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公司行政管理制度范文)

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2020年4月19日
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金晖公司行政管理制度

盛勤管理咨询

目 录
第一章 办公用品管理制度 1
第二章 保密管理制度 2
第三章 公文管理制度 8
第四章 公司重要工作事项督办制度 11
第五章 通讯管理制度 12
第六章 车辆管理规定 13
第七章 办公秩序管理制度 16
第八章 文印、传真服务管理规定 18
第九章 食堂管理制度 19
第十章 印鉴管理制度 20
第十一章 员工纠纷处理制度 22
第十二章 限时复命制度 22
第十三章 会议管理制度 24
第十四章 会议室使用管理规定 27
第十五章 合理化建议管理制度 28
第十六章 法律事务管理办法 29

第一章 办公用品管理制度
第一条 本制度所称办公用品分为消耗类、管理类和财产类三种。
（一） 消耗类:铅笔、胶水、订书钉、回形针、大头针、图钉、橡皮擦、笔记本、复写纸、标签、口取纸、记事贴、信纸、圆珠笔芯、夹子等。
（二） 管理类:剪刀、订书机、打孔机、钢笔、尺子等。
（三） 财产类:桌椅、公文柜、电话机、复印机、传真机、投影仪、打印机、电脑等。
第二条 消耗类办公用品由办公室制订出统一的名录和发放标准。按照标准于每月的10日前以部门为单位定额发放。
第三条 管理类办公用品如有故障或损坏,应以旧品换新品,如有遗失应由个人或部门赔偿或自购。
第四条 新进人员到职时,根据其所在岗位的标准,由办公室以部门为单位向新员工发放消耗类办公用品。人员离职时,必须将剩余的办公用品全部交回办公室。
第五条 对于财产类办公用品,办公室每年12月底前需办理财产盘点一次,并与财务部核对财产数量。
第六条 已不具备使用价值的财产类办公用品要办理转让或报废手续,并报财务部作帐务处理。
第七条 各项财产的使用说明书、产品质保书等资料交由办公室统一保管,各部门需要使用时,尽量以复印件代替。
第八条 各使用部门对所使用及保管的财产需定期保养及小心使用,财产发生损害时,需负损害责任。
第九条 严禁员工将公司办公用品取回家私用,一经发现则按购买价格的2倍赔偿。
第十条 负责购买、保管办公用品的人员要做到办公用品的品种、数量、质量符合要求,同时建立账本、严格执行出入库手续,出库时由领取人员签字。
第十一条 公司办公用品的采购工作由办公室制定计划、公司供应部统一办理。
第十二条 统一采购业务范围:办公事务用品及办公日常见品、表单印制。
第十三条 统一采购工作流程:
（一） 各部(室)于每月25日前提出下月办公用品需求计划单送办公室。
（二） 办公室依据各部(室)月度需求计划、参考现有存量及每月平均使用量,制订办公用品购买计划。
（三） 将制订好的购买计划交由供应部采购。
（四） 采购的办公用品经验收入库后,交使用部门使用及管理。
第十四条 其它采购应注意事项:
（一） 在确保质量的前提下,尽量降低采购成本。
（二） 对办公用品的用量进行科学统计,并据此制定采购计划。
（三） 采购办公用品时应注意售后服务的质量及供应商的信用。
第二章 保密管理制度
为维护公司合法权益、保守公司秘密,现根据金晖公司的实际情况,特制定本制度。
第一条 公司保密制度由办公室负责制订、修改、贯彻执行与监督实施。
第二条 全体员工要提高保密意识
公司的保密制度关系到金晖公司的生存和发展,公司全体员工都有保守公司机密的责任和义务,全体员工特别是管理人员更要充分认识到保守公司机密的必要性和重要性,增强保密法制观念,加强保密意识,确保金晖公司的秘密不被泄露。
第三条 保密工作的组织机构及职能
保密工作由金晖公司办公室负责管理及监督检查,具体职责包括:制定和完善保密管理制度,准确确定密级,加强保密工作法制教育,检查保密情况,提议处罚违反保密制度的行为,协助公司领导对保密工作的奖惩做出裁决。
第四条 公司机密的级别分类及范围
公司的机密按密级的由低到高分为”秘密”、”机密”和”绝密”(特级机密)三种。
（一） ”秘密”:
”秘密”是指公司的初级机密信息,对外泄露会使公司的利益受到损害。”秘密”包括:
1. 生产技术方面
（1） 原辅材料供应商的名录和档案;(公开与不公开)
（2） 机械设备的参数与资料;
（3） 产品质量标准(指企业的执行细则部分,国家标准不在秘密范围内);
（4） 辅助原材料的品种与要求;
（5） 产量;
（6） 制造成本;
（7） 质量信息(含过程产品和成品的检验报告单等);
（8） 技术性的资料、图纸、照片。
2. 营销方面
（1） 经销商名录与概况;
（2） 市场行情、各经销单位的销售政策。
3. 财务方面
（1） 财务的原始数据与原始凭证;
（2） 财务基本状况(成本费用、应收应付款等);
（3） 财务相关信息;
（4） 经营分析。
4. 发展项目方面
（1） 产品改良计划;
（2） 暂不宜公开的发展项目。
5. 行政事务及其它
（1） 不宜公开的重大事故(事件);
（2） 不宜公开的董事会或公司的会议决策和部署;
（3） 管理的制度、政策和方案;
（4） 尚未公布的通报、人事任免、奖励方案及调资方案;
（5） 经济合同;
（6） 结案前的案件;
（7） 结案前的知识产权被侵权信息;
（8） 应予保密或暂应保密的有关事件和信息。
（二） ”机密”:
”机密”是指公司重要的机密信息,”机密”的泄露会使公司的权益和利益受到严重的损害。”机密”包括:
1. 生产技术方面
（1） 工艺流程及主要机械设备信息;
（2） 技术指标及标准;
（3） 工艺技术的文件资料、图纸和照片;
（4） 重要质量信息(含不合格的产品检验报告和质量事故记录等)。
2. 营销方面
（1） 销售政策,营销业务谈判中公司尚未公布的意向、方案、策略;
（2） 总体及个体的销售量(销售报表);
（3） 市场信息反馈的产品信息、市场覆盖率、竞争对手信息等;
（4） 广告的媒体投放计划(包括媒体选择、费用、时间等);
（5） 实施结束前的营销战略、经营方向、经营规划、策略、措施。
3. 财务方面
（1） 财务预决算报告及各类财务报表、统计报表;
（2） 财务状况(资产、负债、盈亏等);
（3） 重要的财务信息(财税、债务等相关信息)。
4. 发展项目方面
（1） 产品开发项目及其状况(投产前);
（2） 产品改良的具体措施;
（3） 金晖公司产品发展战略和策略。
5. 行政事务及其它
（1） 不应公开的重大事故(事件);
（2） 人事档案;
（3） 应保密的重大决策和部署;
（4） 计算机上含有公司密级的资源信息、数据库以及其它的记录介质(磁带、软盘、优盘、硬盘、光盘等);
（5） 法律事务的行动方案和安排;
（6） 应予保密或暂应保密的其它事件和信息;
（7） 金晖公司及其关联公司的经营管理资料,属于金晖公司内部掌握的合同、协议、报表及财务资料、信息。
（三） ”绝密”:
”绝密”是公司最重要的机密信息,”绝密”的泄露会给公司造成不可估量的损失。”绝密”包括:
1. 公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资料;
2. 产品的配方与生产工艺;
3. 公司确定为”绝密”的事件、信息;
4. 公司确定为”绝密”的决策、策略及其实施方案;
5. 公司财务保险柜密码、计算机密码。
第五条 保密管理原则
（一） ”秘密”管理原则:
1. ”秘密”的信息原则上不能对公司外界公开,确因工作和业务需要公开的,应尽量控制公开秘密的数量,或缩小传播的范围。
2. 需要公开”秘密”的,由办公室的领导进行审核把关并签字确认。
（二） ”机密”管理原则:
1. ”机密”的信息一律不得对公司外界公开,确因工作和业务需要公开的,应严格控制所公开”机密”的数量,可不公开的部分一律不得公开,而且要减小传播的范围。掌握机密的外界人员要确实保守”机密”。
2. 需要公开机密的,由总经理进行审核把关并签字确认。
（三） ”绝密”管理原则:
1. ”绝密”的知情对象的范围由公司董事会决定。
2. 不属于”绝密”的知情对象需要了解绝密的,由董事长审批。
3. 产品配方的知情人员仅限于相关技术人员、董事长、总经理以及分管副总经理。其它人员因工作需要了解配方的,一律要经董事长审批。
（四） 公司的保密工作,实行”在确保机密内容安全的前提下,尽量保证工作顺畅”的方针。
第六条 保密管理规定
（一） 保密资料在记录、拟稿、讨论、修改、计算、存储、印制、传递等过程中,各相关负责人要严加保密,不得使保密信息泄露。无特殊情况时,不得拿到公司外从事印制和传递工作。当确实需要外出印刷和复印时,必须经过各相关负责人按管理原则把关签字,并到指定的地点承印。打印、印刷或复印秘密文件过程中形成的蜡纸、清样、废件等必须及时销毁,不得随意丢弃。
（二） ”绝密”信息在记录、拟稿、讨论、修改、计算、存储、印制和传递等过程中,要由公司指定专人负责,尽量减少中间环节。未经董事长审批的绝密资料,不得拿出公司印制和传递。绝密资料传递时必须封存,并直接交收件人签收。
（三） 所有保密资料应尽量减少复制。秘密资料的复制(含打印和摘抄,下同)由办公室管理,机密资料的复制由办公室从严把关,绝密资料原则上不允许复制,在特殊情况下确实需要复制时,要报经董事长审批核准。
（四） 所有保密资料的传递均应减少环节,移交时要有双方的签字确认。”秘密”、”机密”和”绝密”资料均要在封面的上方标注相应的密级字样。
（五） 发放到个人的保密资料由个人负责保管,发放给单位的由单位负责人或其授权人保管。存放机密级和绝密级的保密资料的文件柜必须上锁以妥善保管。
（六） 需要在单位内传阅的保密文件资料,必须保守秘密,并履行有效的签名传递手续。
（七） 失去保存价值的保密资料和公司办公用的一切废纸均不得出卖或丢弃,必须销毁。机密级资料的销毁应有两人以上参加,并签订销毁手续。
（八） 掌握保密材料的人员辞职或岗位变动时,要将保密材料向所在部门的直接领导移交,办公室负责监交工作。对于其岗位变动后依然需要的保密资料,可由其继续保管。
（九） 计算机的信息和软件的保密管理由计算机负责人负责。
（十） 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场合谈论公司秘密,不准经过其它方式传递公司秘密。
（十一） 对秘密事项要做到:不议论,不打听,不传播。
第七条 保密管理措施
（一） 属于密级内容的会议和其它活动,主办部门应采取下列保密措施:
1. 选择具备保密条件的会议场所;
2. 根据需要,限定参加会议人员的范围;
3. 凡规定不准记录的会议内容,与会人员不得记录;
4. 确定会议内容是否传达以及传达的准确范围。
（二） 对金晖公司的经营与技术信息要加强内控:
1. 与用户或外商谈判时,不在不利于我方保密的场所进行,不透露金晖公司商业机密及我方内部的计划、对策、经营方案、补贴、盈亏,以及进出口商品的价格底盘、库存、商品换汇成本和资金状况等信息;
2. 不在通信、电话、电报、传真、电子邮件等方面涉及金晖公司商业机密;
3. 涉及科研,生产等方面的报道,未经总经理同意,不得在报刊、广播、电视、录像等媒体上进行宣传报道;
4. 在国内因公携带文件外出的人员,要时刻注意所带文件的安全,严防被窃。开会所带的密级会议文件,会后应立即交机要员登记保存,不得留作私用;
5. 不该说的机密信息绝对不说,不该看的机密信息绝对不看,不该问的机密信息绝对不问;不在公共场所和子女、亲属之间谈论机密信息,不在非保密本上记录机密信息。
（三） 加强对电脑、复印机、传真机、通讯工具等设备的使用和管理:
1. 电脑、复印机、传真机实行专人管理和操作,未经部门领导批准严禁她人(包括其它部门人员)使用;
2. 文件的打印、复印要经办公室主任审批后进行,并严格控制文件发放的份数;
3. 需要发出的传真文件要经办公室主任审核后交由专人办理,并进行发文登记;
4. 严禁使用通讯工具在不利于保密的场合与条件下谈论公司秘密;
5. 加强保密设施建设,凡涉及机密文件保管的部门,防盗门、防盗窗、铁柜要齐全、牢固,钥匙由专人保管,不得借给她人。
第八条 泄密违规处罚
（一） 出现下列情况之一者,给予责任人警告或通报批评,并扣发工资100——500元:
1. 泄露公司机密信息,尚未造成严重后果与经济损失的;
2. 己泄露公司秘密,但尚能及时向公司汇报并果断采取补救措施,并未造成公司经济损失的。
（二） 出现下列情况之一者,予以辞退并赔偿经济损失,情节严重的提请司法部门追究法律责任;
1. 故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或公司重大经济损失的;
2. 营私舞弊,为她人(或其它公司)窃取、刺探、收买与违规提供公司秘密的;
3. 利用职权强制她人违反保密规定的。
（三） 如违反本保密管理制度,根据情节轻重和责任大小,对责任人进行相应的处罚。
第三章 公文管理制度
第一条 金晖公司的公文是传达、贯彻上级批示精神,请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。金晖公司的公文实行统一管理。公文的管理要做到规范,准确、及时、安全。
第二条 公文的范围
本制度所指公文包括:报告、请示、函、决定、通知、通报、批复、会议纪要、计划、规划、制度、章程等正式文件。
第三条 各部室、各单位及各有关人员,对公文中涉及本公司应保密的事项必须严守机密,不准随便向她人泄露。
第四条 公文的保密等级分为秘密、机密、绝密三种,其它为一般文件。绝密、机密文件的打印一定要用专用存储器。(详见第二章保密制度)
第五条 公司发文的程序为,拟稿、审核(部门领导)签发(公司领导),打印、发文、催办、立卷、归档。
第六条 公文格式
（一） 外观形式:公文用纸一般采用金晖公司VI设计的专用信纸,公文行间距为1．5倍行距;标题字体为标准三号加粗宋体,位置居中;其余文字字体为标准小四号宋体。
（二） 公文文号:公文文号形式为”金晖О字(△△△△)××号”,”О”为”管”、”产”或”人”等,‘”△△△△”为发文年份,”××”为文件号,如”金晖管字( )01号”。字体一般采用标准小四号加粗宋体。
（三） 公文标题:公文标题一般包括3项:发文机关名称+主要内容+文件种类,标题中除了法规、规章的名称加书名号外,一般不用标点符号。
（四） 内在结构:正式公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号,标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
（五） 文字表述:
1． 结构层次序数,第一层为”一、”,第二层为”(一)”,第三层为”1．”,第四层为”(1)”;第五层为”①”。序数可跳跃排列,如第一层为”一”,第二层为” 1．”;但不可颠倒排列。
2． 公文中的数字应当使用阿拉伯数字(部分表示结构层次的序数词、词组、惯用语、缩略语等除外)。成文时间统一使用阿拉伯数字表示。
3． 除特定词语外,一般不使用英文字母或英文。
（六） 装订要求:装订位置定于文件左侧,与上边界、下边界的距离是纸张总长度的1／4。
第七条 公文处理程序
（一） 发文处理程序
1． 对于公司的文件,除专业性或部门性文件外,均由办公室统一起草拟文,并经过该文件的负责人审阅、修改并签字核准后,由办公室进行统一编注文号并复印。
2． 公司文件的传递由办公室秘书处理,并负责登记和填制发文程序卡。发文程序卡的内容包括:文件快慢等级、机密程度、主办单位、拟稿人、核稿人、审查人、签发人、文件号、文件标题、报送与抄送机关(个人)、下发机关、印数、拟稿日期等。
3． 以金晖公司的名义发文,必须送一份文件原件并附上发文程序卡交办公室秘书存档。
4． 实行传阅人签收制度,常规性文件直送领导传阅,非常规文件可视情况请公司领导或办公室主任提出传阅意见后办理。
（二） 收文处理程序:
1． 所有针对公司的来文(包括传真件)均由办公室统一进行接收、分类和传递。
2． 对来文必须进行登记。登记内容包括:收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、分发部门及领导批示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号等。在收文登记的同时,应在文件右上角加盖有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章,并注明文件的办理时效。
3． 相关部门对来文进行拟办或承办时,要在职责范围内的按以下时效办理:
（1） 特急件应随收随办,在当时或当天办理完毕;
（2） 急件仅次于特急件的办理时限,亦应随收随办,最迟以不超过3个工作日为限;
（3） 有关制度已有明确时效规定的按时效要求办理,未明确规定办理时限的一般公文,最迟以不超过7个工作日为限。
（4） 属阶段性工作的,按具体要求办理完毕。
4． 办公室要根据公文办理的时限,对承办部门的公文处理工作进行催办和查办,防止漏办和延误。
（三） 存档
1． 公文办理完毕后,承办人员应当根据文书立卷的要求,将有查考价值的公文原稿和有关材料整理好,进行清理立卷。对于应当存档的公文,个人不得私自保存。
2． 保存的档案必须按照档案管理的有关规定存档。
3． 存档应遵循一式一份的原则,避免重复。
4． 在存文件及档案每年清点及整理一次,由办公室根据公司决定组织操作。
（四） 销毁
凡是没有查考和存档价值的公文,要经过严格的筛选和鉴别,列出清单,经主管领导人批准后,进行销毁。销毁文件必须确保不漏销、不丢失、不泄密。
第四章 公司重要工作事项督办制度
第一条 公司内部重要工作事项的督办工作,由办公室负责,必要时由公司领导特别指定部门或负责人承担。
第二条 列入督办范围的工作事项主要包括:
（一） 管理委员会的会议、公司领导主持召开专题办公会议决定的重要事项;
（二） 公司发文下达的重要工作事项;
（三） 公司领导在文件、报告上批示办理的重要工作事项;
（四） 政府的相关职能机关与部门下达的重要工作事项;
（五） 公司领导指示的其它督办事项。
第三条 程序和要求
（一） 办公室根据会议纪要、文件及领导批示等,就其中需要列入督办范围的工作事项填写”工作事项督办单”,主要内容包括承办部门或承办责任人、工作内容、时限要求等。
（二） 承办部门(或责任人)报送”工作事项督办单”。承办部门(或责任人)完成工作事项后,在工作任务单上填写工作结果及完成时间等。由部门负责人(或责任人)签名后,连同工作结果报告和有关材料送办公室。工作结果需要送呈公司领导阅批的由办公室转呈。
（三） 工作事项办理期间的查询和催问。办公室根据已下达的”工作事项督办单”的底单,在工作事项办理期间,能够对承办部门(或责任人)的工作进展进行口头或书面查询。
（四） ”工作事项督办单”经公司领导审阅并批示后作为工作记录保存,并成为年底工作考察的依据之一。
第五章 通讯管理制度
第一条 为保证电话的正常使用并节约费用,特制订本规定。电话使用的日常管理工作,由办公室负责。
第二条 除董事长、总经理、各个主管副总、财务部的办公室和职能部门各设直拨外线电话一部外,其余各部门安装的均为内部电话,以方便进行费用的管理。
第三条 传真机电话由办公室文秘人员使用,主要用于公司收发传真,公司员工未经领导批准不得使用,如被发现,分别情况对管理人员、使用者进行处罚。
第四条 每月底由办公室负责打出当月电话费清单,若发现员工拨打私人国内长途电话的,罚款50元,私挂香港、澳门的罚款100元,私挂国际长途电话的,罚款500元,并由本人负责缴纳所打电话的费用。
第五条 办公电话管理规定
（一） 为有效解决和控制电话费用开支过大、浪费现象严重的问题,特采取以下措施:
（1） 保留各职能部门1台直拔外线,开通国内长途服务功能,取消各部门分机拨打国内长途功能,仅开通市内电话服务功能。
（2） 将各部门打长途电话和上网的管理权限下放到各职能部门管理,实行对长话、上网进行限时限量管理,执行长话、传真和上网须经部门领导审批、登记制度,若部门领导不在, 办公室对公司办公电话的管理负有行政管理职责和权力,办公室每月5日前打印话费单据进行检查,对有疑问的电话办公室有权要求部门领导做出书面解释,经查实,如属私人长话要求部门领导追查当事人责任,并要求当事人做出赔偿。办公室有权监督执行并视情况予以通报;办公室有权随时检查各部门上网内容,若发现上网浏览与本公司本部门业务无关的信息,不但要处罚当事人,而且同时追究部门领导的领导责任。
（二） 公司的上网一律用宽带上网,若无特别需要,不允许占用外线电话拨号上网。
第六条 通讯费用定额
（一） 通讯费根据定额凭正式发票报销。超出定额部分由个人自行负担。移动电话、住宅电话合并定额,但必须在公司内登记,以便凭号报销及公司与个人的联系。定额标准如下:
1． 董事长月费用定额为3000元;
2． 总经理月费用定额为1000元;
3． 副总经理、财务总监月费用定额为400元;
4． 销售部部长月费用定额为1800元,铁运科科长月费用定额为800元;
5． 供应部长月费用定额为900元,原煤采购员月费用定额为300元;
6． 办公室主任月费用定额为250元;
7． 其它部门的负责人视工作需要情况月费用定额100元至300元不等。
（二） 身兼多职的员工,其通讯费用定额按在最高费用定额基础上加兼职岗位定额×20%计算。
（三） 因办理特殊业务导致通讯费超出定额标准的,经公司领导同意后可对其当月话费定额作适当调整。
第七条 公司各管理人员必须保证工作时间以外的其它时间内联络畅通,即关掉手机后,公司能够经过寻呼机或住宅电话取得联系。
第六章 车辆管理规定
第一条 为保证车辆的充分合理地使用,维持车辆完好的车况与行驶状态,最大限度的节约费用,特制订本制度。
第二条 车辆划归公司各部门管理、调度,办公室主任统一协调管理。用车人需向本部门负责人或者车队调度提出申请,由部门负责人或车队调度安排车辆,向出勤车辆的司机发放”派车单”。
第三条 车辆一般不得在外过夜,特殊情况须提前报与部门负责人同意许可。
第四条 司机须遵守交通规则、谨慎驾驶、爱惜车辆并负责车辆的日常维护保养,因个人原因造成车辆损坏视情况由司机承担损失。
第五条 除公司领导外,其它人员不配备专用车辆,任何人不得以任何理由独自占有、使用车辆。
第六条 公司分配到各部门的车辆实行费用包干制,由办公室会同财务部对分配到各部门车辆发生的除驾驶员工资外的所有费用额定标准,每月进行一次结算,结余部分转入下月费用,超支部分从下月弥补或扣减部门的浮动工资总额,每年年终进行一次兑现,将结余部分的50%以现金的形式发放给该部门,将超支部分从该部门的浮动岗位工资总额或者年终奖金中扣减。
第七条 由办公室车队调度签发的派车单,应根据其额定行驶里程增加所派车辆的费用指标。
第八条 对波动较大的燃油费用,能够采用计划价格对费用进行核算。
第九条 车辆的维护与保养:
（一） 办公室主任负责建立并管理车辆档案,连同部门负责人定期检查车辆的维修与保养情况、车辆各项手续的办理情况、事故处理及安全管理情况等。
（二） 对车辆维护与保养的具体要求:
1. 驾驶员每次出车前必须对车辆完成如下检查:
检查轮胎的气压(含备胎),确保在车辆规定的压力范围内;
检查车辆的燃油情况,当不足三分之一时,应及时添加燃油。(在气候炎热的季节,最好使燃油液位始终保持在油箱液位的三分之一以上);
检查车辆的机油、冷却液、风窗洗涤液、蓄电池电解液(非免维护型)、制动油及
转向助力油等油液的液位,发现有不足的,必须于出车前补足并排除可能存在的漏液故障;
上车检查车辆的灯光、喇叭,控制与制动系统是否正常,有故障立即排除;
2. 车辆的定期保养与维护:
所有的车辆每5000公里必须进行一次保养,保养的项目包括:
（1） 更换车辆的机油、机油滤芯和空气滤芯。汽油滤芯视情况每30000公里至少更换一次;
（2） 检查蓄电池的触点是否干净清洁,同时检查蓄电池的电压是否在11.5伏以上;
（3） 检查前后轮的制动效果,每50000公里内更换前轮制动摩擦片,每80000公里内更换后轮制动摩擦片(具体的更换时机视车辆的具体使用情况来定);
（4） 检查车辆轮胎的磨损状况(含备胎)。每30000公里将车辆的轮胎前后对角交换位置,以便使轮胎的磨损相对均匀。一经发现磨损过度,应立即更换;车辆的轮胎在100000公里内应进行更换,以确保安全。
（5） 检查车辆的灯光与控制系统,有故障必须及时排除。
（三） 车辆的维修:
1． 本公司的小车必须在公司指定的维修站维修。未经允许私自在指定维修点以外修理的车辆,产生的所有费用公司一律不予报销。
2． 所有需维修的车辆,提出维修项目后,应由车辆管理负责人先查明项目、原因、责任,系驾驶员本人人为造成的机件损坏,由本人承担修理费总价的20%,并在记事栏中予以登记,作为年终考核的依据之一。
3． 所有需维修的车辆,必须经公司管理车辆负责人批准,在公司车队办理派修单手续后方可修理,不持公司派修单进行修理的车辆,公司一律不予结算。
4． 车辆能自行修理的一律由驾驶员在公司内部自行修理保养,机油和三滤(机油滤芯、空气滤芯、汽油滤芯)一律在公司自行更换。
5． 对于在修理过程中需更换配件的车辆,一律经车队调度批准后,再由司机进行修理。
6． 车队调度每星期例行检查一次车辆的基本状况。
7． 修车由办公室统一负责,须到公司指定的修理厂维修,车辆大修应列计划,报总经理批准;
第十条 燃油的管理
（一） 燃油的标准:
1． 电喷发动机车辆一律添加93号无铅汽油,化油器车辆一律添加90号无铅汽油;
2． 不经过批准,所有车辆不得私自向油箱中添加任何添加剂。
（二） 车辆加油管理
1. 公司所有车辆在指定的加油站,凭内部加油本和相配套的登记卡加油。
2. 因公外出时如果需要在外地加油,必须按规定的燃油种类增加,并妥善保存票据,经车队的主管领导审核签字后方可报销。
3. 所有的司机均要树立节约用油的意识,努力将油耗控制在规定指标内,不得随意超标。
4. 坚决杜绝任何人使用公司的加油本给其它车辆加油,坚决杜绝任何人从车辆的油箱中向外抽油。如若发现,按油价的5倍进行惩处。
第十一条 驾驶员管理制度
（一） 驾驶员行为准则
1. 所有车辆的驾驶员,每星期至少自己动手从内到外彻底清洗一次车辆,做到车内车外时刻保持干净清洁。
2. 车辆停放,不论在任何地方,都应当在指定的范围内整齐停放,不得乱停乱放,如造成罚款,由驾驶员本人自负。
3. 所有驾驶员要树立高度的责任感 ,要爱惜车辆,停放车辆要注意安全,采取严密防盗措施。如发生车辆丢失事故,经办公室认定驾驶员没有违反公司规定的,扣除驾驶员半年浮动岗位工资;经办公室认定违反公司有关规定的、扣除驾驶员全年浮动岗位工资及年度奖金。
4. 凡超速、超载及其它违犯交通规则的一切罚款均由驾驶员自行负责。
5. 本车驾驶员如把车随便交由她人驾驶,发生违规损坏的,造成的罚款或维修费用全部由本车驾驶员负责。
6. 因司机本人操作不当而发生车祸时,驾驶员应负主要责任。
(二)驾驶员的工资与补助
1. 新增驾驶员驾龄应在3年以上并经过考试后方可录用,新增驾驶员试用期规定为二个月,试用期满后合格者正式录用;
2. 司机外出时一般不允许住宿,如有特殊情况,经领导批准后方可入住,住宿标准按公司标准执行。
第七章 办公秩序管理制度
为规范金晖公司员工的办公行为,保持良好的工作环境,提高工作质量和效率,特制订本规定。
第一条 办公纪律:
1. 保持办公场所安静,不得干扰和影响她人办公。严禁在办公时间内闲聊或高声喧哗,对于工作中必要的交流应以简短、明了为原则。
2. 如遇重要电话,而领导不在时,应认真做好记录,确保转达时准确、无误;而且严格遵守保密原则。
3. 不得利用上班时间看与业务无关的书报杂志。
4. 上班时间不得干私活,不得随便离、窜岗,不得聚众聊天。外出办事需事先向部门领导报告,并遵守考勤纪律。
5. 接听电话应使用普通话问答:”您好,金晖公司,请问您找哪位?”
6. 严禁利用公司电话作私人长途通讯。员工打电话,用语应尽量简洁、明确,长话短说,以减少通话时间,节约电话费用。
7. 与外来人员交谈时,应确保不泄漏金晖公司商业机密,同时要注意对外的宣传口径与公司的要求保持一致。
8. 下班离开办公室时,必须关好门、窗以及电灯、空调、电脑等所有的电器设备。
第二条 物品摆放:
1. 办公物品摆放遵循有序、整齐、美观的原则。
2. 与业务无关的书籍不得拿到办公场所摆放。
3. 办公椅必须与办公桌对号摆放。人离开座位时,椅子要归位放好,以保持办公室的协调、整齐、美观。
4. 所有的公有办公财产必须造册登记,由使用部门妥善保管,并明确维护责任人。
5. 所有的文字材料、报表必须分门别类摆放,机密文件资料要妥善保管,人离开时,不许遗留在办公桌上或其它公共地方。过期无用的资料必须及时清理和处理,以免泄漏公司机密。
第三条 环境卫生:
1. 必须保持本部门环境卫生,各部(室)每天早上下班时利用5－10分钟进行一次清理和清扫,每周六下午下班前30分钟前进行卫生大清理。
2. 保持办公室桌面、地面、玻璃干净,在办公场所严禁随地吐痰、倒废水和乱扔纸屑杂物,所有废弃物均要丢在垃圾桶或指定地点。
3. 搞好本办公区内绿化养护工作,花盆内不能有烟头、茶叶、败叶等杂物,叶面要保持干净无明显灰尘。
4. 严禁在非单人办公室及公共区域吸烟。
第四条 仪表仪容:
1. 在上班时间应注意仪表仪容,衣着得体、大方、整洁。
2. 上班应注意将头发梳理整齐,男职员发不过耳,并一般不留胡子;女职员上班不提倡化浓妆,饰物佩戴得当。
3. 必须佩戴员工工作牌,并佩戴在左胸上方的位置上。
第五条 接待礼仪:
1. 注意金晖公司整体形象,待人接物不卑不亢,有礼有节。
2. 见面或办公要使用礼貌用语,如”您好”、”请”、”谢谢”、”对不起”、”不用客气”、”早上好”、”下午好”等。
3. 接待来访客人时要说:”您好!欢迎光临”,并主动询问:”有什么需要我帮助”,然后根据客人的要求安排接见或指引,如需来访客人等候,要请坐、上茶。
4. 应在电话铃声响五声之内接听,电话的主人不在位时其它人应就近接听。
5. 接到来电必须首先说:”您好!金晖公司”。
6. 通话结束,在放电话前必须说:”再见”。等对方先挂断电话后,才挂电话,任何时候均不得用力掷听筒。
第八章 文印、传真服务管理规定
为了更好地提供文印传真服务,确保设备的正常运转,减少损耗,节约费用。根据公司实际情况,制订如下管理规定:
第一条 金晖公司现有的复印机和传真机为共用办公设备,统一放置于文印室并由办公室人员负责管理和操作,其它人员未经许可不得私自操作使用。如因违反本条款造成设备损坏的,当事人全额负担修理费用。
第二条 对配有传真机的部门原则上不再为其提供公司的共用的传真机服务。
第三条 复印机、传真机的日常管理和维护由办公室设专人负责,专业维护由办公室根据具体情况请有关专业公司维护。
第四条 复制文件或档案,必须经过办公室主任或办公室秘书(视文件级别而定)批准,办公室秘书按所批份数复制,办公室秘书需登记姓名、用途、份数及其它有关说明,做到每份复制件去向明确可查。
第五条 文印、传真费用全部归入办公室部门费用,办公室的年度部门费用由财务部核定额度。
第九章 食堂管理制度
第一条　 为了给公司的全体员工创造一个良好的用餐环境,特制订食堂管理制度。
第二条　 食堂卫生方面:
（一） 人员方面:
1． 严禁非食堂工作人员进入工作间;
2． 炊事员、服务员要定期(每三个月)进行身体检查,患有传染性疾病的立即调离;
3． 食堂工作人员要保持良好的个人卫生习惯,要做到衣着整洁、勤洗手、男员工不留长发、不留长指甲。
（二） 原料方面:
1． 坚决不采购腐烂变质的原料;
2． 对于在存放过程中腐烂变质的原料,要立即作丢弃处理,决不允许继续在原处存放;
3． 在使用过程中认真地检验原料,确保不使用腐烂变质的原料。
（三） 食物成品方面:
1． 食物成品的存放实行严格的隔离制度,即生熟隔离、成品与半成品隔离、食品与杂品药物隔离、食品与天然水隔离。
2． 餐具使用后要进行认真的冲洗和严格的消毒。
（四） 环境卫生方面:
1． 环境卫生采取划片分工的包干负责制。
2． 仓库、食品和各种物品入库要排列整齐,分类摆放,达到”四无”即无杂物、无蝇、无鼠害、无腐烂变质食品,保持空气流通,整齐美观。
3． 炊具设备要专人使用,专人保管,定期维护和擦洗,保证设备的正常使用,对由于操作不当而造成的人为损坏,由责任人照原价赔偿;
4． 加强对灭蝇、灭鼠等有毒药品的管理,指定专人保管,严禁在食品仓库和操作室存放。
第三条　 安全方面:
(一) 要经常对工作人员进行安全方面的预防教育,消防用具要摆放在显眼易取的地方,灭火器要经常检查,防止失效。电器设备要有安全装置,非电器修理人员严禁私自拆修以防止发生意外事故。
(二) 食堂的一切电器设施、机械运转设备,不得擅自使用,更不能随意拆迁、修改、挪动,要严格按规程操作,杜绝各类事故发生。
(三) 厨房的煤气设施及管线不得挤压,严禁在煤气通道上站人,使用灶具时要做到先点火后开气,使用完毕关掉气源。
(四) 食堂工作人员工作时间不得嘻戏打闹,特别不能玩弄厨房用具,以免误伤。
(五) 不准在走廊、餐厅人行道上堆放酒瓶、玻璃器皿,以防碰伤。
(六) 闲杂人员一律不得进入厨房、库房,以防发生丢失、投毒事件。
(七) 经常检查库存物品的质量情况,及时发现霉变、过期、变质物品,及时销毁,避免中毒事件发生。
(八) 财务人员要保管好各种物品和钱财,严格遵守财务管理制度。
(九) 下班后要认真检查门、窗、锁,以防事故发生。
(十) 完善消防设施,发生火情及时扑救,并及时通知有关部门和领导。
第四条　 加强食堂的财务管理,收支凭证单据,月底装订成册妥善保存,每月1--3日报出进、销、存报表和伙食收支平衡表,并算出盈亏金额,以便指导下一步工作。
第五条　 加强支票和现金的管理,采购员领取现金支票时必须经领导签字,及时报帐,一周一核对,如发现差错及时纠正。
第六条　 采购员购置的各类食品,在保证质量的前提下,要降低采购成本,不徇私情,不谋私利。
第十章 印鉴管理制度
一、总 则
第一条　 本制度对在金晖公司使用的印鉴的刻制、废止、管理、种类及使用规定和处理事项做出规定。
第二条　 本制度中所指的印鉴,是由金晖公司发行或管理的文件、文书、凭证等与公司的权利和义务相关的文件上,因需要以公司名义或有关部门名义及专用业务证明具有权威作用而使用的印鉴。
二、印鉴的刻制与废止
第三条　 公司印鉴的刻制与废止由各相关部门提交议案,由主管领导核准审批。所提议案中必须说明印鉴的种类、名称、形式、使用范围和管理权限,以及刻制和废止的原因。
第四条　 公司印鉴的刻制由办公室负责。需更换的印鉴必须在新印鉴领取时由各印鉴管理