企业行政管理流程分析.doc

企业行政管理流程分析

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2020年5月29日
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目 录

1、行政-01 会议管理工作流程
2、行政-02 固定资产管理流程
3、行政-03 客户招待管理工作流程
4、行政-04 办公用品/物料管理流程
5、行政-05 办公设备管理流程
6、行政-06 文书档案管理流程
7、行政-07 档案借阅管理流程
8、行政-08 收文管理工作流程
9、行政-09 发文管理工作流程
10、行政-10 名片印刷管理流程
11、行政-11 宣传物料制作管理流程
12、行政-12 宣传品/方案设计工作流程
13、行政-13 印章使用管理流程

1、 会议管理流程
编号:行政-01-步骤表/流程图 编制日期: -12-08
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知,上报综合管理部审核
相关部门、综合部
步骤 2
综合管理部审核经过,上报总经理审批;审批经过,下发会议通知。
综合部、总经理室
步骤 3
相关部门做出会议预算、组织计划,上报总经理审批。
步骤4
相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。
相关部门、综合部
步骤 5
总结交由上级领导或总经理审定,
相关部门、综合部、总经理室
步骤 6
审批经过,由综合部向公司各部门下发会议纪要
综合部、总经理室
此处会议性质为:招商会、展会、联谊会、客户答谢会等大型会议。办公会议流程在”另注”中。

撰写会议纪要、决议
领导、部门提出
另注:公司内部办公会议流程:
确立议题
安排会议议程
会场布置
会议记录
上级审阅、签批
印发有关部门、人员
数据归档
综合部收集
发出会议通知
时间、地点、与会人员、议题、议程
场地布置、座次、签到、设备
笔记、摄像、录音
议题顺序、发言顺序、准备文件

具体会议管理工作流程图如下:

流程图:相关部门 综合部 相关领导
是
开始
会议申请
草拟通知
受理审核
总经理审批
会议通知
费用预算
会前准备
费用预算
会议总结
会议承办
会议承办
会前准备
总经理审批
部门审定
纪要发文
结束
会议纪要
是
否

2、 固定资产管理流程
编号:行政-02-步骤表/流程图 编制日期: -12-08
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门于每季度第一个月的5日前编写固定资产需求计划,并提交综合管理部门汇总;并上交总经理审核。
急采购不受此限制。申请部门、综合部、总经理室
步骤 2
综合部询价做出预算,交由申请部门;申请部门上交财务部审核。
综合部、申请部门、财务部
步骤 3
财务审核经过上报总经理审批;综合部负责采购、入库。
综合部、财务部、总经理室
步骤4
各部门领取,形成固定资产登记、领用清单,并在季末进行清点。
申请部门、综合部
流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始
制定年度/季度需求计划
汇总年度/季度需求
总经理审核
采购申请
选定供货商
采购
财务经理审核
编制计划、预算
市场调查、询价
总经理审批
入固定资产清单库
签字领用
固定资产领用清单
归 还
季度固定资产清点
结束

3、 客户招待管理工作流程
编号:行政-03-步骤表/流程图 编制日期: -12-09
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
接待部门到综合部领取并填写<客户招待申请单>
接待部门
步 骤 2
根据要求,接待部门安排就餐地点、规格。

步 骤 3
接待部门明确费用预算,报送财务审核,总经理审批
财务部、总经理室

流程图:接待部门 财务部门 相关领导

客户招待安排
开始
结束
填写招待申请单
总经理/部门经理审批
审核
明确费用预算
用餐招待
费用汇总
报送财务部
总经理/部门经理审批

4、 办公用品/物料管理流程
编号:行政-04-步骤表/流程图 编制日期: -12-09
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制
步骤 2
综合部文员将各部门采购计划汇总,上交综合部经理、财务经理审核。
综合部、总经理室
步骤 3
审核完成后,递交<<办公用品采购单>>给采购文员,进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取,并签字记录。
综合部、申请使用部门
流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始
提交采购需求
汇总需求
综合部经理审核
选定供货商
采 购
财务经理审核
编制计划、预算
市场调查、询价
入办公用品清单库
签字领用
办公用品领用清单
归 还
月度办公用品清点
结束
是

5、 办公设备管理流程
编号:行政-05-步骤表/流程图 编制日期: -12-11
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
营销中心、综合部
步骤 2
综合部文员将各部门采购计划汇总,上交综合部经理、财务经理审核。
综合部、总经理室
步骤 3
审核完成后,递交<<办公用品采购单>>给采购文员,进行采购
步骤4
通知各部门内勤统一领取,并签字记录。
综合部、申请使用部门

流程图: 综合部 综合部经理 总经理
办公设备登记

开始
结束
设备使用情况表
设备建档
设备维修
设备报废
审批
审核

6、 文书档案管理流程
编号:行政-06-步骤表/流程图 编制日期: -12-11
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存盘备份得文件数据。
新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制
步骤 2
综合部汇总需要存盘备份得数据,并分类、编号,进行归档保管。
综合部
步骤 3
每季度或年度对存盘数据进行鉴定、筛选,提出档案销毁建议清单。
综合部、总经理室
步骤4
根据审批进行销毁或重新分类、编号,以便存查。
汇总人:综合部行政文员 审核人:综合部经理 审批人:总经理

开始
流程图: 相关部门 综合部 相关领导

收集、整理
文书结案

分类、编号

保 管

档案鉴定

综合部经理审核议
销毁建议

总经理审批

销毁

7、 档案借阅管理流程
编号:行政-07-步骤表/流程图 编制日期: -12-12
程 序
详 细 步 骤
备 注
步骤 1
申请人填写借阅登记表,综合部经理审批。
申请部门、综合部
步骤 2
保管文员调出档,申请人查阅并即使归还。
步骤 3
保管文员做好借阅数据归位工作,并监督查阅人登记签字。
查阅人:各部门申请人 审批人:综合部经理、总经理 保管人:综合部文员

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
开始

普通檔
重要文件
填写借阅表
总经理审批
经理审批

查 阅
调出文件

归 还

登记、归档

结束

8、 收文管理工作流程
编号:行政-08-流程图 编制日期: -12-12
流程图: 相关部门 综合部 相关领导
开始

收到文件
收文信息整理

整理收文

否

审核
文件处理

文件分发

是

收集资料

否
整理分类

审核

檔移交

是

文件查阅

定期整理

结束

9、 发文管理工作流程
编号:行政-09-流程图 编制日期: -12-12
流程图: 相关部门 综合部 相关领导
开始
起草檔
审查编号
汇总文件
档打印
档执行
定期整理
档储存
档下发
档执行
结束
总经理审批
否
是

10、 名片印刷管理流程
编号:行政-10-步骤表/流程图 编制日期: -12-13
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
印制名片申请者填写<<名片印刷申请单>>,由综合部文员于每月月底之前统计,交由总经理审批。
申请部门、综合部、
总经理室
步 骤 2
名片印制前,行政文员需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符,姓名、联系方式、数量等需确认无误。
企划部需提供设计方案
步 骤 3
确认完毕之后,联系印刷业务者。
申请部门、综合部
步 骤 4
自确认名片内容起,三日后到综合部领取。

审批人:总经理 制作人:行政文员

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
填写名片制作申请单
开始
统计、汇总
确认名片信息
提供名片信息
联系印刷、制作
通知领取
签字、确认
登记
结束
企划部提供方案
总经理审批

11、 宣传物料制作管理流程
编号:行政-11-步骤表/流程图 编制日期: -12-13
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
宣传物料申请者填写<<宣传物料制作申请单>>,经综合部经理签字后交给制作文员。
申请部门、综合部
步 骤 2
物品制作前,企划确定设计方案,行政文员需和申请人确认物品名称、数量、规格,交由时间等,需确认无误。
企划部、综合部协作
步 骤 3
确认完毕后,联系相关制作单位。
综合部、对外制作单位
步 骤 4
根据物料制作时间不同,领取时间等待通知。
综合部、申请部门

流程图: 申请部门 综合部 相关领导
总经理审批
填写宣传制作申请单
开始
统计、汇总
确认物料信息
企划部提供方案
联系制作公司
通知领取
签字、确认
登记、备案
结束
大额制作
普通 物料
货到登记入库

12、 宣传品/方案设计工作流程
编号:行政-12-步骤表/流程图 编制日期: -12-14
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
宣传品/方案需求部门提议,企划部汇总信息,上报总经理。
企划部、总经理室
步 骤 2
审批经过,与提议部门沟通设计内容、要求,出设计方案。
企划部、申请部门
步 骤 3
总经理审批经过,设计方案编号、存盘、备案、存查。
企划部、总经理室

流程图: 相关部门 企划设计部 相关领导
申请/需求提议
开始
统计、汇总
确认设计要求
申请人提出要求
出设计方案
结束
存档、备案
总经理审批
确认方案
总经理审批

13、 印章使用管理流程
编号:行政-13-步骤表/流程图 编制日期: -12-15
程 序
详细步骤
备 注
步 骤 1
申请人填写<印章使用登记表>,印章保管人审核。
用印部门、综合部
步 骤 2
登记备案、通知用印。。
步 骤 3
印章归还,登记存档。

审批人:总经理、综合部经理 制作人:行政文员
流程图: 用印部门 综合部 相关领导
填写印章使用表
开始
通知用印
登记、存档
印章使用
登记、备案
印章归还
审核
审核
结束
重要文件用印
普通 用印