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房地产销售公司规章制度

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房地产销售公司规章制度
目 录

第一章 公司概要
第二章 经营政策
第三章 公司组织机构图
第四章 员工基本守则
第五章 财务管理制度
第六章 费用报销规定
第七章 人事管理规定
第八章 考勤管理规定
第九章 印章管理规定
第十章 办公设备、 用品采购规定
第十一章 销售制度
第十二章 会议、 工作及学习制度
第十三章 办公设备使用规定
第十四章 通讯设备管理规定
第十五章 合同管理制度
第十六章 文件、 资料管理制度
第十七章 出差暂行规定
第十八章 发票管理与支票管理制度
第十九章 奖励惩罚制度
第二十章 其它福利事项
第二十一章 员工上班应有的工作态度

第一章 公司概要

1 公司概要
苏州德誉房地产投资咨询有限公司致力于房地产广告推广、 销售策划及房产销售代理等方面

2 工作时间
2.1 上班时间 AM8: 30/11: 30 ~ PM13: 00/17: 30
上 午 08: 30 ~ 12: 00
中午休息 12: 00 ~ 13: 00( 包括午餐时间)
下 午 13: 00 ~ 17: 30
2.2 工作日数 一年 250 日
　  休假日数 104 日
国定假日 --- 11 日( 元旦 1/1﹐春节 3 日﹐劳动节5/1,2,3
国庆节 10/1,2,3, 妇女节半天) 　　　　　　
员工带薪假日执行国家《职工带薪年休假规定》
以上法定节日执行国家法定节日规定
第二章 经营政策

1 五大经营政策
1.1 开发政策 ─ 秉持诚实‧耐心‧努力, 发挥创意, 开发品质完美之一流代理公司;
1.2 品质政策 ─ 善用所有资源, 持续品质提升, 符合客户需求, 满足客户期望;
1.3 管理政策 ─ 奖赏分明, 将资源作合理及有效分配, 关心员工, 并维护安全良好
工作条件;
1.4 人事政策 ─ 因材任用, 随时考核, 讲求绩效, 公平竞争;
1.5 发展政策 — 共同发展, 分享成功。
2 两大坚持
2.1 侵占公司资产者除名
　  公司五大资产: 人资产, 财务资产, 信息资产, 信用资产, 智能资产。
2.2 泄漏公司机密者除名
公司三大机密: 产品机密、 销售机密、 技术机密。

第三章 公司组织机构图总经理

副总经理
销售经理
企划部
广告策划
销售组长
平面设计
文 案
广告策划
广告宣传
专案经理
置业顾问
开发部
行政部
销售助理
行政助理

第四章 员工基本守则

为谋求公司发展与员工福祉, 全体员工应遵守下列各项所订之服务守则:
1 公司员工应忠勤职守, 遵奉本公司一切规章, 服从上级主管人员之合理指挥, 不得敷衍塞责, 主管人员对员工应亲切指导。
2 公司员工对内应认真工作, 爱惜公物, 减少损耗, 提高质量, 提升业绩, 对外 应保守业务或职务上之机密。
3 公司员工应尊重公司信誉, 凡个人意见涉及本公司方面者, 非经许可, 不得对外发表, 除办理本公司指定任务外, 不得擅用本公司名义。
4 公司员工关于职务上之报告, 均应循级而上, 不得越级呈报, 但紧急或特殊情况不在此限。
5 公司员工在工作时间内, 未经核准不得擅离工作岗位。
6 公司员工应自觉维护室内清洁卫生, 保持工作场所肃静、 整洁, 严禁大声喧哗、 聊天串岗、 吃零食。
7 公司员工未经核准不得私带亲友进入公司。
8 公司员工不得利用职权图利自己或她人。
9 公司员工必须保持良好的职容风纪, 上班必须着装整齐, 讲普通话, 接听电话要用标准用语。
10 公司员工非经公司之书面同意, 不得为自己或第三人经营与公司相同或类似之事业, 亦不得为同类事业公司之无限责任股东﹑执行业务股东﹑董事或经理, 或行号之显名或隐名合伙人。
11 公司员工不得因职务上之行为或违背职务之行为, 接受招待, 或受馈赠、 回扣或其它不法利益。
12 公司员工对外接洽事项, 应态度谦和, 不得有骄傲满足以损害本公司名誉的行为。
13 公司员工不得撷带弹药刀枪﹑危险物品﹑违禁品或与生产公物无关用品进入工 作场所。
14 公司员工未经核准, 不得携带公物出公司, 应取得公司允许后, 方可出公司。
15 公司为因应业务需要, 在不违反劳动契约, 不变更其应有收入及确为员工技术、 体能所能胜任时, 对员工职务或工作地点之移动, 员工不得拒绝。
16 公司员工应依照规定时间上下班, 除出差请假外, 必须亲自做考勤记录, 亦不得迟到、 早退或旷职。
17 公司员工在上班时间禁止在公共区域内吸烟。

第五章 财务管理制度

1 行政部全面负责公司财务核算工作并直接对公司总经理、 副总经理负责。组织建立健全经济责任制度, 讲求经济效益。
2 在公司总经理组织领导下, 结合公司实际、 认真测算、 平衡, 本着”开源节流, 量入为出, 统筹安排”的原则, 合理使用资金, 搞好资金审核, 组织编制有关财务报表, 协助财务公司负责经费收支、 记帐、 核帐、 报帐及提供财务有关资料与数据和财务信息。
3 遵守国家财经纪律, 责彻财经方针、 政策, 遵守国家法律, 正确处理好国家、 集体、 个人三者的分配关系。
4 参与项目推广、 销售、 论证技术措施等计划和主要经济合同的审查、 经济合同的执行情况, 考核各份合同的经济效果。
5 参与对外合同、 协议的事前审查, 加强事前财务监督。
6 公司经费开支的使用要坚持勤俭办公的原则。一切费用支出, 严格按照有关规定执行。
7 公司员工因公借款, 应填写”内部借款申请单”由部门经理和主管副总审核签字后, 交行政人员具体办理。
8 公司物资采购款的支付, 应严格按照《采购控制程序》办理, 以主管经理审核批准的《物品采购计划》、 《物品采购申请单》或签字盖章的《采购合同》为货款支付依据, 必须严格把关。
9 认真做好财务票据的管理, 认真执行发票管理细则。
10 严格执行报销审核制度。报销时原始凭证上必须有经办人、 部门经理、 主管副总或总经理签字。发票需具备购货单位名称、 日期、 购货数量、 单价、 金额、 开票单位专用章、 财政或税务专用章, 否则不予报销。确实因工作需要又不能取得正式单据报销时, 需附说明, 并由主管副总签字批准方可报销。
11 行政人员应按规定认真办理现金借用手续。收付的现金应当面点清, 办理合同汇款或协议货款时必须凭合同或协议按规定办理。
第六章 费用报销规定

费用报销范围:
1、 公司计划内的招待费用
2、 公司计划内的采购费用
3、 因公司特殊业务客户产生的交通费用( 需经理级以上人员批准后产生的费用)
4、 因工作加班而产生的交通费用
5、 公司总经理、 副总经理批准的其它费用
报销人认真填写《费用报销单》经部门经理、 行政主管、 主管副总、 总经理审核签字后, 送行政部复核。报销期限为费用发生后的一周之内。无特殊原因隔周票据不予报销。每周周五将整理完毕的报销单据交至行政部审核签字。
1 出租车费的报销规定
1.1 公司部门经理以上职务者出差或在市内办理公司事务时, 一般可乘坐出租车; 去远郊区办事或临时包出租车时, 需总经理批准, 方可乘坐。
1.2 公司一般员工因工作需要, 须经部门经理同意, 方可乘坐出租车。
1.2.1 接待重要客户或合作企业负责人;
1.2.2 在公司规定的下班时间( 即17: 30) 以后, 仍在客户单位并工作持续至21: 00点以后的;
1.2.3 客户单位交通不便的;
1.2.4 办理公司紧急事务;
1.2.5 携带易损、 易碎或贵重物品时;
1.2.6 加班超过21: 30点的。
1.3 未经批准乘坐出租车者, 一律不予报销;
2 餐费报销的规定
2.1 客人来访用餐
2.1.1 一般客人来访, 由开发部或行政部负责接待、 陪同;
2.1.2 工商、 税务方面来客人, 由行政、 财务部负责接待、 陪同;
2.1.3 洽谈业务的客人, 由开发部负责接待、 陪同;
2.1.4 上级领导, 由经理接待、 陪同。
2.2 公司的重大业务活动, 由主管副总、 总经理出面招待, 行政部具体安排, 用餐标准视具体情况决定。陪同人员临时决定。
2.3 原则上公司对午餐不予报销, 因公外出产生误餐费, 个人自理。
2.4 晚班加班至21: 00以后, 公司提供补助10元/人。
3 客饭用餐标准
3.1 一般业务客户30元/人;
3.2 重要业务客户50元/人;
3.3 上级领导及特殊业务客户, 根据实际情况可适当放宽用餐标准。
4 差旅费报销
4.1 出差的申报程序
出差前由出差人填写统一格式的《出差申报单》并由主管副总签字批准。申报单的内容要求填写详细, 凭出差预算费用审批额度借款。回来后, 三日内上交出差报告和实际支出费用情况说明。出差期间所发生的所有报销费用, 都必须经总经理审核批准, 方可报销。
4.2 出差标准
按公司出差规定执行。
4.3 出差回单位四日内报账。
5 一切报销单据, 都应是国家正式发票, 收据、 白条概不报销, 如有特殊情况, 需讲明原因, 经总经理审批签字后, 方可报销。

第七章 人事管理规定

1 总则
1.1 为规范公司的人事管理, 特制定本规定。
1.2 本公司员工的聘用和调升除总经理、 副总经理外, 其它员工均应遵循本规定, 由总经理聘用。
2 聘用
2.1 公司所需员工, 一律公开条件, 向社会招聘。
2.2 公司聘用各级员工以学识、 品德、 能力、 经验、 体格适合于职务或工作者为原则, 但特殊需要时不在此限。
2.3 新进员工的聘用, 根据业务需要, 由行政部统一招聘。
2.4 公司各级员工必须具备以下资格, 才能聘用。
2.4.1 副总经理( 含副总经理) 以上的职位, 由公司直接任命。
2.4.2 部门经理, 必须具备大专以上学历, 熟悉业务, 具有两年以上实际工作经验, 年龄在25岁以上。
2.4.3 一般职员, 中专以上学历, 其条件符合职务要求。
3 试用
3.1 凡应聘本公司员工, 除任相当职务卓有成绩或具备特殊技能, 经总经理审核准予免试用外, 其它员工均须进行试用。
3.2 新聘用人员试用期为二个月, 期满合格者方予录用为正式员工。
3.3 试用人员必须遵守公司的规章规度, 试用期内品行和能力欠佳不适合工作者, 可随时停止试用。
3.4 公司新进员工试用前应办理报到手续, 并按规定时间上班。
3.4.1 填写个人履历表;
3.4.2 交登记照片2张;
3.4.3 户口本或身份证复印件1份;
3.4.4 学历证、 职称证复印件各1份;
3.4.5 外阜人员须提交务工证、 暂住证复印件各1份, 如有特殊原因, 须由主管经理批准暂缓提交。
3.5 试用期满后, 经过公司审核合格的员工与公司签订《劳动合同书》、 《保密协议》等, 试用期不含在合同期限内。
4 解职
4.1 本公司员工的解职分为”当然解职”、 ”辞职”、 ”解聘”三种。
4.2 公司员工死亡为”当然解职”, 停止该员工在本公司享受的一切福利待遇。
4.3 公司员工自请辞职者, 应于请辞日30天前以书面形式申请核准。
4.4 公司员工有下列情况之一者, 可自行解聘。
4.4.1 员工在合同期内违反《劳动合同书》、 《保密协议》等中的有关条款和规定, 而且给公司的名誉和经济造成了一定的损失者。
4.4.2 员工在合同期结束后, 若双方不能就续签合同达成一致者。
4.4.3 因病延长假期超过3个月者。
4.4.4 触犯法律嫌疑重大而被羁押或提起公诉者。
4.5 公司员工解职, 除”当然解职”除外, 均应办理交接手续, 经主管经理签字后才能离职。
5 交接手续
5.1 公司员工因”解职”、 ”降职”、 ”换职”、 ”休假”等原因办理交接手续。
5.2 公司员工解职交接手续。
5.2.1 填写《员工离职申请单》;
5.2.2 填写《人事变动交接清单》;
5.2.3 在监交人的监督下, 离职员工将未办及未了事项, 详细的讲解给公司指定的接办人。
5.2.4 结清个人与公司相关的所经费用。
5.3 公司员工降职、 换职交接手续。
5.3.1 填写《人事变动审批单》;
5.3.2 填写《人事变动交接清单》;
5.3.3 降职、 换职员工将未办及未了事项, 详细的讲解给公司指定的接办人。
5.4 公司员工休假等长期假期交接手续
5.4.1 填写《请假申请表》;
5.4.2 休假员工在休假前应手里的工作合理的按排好, 将会在休假期间必须办理及了结的事项, 转交给公司指定的接办人员。
5.5 各级员工移交应亲自办理, 其因特别原因, 经核准得指定负责人代为办理交接时, 所有一切责任仍由原移交人负责。
5.6 各级员工过期不移交或移交不清者得责令于10内交接清楚, 其缺少公物或致公司受损失者应负赔偿责任。
第八章 考勤管理规定

考勤是企业管理的基础性工作, 是计发工资、 奖金、 福利等待遇的重要依据, 公司必须给予重视。公司的考勤管理主要由办公室负责。
1 考勤记录
1.1 公司员工应按时上下班, 不迟到不早退, 每天应准确、 真实的记录自己的到岗情况, 由办公室负责监督。每迟到或早退一次, 罚款10元。现场工作人员遵循公司制定的现场管理制度, 具体考勤处罚按照现场管理制度执行。
1.2 出差、 休假人员的考勤由行政部负责记录。
1.3 正常工作日员工工作时间超过9小时以上者和休息日工作者, 都按日常工资计算加班费。国定假日加班享受不低于日工资百分之二百的工资报酬或调休, 员工培训加班除外。
1.4 考勤符号
√ 出勤 △ 出差 ○ 加班 × 病假 □ 事假 ∧ 休假
+ 婚假 ± 产假　 ⊥ 丧假 ∠ 公伤 ● 旷工 * 迟到写时间
2 行政部助理应在每月25日前将当月考勤汇总交到行政主管处。
3 各种假期
3.1 以下为国定假日/休息日, 但因工作需要可指定照常上班, 需以加班计算。
3.1.1 国定假日: 元旦、 春节、 妇女节( 限女性) 、 劳动节、 国庆节。
3.1.2 休息日: 每星期六、 星期日。业务员按照调休计算, 不享受双休制度。
3.2 特别假日
3.2.1 在本公司连续在职满二年的员工, 给予每年5日的特别假日。
3.2.2 特别假日的时间是员工根据公司业务及个人工作情况, 最迟应在休假前15天提出申请, 经部门经理、 行政部、 主管副总及总经理审核批准后, 安排好自己工作, 方可休假。
3.2.3 原则上特别假日不能一次休完, 以免影响公司的正常运作。
3.2.4 特别假日不能累计, 当年休当年的假日。
3.2.5 连续两年因工作原因没有享受特别假日的员工, 第三年经总经理批准可享受12天的特别假日。
3.2.6 连续旷工3日者, 取消当年特别假日。
3.3 事假
公司原则上不予以批准事假, 但如遇特殊情况, 按照下列规定执行
3.3.1 公司员工遇事必须于工作日亲自办理的, 应事先请假, 不能提前请假的, 可用电话、 书信等方式请假, 假满应提前续假。
3.3.2 公司员工因个人原因请事假, 采取与当月相应时间的加班或特别假日相抵扣, 如无加班和特别加日抵扣的, 则扣除当日薪金, 月事假累计超过5( 含5天) 天者, 扣除当月奖金。
3.3.3 一年内事假累计30天( 含30天) 者扣除当年年终奖。超过60天者视为辞职。
3.4 病假
3.4.1 公司员工因病休假, 凭医院病休证明, 最迟提前3天向公司提出申请, 经部门经理及总经理审批后, 移交自己工作, 方可休病假。
3.4.2 在本公司服务十年以上的员工按100%计发工资, 服务六年以上的员工按80%计发工资, 服务二年以上的员工按60%计发工资, 服务二年以下的员工按40%计发工资。
3.4.3 公司员工请病假超过1个月者自行解聘。
3.4.4 公司员工到医院看病, 按事假记考勤。
3.5 公伤
3.5.1 公司员工因公负伤, 医疗期间按照员工保险报销医疗费用, 工资按病假计发工资, 最低按50%计发工资。
3.5.2 公司员工因公负伤, 伤愈复发, 持医院诊断证明经单位确认, 公司根据复发的实际情况给予相应的补偿。
3.6 婚假
3.6.1 公司员工结婚, 持结婚证书, 可享受带薪婚假。最少提前7天向公司提出申请, 经主管经理及总经理审批后, 安排好自己的工作, 方可休假。
3.6.2 在本公司服务未满一年者, 可享受带薪假3天。一年以上三年以下者, 可享受带薪假6天。三年以上者, 可享受带薪假10天。
3.6.3 在本公司服务三年以上的员工可享受子女结婚带薪假2天, 兄弟姐妹结婚带薪假1天。
3.7 产假
3.7.1 公司女性员工生育可请假8个星期, 不计发工资, 但不影响年终奖金。
3.7.2 公司男性员工配偶分娩当天可享受带薪假1天。
3.7.3 女性员工休产假, 最迟提前15天向公司提出申请, 经主管经理及总经理审批后, 移交好自己的工作, 方可休假。男性员工产假, 根据实际情况而定。
3.8 丧假
3.8.1 公司员工父母配偶丧亡可请带薪假3天。
3.8.2 公司员工兄弟姐妹、 子女、 岳父母之丧亡可请带薪假2天。
3.8.3 其它亲属、 朋友丧亡请假, 按事假记考勤。
3.8.4 丧假最少提前1天向公司提出申请。
4 旷工
4.1 公司员工凡以下情况均以旷工论。
4.1.1 用不正当手段, 欺骗、 涂改、 伪造休假证明者;
4.1.2 不服从工作调动, 不到单位上班者;
4.1.3 无申请不到单位上班者;
4.1.4 休假期满未办理续假手续或续假未被批准, 不到单位上班者;
4.1.5 被公安部门拘留者;
4.1.6 打架斗殴、 违纪致伤致使无法正常工作者。
4.2 旷工扣发当日工资并以一倍罚金, 旷工2日扣发当月奖金。
4.3 连续旷工达4天者, 自行解聘。
第九章 印章管理规定

1 公司印章包括办公室印鉴、 公司印鉴及财务印鉴三类。
2 公司办公室印鉴包括标书专用章、 文件专用章、 销售专用章等; 公司财务印鉴包括财务专用章、 财务负责人人名章、 发票专用章、 银行帐号专用章、 法人人名章等等; 公司印鉴包括公司公章、 合同专用章。
3 公司印鉴、 法人人名章、 财用专用章由财务部专人保管和使用, 其它财务印签由会计保管及使用; 办公室印签由办公室专人保管和使用。
4 公司公章、 合同专用章使用必须填写”印章使用申请表”, 经主管经理审核批准后方可使用。
5 印章保管人因故外出时间较长, 不能保证正常使用时, 须办理代保管手续。
6 印章未使用时要随时封锁, 不得随便存放。
7 印章因公需要借出必须办理登记审批手续。
第十章 办公设备、 用品采购规定

公司是一切物资管理规定以《采购控制程序》、 《合格供应商控制程序》为管理依据。
办公设备、 用品采购:
1. 公司所需的设备、 材料、 办公用品等等, 由相关的部门根据日常办公所需, 每月月底填写《物品采购计划》, 经部门经理、 行政部、 副总经理( 主管财务) 、 总经理审核批准后, 交由行政部统一安排采购。
2. 现场员工根据实际情况, 若急需零配件、 工具、 设备等, 能够以传真、 邮件或因现场条件不允许以电话等形式, 向主管副总、 总经理说明现场情况, 经批准后, 可由销售助理在当地购买。购买物品两日内补填《物品采购申请单》。
3. 采购办公设备、 用品严格执行《物品采购计划》, 超出计划部分填写《物品采购单申请》, 由部门经理签字确认, 并说明原因, 交行政部审核购买。
4. 以上采购申请都是在采购申请人与行政助理, 准确核实公司确无此产品后, 提出的申请。
5. 办公设备用品采购由行政部负责监督执行。
第十一章 销售制度

本着积极、 努力巩固、 开拓市场的销售工作态度, 规范而有序的开展各项业务, 保障合同的顺利执行, 特制定以下制度。
1 基本原则
1.1 销售人员应本着”团结、 协作”的精神, 服从公司的统一安排部署, 积极开拓、 努力进取。
1.2 销售人员保持良好的个人形象, 随时维护公司的形象及信誉不得有违法乱纪行为。
1.3 销售人员在签署和执行合同时应严格遵守国家合同法及有关规定。
1.4 以业务风险与利益对等为原则。
1.5 业务、 客户资料实行保密原则。
2 工作内容
2.1 销售部的职责为: 开拓市场, 建立并维护客户网络, 负责公司各类项目的销售合同或协议、 签订贸易、 技术服务等, 及有关应收帐款的催收工作; 负责公司做新项目、 新产品的推广工作; 负责施工现场的协调工作。
2.2 销售管理人员对主管副总、 总经理负责。
2.3 销售管理人员在工作当中应把握好各项费用的开支, 计划外资金需由主管副总批准。
2.4 销售管理人员负责公司新项目、 新产品的推广工作, 所产生的费用由公司承担。
2.5 公司对项目策略( 包括商品房报价、 销售方案等) 、 项目信息、 客户信息进行统一管理, 销售管理人员应严格保密。
2.6 销售管理人员不得将项目策略( 包括商品房报价、 销售方案等) 、 项目信息、 客户信息等透露给她人, 否则按公司除名处理, 情节严重者, 公司依法保留追究其法律责任的权利。
第十二章 会议、 工作及学习制度

为使公司工作正常运转, 做到上传下达、 相互沟通, 按计划、 有步骤的开展公司经营活动, 特制定本制度:
1 每周一由部门经理主持召开一次部门全体员工会议, 其内容为传达公司新的决定和安排, 总结上周工作, 计划本周工作, 听取大家意见等;
2 每月月底召开一次部门经理会议, 主要是总结本月工作, 提出下月工作计划及存在的问题;
3 有关公司的重大问题, 总经办能够随时召开会议, 沟通情况, 研究解决对策;
4 每次全体员工会议, 由行政部负责记录, 整理会议要点存档;
5 部门经理会议, 由总经办指定人员, 做会议记录;
6 公司员工应每周、 每月向部门经理提交一份工作总结, 一份工作计划。出差人员每日写工作记录和计划;
7 公司工作管理实行总经理负责制;
8 公司根据各部门的实际需要, 安排业务、 管理等培训课程;
9 全体职员除参加公司组织的各种培训外, 还应该积极开展自学相互学习活动, 取长补短, 逐步提高知识及业务水平。

第十三章 设备使用规定

1 范围
设备基本分为: 固定办公设备、 移动办公设备、 业务、 技术使用工具、 借用设备。
1.1 固定办公设备包括: 计算机、 传真机、 装订机、 打印机等;
1.2 移动办公设备包括: 笔记本电脑、 便携式打印机、 刻录机、 摄像机、 数码相机等;
1.3 凡不是本公司的设备、 工具, 在本公司使用, 均可称为借用设备。
2 使用规定
2.1 固定办公设备
2.1.1 固定设备因长期使用, 归员工个人或部门向公司长期借用, 同时有保管和维护的责任;
2.1.2 在借用使用过程中, 如因个人操作上的疏忽, 而导致设备的人为性损坏, 并给公司造成一定的经济损失, 公司酌情对个人( 或部门) 进行经济赔偿或处分。
2.2 移动办公设备
2.2.1 移动设备公司员工办公需要时, 需向行政助理办理借用手续, 使用完后应归还给行政部;
2.2.2 在借用过程中, 如因个人疏忽或操作上的失误, 而导致设备的丢失或人为性的损坏, 并给公司造成一定的经济损失, 公司将酌情对借用人进行经济赔偿或处分。
2.3 业务、 技术使用工具
2.3.1 工具使用率比较频繁, 借用时间比较难以掌握。凡在公司内部使用, 只需跟行政助理借用, 无需办理借用手续, 但借用当日必须归还行政部。凡外出工作需要携带工具者, 必须办理借用手续;
2.3.2 在借用过程中, 如因个人疏忽或操作上的失误, 而导致设备的丢失或人为性的损坏, 并给公司造成一定的经济损失, 公司将酌情对借用人进行经济赔偿或处分。
2.4 借用设备管理
2.4.1 从外单位借用设备, 须经副总经理批准;
2.4.2 借用设备应办理临时库存手续。行政助理对所借设备应同采购设备一样进行检查、 验收后, 方能入库, 保存好设备配件、 说明书等材料;
2.4.3 借用设备出现损坏时, 行政助理如实将设备的损坏实际情况和程度上报公司, 由公司酌情对使用人进行经济赔偿或处分。
3 记录
3.1 固定办公设备、 移动办公设备, 由行政主管指定行政部人员负责领用登记和归库;
3.2 业务、 技术使用工具由行政助理负责领用登记和归库;
3.3 办公设备、 工具的损坏, 由行政部负责检验损坏程度。维修或报废, 上报公司审核后, 再做处理;
3.4 由行政部负责做设备维修记录;
3.5 借用设备由行政助理负责登记记录。
第十四章 通讯及设备管理规定

为加强企业管理, 规范通讯设备的合理配备和使用, 做到”方便工作, 提高办公效率, 节约开支”, 特制定本管理办法。
1 通讯设备的基本管理
1.1 移动电话一般由个人自行购买, 公司原则上不购买;
1.2 办公室通讯设备( 如电话机、 传真机) 由公司统一购置, 产权归公司所有;
1.3 为保证公司电话线路畅通和节约开支, 员工拨打电话时就语言简练, 不要长时间占用电话;
1.4 通话时语音要低, 以免影响她人工作;
1.5 使用传真机, 应先在办公室进行登记, 传真稿件由发件人留存;
1.6 员工无特殊情况不允许使用公司话机打私人电话, 接听私人电话应长话短说, 原则上不得超过三分钟。
2 通讯费报销标准
2.1 本地公差电话费报销计算方法:
2.1.1 总经理、 副总经理, 移动电话费由公司统一交纳。由公司控制话费总额, 超出部分由个人负担;
2.1.2 原则上员工移动电话费不由公司交纳。
2.2 公司员工异地出差移动话费报销标准
2.2.1 异地公差电话费报销计算方法:
××元/日×异地公差天数( 节假日包含) = 异地公差报销费用;
2.2.2 电话费报销标准
2.2.2.1 部门经理: 公差电话费10元/天;
2.2.2.2 普通员工: 公差电话费6元/天。
2.2.3 异地公差天数的计算, 参考差旅报销标准确定;
2.2.4 根据特殊的工作需要, 每日电话费报销金额能够另行规定并通知本人。
3 通讯设备的使用
3.1 公司办公室内通讯设施的维护和更新, 由行政部负责;
3.2 为保证工作联系畅通, 部门经理/主管必须保障手机全天( 节假日包含) 24小时通讯, 员工必须保障手机在每日( 节假日包含) 8: 00 – 23: 00间通讯。如果因偶然原因使得无法正常通讯, 必须开启”短讯呼”或类似功能, 无法正常通讯时间不得超过30分钟。
本办法未尽事宜将根据公司发展情况及办公条件加以修订完善。
第十五章 合同管理制度
1 范围
对外合同系指公司从事对外活动所签属的专门文件, 包括经济文件、 技术文件、 合作协议、 物资采购合同等。
员工合同系指入职本公司员工与公司签订的劳动合同。
2 经济文件
2.1 经济文件是指进行商务活动中的合同、 报价、 商务标书、 简介等有关文件;
2.2 经济文件一般由业务部经理负责起草, 主管副总总经理审核;
2.3 销售人员要认真学习《合同法》及公司有关文件, 以严谨的科学态度拟定文件条款;
2.4 商务报价一律由打印形式发出, 报价单应注明发往单位、 地点等、 送达人及发送人, 由主管副总签字后方可发出并同时将原稿留底;
2.5 经济合同的签定要由财务人员对成本进行核算。
3 技术文件
3.1 技术文件是指技术协议、 方案、 措施、 技术标书等一类文件;
3.2 技术文件实行三级审查制度:
3.2.1 由文件编写人员进行初审;
3.2.2 由部门经理进行复审;
3.2.3 由主管副总进行终审。
3.3 技术文件终审后, 由总经理签字后发送。
4 合作协议
4.1 合作协议主要是指技术开发合作、 项目合作、 经营合作等;
4.2 合作协议由涉及到的部门经理共同起稿, 由总经理审核、 批准;
5 物资采购合同
5.1 物资采购合同是指公司因开发、 办公所需要的产品、 材料、 设备等等一切物资的订货合同。
5.2 采购合同由行政部根据各部门/或个人的”采购申请单”, 经部门经理、 主管副总审核批准后, 与供应商签署的供货合同。
6 员工劳动合同
6.1 员工劳动合同是指员工入职公司后与公司签订的劳动聘用合同。
7 合同保管
7.1 经济文件、 技术文件、 合作协议, 由公司经理指定人员管理, 进行分类、 建档、 保存、 备份等工作。
7.2 物资采购合同由行政部进行分类、 存档管理。
7.3 员工劳动合同由行政部进行分类、 存档管理。
第十六章 文件、 资料管理制度

公司一切文件与资料的管理以《文件与资料控制程序》为管理依据。
1 文件管理
1.1 内部文件
公司制定的章程、 传达各部门的文件、 各部门之间的文件、 会议记录、 决议等等文件, 由行政部专人负责传达、 保存工作。
1.2 外部文件
一切来自公司外部的文件, 经相关部门人员查阅后, 交由行政部专人负责分类、 保存、 备份等工作。
1.3 文件发送
1.3.1 公司外发文件一律由行政部专人统一负责登记后发送。
1.3.2 外发文件里如有关于公司技术、 商务、 销售等信息内容, 须经总经理签字后, 方可发出。
2 资料管理
2.1 项目资料
项目资料指项目自立项之日起, 与客户之间来往的一切文件资料。
2.1.1 项目立项后, 签定销售合同的客户资料, 由项目销售助理负责建档, 进行保存、 备份工作、 建立相应电子档案, 并每星期向相关部门收集与此项目相关的所有资料( 如传真、 信函、 方案、 措施、 图纸等) , 各部门应积极配合。销售经理、 行政主管负责不定时抽查建档情况。
2.1.2 项目立项后, 未签定销售合同的客户资料, 销售助理应将与此客户相关的所有资料整理好合订在一起, 由行政部存档, 作为参考资料。
2.1.3 项目客户来电登记、 来访登记, 销售助理应分类并整理为电子档案, 每周汇总交至行政部, 由行政助理接收整理、 分类建档。
2.2 申报资料
公司向上级部门申报项目的所有资料, 由行政部保管, 并备份保存。
2.3 市场资料
市场资料包括市场需求资料、 客户资料、 竞争对手资料等等与市场相关的资料, 由开发部负责收集及保管。
3 借阅与索取
3.1 总经理、 副总经理借阅归案文件或索取复印件, 可经过管理人员直接提档借阅/索取。文件当日归档, 如需带离公司需办理借阅手续。
3.2 公司其它人员借阅非密级档案, 可直接向管理人员借阅, 当日归案; 借阅密级档案( 如图纸、 程序、 报价等) , 需经主管副总同意, 并办理借阅手续。如确属工作需要归档文件复印件, 必须经主管副总批准, 方可办理借阅手续。
4 商业密级文件丢失及泄露
4.1 公司员工应时刻注意, 保守公司的商业情报和技术密级文件。
4.2 管理人员, 应时刻注意保管好使用的项目产品销控和价格资料, 如有遗失应立即向主管经理汇报。对产品的性能、 构造等技术指标和产品的价格、 销售策略等评估预测, 未经主管经理同意, 不得随意向她人透露, 一经发现, 立即开除, 并承担由此造成公司损失的赔偿责任, 情节严重者, 公司将依法追究其法律责任。
4.3 销售或管理人员, 未征得主管经理的同意, 不得随意向她人透露公司的产品销售进度以及营销计划等商业情报, 一经发现, 立即开除, 并承担由此造成公司损失的赔偿责任, 情节严重者, 公司会依法追究其法律责任。

第十七章 出差暂行规定

1 基本规定
1.1 凡员工出差无论是公司指派或员工自行安排, 都必须做出出差计划、 资金使用计划, 同时填写”出差申请单”, 经主管副总批准后方可行, 同时到财务支取出差费用。
1.2 凡出差人员均应在回来后三天内上交文字报告, 经主管副总审核后, 将报告存入项目夹中。报告内容包括: 出差地点、 时间、 任务、 工作完成情况、 有待解决的问题、 个人意见、 往返日期、 出差费用概述等。
1.3 凡出差人员回来后, 必须在四日内将出差费用整理清楚, 经行政部、 主管副总审核批准后, 方可到办理报销手续。
1.4 出差借款、 报销需按公司财务有关管理制度办理。
2 乘坐交通工具标准
2.1 公司副总经理级别以上( 含副总经理级别) , 可乘坐火车硬卧、 普通舱位飞机和轮船二等舱位, 8小时以上能够乘坐火车软卧。
2.2 部门经理高级职称或年龄在55岁以上的员工出差, 可乘坐火车软座和轮船二等舱位, 8小时以上能够乘坐火车软卧。
2.3 一般员工出差可乘坐火车软座, 超过8小时乘坐硬卧, 未带重物不允许乘坐出租车。
2.4 公司员工因任务紧急出差, 经总经理批准, 可选择任何交通工具, 不受前三款限制。
3 住宿标准
3.1 一般员工出差, 住宿费控制在每天每人100元以下, 若超出标准, 超出部分自理。
3.2 公司副总经理级别以上( 含副总经理级别) 住宿费用实报实销。
3.3 部门经理或年龄在55岁以上的高级职称员工住宿超过标准时, 需经总经理批准。
4 生活补贴及市内交通费标准
4.1 在外地出差期间伙食补贴不分途中和住宿每人每天40元( 特殊地区50元) 。
4.2 在本市内出差, 原则上公司设有工作餐补贴, 不另行补贴。
4.3 本市郊区县出差, 报销标准与外地出差相同交通费只报销往返一次车费。
4.4 员工在市内或远郊区县办事, 除配有专车的人员, 其余人员无特殊情况, 一律乘坐公共汽车。如乘坐出租车或包车, 必须经行政部同意。
4.5 违反规定, 费用自负。
5 其它
5.1 住宿费符合标准的可凭住宿发票据实报销。由接待单位免费接待, 住亲友家, 无住宿费收据的一律不予报销住宿费。
5.2 员工出差期间, 办公费用( 如复印费等) 凭合法单据报销。
第十八章 发票管理与支票管理制度

1 发票管理规定
1.1 发票启用应具备的条件
1.1.1 已审批执行的合同。
1.1.2 合同款在5万元以上的项目, 开据发票必须经总经理审核、 批准。
1.2 财务部门应严格遵守本规定中有关启用发票的有关条款开据发票。凡不符合条款规定的, 收款时只能开具收款收据。违背上述规定开据增值税发票的, 对审批人及经办人处以开据发票金额20%的罚款, 若违规开据发票而导致公司受连带责任, 公司将依据情节轻重追究审批人及经办人的完全责任( 追究100%的经济责任) 。
1.3 财务人员有权拒绝一切违反本规定的要求, 凡违规启用发票的, 一经发现均按发票金额的2