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中国出口商品大全策划书

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《中国出口商品大全》策划书

一. 概述
如何进一步引导企业走向国际市场, 千方百计扩大出口是关系到中国国民经济持续发展的重要战略问题。随着中国”入世”日期的临近, 这一问题越来越显现出其重要性和迫切性。编辑和出版《中国出口商品大全》( 以下简称《大全》) 就是要提供一套翔实、 权威的对外宣传资料, 直接、 及时和有效地向世界宣传、 介绍中国产品, 让有意购买我产品的外商及时、 方便地找到供货厂家, 实现其购买的愿望; 帮助中国企业提高参与国际竞争的意识; 增加中国产品占据国际市场的份额。同时, 经过对使用本《大全》的国外用户进行及时、 有效地分析, 得到用户分析报告, 为我政府决策提供一手资料, 指导国内厂商在生产和销售等方面的商业行为。
本项工程最重要的基础工作是建立中国出口商品数据库, 该数据库将包括中国各类出口商品的生产、 经营企业50万家以上。建成本数据库需要三年时间, 以后要不断更新、 发展、 完善。数据库建成以后将以图书、 光盘、 网站等三种形式对外宣传。预计从确定实际操作单位之日起至数据库初具雏形, 能够对外发布至少需要7个月时间。
本《大全》以免费形式对外宣传我出口商品, 因此需要政府资助。预计, 三年共需投入费用人民币6300万元。
二. 《大全》基本构思
编制《大全》的目的是促进中国产品和服务的出口, 特别是要配合”以质取胜”战略和”科技兴贸”战略的实施, 促进中国出口产品的结构调整和更新换代。编好《大全》能够从三方面达到这一目的: 一是让希望从事进口的国外进口商方便、 迅速找到该产品的中国生产企业和经营公司并与之进行联系, 增加中国产品的出口机会, 这主要取决于《大全》内容是否权威、 全面, 所提供的信息是否准确、 及时与使用方便; 二是有目的、 有重点地对外宣传某些行业、 产品和品牌, 这取决于我们对外宣传的方式和力度; 三是及时提供国际市场需求趋势报告, 为我政府有关部门和企业进行决策提供依据, 这一点的实现要靠先进的电子网络技术。
1. 《大全》内容
做好《大全》工作的首要工作是建立内容适合国外进口商需要的中国出口商品数据库。

1.1 基本内容

《大全》内容的选择要迎合进口商的心理、 符合国际惯例, 同时要考虑国内信息收集的工作量和可能性。进口商的基本需求是要进口某类产品和服务, 因此, 《大全》内容将以介绍出口产品为主并提供方便的检索、 查询手段。
《大全》内容包括基本信息和辅助信息, 基本信息又分成两部分: 一是有关商品和服务的信息, 介绍中国可对外提供的商品和服务, 这部分是《大全》的核心。商品和服务的信息一定要清楚、 明确, 特别是产品名称, 它是外商查询的主要依据, 英文名称一定要翻译准确无误。《大全》将涵盖中国现已出口和具有出口潜力的产品和服务, 侧重于高附加值、 高科技产品, 每类产品的介绍包括文字资料和图片。二是提供产品和服务的企业的基本信息, 便于外商与之沟通。
辅助信息包括中国对外经济贸易政策介绍、 进出口管理规定、 海关管理规定以及中国驻外商务机构、 贸易促进机构的名称、 地址、 联系方法等, 为外商从中国进口商品提供方便, 表现形式为文字和图表材料。
《大全》基本信息的具体内容如下:

1.1.1 企业具有代表性的主要商品信息:
商品名称:
用途:
商品类别( HS编码) :
商标名称:
商品国际认证情况:
已出口地区:
规格:
型号:
商品图片:
供货量:

1.1.2 企业基本信息
企业名称:
企业性质( 生产厂家, 贸易公司、 生产贸易兼营) :
组织机构代码( 国家质量技术监督局授予) :
企业地址:
邮政编码:
联系人:
电话:
传真:
电子信箱:
网址:
开业时间:
雇员人数:
注册资本:
进出口经营权:
上年年营业额:
经营范围:

1.2 文字编辑

《大全》以中、 英文两种文字编辑。中文部分主要用于信息核查、 数据库维护, 英文部分主要用于对外宣传, 商品信息全部对外提供, 企业基本信息可根据授权程度提供。

1.3 数据规模

中国现有各类企业3千多万家, 其中工业企业约1000万家。初步估计, 有100万家企业可提供或有潜力提供出口产品。鉴于很多厂家的商品类同, 只要《大全》数据库的供货厂家超过10万家, 便可基本涵盖中国各类出口产品。考虑到今后长远的发展, 《大全》的权威性、 全面性及实际操作的可行性, 建议《大全》数据库包括的生产企业和经营公司的容量为150万家, 第一年内实际入库至少达到10万家, 二年后应达到50万家以上, 数据库基本成型。第三年起, 数据库进入全面维护阶段, 重点放在数据库更新上, 同时补充具有出口潜力的产品。
2. 最终产品
按上述内容要求, 本《大全》数据库基本完成后, 基本数据将包含文字字数2亿字以上, 图片50万幅以上。实现《大全》目的的第二项工作是将《大全》丰富的内容及时传递到各国进口商手中。

2.1成品表现形式

为了有效地对外宣传我出口商品, 《大全》将以图书、 光盘和因特网网站等三种形式对外提供服务。
图书作为传统的信息传播方式, 其优点是直观, 不需任何设备就可方便地阅读, 因而到当前为止仍是重要的信息传播手段。光盘的特点是数据存储量大、 制作成本低, 借助计算机能够方便地查询、 检索、 打印。近年来, 因特网的迅猛发展给人们的生活方式和工作方式带来巨大变化, 特别是计算机技术, 电信技术的不断融合, 对人们获取信息和相互交流信息的方式产生了巨大影响。能够说, 以网络传播信息是最有发展前景的信息传播方式。因此, 我们在《大全》建设初期要同时考虑上述三种传播方式, 并时刻关注信息技术发展变化, 及时调整工作重点。

2.2 建立电子数据库

无论以何种方式传播, 都需要建立电子数据库, 利用现代信息技术存储出口商品信息。为此, 我们建议按前述要求的全部内容编辑、 制作《中国出口商品数据库》。编制电子数据库的同时, 能够一边设立《大全》网址, 供全球用户经过因特网直接查询, 一边将数据库内容进行选择, 根据不同的需要制成光盘和图书, 向我驻外使、 领馆, 国内、 外贸易促进机构, 商会, 协会等机构散发。

2.3发行数量

2.3.1图书
图书内容将根据不同的宣传目的有针对性地从数据库中抽取, 有两种方案可供选择。一种方案是仅出版一册图书, 内容简单扼要, 突出重点, 可作为我对外宣传的基本资料, 书名可定为《中国出口商品大全》或《中国贸易指南》, 随书附带光盘, 中国出口商品的信息主要包含在光盘中。此情况下, 图书每年出一版, 每版印册为一万册。另一种方案是按海关HS编码将书分为8个分册, 每分册1-2卷, 内容涵盖中国主要出口商品, 预计每套图书为12卷左右, 书名为《中国出口商品大全》, 每年出一版, 每版印数为五千套, 总数约六万卷。

2.3.2光盘
光盘能够每半年出版一套, 常年发行。发行量为每版50000盘。内容包括: 中国的对外经济、 贸易政策, 进出口规定, 海关管理规定, 中国对外贸易概况, 按海关《协调制度》编码分类、 按产品名称分类的中国出口产品介绍及生产、 经营这些产品的国内公司的地址、 电话、 传真等基本信息。

2.3.3 网络
国内外已有很多包含类似内容的网站, 由于办站目的不同, 特色不突出, 因而对进口商的帮助有限, 起不到有效促进我产品出口的作用。为实现编制本《大全》的目的, 应设立独立的用于专门目的的网站。建议在北京设立《大全》网站, 随着《大全》的不断发展与完善, 能够考虑在有关国家设立镜像网站。

2.4 发布内容与访问权限

企业与产品信息内容由生产经营单位按设计的调查表自己填报, 《大全》编委会组织有关部门进行审核。发给每个企业的信息调查表中, 企业可提供的商品种类、 数量不限, 商品信息可填多种。考虑到数据库的容量和录入、 校对等事项的工作量, 每家企业的商品不宜超过15种。
经核实后的商品信息全部对外提供, 企业基本信息可根据授权程度提供。

三. 《大全》工作计划
1. 工作机构及流程
《大全》编辑、 出版工作流程图:

《大全》编辑、 出版工作可分决策部分和实际操作部分。实际操作部分的单位可由决策机构指定, 也能够招标方式选择合适单位操作。

1.1 决策部分

决策部分由决策机构和决策支持机构组成, 工作重点是《大全》的前期决策和策划、 后期工作的监督与指导。

1.1.1 决策机构
对《大全》的整个编辑工作进行宏观指导, 包括审批项目、 审批策划方案、 确定招标方案、 批准项目工作计划和对外宣传方案、 指导项目运作。
决策机构由《大全》编辑委员会及《大全》编委会办公室组成。编委会由部领导、 部有关司局领导及有关部委( 如国家经贸委、 外交部、 贸促会等) 领导组成。编委会办公室由部计财司及有关部门组成。编委会办公室负责《大全》编辑的日常联络、 指导、 监督工作。

1.1.2 决策支持机构
决策支持机构由长期从事经贸咨询信息工作, 有组织编辑出版大型文件汇编, 包括电子刊物、 数据库等的能力和经验的单位组成。在《大全》编委会及其执行机构领导下负责《大全》的整体策划及实施工作, 对《大全》编辑、 出版发行的各个环节, 包括光盘制作、 图书印刷、 因特网的建立、 信息收集等进行招标并组织具体实施。

1.2 实际操作部分

实际操作部分由总体控制与日常管理、 信息收集、 数据库管理、 图书出版、 光盘制作、 网络运营等六部分组成。

1.2.1总体控制与日常管理
在《大全》编委会执行机构的监督、 指导下负责《大全》编辑、 出版的日常工作。具体任务包括: 掌握工作进度、 提出改进方案, 协调各子系统关系, 确定对外宣传方式, 开展对外宣传活动, 确定图书光盘内容, 对外发行图书与光盘, 信息反馈与服务。

1.2.2信息收集
信息收集是《大全》能否成功的基础, 《大全》的生命力在于其提供信息的权威、 全面、 及时和富有特色。要建立各种有效信息收集渠道, 包括充分发挥各进出口商会、 各省、 市、 自治区外经贸委等机构的作用。对收集到的数据要进行核实、 翻译、 录入、 校对, 最后经过网络或以磁盘或光盘等电子数据形式提交到数据库管理部门。

1.2.3数据库管理
本《大全》数据库仅为外经贸信息系统数据库的一个子库。为便于管理, 能够设立一数据库管理部门, 统一将不同的数据库集中起来管理, 及时对外提供服务。

1.2.4图书出版
经过招标决定一家或几家有实力的出版社负责《大全》图书的设计、 排版、 印刷、 装订工作。图书尽量做到版式新颖、 内容翔实、 范围广泛、 方便实用, 图书内容每年更新一次为宜。

1.2.5光盘制作
根据不同用户需求, 将数据库中的信息资料, 经过编程、 刻录、 封装做成光盘。光盘工作的重点是光盘应用程序设计。

1.2.6 因特网运营
因特网运营主要包括注册网址、 设计制作网站、 维护网络运营及对网络运营提供技术支持等。

2．工作进度
本项目从获得《大全》决策机构审核、 批准之日起开始执行, 至第一版图书、 光盘及因特网运行共需时7个月, 具体如图:

上图仅为本项目的第一期工程, 整个项目可分为五个阶段, 实现预定目标需三年以上。五个阶段为:
时 间 目 标
第一阶段: 7个月 搭起《大全》工作框架, 完成样本制作
第二阶段: 第一年底 《大全》初具规模
第三阶段: 第二年底 《大全》基本成型
第四阶段: 第三年底 《大全》建成完善
第五阶段: 三年后 《大全》维护发展
《大全》编制是一个发展变化的过程, 只有不断完善的《大全》才能满足不同用户的需要, 达到促进中国产品出口的目的。
网络是《大全》对外宣传的一种重要方式, 网站建立的基本思路是首先根据网站的规模和功能搭起网站框架, 网站的各项功能能够分步骤实现。初始阶段, 应迅速使具有主要功能的网站运营起来, 当信息量达到一定规模后便可正式对外开放, 以后再不断完善, 实现各个功能。由于计算机技术发展迅速, 分步到位也有利于降低成本。
光盘设计与实际制作、 图书版式设计等需时较少。
因此, 影响整个工作进展速度的主要因素是: 信息入库前的总体策划方案确定的时间和信息收集入库的速度; 信息入库后, 印刷图书的速度。
四. 总体管理
1. 日常管理
本部分工作主要包括掌握工作进度、 提出改进方案、 协调各子系统关系、 确定对外宣传方式、 确定图书光盘内容、 信息反馈与服务等。

1.1 协调工作

《大全》编辑工作是由不同部门分别担任不同的职责, 为使该系统能有效运转, 必须有一个强有力的协调机构来协调不同子系统之间的关系。该机构最好由《大全》编委会办公室直接领导。特别是确定对外宣传方式、 确定图书光盘内容等工作更要具有政策水平和权威性。

1.2信息反馈和服务

信息反馈和服务部门主要向国内外企业发布信息、 解答企业提出的各类问题、 为企业设计制作标准网页等。这部分工作的伸缩性很大, 能够根据工作进展及人力资源情况确定工作范围和深度。
2. 对外宣传与发行
2.1 对外宣传

内容再丰富的资料若无人知晓或知道的人很少也不能发挥其应有的作用, 加强对外宣传是《大全》编辑、 出版工作启动后最重要的工作之一, 特别是网站的对外宣传尤为重要。根据国内外网站发展的经验, 建立网站容易, 但网站维护和让世人知晓网站并不断光顾是很困难的, 大型网站的大部分开支用于对外宣传和网站维护。成功的网络自然会有公司希望在此做广告, 为网络维持长期有效运营带来必不可少的资金支持。
对外宣传能够采取多种形式, 主要包括:
新闻发布会
利用广交会等各种交易会
经过驻外使、 领馆
经过网络发布信息
与世界各主要因特网搜索引擎建立联系
在发达国家,如美国建立镜象网站。

2.2 组织发行

将《大全》内容及时送到需要该信息的外国进口商手中是编制本《大全》的目的。《大全》内容将以网站、 图书、 光盘等三种方式对外传播。经过前述宣传方法可使外界知晓本网站名字并进入网站查询, 图书、 光盘的发行则主要靠自己运作。

2.2.1 发行对象
《大全》图书、 光盘的主要发行对象为我驻外使、 领馆商务机构、 外国驻华使、 领馆商务机构、 国际著名贸易促进机构、 外国政府机构、 知名图书馆、 国际连锁店( 物流中心) 、 国外进口商商会、 国外批发商和大型零售商、 国内著名的外国商人入住较多的涉外饭店等, 网站则对全球进口商开放。

2.2.2 发行方式
《大全》发行分三种形式, 第一种是完全免费赠送, 如上条所列发行对象, 第二种是免费赠送, 但用户需支付邮寄费用, 发行对象为国外一般进口商, 第三种形式是有偿使用, 服务对象主要是国内客户和外商驻华代表机构。出售《大全》的收入, 用于《大全》的补充、 更新。

2.2.3 发行方法
对于第一种发行对象, 发行机构要列发行名单, 发行名单要经《大全》编委会办公室确认。第二种发行对象主要经过强有力的宣传获得名单。广告宣传上可明确提出邮费价格, 这部分主要是针对国外进口商, 邮资可高于印制成本。针对国内用户和在华外商办事机构能够以成本价公开出售。
3. 建立长期发展机制
3.1 建立有效的组织系统

本次工作涉及到中国经济领域中的方方面面, 应建立一个科学的、 高效的、 有高度责任心的组织系统, 本着分工合理、 责任明确、 实用高效的原则, 制定出科学的工作计划和方法, 各项工作有专人负责, 建立明确的工作进度和质量考核指标, 确保按计划完成《大全》的建立和维护工作。

3.2 保护知识产权, 严格守法

全部工作过程严格遵守国家法律, 有关信息收集、 编辑、 发行、 网络服务以及软件使用等都应遵守国家颁布的法规和相应的国际法律、 法规要求。所有载体形式的版权归属中国对外贸易经济合作部。

3.3 实行政府资助企业运作

本项目有效的运营方式是实行政府资助企业运作。政府明确工作任务、 指标, 以招标的方式选择适当的企业进行实际操作。政府资助的费用根据实际进展情况拨付, 运作的企业不搞终身制, 如果不能按照预定的指标完成任务, 政府主管部门可随时更换具体操作单位。
信息收集, 图书、 光盘出版发行, 网络运营都需要资金支持。虽然网络运营是很有发展前途的事业, 但从当前国内外网络公司运营情况看, 大部分网络公司都在亏本运营。网络运营的收入主要来自于广告收入, 网络增值服务和电子商务收入。以当前国内网络发展水平来看, 这些收入远不能满足其支出, 支撑网络公司运营的主要来源是风险投资商。对于本项目而言, 除上述因素外, 又是政府对企业的支持, 毫无疑问, 本项目的运营需要政府投入大量资金。
为使本网络能长期办下去并取得预期效果, 尽量减少政府投入, 应当允许接受资助和赞助, 以及在合理范围内收取少量的信息成本费等。同时不拒绝国内外企业主动在网络上刊登广告。
五. 信息收集
信息收集、 核实、 校对、 分类编码、 翻译、 录入、 建档是最基础, 也是最重要的工作。数据的准确程度直接影响着《大全》的信誉, 数据的全面性与及时更新、 维护程度直接关系到《大全》的使用效果。该阶段的工作目标是迅速收集信息, 形成数据库规模, 建立稳定的信息收集与更新渠道。数据收集整理要力求准确、 合理, 分类科学, 翻译专业, 管理有序。为保证信息收集的质量, 及时、 准确地收集处理信息, 应重视以下事宜:
1. 宣传工作
虽然编辑出版《大全》是一项对出口企业有益的工作, 但由于近年来来自政府各部门、 信息出版单位、 社会调查单位等要求企业提供基本信息的活动越来越多, 导致很多企业很难分清哪些活动对己有益、 哪些无益, 哪些收费、 哪些不收费, 因而产生逆反心理, 不愿配合。因此, 本项工作正式实施后一定要经过各种渠道开展宣传工作, 具体做法是:
发挥政府主渠道作用: 以外经贸部名义或与其它部( 委、 局) 联合的形式下发通知, 阐明此项目对扩大出口及对企业自身发展的重要性, 并要求各省、 市、 自治区外经贸委( 厅、 局) 配合, 利用政府的权威性向企业征集信息。
在公开媒体上征集: 以编委会名义, 在有关媒体上公开发布征集企业信息的消息, 刊登信息征集表, 企业按照征集表格式填写上报企业信息。
直接下发通知: 以编委会名义下发通知, 由项目执行单位直接致函到企业, 征集企业信息。
l 明确此项活动免费为企业服务。
2. 信息收集方法
2.1 信息收集标准

产品名称
产品名称是最主要的检索条目, 一定要详细、 具体、 准确, 不能用简称和大类。
企业名称
企业中、 英文名称应按本企业在工商行政管理部门登记注册的名称填写, 如果没有英文注册名称则按本企业习惯翻译。
地名、 人名
地名、 人名按国家标准翻译。
信息准确率
信息误差不得超过1%。
文字准确率
文字错误不得超过万分之一。
基本信息不可缺少
企业名称、 商品名称、 联系地址、 电话和组织机构编码等五项内容是必填信息, 所有企业必须填报,不得空白。其中前四项是外商与国内供应商进行联系的基本信息, 后一项是系统对数据进行核实、 统计的依据。

2.2 信息收集渠道

传统上收集信息的渠道有两种: 一是横向收集, 即以各省、 市、 自治区外经贸委( 厅) 为主体, 负责本地区信息的收集、 确认、 翻译、 录入、 编辑、 整理。二是纵向收集, 即以各商会、 协会为主体, 负责本行业信息的收集、 确认、 翻译、 录入、 编辑、 整理。为使本《大全》能迅速、 有效地开展工作, 还应考虑其它信息收集渠道。

2.2.1 横向收集
横向收集的好处是带有一定的行政手段, 比较适合当前的国情, 信息的准确率较高。由于各外经贸委是负责本地区外贸公司、 外贸扩权企业、 三资企业的政府主管部门, 能够较快、 较好地将这些当前是中国出口主力军的基本信息收录到网站之中。在当前各省、 市、 自治区外经贸委( 厅) 工作量不足的情况下, 如能将这种由政府资助, 为企业办实事的工作交给她们, 有助于加强部里与地方、 地方与企业之间的联系。即使某个地区没有按时完成信息收集工作, 信息没报上来, 也不至于影响网站的总体运作。因为其它地区总能找到类似商品的生产、 经营企业。不足之处是对可提供出口产品的非外贸企业了解有限, 容易忽略某些行业中的重点生产企业, 不能满足网站为中小企业服务的要求。再者, 由于是本地区的唯一领导机构, 缺乏竞争机制。

2.2.2 纵向收集
纵向收集的特点是对行业信息了解较多, 能够很容易地将本行业的骨干企业和具有特点的企业收录到网站之中, 而且能够实行招标, 便于控制。行业收集的方式有利于加强行业商会、 协会的作用, 逐步与国际惯例接轨。这种方式的不足之处是如果某些行业的商会或协会缺乏工作热情、 责任心和相应的组织能力, 不能按时完成信息收集工作, 《大全》就会因缺少某个行业的信息而成为不全。为此应扩大招标范围, 除进出口商会以外, 还包括工业协会。

2.2.3 其它渠道
其它渠道包括企业自己主动填报, 在因特网上提供注册功能, 随时接受企业注册, 信息收集单位主动寄发信息征集表, 邀请企业填报或派员到企业里帮助企业填报等。

2.2.4 建议
上述渠道各有利弊, 单一渠道无法胜任信息收集这一最重要的基础工作。建议数据库建立初期采取各种渠道一起进行的方式, 主要目的有二: 一是能够迅速将数据库建立起来, 在信息领域中占有一席之地, 便于今后的发展; 二是经过实际工作寻找能胜任该项工作的机构, 为建立长期稳定的信息收集渠道打基础。
上述各种渠道收集的信息最后汇集到一家信息收集、 整理单位进行数据汇总处理。该企业能够是某一行业的国有独资企业, 也能够是由不同行业的企业组成的有限责任公司。该单位的选择可由部有关部门指派, 也能够采取招标方式确定。

2.3 数据分类

数据分类是信息管理的重要组成部分, 科学的分类有助于最大限度地利用信息。鉴于国内企业对产品分类方法的理解程度不同, 为使分类科学有效并易于操作, 建议由信息收集单位统一对产品信息进行分类。信息收集单位要研究分类方法, 使所有产品信息都能归到适当类别中。

2.4 数据接收

为在统一标准、 统一规划的基础上充分调动各方面的积极性, 争取在最短时间内完成《大全》的编辑出版工作, 应由《大全》编委会统一制定信息内容、 格式( 见附录3) , 数据管理部门确定电子数据类型。各信息提供单位按所列内容和格式统一提供信息, 信息收集单位将加工分类后的信息按所要求的数据类型制成电子数据, 然后以磁( 光) 盘的形式或经过因特网送至数据库管理部门。
3．校对与验收
3.1 信息核实

信息核实是保证数据库质量的必要措施。核实包括信息的唯一性、 真实性和可靠性。
信息来源不同将造成信息的重复录入。为避免出现这类问题, 应在电子数据库中设立审核功能。组织机构代码是国家技术监督局颁发给各单位的识别码, 具有唯一性, 可用来去除重复的信息。所有企业的数据都必须输入该企业的组织机构代码, 然后由计算机进行甄别, 剔除重复的信息。
为保证数据的可靠性, 第一次入库的信息必须在产品调查表中盖该企业的公章, 以后再核实时能够采取多种形式。
数据核实能够用计算机辅助进行。经过设计一定的程序利用计算机自动进行逻辑判断。对于经逻辑判断不真实的数据, 再经小组人员人工核查。只有经过核正确信息才能进入主数据库之中对外发布。
如果能与国家工商局或国家统计局或国家技术监督局进行合作, 利用她们的数据对入库信息进行电子逻辑判断, 则可极大地提高数据的可靠性。

3.2 信息验收

为确保信息的合理、 完整和准确, 要由《大全》编委会或其指定的机构采用抽样方法对信息收集单位报来的信息进行评估。
信息收集单位负责确认信息的真实性, 纠正信息不符点和错误译法, 消除错别字、 多字、 漏字、 字颠倒、 外文字母和标点符号等差错。
4．数据库维护
《大全》的生命力在于数据的及时更新与维护, 要建立有效的定期更新机制。

4.1 数据库维护

数据库维护主要是对数据库的数据不断进行补充和更新。每年应将全部数据更新一次。数据库系统要自动记载最近一次更新时间, 提醒哪些数据未更新。对于长期不能更新的数据要从数据库中清除出去。该项工作由信息收集单位负责。

4.2 建立档案制度

为提高数据库的使用价值, 应为每一个入库企业建立计算机档案, 及时跟踪企业变化情况, 将最新信息入库的同时, 保存历史数据。

4.3 更新方式

数据更新应采取人工核实与机器自动核实相结合的方式进行。电子数据库要设计自动核实程序, 分期分批将库存信息发至相应企业, 请有关企业核实并反馈回数据库。发送信息采取电子邮件、 普通邮件、 传真等多种形式。对于没反馈的信息再以人工方式经过电话加以核实。提高反馈率的关键是提高服务水平, 使企业切实感到《大全》对企业的发展有帮助。
5 数据库性能要求
数据库建设是网站的基石, 三种载体形式----图书、 光盘以及INTERNET网的实现都是建立在数据库基础之上。为充分发挥其作用, 数据库要提供中英文两种用户使用界面, 供不同类别的用户查询检索。界面设计要庄重友好, 充分体现我们国家作为最大的发展中国家开放进步的形象。针对管理、 维护以及资料随时更新等方面的需要, 界面设计必须具有直观性和方便性。
数据库的规模在建设初期预计在十万个记录左右, 随着中国国民经济的发展和对外交往的日益扩大, 记录会不断增加, 二年内达到五十万个以上。随着该网站知名度的增强, 日用户访问量预计从几万到几十万个, 最大同时访问量为7000个。数据库平台和操作系统应满足上述要求。系统平台完全建立于Web之上, 充分考虑到信息系统高度可扩展性的需要, 采用当今最先进的Web技术, 要满足各行业用户对信息管理的需求; 同时考虑使用者的需求, 仅需使用浏览器就能够完成信息的查询和检索, 而且能够经过Internet进行信息的采集。

5.1 数据库结构

本数据库可分为二类:
第一类是网络管理者自己建立的数据库, 主要是国内出口产品和企业的信息,第二类是国外用户自己登录的信息。建立此数据库的目的是了解国外客户, 提供统计分析数据。
1. 第一类数据库内容除产品登记表所列各项外另要加上产品分类编码。本库可分为企业库、 产品库2个库, 用适当方式将两者连接起来, 一一对应。
2. 第二类用户数据库数据项包括:
客户名称:
企业情况: ( 制造商、 贸易公司、 批发商、 零售商、 连锁店) :
企业地址:
联系人:
电话:
传真:
电子信箱:
网址:
感兴趣产品:
是否愿意被推荐给有关产品经营、 生产公司( 愿意、 不愿意)

5.2 数据库功能

数据库要包括以下七大类基本功能:
1) 数据库输入功能
2) 数据库维护功能
3) 数据库查询功能
4) 用户权限管理功能
5) 数据库数据导出功能
6) 数据统计分析功能
7) 用户登记功能

5.3 主要功能要求:

5.3.1 数据库输入功能
提供对各个数据库中各表的数据输入功能。对每个数据表提供一个友好的通用输入页面, 在一个页面中实现所有字段的输入, 能够查询刚输入完的数据, 并有出错处理功能。数据输入方法有键盘直接输入, 经过磁盘输入, 远端拨号输入。所有输入数据先进入辅助数据库, 经核实确认后再进入主数据库。

5.3.2数据库维护功能
对各个数据表中的数据进行修改, 更新, 完成对数据库的数据维护功能。在系统需要调用数据库维护功能的地方能够很方便的经过该功能提供的接口实现数据的增添、 修改、 更新、 删除等数据库维护功能。

5.3.3 数据库查询功能
实现各种查询要求。包括: 检查输入数据格式合法化功能, 生成查询库语句功能, 输入过程中出错处理功能, 排序功能, 查询关系分析功能, 数据合理性判断。

5.3.4 用户权限管理功能
提供整个系统所有需要进行权限检验的接口。建立用户权限功能, 修改用户权限功能, 用户权限查询功能, 删除/修改用户权限功能。当用户调用上面的三个功能前, 都必须要先经过用户权限管理功能验证后才能够进行。

5.3.5 数据导出功能
本数据库是《大全》图书版和光盘版的数据源。数据库所有者可根据不同需要, 随时导出适用于印刷出版的可被国内出版业流行软件认可的电子文件, 最终达到只要经计算机处理进行电子排版即可印刷的目的, 对各个数据表中的数据能够随时导出存为HTML文件, 并写入光盘。

5.3.6 数据统计分析功能
作为数据库的辅助功能, 能够随时对数据库被查询使用情况进行统计、 分析, 了解来自哪些国家的哪些公司对什么产品感兴趣, 从而为政府决策提供一手参考资料。统计分析包括:
对访问者IP进行分析, 了解访问者来自何国;
对访问者公司进行统计, 向国内企业推荐有价值的客户。
为了解访问者公司信息, 建议实行会员登记制, 即要求访问者在进入数据库前输入个人信息。为保证《大全》的使用效果, 任何机构、 公司、 个人都可随时自由、 免费的进入本数据库进行查询, 但为鼓励进入本数据库前输入访问者公司或个人信息, 可实行会员登记制, 对进行登记的会员给予较高的查询信息的权限, 并可不定期地优先提供某些方面信息。

5.3.7 用户登记功能
提供友好界面, 让国外用户在第一次进入数据库查询前输入个人或公司信息, 以后再次进入时仅输入名称和密码即可。

5.4 数据库管理

数据库可由信息收集单位或网络经营单位管理, 也可由一家专门公司进行管理。数据库管理单位的基本职责是: 选择能满足网站性能要求的数据库平台、 设计与编制满足上述功能要求的数据库程序、 为信息收集单位提供友好的信息收集界面, 为网站及时传送供外商检索、 查询的各类信息、 根据总体管理部门的要求设计、 制作各种网页、 协调信息收集单位与网站运营部门之间的关系, 从技术上保证数据传送畅通无阻、 为印制图书和光盘导出数据。
数据管理部门提供的数据类型和操作界面要性能可靠、 操作简单, 通用性好, 各信息收集单位利用现有设备即可运行。该界面要具备录入、 查询、 修改、 拷贝、 打印五项基本功能。
六. 图书与光盘
1. 图书
图书由《大全》编委会统一组织印制, 以保证印刷质量和风格, 控制印刷和发行时间, 降低印刷费用。图书封面由资深美工人员统一设计, 美观大方的封面设计应充分展示国家开放、 进步的形象。

1.1 图书规格

图书规格为大16开本, 每卷页数在300--500页之间。书芯采用凸版纸印刷, 胶订; 封面采用双面铜版纸, 套色印刷。
封面的基本内容为书名、 编者名和出版社名。
书脊印书名、 卷次、 编者名。
扉页印书名正副题, 编、 译、 校者名和出版社名, 出版地点。

1.2 图书基本内容:

图书基本内容包括:
序言: 由主管外经贸的国务委员和外经贸部部长作序
出版说明: 由《大全》编委会供稿
出版者声明: 内容为”本书提供的企业信息及时、 真实。出版者相信本书所提供信息来源真实, 出版者不承担信息准确性责任。出版者在任何情况下, 不承担用户与本书所列企业的交易责任。未经出版者书面同意, 不准以任何媒体形式, 如电子、 磁、 照片、 记录、 信息存储介质等对本书内容进行加工”。
版号、 出版社及出版社地址
目录
图书使用说明
图书正文( 包括索引、 基本信息和辅助信息)
图书中原则上不印广告, 特别是第一版。如果一些著名企业强烈希望刊登广告, 能够酌情处理。

1.3 图书正文与检索方式

正文主要包括索引、 企业信息、 商品信息及中国的对外经济贸易政策、 进出口管理规定、 海关管理规定、 为国外进口商提供服务的我政府主管部门、 驻外商务机构、 贸易促进机构、 银行、 运输、 咨询等服务机构的名称、 地址、 联系方式等辅助信息。
影响本类图书使用效果的主要因素除图书本身内容以外, 主要是内容的分类和检索方式。总结国外同类图书的检索经验, 结合中国企业众多的特点, 检索方式以商品名称检索为主, 以企业名称为辅, 检索部分的篇幅约占全部篇幅的三分之一。
图书正文分四部分: 第一部分是商品名称, 首先将商品按HS编码的前两位即章进行分类( 当前中国海关使用的编码共97章) 。同一类别下按商品的英文字母顺序排列, 每种商品后面列出不超过5家的生产、 经营企业的名称。为节省纸面空间, 企业名称以计算机给出的唯一代码标记; 第二部分是按企业英文字母顺序排列的企业名称与企业代码对照表; 第三部分是辅助信息; 第四部分是企业与产品的基本信息, 按企业代码的顺序排列。任何用户都能够经过商品名称或企业名称方便地查找到生产和经营该商品企业的基本信息、 产品规格和联系方式。
2. 光盘
2.1 光盘使用条件

光盘为5英寸只读光盘。光盘对计算机系统的要求是WINDOWS 95以上操作系统版本, 使用IE4.0及以上版本浏览器。

2.2 光盘基本内容

光盘基本内容包括:
单张光盘: 包括图书所列内容和全部企业的商品信息和企业的部分信息的文字资料。此光盘单独发行, 也可随书赠送。
成套光盘: 除单张光盘所含信息外, 还包括各类商品的图片。

2.3 光盘设计与检索

光盘设计原则是要画面整洁、 大方, 界面友好, 查询速度快, 操作简单, 采用多媒体形式。查询方式为按产品类别查询和按关键词查询两种。分类工作由信息收集单位确定, 关键词包括商品、 企业名称, 商标, 产品用途。用户可按查询结果打印。
3 出版计划
3.1 图书印刷

图书用6号字印刷, 每页平均可容纳5家企业的商品信息和企业信息( 平均每个企业提供的商品约8--10种) 。如果将50万家企业的信息全部印出来, 加上索引部分, 可达15万页。以每卷500页计可印出300卷。这样大的印量不但成本巨大, 而且没有实际使用价值, 建议从数据库中挑选有影响或有代表性的企业及产品编辑成书。具体做法是:
方案一: 将所有出口商品都编辑入书, 但对每种商品的供货商进行选择, 只挑选上年该产品出口额居前二名和供货额居前三名的经营公司和供货厂家。这样便把上书企业数控制在1-2万家之内, 涉及的产品可达数万种。
图书按海关HS编码分为8个分册, 每册1-2卷, 根据有关数据的多少而定, 预计总数为12卷左右。8个分册分别为:
第1分册: