外语学校管理软件软件用户手册.doc

外语学校管理软件
用户手册

设计单位：大庆市海通软件开发有限公司
DAQINGSHIHAITONG TECHNOLOG CO; LTD.
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目 录

1 概述 3
1.1 软件特性 3
1.2 软件功能 3
2 软件使用流程 4
2.1 初始化流程 4
2.2 学生交费流程 4
3 软件的安装 5
3.1 安装单机版软件 5
3.2 安装网络版软件(局域网) 5
4 软件主界面辅助功能 5
4.1 修改密码 6
4.2 锁定系统 6
4.3 软件注册 6
4.4 说明书 6
4.5 计算器 7
4.6 用户管理 7
4.7 初始设置 7
4.8 数据管理 7
4.9 短信群发 9
4.10 通知消息 9
5 软件主要业务功能 9
5.1 班级档案 9
5.2 学生档案 10
5.3 学生收费 10
5.4 收费记录 11
5.5 欠费提醒 12
5.6 费用管理 12

1 概述

《外语学校管理软件》是一款针对民办外语培训学校量身定做的收费类管理软件。软件在综合采纳大量外语学校反馈意见的基础上，经过开发小组的不断完善以及测试人员的反复测试，现已被国内近千家外语学校正试使用。软件界面简洁美观，操作直观方便，收费人员无需专业培训即可快速使用，是保障外语学校资金安全的有效工具，是外语学校信息化管理的理想软件，是外语学校统一管理，提升服务、增加效益的良好平台。
1.1 软件特性
l C/S设计框架便于局域网内多台电脑分布式管理；
l 所有报表均可导入Excel中进行分析加工；
l 收据金额电脑语音报价；
l 学生催费、欠费提醒支持短信群发；
l 学生生日自动提醒便于人性化管理；
l 软件操作权限按需分配，保障数据、资金安全；
l 学校名称、地址、电话可自定义设置；
l 流程化的操作方式严密管理收费中的每一个环节；
l 报表可多项组合查询，覆盖面广，统计方法科学，数据准确。
1.2 软件功能
l 班级信息管理
l 教师提成管理
l 学生档案管理
l 学生收费管理
l 学生欠费提醒
l 收费记录查询
l 管理费用登记
l 学生生日提醒
l 群发短信通知
l 操作权限管理
l 数据备份管理
2 软件使用流程
2.1 初始化流程

2.2 学生交费流程

3 软件的安装
3.1 安装单机版软件
双击安装图标，按提示安装外语学校管理软件。
3.2 安装网络版软件(局域网)
　　数据库采用access2000，无需单独安装数据库管理系统，但要求局域网内电脑可通过网上邻居互相访问。
服务器端安装方法：与单机版软件安装方法相同，软件安装目录必须采用默认安装目录，安装完成后，将安装目录里的data文件夹完全共享（即局域网内电脑可修改该共享文件）。
客户端安装方法：与单机版软件安装方法相同，安装完成后，打开安装目录里的参数设置.exe程序，修改数据库位置为“服务器”，修改服务器名称为服务器电脑的局域网IP地址。

4 软件主界面辅助功能

4.1 修改密码
用于修改当前登录用户的密码。

4.2 锁定系统
　　用于锁定软件主界面，非当前登录用户无法解锁。

4.3 软件注册
软件注册可选择加密狗或序列号两种方式。
加密狗需从我公司邮购，客户将其插入电脑USB端口即可。
注册码由客户提供电脑硬盘序列号（软件自动生成），我公司回复对应的唯一注册码，客户将该注册码输入到软件注册窗口中“注册码”一栏，即可完成注册。
因为序列号注册方式是采用绑定硬盘唯一ID的方法，所以更换电脑硬盘将导致软件正版检测失败，请客户根据具体环境选择注册方式。

4.4 说明书
　　点击可打开本文档。
4.5 计算器

4.6 用户管理
　　用于增加、修改、删除软件的操作用户，也可分配用户操作权限，角色为收款员的用户无权打开此窗口。

4.7 初始设置
　　用于登记学校的基本信息及相关参数，学校名称、地址、电话自动与收费票据关联。

4.8 数据管理
对于一个企业而言，数据的完整性和可靠性是十分重要的，但是由于一些意外的情况，如电脑故障、人为因素等，会使已存储到计算机里的数据损坏或丢失，所以，定期对业务数据进行备份，可保证在出现问题时能够及时挽救数据损失。我们建议您对数据每天进行一次备份，以保证数据的安全性和准确性。
角色为收款员的用户无权打开此窗口。
数据备份：点击窗口中的【...】按钮，选择备份文件存放的目录并指定文件名称。备份数据库文件名称可以自己指定，建议使用年月日的格式来命名备份文件，例如：20070306，这样很明显的就可以区分出是哪一天的备份文件。

　　数据还原：若您的业务数据被意外破坏或您重新安装了管理软件，可以用软件提供的恢复功能，将最近一次的备份数据，恢复到软件中，这样既不会耽误您的工作又可以将损失减小到最低程度。在您重新安装管理软件之前，或在进行数据恢复之前，请先行备份软件当前的数据，以确保数据安全。

数据清空:在软件初始化时，应首先清空原有演示数据。点击【清空业务数据】按扭可实现此功能，清空数据库将删除所有旧数据，请慎重选择！

4.9 短信群发
　　从海通软件公司申请短信群发帐号，充值后可向学生群发短信通知。

4.10 通知消息
　　根据学生档案里的生日信息，在生日当天自动生成提醒消息。网络版中也可用于向其它客户端发布通知消息。

5 软件主要业务功能
5.1 班级档案
　　修改班级档案里的班级名称或教师名称后，学生档案里对应的班级名称和教师名称自动变更为新名称。

5.2 学生档案
导入的照片应为jpg格式图片。照片文件不应过大，否则会影响软件运行速度。

5.3 学生收费
输入学生拼音简码查询相关学生档案，双击学生档案记录条打开相关收费窗口。

5.4 收费记录
可按单项查询，也可以按多项进行组合查询获取所有个性化报表。当按日期或金额查询时运算符选择大于、大于等于、等于、小于、小于等于；当按内容或名字查询时运算符选择等于、包含、不包含；查询时字段值必须与字段名称相符；综合查询时，两条记录都符合所要查询的条件时用“且”，其中某条记录符合查询条件时用“或”。

可查询教师提成统计表。

可按图表显示收费统计表。

5.5 欠费提醒
　　可按到费日期查询欠费情况。

5.6 费用管理
登记学校内部的各项管理费用，支持单笔收据打印。

支持多笔记录的查询、统计、排序、打印或导出功能。

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