项目监督和控制过程.doc

项目监督和控制过程V1.0
密级：内部公开
文档编号： NTT_PP_XMJDHKZGC
版本号：V1.0

项目监督和控制过程

惠州市新中新电子技术开发有限公司

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生效日期：
审核：
批准：

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文件更改摘要：

日期
版本号
修订说明
修订人
审核人
批准人
2006-1-19
0.2
1、将不定期跟踪从周跟踪中独立出来成8.1.3
2、增加8.2.1 偏差控制策略
3、按统一规定重绘流程图
4、将问题跟踪的详细信息移到《项目监控数据表》的使用说明中

2006-2-9
0.2
修改模板PMC002_项目阶段报告
PMC004_项目监控数据表

2006-2-20
0.3
根据组内评审意见现场修订
修改PMC003_会议纪要

2006-3-23
0.4
修改 偏差控制策略
增加 对实施类项目的周跟踪情况

2006-3-26
1.0
将8.2 偏差控制改名为问题管理,相应调整后续的描述
修改流程图

目录
1. 目的/方针 3
2. 范围 3
3. 术语 3
4. 角色与职责 3
5. 入口准则 3
6. 输入 3
7. 流程图 4
8. 主要活动 4
8.1. 对照项目计划进行跟踪 4
8.1.1. 周跟踪 4
8.1.2. 里程碑/月跟踪 5
8.1.3. 不定期跟踪 6
8.2. 问题管理 7
8.2.1. 原因分析 7
8.2.2. 制定纠正措施 7
8.2.3. 跟踪纠正措施 7
9. 输出 7
10. 出口准则 8
11. 引用文档 8
12. 使用模板 8

1. 目的/方针
项目监督和控制（Project Monitoring and Control, PMC）的目的是通过周期性地跟踪项目计划的各种性能参数如工作产品的规模、工作量、成本、进度、风险等，不断地了解项目的进展情况，以便当项目实际进展状况显著偏离项目计划时能够及时采取纠正措施。最终目的都是为了使项目按时、按预算交付合格的产品。
项目经理应使用和遵循本过程，对照项目计划监督该项目的实际性能和进展。当项目的性能或结果明显偏离计划时，管理各项纠正措施，直到结束。
2. 范围
适用于公司所有类型项目的监督和控制过程。
3. 术语
无
4. 角色与职责
角色
职责
项目经理
l 按照计划执行项目的管理工作。
l 对照计划进行项目的监督和控制，进行偏差控制。
l 向项目管理部门/项目实施部门进行工作汇报。
项目组成员
l 按计划开展项目工作。
l 编写周报，参加周例会，向项目经理汇报工作。
项目管理部门
负责产品开发类、产品研发类、维护开发类、合同开发类、集成类项目：
l 组织里程碑评审。
l 跟踪项目经理对项目的监督和控制活动，审阅项目经理提交的工作报告，及时了解项目进展情况，并在项目偏差控制时，提供支持并监督偏差控制的纠正措施实施情况。
项目维护部门
负责实施类项目：
l 跟踪项目经理对项目的监督和控制活动，审阅项目经理提交的工作报告，及时了解项目进展情况，并在项目偏差控制时，提供支持并监督偏差控制的纠正措施实施情况。
5. 入口准则
l 《项目总体计划》/《项目实施计划》审批通过
l 《特批申请表》
6. 输入
l 《项目总体计划》/《项目实施计划》
7. 流程图

图1：项目监控示意图

8. 主要活动
8.1. 对照项目计划进行跟踪
项目立项通过后、项目计划审批通过前，项目经理通过项目周报汇报项目进展情况。
项目经理周期性地跟踪项目计划的各种参数如规模、工作量、成本、进度、资源、风险等，了解项目的实际进展情况。跟踪的方式有三种：周跟踪、里程碑/月跟踪、不定期跟踪。跟踪的输出结果纳入配置管理。
8.1.1. 周跟踪
对于产品开发类、产品研发类、维护开发类、合同开发类项目：
l 跟踪内容
² 任务跟踪：项目经理每周对进度和工作量进行跟踪，将采集的数据保存在《项目监控数据表_任务跟踪》中。
² 资源及承诺等跟踪：项目经理每周对软硬件资源、人力资源、培训资源，项目内外部的承诺、数据管理、共利益者介入情况等进行跟踪，若发现问题则纳入8.2 问题管理。
² 问题解决跟踪：项目经理每周对问题解决情况进行跟踪，并按8.2.实施问题管理。
l 跟踪步骤及汇报

角色
任务
输出
汇报对象
项目成员
编写个人周报
《个人周报》
项目经理
参加项目例会

项目经理
编写个人周报
《个人周报》

进行周跟踪（工作量、进度、资源、承诺、问题）
编写项目周报
《项目监控数据表_任务跟踪》
《项目监控数据表_问题跟踪》
《项目监控数据表_项目周报》

项目管理部门
项目组成员
召开项目例会
《项目监控数据表》

1) 项目成员（包括项目经理）编写个人周报，汇报个人工作进展、工作成果、存在问题、建议或需协调事宜等，提交项目经理，并根据项目经理的下周工作分解做个人下周工作计划。
2) 项目经理汇总所有项目成员周报信息，总结项目实际进展和项目问题解决情况等，进行偏差分析、综述下周工作任务，形成《项目监控数据表_项目周报》；同时将进度和工作量的跟踪情况记录在《项目监控数据表_任务跟踪》中；进行资源及承诺等跟踪。发现问题纳入8.2 问题管理。
3) 项目经理举行项目例会，总结工作，讨论存在的问题，进行资源及承诺等跟踪，让所有项目成员清楚地了解项目的实际进展情况，同时明确下周工作任务分解。对于发现的问题纳入8.2问题管理。
4) 项目经理将《项目监控数据表》汇报给项目管理部门，通报所有项目成员。

对于实施类项目：
l 项目经理每周对项目进展情况（进度、资源、客户承诺、问题）进行跟踪，发现问题记录在《项目实施进度跟踪表》，汇报项目实施部门。
8.1.2. 里程碑/月跟踪
项目经理进行里程碑跟踪，两个里程碑周期跨越45天以上且月末距离前后里程碑点超过15天时，则应增加月跟踪。
l 跟踪内容
² 任务跟踪：里程碑点（/月末）跟踪工作量和进度，记录在《项目阶段报告_阶段报告》中。
² 费用跟踪：里程碑点（/月）跟踪项目费用，采集的数据记录在《项目阶段报告_费用跟踪》中。
² 工作成果规模跟踪：在里程碑点对阶段工作成果及其规模进行跟踪统计，将结果数据保存在《项目阶段报告_工作成果规模》中。工作成果规模按功能点、代码行、文档页分类，并区分新开发、复用的情况。
² 风险跟踪：项目经理（或其指定的项目成员），每里程碑（/月末）对风险进行重新评估，确保新的风险变化能被及时识别。风险跟踪的数据保存在《项目风险管理报告》中。风险管理过程参见《风险管理过程》。
² 对资源、承诺、数据管理、共利益者介入、问题解决等情况等进行跟踪，发现的问题纳入8.2 问题管理。
l 阶段总结与审查

责任人
任务
输出
汇报对象
项目经理

l 里程碑跟踪总结（规模、工作量、进度、成本、资源、承诺、风险、问题）
l 策划下一阶段的工作
l 编写《项目阶段报告》
《项目阶段报告_费用跟踪》
《项目阶段报告_工作成果规模》
《项目阶段报告_阶段报告》
《项目进度计划》
《项目风险管理报告》
《项目监控数据表_问题跟踪》
《项目监控数据表_任务跟踪》
《项目测量表》
项目管理部门
项目组

l 提出里程碑评审申请
l 参加里程碑评审
《项目阶段报告》
《项目风险管理报告》
《项目进度计划》
《项目测量表》
《评审报告》

月度会议
《会议纪要》
项目管理部门
项目组

² 项目经理在里程碑点（/月）跟踪总结里程碑工作完成情况：
l 收集并分析测量数据，形成《项目测量表》，具体过程参见《测量和分析过程》。
l 进行阶段工作总结，包括任务完成情况、成本和资源使用情况、风险和问题管理状况及工作成果规模实现情况等，并进行偏差分析，形成里程碑（/月）《项目阶段报告》。
l 细化下一阶段的工作任务，更新《项目进度计划》。
l 重新评估风险，更新《项目风险管理报告》。
l 识别新的问题，更新《项目监控数据表_问题跟踪》。
² 项目经理在里程碑点提请项目管理部门组织里程碑评审。里程碑评审采用“会议”方式进行，具体参见《评审规程》。
l 评审组成员包括但不限于：项目管理部门、项目经理以及主要项目成员、QA工程师、测试工程师、CM工程师、营销管理部门、财务人员、客户代表、关联项目组代表；
l 输入：《项目阶段报告》、《项目风险管理报告》、《项目进度计划》、《项目测量表》；
l 输出：《项目阶段报告》、《项目风险管理报告》、《项目进度计划》、《评审报告》；
l 检查单：《里程碑评审检查单》
² 月跟踪点组织月度会议，形成《会议纪要》，通报项目管理部门和所有项目成员。
8.1.3. 不定期跟踪
项目经理通过召开不定期会议的方式进行，形成《会议纪要》，通报所有项目成员。
8.2. 问题管理
项目经理在跟踪过程中收集了引起项目偏差的问题，同时需要对问题进行管理：进行原因分析，采取纠正措施，管理纠正措施，直到结束。
问题管理的相关信息记录在《项目监控数据表_问题跟踪》中。
8.2.1. 原因分析
项目经理对问题发生的原因进行分析，对问题进行归类，划分优先级，并找出根本原因。对于“高”优先级的问题，上报项目管理部门。
8.2.2. 制定纠正措施
项目经理在原因分析基础上，制定适当的纠正措施，根据问题的优先级，计划解决时间，指派责任人。
对于引起显著偏差的问题，达到下表的控制范围时应上报项目管理部门：
项目类型
偏差计算
范围值
产品研发类
产品开发类
合同开发类
Abs（（实际工作量-计划工作量）/计划工作量）
≥20%
（实际直接费用-计划直接费用）/计划总直接费用
≥5%
维护开发类
进度延期天数/计划工期
≥20%
8.2.3. 跟踪纠正措施
l 责任人负责实施纠正措施、解决问题，记录问题解决时间。
l 项目经理跟踪纠正措施执行的过程，指定人员进行验证，直到该问题被消除为止。
l 如果问题重复出现，则将问题升级，重新进行原因分析，找出根本原因，采取新的纠正措施，并持续对问题进行跟踪处理直至解决。
9. 输出
l 《个人周报》
l 《会议纪要》
l 《风险管理报告》
l 《项目监控数据表》
l 《项目阶段报告》
l 《项目测量表》
10. 出口准则
l 项目结项完成
11. 引用文档
l 风险管理过程
l 评审规程
l 测量和分析过程
12. 使用模板
l 个人周报
l 项目阶段报告
l 会议纪要
l 项目监控数据表
l 里程碑评审检查单
l 项目实施进度跟踪表

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