6) 对所配送的商品应有严格的品质控制,采取适当的商品保存方法。

　　(7) 商品采购人员负责进货量、询价、进价、卖价、特价设定、品项选择、货源寻找等工作。

　　(二) 配送中心设置规范

　　配送中心的设置原则上以车辆配送来回100公里,费时3.5小时为半径考虑。

　　1、仓储配送中心设置的地点考虑

　　(1) 交通便利(最好接近高速公路附近);

　　(2) 同时考虑仓储成本(买地或租地成本);

　　(3) 运输成本(配送范围);

　　(4) 未来扩建可能性(店的发展、商品集中率);

　　(5) 连锁店开拓的区域或扩展目标;

　　(6) 电力充分的工业区内。

　　2、设置规模

　　仓储配送中心的业务方向直接影响未来设置的规模,包含总配送点数、车辆类型、车辆数、仓储空间、车辆停放及回旋空间等,其影响因素有下列数项:

　　(1) 配送对象

　　A．本公司连锁体系;

　　B．未来其它品牌连锁体系;

　　C．其它品牌连锁体系;

　　D．其它类产品销售通道。

　　(2) 配送物品

　　A．连锁店物料;

　　B．其它可供进货的销售产品;

　　C．其它企业委托配送的商品。

　　(3) 货品、物料来源

　　A．批发商进货;

　　B．自行向国外进口。

　　(三) 储存空间规划要领

　　1、原则

　　(1) 仓储空间极大化(立体空间的应用);

　　(2) 入出月台的扩充性;

　　(3) 方便存储作业;

　　(4) 具有通风、光线、湿度、温度等保存商品的条件;

　　(5) 安全性的考虑(防水、防震、防火、防盗等);

　　(6) 减少装卸空间、增加储存空间;

　　(7) 易于先进先出的存取方式;

　　(8) 规格化、单元化;

　　(9) 储存区域要分大量储存区及小量储存区;

　　(10) 省力化、机械化、自动化的设计;

　　2、区域空间划分

　　(1) 商品储存区;

　　(2) 入、出库区(合格货区、待出区);

　　(3) 分装区;

　　(4) 返品区;

　　(5) 暂存区;

　　(6) 办公区;

　　(7) 厕所;

　　(8) 训练中心;

　　(9) 进口储存区。

　　3、入、出库区域采用共用式

　　(1) 优点

　　A．停车空间小;

　　B．验收或待出区空间可充分运用;

　　C．仓储空间可再扩大。

　　(2) 缺点

　　A．出货瓶颈较易发生;

　　B．入、出货货品保管较困难;

　　C．货品存取作业时间受影响。

　　4、地面高度采用平面式

　　(1) 优点

　　A．建筑费用便宜;

　　B．装卸货空间不受月台限制;

　　C．便于使用堆高机。

　　(2) 缺点

　　A．装卸效率低;

　　B．省力差;

　　C．防水性能较差;

　　D．货品及车辆管理界限不分明。

　　5、储区、储位安排

　　(1) 商品储存区分为大量储存区及小量储存区;

　　(2) 大量储存区储存畅销品或整箱销售的商品,以栈板堆高方式或一栈板架的方式储存商品;

　　(3) 小量储存区储存小量零星出货的商品,以流动料架或一般货品架来储存商品;

　　(4) 在大量储存区内另规划特价区、进货暂存区、进口品暂存区等以安置大量进货的货品或尚未归位的新商品;

　　(5) 商品储存的区域依照下列原则确定:

　　A．流动性(畅销性);

　　B．厂商类别;

　　C．近似性;

　　D．体积大小、重量;

　　E．特性(如易窃、易燃、易腐、一般等)。

　　(6) 流动性高的、体积大而重的物品尽量移至待出区附近,以方便检货作业;

　　(7) 体积太小、不易保管或容易失窃的物品,以特殊的储柜架储存,并放置在储运办公区的附近,以便于保管;

　　(8) 在大量储存区的栈板架上,第一、二层货品供整箱配货之用,第三层以上的货品作存补货之用。(联商网)
　　配送管理制度
　　1、拣货作业管理

　　(1) 库务依据商品拣货汇总表于储区进行拣货作业;

　　(2) 依区域路线,将多张销货单依商品类别将数量加总后进行拣取;

　　(3) 依总数拣取后,将货品依门店及配送远近原则分货至待出区准备出货;

　　(4) 分货时,店名应标示清楚;

　　(5) 以先进先出方式拣货;

　　(6) 库务于销货单上签名后,再由司机签名后放行;

　　(7) 拣货及销货单由司机携出作为出货凭证,商品拣货汇总表由库务人员存栏,作为出货依据。

　　2、交货装运规定

　　(1) 配货时要注意商品包装是否完好;

　　(2) 出车时1人1车,固定司机驾驶固定车辆,但路线可依组长安排轮流变动;

　　(3) 司机人员出车时,要随车填写车辆日报表;

　　(4) 装货上车前,应由仓储人员与司机共同会点无误后放行;

　　(5) 卸货后单品逐项点交后,由门店签收;

　　(6) 若发生错误时,由运输人员全权负责,并于下次送货时补送所需的货品。

　　3、紧急配送作业

　　(1) 如遇连锁店紧急订货时,如属小量订货,由营业部协调临近门店进行调拨;如无法调拨或需求量大时,由仓储科协调司机进行配送。

　　(2) 紧急配送酌收运费。

　　4、配送车队规划

　　(1) 货品的配送原则上由公司车辆进行;

　　(2) 为考虑经营效率,车队可考虑下列组合。

　　A． 公司车公司人:

　　优点:配送品质易掌握;短期成本低;能树立企业形象;可配合公司政策。

　　缺点:长期的粗重工作难接受;长期成本高,风险大;车辆损耗大。

　　说明:有助于公司发展整体物流体系。

　　B． 签约人签约车:

　　优点:风险转嫁;配送效率高,可接受较高难度的工作;车辆维修较佳。

　　缺点:配送品质较难控制;易生危机;管理成本较高。

　　说明:专注公司发展,配送委由专业运输人员执行。

　　C． 公司车签约人:

　　优点:可部分转嫁风险;配送效率高,可接受较高难度的工作;车辆使用较小心;不影响企业形象。

　　缺点:配送品质较难控制;易生危机。

　　说明:解决人力资源不足的现象。

　　D． 签约车公司人:

　　优点:机动性高,可适时调整公司的配送能力;减少车辆的维修保养成本。

　　缺点:临时性的车辆不容易取得。

　　说明:因季节性或偶发性原因使运量突增。

　　5、配送路线规划

　　(1) 路线由组长每日出货时安排。

　　(2) 路线要作成路线网,才能掌握每条路线的安排是否恰当,新增的连锁店加入时,也能安排妥当。

　　(3) 原则上每条路线所跑的距离应尽量相近,以提高服务效率。

　　6、空篮回收

　　(1) 司机于销货单上记载出货及应回收的空篮数,并将每天进出的篮数依据店别登记于空篮使用统计表。

　　(2) 回收前次送出的篮数时,若回收篮数不正确,即于回收时说明原因,若是遗失,须由门店赔偿,空篮禁止借用。

　　7、库存管理

　　(1) 每一单品引进后,须由仓储人员设立存货卡。目的在于记录该货品的储位、大小、特性、供应厂商、每批采购量等;

　　(2) 存量管理标准如下:

　　A． 安全存量=3天*每日出货量;

　　B． 最高存量=(9天*每日出货量)+安全存量;

　　C． 最低存量=请购量=(领先时间*每日出货量)+安全存量;

　　D． 请购量=最高存量—安全存量。

　　(3) 货品入库,有效日期以不超过原出厂日期1/2为原则(例外者,由采购人员检定通知);

　　(4) 储存区的货品, 在进货时,用有颜色的笔在纸箱上标记,而每个月使用颜色不同的色笔,以利检货人员迅速辨认,并做到先进先出;

　　(5) 货品进仓即应定位,并于各储位设立看板,将货品的名称或代号标明,以利寻找与归位;

　　(6) 每日对存货做盘点,未来货品增加时,可分区盘查;

　　(7) 储区内应限定仓储人员出入,以确保管理,并作好整理整顿,保持清洁及设备、货品定位;

　　(8) 商品保存检核重点:

　　A． 温度、湿度控制;

　　B． 通风良好;

　　C． 防漏、排水;

　　D． 防鼠、防虫害;

　　E． 重的货品尽量放置在低处;

　　F． 栈板台上货品高度及重量要符合规定;

　　G． 以胶带网住货品,以保持安稳性。(联商网)