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金蝶总账管理操作规程

74
2020年4月19日
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总账操作规程

XXX股份有限公司
金蝶软件(中国)有限公司
2025年3月15日
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1总账管理 4
1.1业务规程图 4
1.2操作规程 5
1.2.1系统维护 5
1.2.2公共资料设置 12
1.2.3初始化 29
1.2.4凭证处理 34
1.2.5常见账簿 49
1.2.6期末处理 55

1总账管理
1.1业务规程图

1.2操作规程
1.2.1系统维护
在总账日常凭证数据录入前,需要用户对凭证录入过程中一些功能进行设置,完成这一操作后,才能更方便、更快捷实现您的日常工作效率。
在K/3主界面,选择【系统设置】→【系统设置】→【总账】→【系统参数】,打开系统参数窗口,左上方有”系统”、”总账”和”会计期间”三个页签,如下图所示:

图1-1 总账参数
在总账的标签的窗口中,您可设置”本年利润”的会计科目,该科目将用于”结转损益”,按图中字典的按钮,系统将为您列示出所有的会计科目,您能够根据自己的需要进行选择。
同时提供了一些总凭证管理功能选项,请根据实际管理需要进行设置,功能释译如下:
基础信息页签如下表所示:
表1-1
参数
说明
记账本位币
此处仅列示记账本位币的代码和名称,记账本位币信息是在设置账套时确定的,账套一旦启用便不能够再修改。
本年利润科目
在此处可选择设置本年利润的会计科目。单击<本年利润科目>右面的【】,系统将为您列示出所有的会计科目,选择一个具体的科目做为本年利润科目。
利润分配科目
在此处可选择指定利润分配的会计科目。单击<利润分配科目>右面面的【】,系统将为您列示出所有的会计科目,选择一个具体的科目做为利润分配科目。”以前年度损益调整”的结转到该科目。
数量单价位数
此处对数量单价设置了具体的小数位数后,在”凭证录入”时,数量和单价在自动计算后将按照所设置的小数位数四舍五入后进行保存。
启用多调整期
如果选择这一个选项,则启用多调整期,否则调整期业务处理将不能使用。选择这一个选项后显示”调整期间”的页签,在调整期间全部为关闭状态且没有使用的情况下,此勾选能够取消,一旦存在状态为已打开的调整期间或者存在已有调整期间录入凭证的情况下不可再取消此勾选(即变成不可编辑状态)。
注:在集团管理账套应用场景下此选项受集团账套的控制。
启用往来业务核销
如果选择这一个选项,则启用往来业务核销,否则核销管理将不能使用。不使用金蝶K/3系统应收、应付管理系统的用户最好选择此参数,能够进行应收应付业务的账务核销,对于已使用K/3系统应收、应付管理系统的用户能够按业务需要对除应收、应付以外的会计科目进行设定。
往来业务必须录入业务编号
选中这个选项,则凭证录入时对设置了往来业务核算的科目必须录入往来业务编号。
账簿核算项目名称显示相应代码
选中该选项,账簿在显示核算项目时会显示相应的核算项目代码。
账簿余额方向与科目设置的余额方向相同
用于账簿格式的显示,如选中这一个选项,则在显示账簿时,账簿的余额方向始终是同科目的方向一致,如果不同,则是以负数来进行显示,如应收账款的科目余额方向为借方,当科目余额为借方余额时,则直接显示为,借100;如果科目余额为贷方余额时,以负数来显示,如借-100。如果不选择这一个选项时,当余额方向同科目本身的方向相反时,则是显示科目余额的方向,金额始终为正数,如上例,余额是贷方余额时,显示为贷100。
凭证/明细账分级显示核算项目名称
核算项目能够分级设置,选择该选项,则在凭证录入时和明细账查询时(显示核算项目信息时),会显示核算项目所有级次的项目名称;如果不选择这个选项,则只显示最明细级次的核算项目的名称。如核算项目客户分两级设置,一级为地区,二级为具体核算项目,一核算项目代码为001.001,为华东区-上海公司,如果选中了这个选项,则核算项目显示为001.001-华东区-上海公司;如果不选中这个选项,则显示为001.001-上海公司,只显示最明细级次的核算项目名称。这个选项对凭证录入和明细分类账查询都有效。
明细账科目显示所有科目名称
选择此项,在预览、打印明细账的时候, 显示该明细科目的全部内容,如上一级科目;否则,只显示最明细科目。
明细账(表)摘要自动继承上条分录摘要
选择了该选项,系统在生成明细分类账、数量金额明细账、核算项目明细账时,如果凭证中该条分录没有摘要,则明细账摘要自动继承上条有摘要分录的摘要。如果不选择该选项,则自动继承凭证中第一条分录的摘要,而不是上条有分录的摘要。核算项目明细表在不选择该选项的情况下,如果第一条分录科目下挂核算项目且有摘要,则自动继承第一条分录的摘要,如第一条分录科目下不挂核算项目,则不继承摘要,核算项目明细表的摘要栏为空。
结账时要求损益类科目余额为零
损益结转采用账结法的企业,必须选中此项,则在结账时如果损益类科目的余额尚未结为0,将无法进行期末结账;损益结转采用表结法的企业,则不需要此项选择。
多栏账损益类科目期初余额从余额表取数
对于采用表结法的用户来说,不是每一期都会结转损益,该选项使多栏账损益类科目期初余额从余额表取数,从而使多栏账损益类科目期初余额在表结法下能够对应正确取数。
多栏账成本类科目期初余额从余额表取数
成本类科目处于未结平的状态(余额不为零),系统参数选择该参数。多栏账取数时,左边多栏式与具体明细栏目的期初余额取自初始余额录入的期初余额。成本类科目已结平(余额为零)时,不选择该参数,左边多栏式余额为零,但具体明细栏目的期初余额取自初始余额录入的实际损益发生额。
数量金额明细账商品核算项目显示规格型号
科目带商品数量金额核算时,选择该选项则在数量金额明细账商品核算项目显示规格型号。
不允许跨财务年度的反结账
选择该参数,不能进行跨年度的反结账。
核算项目余额表非明细级核算项目的余额合并在一个方向
选择该参数,核算项目余额表按照其明细级核算项目的余额汇总后,如果即有借方余额又有贷方余额,需要以借贷方的差额填列,填列方向选取差额的正数方向。
如果选择了系统选项”账簿余额方向与科目设置的余额方向相同”,则此选项的作用就会失效。
凭证页签如下表所示:
表1-2
参数
说明
*凭证分账制
外币的处理有统账制和分账制两种,统账制下,每笔外币业务都必须折合为本位币进行记录;如果是分账制,则录入外币业务时,则不需要进行外币的折算,直接记录外币的原币金额。分账制一般是应用于外币业务量较大的企业,对于外币业务量较少的单位,一般采用统账制进行外币业务的处理。在凭证录入中,如果是统账制,一个凭证中允许不同的分录是不同的币别;分账制中,不同的分录必须是相同的币别。
凭证过账前必须审核
对凭证过账作出限制,如果不选择此选项,凭证不审核也能够过账;如果选择了这个选项,则凭证必须审核后才能够进行过账处理。一般情况下都应选择这个选项,使业务的处理流程更加严谨。
凭证过账前必须出纳复核
该参数控制在凭证过账前需检查凭证是否经过出纳复核。选择该选项,凭证必须经出纳复核后才能过账。该选项只对有现金科目或银行存款科目的凭证有效,即只对这类凭证在过账前进行检查是否出纳复核,对其它不涉及到现金科目和银行存款的科目不用进行检查。
凭证过账前必须核准
对凭证过账作出限制,如果不选择此选项,凭证不核准也能够过账;如果选择了这个选项,则凭证必须核准后才能够进行过账处理。企业应视具体情况下选择这个选项,使业务的处理流程更加严谨。
每条凭证分录必须有摘要
选中此项,凭证录入时,系统会自动检测,否则不予保存,如果有机制凭证,系统会自动在每条分录上添上摘要。
凭证查询分录科目显示核算项目
如果选择了此参数,则在凭证分录序时簿的<科目名称>一列中同时显示科目下挂的核算项目;反之,凭证分录序时簿中,在<科目名称>一列显示的只是凭证分录的科目名称,不会显示该科目相应下挂的核算项目。
现金流量科目必须输入现金流量项目
在总账中,能够经过在凭证中对现金流量科目指定现金流量项目的方法编制现金流量表(具体对现金流量表的操作中有参加”现金流量表”部分)。如果在凭证中必须对现金流量科目输入现金流量项目,则需要选择这个选项;否则,现金流量项目为非必录项,凭证保存时不做检查。
录入凭证时指定现金流量表附表项目
如果用户选择该选项,则在凭证录入时对于附表相关科目,必须输入现金流量附表项目,凭证保存时检查该作证是否合法,如未输入附表项目,则视同作证不合法,不予保存。如果用户取消该选项,则在凭证录入时,不对附表相关科目是否录入现金流量附表项目做检查。
不允许修改/删除业务系统凭证
对非总账系统生成的凭证,如果选择这一个选项,则凭证在总账中只能查看,不能进行修改或是删除。
现金银行存款赤字报警
当现金和银行存款余额小于0时,在凭证录入时会出现相应的提示。
往来科目赤字报警
”往来科目赤字报警”的控制与”现金银行存款赤字报警”类似。该选项控制的科目范围是在科目设置中设置了”往来业务核算”的科目。赤字报警根据科目的余额方向来判断,如:在科目设置中设置的科目余额方向为借方,则当余额方向为贷方时,给出预警提示;在科目设置中设置的科目余额方向为贷方,则当余额方向为借方时,给出预警提示。如某往来核算科目出现赤字,系统给出提示:”往来科目赤字,是否继续?”,选择【是】则继续,选择【否】则重新输入数据。
银行存款科目必须输入结算方式和结算号
选择此项, 在凭证录入及保存的时候,对于银行科目(在科目属性设置中选中了<银行科目>这一选项的会计科目)系统会作强制性检查,如不经过,凭证无法保存。
凭证套打不显示核算项目类别名称
选择了该选项,凭证套打打印时不打印核算项目类别名称或代码,只用打印出具体的明细核算项目的名称或代码。
科目名称显示在科目代码前
选择了该选项,凭证中科目名称显示在科目代码前面
不允许手工修改凭证号
选择了此参数,新增凭证时,由系统根据用户选择的凭证号规则,如选择了<新增凭证自动填补断号>、<凭证号按期间统一排序>、<凭证按年度排列>,给出一个凭证号,在凭证中该凭证号显示为灰,不允许用户修改。修改凭证时也不允许修改凭证号。如果不选择此参数,则凭证号可由用户自行修改并保存。
新增凭证检查凭证号
在网络应用的时候,如果不需要系统分配的凭证号,自己录入,可选此项;否则,系统自动给新增的凭证增加凭证号。
新增凭证自动填补断号
新增的凭证自动获取断号,如凭证号最大号已是15号,可是中间的2号和9号凭证因为种种原因被删除了,如果选中了这个选项,在新增凭证时,凭证号将选上没有凭证的凭证号,如前面的2和8,这两个号都已补上之后,增加凭证时,才会是在最大号之后+1;如果不选中这个选项,则系统将对断号不做检查而直接在最大号后面进行追加。一般情况下,应选择这个选项,否则凭证号将可能不连续,无法判断是没有凭证的凭证号本身就是没有业务记录,还是由于人为的原因将该凭证丢失或是做了其它的处理,不利于财务管理。
凭证号按年度排列
有此选项,凭证号按年度排列。如第1期的最大凭证号为125,在结账到第2期后,新增凭证时,凭证号从126开始;如果不选择该选项,凭证号按期间排列时,第2期新增凭证,凭证号从1开始。
凭证号按期间统一排序
有此选项,凭证号按期间排列。如第1期的最大凭证号为125,在结账到第2期后,新增凭证时,凭证号从1开始;如果不选择该选项,凭证号按年度排列时,第2期新增凭证,凭证号从126开始。
凭证审核
此参数提供两种选项:<禁止成批审核>,即如果选中这一个选项,则必须一张张凭证的单独审核,不能进行多张凭证的批量审核。<必须双敲审核>,即如果选中这一个选项,必须对凭证执行双敲审核这一步骤。该选项主要是满足金融、证券等特殊行业的需要。
凭证日期处理
在”凭证日期处理”中,增加选项<凭证录入截止日期>和<月份调整系数>,供月份和截止日期的选择。如账套期间为8月份,8月份的结账日是9月6日,则在9月6日前依然能够增加、修改凭证,在9月6日后便不再允许对8月份的凭证进行新增、修改和删除。可处理为:在凭证录入截止日期的选框中输入数字6,在月份调整系数中输入数字1即可。月份调整系数可输入正自然数和负自然数,实际的控制月是”当前账套期间加月份调整系数”,当月份为0,只选择结账日,则默认该结账日为所有月份的结账日。当结账日为0时,则月份能够随便输入,不做控制。当<结账月>和<结账日>都为0时,则不控制结账月和结账日。
默认汇率类型
来源为公共资料中汇率体系设定的【汇率类型】,默认值为【公司汇率】。可单击右侧的【】选择,支持F7选择,不可手工录入,此参数能够随时修改。
凭证中的汇率允许手工修改
勾选此选项,凭证中的汇率不受汇率表限制,能够手工修改;不勾选此选项,凭证中的汇率取对应汇率表的汇率。
分账制下凭证录入界面:

图1-2 分账制下凭证录入界面
统账制下凭证录入界面:

图1-3 统账制下凭证录入界面
预算页签如下表所示:
表1-3
参数
说明
显示科目最新余额、预算额
选中此项,即在凭证录入的时候可即时显示该科目的最新余额, 包括未过账凭证;预算额是在科目属性中所设置的预算数据的范围。
余额和预算额在”记账凭证_新增”界面中的<参考消息>上面的位置显示,只有当光标指向金额处时才会显示余额和预算额的数据。在显示余额时包括未过账凭证,如果需要显示录入了当前分录后的科目余额,应在录入完金额后将光标移开后,再指向金额处才会显示包括当前录入分录的金额后科目余额。录入以后期间的凭证,显示科目的最新余额时,将该凭证期间已录入的凭证包括在内计算余额。
预算控制
系统对科目余额预算、科目发生额预算、科目单笔分录发生额预算不符合预算(大于最高预算或小于最低预算)的科目录入提供三种选择:不检查、警告(可继续录入)、禁止使用(不可继续录入)。
往来传递页签如下表所示:
表1-4
系统参数
说   明
启用内部往来凭证协同处理
选中时,主控台的〖内部往来协同处理〗及相应的子功能〖我方内部往来〗、〖对方内部往来〗才能够使用。
只有选中”启用内部往来协同处理”时,参数”内部往来信息未完成确认,不允许结账”与”内部往来信息发送方式”才能够选择;
内部往来信息未完成确认,不允许结账
本期有内部往来信息未完成确认不允许结账,即本期还有我方或对方的内部往来信息处于”未确认”、”未完全确认”状态时,期末不允许结账。默认不选中。
内部往来信息发送方式
提供三种选择,三选一:
1、  限借方发送(默认选中)
2、  限贷方发送
3、  借贷双方均可发送
该参数在子公司账套中不能选择,由集团账套统一控制
1.2.2公共资料设置
【系统设置】→【基础资料】中的【公共资料】不但是总账系统的基础数据,也为其它财务会计子系统乃至整个K/3 系统所共用,是整个系统运转不可缺少的部分。
1. 币别设置
币别是企业经营活动的交易媒介和度量单位,特别是在涉外业务中,为了方便用户对不同币种的业务数据进行记录和度量,系统提供了”币别”基础资料。在币别设置窗口中能够对币别进行新增、修改、汇率设置等操作。
在K/3 主控台,选择【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【币别】,进入币别维护界面。单击【新增】,输入币别信息,点击【确定】保存即可,如下图所示:

图1-4 币别录入界面
2. 计量单位设置
物料的设置必定涉及计量单位。在K/3 系统中,维护计量单位信息要先设置计量单位组, 再在组中设置计量单位。
在K/3主界面,选择【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【计量单位】,进入计量单位维护界面,先点击左边的窗口,再点击工具栏上的【新增】按钮,输入计量单位组,如下图所示。

图1-5 计量单位组录入界面
增加好计量单位组后,在左边窗口选择新增的计量组,再在右边空白区域点击一下,再点击【新增】按钮,输入该组的计量单位,即在新增计量单位时要选择一个组别,如下图所示:

图1-6 计量单位录入界面
选择单位组中系数为1的计量单位,点击菜单栏的【编辑】→【设为默认值】可将该计量单位设为默认计量单位,如下图所示:

图1-7 默认计量单位的设置
3. 核算项目设置
在K/3 系统中,核算项目是一些操作类似、作用相类似的基础数据的统称,在系统中能够将这类数据统一归到核算项目中进行管理,以方便应用、简化操作。 在系统中已经预设了多种核算项目类别,如客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、成本对象、劳务、成本项目、要素费用、分支机构、工作中心、现金流量项目等。用户也能够根据实际需要,自己定义所需要的核算项目类别。
案例:
某公司业务面广,以工程项目进行项目管理,在核算项目类别中增加”工程项目”,包括的属性有代码、名称、区域、负责人、备注,其中”区域”属性为系统中已经存在的辅助资料,”负责人”属性为系统中核算项目类别职员中的信息,”备注”属性为文本类型,长度为100,工程项目的自定义属性如下表所示。
表1-4 核算项目案例
自定义属性名称
相关属性
类型
省缺值
属性页
区域
辅助资料—区域
整数

基本资料
负责人
核算项目类别—职员
整数

基本资料
备注
无
文本

自定义
步骤:
第一步:新增核算项目类别。在K/3主界面,选择【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【核算项目管理】,进入核算项目维护界面,先点击左边窗口的空白区域,再点击工具栏上的【新增】按钮,输入核算项目类别,如下图所示。

图1-8 核算项目类型新增
第二步:在”核算项目类别-新增”界面,点击【新增】,打开”自定义属性-新增”界面,增加核算项目自定义属性。结合案例为核算项目类别”工程项目”增加自定义属性”区域”、”负责人”和”备注”, 如下图所示。

图1-9 自定义属性的设置
第三步:保存自定义属性资料后,返回到”核算项目类别－新增”界面,此时”核算项目类别－新增”界面自定义属性处多了三条记录,在该界面能够对各个属性设置其是否必录、是否显示,如下图所示。

图1-10 核算项目类别属性修改
第四步:设置好自定义核算项目”工程项目”的字段属性后,就能够增加具体的核算项目了。首先,选中左边窗口中的”工程项目”,然后点击右边窗口的空白处,再点击工具栏上的【新增】, 弹出”工程项目-新增”界面,如下图所示。

图1-11 核算项目的新增
4. 科目设置
系统中的会计科目能够引入,但引入的只是一级科目和少数会计科目体系有规定的二级科目,用户能够根据自身需求新增二级科目或其它明细科目,并对所有科目的属性进行维护。 会计科目的设置涉及物流核算以及财务人员的账务核算等关键操作,用户需慎重设置。在科目设置窗口,用户能够对会计科目进行浏览、新增、修改、禁用、预算数据录入、科目计息定义,还能够预览、打印全部科目的属性。
第一步:从模板引入科目。选择【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【科目】,进入”科目”界面后,点击菜单【文件】→【从模板中引入科目】,在科目模板中选择”新会计准则科目”,点击【引入】,在科目列表中选择需要引入的科目,点击【确定】进行引入,如下图:

图1-12 科目的引入
第二步:增加明细科目。点击【新增】,能够增加明细科目,明细科目与上级科目用”．”号分级,如下图:

图1-13 明细科目的新增
第三步:科目属性设置。双击某会计科目,能够打开并修改该科目的属性。
现金类科目的设置。在科目属性中勾选<现金科目>或<银行科目>则为现金类科目,出现金日记账、银行存款日记账及现金流量表时会涉及到此类科目,如下图所示勾选<现金科目>或<银行科目>后,系统自动勾上<出日记账>的选项。

图1-14 科目属性设置
第四步:往来核算科目的设置。应收应付等往来科目选择了<往来业务核算>,能够在总账中进行详细的往来业务核算,勾选<往来业务核算>的科目必须设置核算项目,如下图所示。

图1-15 往来核算科目的设置

图1-16 往来核算科目的设置
第五步:数量金额核算科目的设置。进行数量金额核算的科目在凭证录入时不但要录入金额还要录入数量,实现总账系统金额、数量的双重核算,设置时首先选择<数量金额辅助核算>,然后选择<计量单位组>和<缺省单位>,如下图所示。

图1-17 数量金额核算科目的设置
第六步:计息科目的设置。为计算企业资金的时间成本,科目中选择<科目计息>并设 置<日利率>,能够在科目利息计算表中计算出该科目的利息,如下图所示。

图1-18 计息科目的设置
第七步:预算科目的设置。在科目设置中能够录入科目的预算数据,再结合总账系统参数实现对该科目预算的控制。
A、无核算项目的科目的预算数据录入。双击”管理费用”科目,点击【科目预算】即可对科目进行预算金额的设置。在预算数据的录入界面,显示为白色的部分是本年数据,为”可录项”,显示为黄色的部分是上年数据,为”非可录项”。若账套连续使用,系统能够自动取标示为”非可录项”的上年数据。结合案例,录入”管理费用”科目9月份”本期单笔最高预算借方发生额”100000,如下图所示。

图1-19 科目预算的设置
B、有核算项目的科目的预算数据录入。结合案例,”财务费用”科目下设”部门”核算项目,其预算数据录入过程如下:
第一,双击”财务费用”科目,点击【科目预算】;
第二,勾选<核算项目>。科目挂了核算项目后,”核算项目”这个选项为可选(如科目未带核算项目,这个复选项为灰色不可选的状态),只有选中了这个选项,本期预算数据才会变为白色的可录入状态,否则为黄色的不可修改状态;
第三,单击【新增项目】,在右边的核算项目列表框中将会增加一条空白记录,列头上会显示核算项目类别信息,科目下设置几个核算项目就显示几列,每一列的列头上是核算项目类别名称,如下图所示;

图1-20 计息科目的设置
第四,双击核算项目类别下的黑色条目,出现录入具体核算项目信息的窗口;
第五,在部门代码处经过手工录入或按【F7】选择的方式填入核算项目代码,点击【保存】回到预算数据录入界面;
第六,依例部门核算项目选择”办公室”,”财务费用”9月份的”本期最高预算借方发生额”为1,000,000元,如下图所示。

图1-21 计息科目的设置
注意:
1、打开新增界面后,【科目预算】按钮显示为灰色,只有已保存的科目才能使用此功能。
2、如果希望对科目设置核算项目,则此操作一定要在科目使用前进行。如果科目没有设置核算项目,而该科目又已经使用,则不能再为其设置核算项目。
3、新增明细科目,明细科目与上级科目用”．”号分级。在已发生业务的一级科目下增加子科目,系统会自动将父级科目的全部业务转移到新增的子科目上,该操作不可逆。
5. 凭证字设置
凭证字是在录入凭证时使用的用于标记凭证类别的符号。常见的设置方案包括:多凭证字, 如凭证字分”收”、”付”、”转”;单凭证字,如凭证字统一用”记”字。
案例:
某公司凭证字如下表所示:
表1-5
名称
借方必有
贷方必有
借或贷必有
借方必无
贷方必无
借和贷必无
是否默认
收

付

1001,1002.01-1002.03

转

步骤:
在K/3主界面,选择【系统设置】→【基础资料】→【公共资料】→【凭证字】,进入凭证字维护界面,点击【新增】,输入凭证字,如下图所示。

图1-22 凭证字的设置
注意:
1、使用多个凭证字,而且设置科目范围,能够保证将来在凭证上正确的使用凭证字。结合案例凭证字”付”字,设置为贷方必有1001,1002.01-1002.03,借方必无1001,1002.01-1002.03, 后期凭证录入时,若使用凭证字”付”字,而贷方科目没有1001 库存现金科目或1002.01-1002.03 银行存款科目,该凭证不能保存,这样能够协助用户检查凭证录入的内容,提高凭证字使用的准确性。
2、<限制多借多贷凭证>:凭证字属性勾选该选项,且凭证录入时选择了该凭证字,当对应凭证为多借多贷时,系统不允许保存。注意:一借一贷、一借多贷、多借一贷的凭证系统不做上述控制。
3、设置默认凭证字。选中一个凭证字,在菜单栏选择【编辑】→【设为默认值】(或右击选择【设为默认值】),则可将指定的凭证字设为默认凭证字。新增凭证时,默认凭证字将自动带入到凭证中。用户也能够不设置默认凭证字,在这种情况下,系统将根据拼音排序将排在首位的凭证字带到新增凭证中。
1.2.3初始化
科目初始余额的录入分两种情况:一种是账套的启用期间是会计年度的第一期,此时只需录入各个会计科目的期初余额;另一种是账套的启用期间非会计年度的第一期,此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、期初余额,损益类科目还要录入”实际损益发生额”。
案例:
某公司 年9 月各个会计科目初始数据,如下表所示。
表1-6
科目代码
科目名称
本年累计借方
本年累计贷方
方向
期初余额
实际损益发生额
1001
库存现金
300000
00
借
850000
0
1002
银行存款
1037500
862500
借
360000
0
1002.01
工商银行-人民币
1037500
862500
借
360000
0
1121
应收票据
0
50000
借
50000
0
1122
应收账款
800000
40000
借
800000
0
1123
预付账款
230000
0
借
230000
0
1221
其它应收款
145060
0
借
136440
0
1403
原材料
400000
400000
借
500000
0
1403.01
重量组
300000
00
借
00
0
1403.02
数量组
100000
00
借
300000
0
1601
固定资产
6000000
0
借
6000000
0
1602
累计折旧
760000
0
贷
760000
0
2202
应付账款
60000
160000
贷
380000
0
2203
预收账款
565000
555000
贷
365000
0
2241
其它应付款
0
0
贷
285000
0
4001
实收资本
0
0
贷
10000000
0
4104
利润分配
0
268000
贷
395900
0
5001
生产成本
56000
3 0
借
3
240000
5001.01
直接材料
56000
3 0
借
3
240000
6001
主营业务收入
500000
1000000
贷
0
9500000
6301
营业外收入
25000
50000
贷
0
0
6401
主营业务成本
400000
8000000
借
0
760000
6405
营业税金及附加
130000
130000
借
0
130000
6601
销售费用
305000
305000
借
0
356000
6601.01
宣传费用
205000
205000
借
0
256000
6601.02
运杂费用
100000
100000
借
0
100000
6602
管理费用
1 0
1 0
借
0
158000
6603
财务费用
130000
1 0
借
0
130000
步骤:
在K/3 主界面,选择【系统设置】→【初始化】→【总账】→【科目初始数据录入】,进入”初始余额录入”界面,在科目初始数据录入时,科目设置不同,录入方式也不同,下面区分不同类型的科目做以讲解。
第一步:普通科目初始数据录入。直接录入会计科目的本年累计借、贷方发生额、期初余额。期初余额的方向是基础资料科目中设置的方向,在此不能修改,如下图所示。

图1-23 科目初始余额录入
第二步:外币科目初始数据录入。初始数据是区分不同币别录入的,首先在<币别>下拉框中选择需要录入的币别,输入原币金额后,系统会根据基础资料【币别】中设置的汇率自动将原币折算为本位币,如下图所示。

图1-24 外币科目初始余额录入
第三步:数量金额科目初始数据录入。当科目启用了数量金额辅助核算,选中该科目时,系统自动弹出”数量”栏供用户录入。录入界面无法选择计量单位,系统默认选用科目设置的计量单位,下面分情况说明。
A、科目下设明细科目的录入方法。
科目设置中一个科目只能使用一个计量单位组中的单位,而不同的物料却有可能用到不同计量单位组的单位,因此有几个计量单位组,一般需要建立几个明细科目与之对应。初始数据录入时,数量是以科目属性设置的计量单位组中的默认计量单位为标准。结合案例:科目初始数据录入时,直接录入各科目的本年累计借、贷方发生额、期初余额,其中科目「1403.01重量组」的数量单位为千克;科目「1403.02数量组」的数量单位为个,如下图所示。

图1-25 数量金额科目初始余额录入
B、科目下设核算项目的录入方法。
科目下设了”物料”核算项目,由于核算项目类别中不同的物料会有不同的计量单位,即使同一个物料其中基本计量单位、辅助计量单位等也会设置不同,可是要明确一点物料中的基本计量单位就是单位组中的默认计量单位,而科目中的缺省计量单位不一定是单位组中的默认计量单位,因此下设了核算项目物料的科目,在初始数据录入时,数量的单位是以具体物料的基本计量单位为标准的。(物料对应的基本计量单位与物料所属科目选择的计量单位组中的默认计量单位一致)。结合案例:科目初始数据录入时,单击核算项目栏中的”√”,在弹出的”核算项目初始数据录入”界面,选择物料录入本年累计借、贷方发生额、期初余额,其中「001涂料」的数量单位为千克,「002机箱」的数量单位为个。如下图所示。

图1-26 数量金额科目初始余额录入
第四步:带核算项目科目的初始数据录入。科目设置了核算项目,在初始数据录入时,会在科目的核算项目栏中做一标记”√”,单击”√”, 系统自动切换到核算项目的初始余额录入界面。

图1-27 核算项目初始余额录入
第五步:损益类科目初始数据录入。如果科目是损益类科目,当光标移到该科目时,系统会自动弹出”实际损益发生额”供用户录入,如下图所示。

图1-28 损益类科目初始余额录入
第六步:上述数据输入无误后,在币别窗口选择<综合本位币>,汇总各币别数据,然后单击【平衡】,查看初始数据试算平衡情况,最终试算结果平衡即可,如下图所示。

图1-29 试算平衡
第七步:结束初始化,如下图所示。

图1-30 结束初始化
注意:
1、损益类科目的录入方法。年中启用账套,在表结法下,初始化时,损益类科目处于未结平状态,即余额不为零,此时无需录入科目的”实际损益发生额”,与一般科目一样录入本年累计借方、累计贷方及期初余额。在账结法下,初始化时,损益类科目处于已结平状态,即余额为零,此时需要录入本年累计借方、累计贷方及账套启用之前的实际损益发生额。
2、有外币的情况,必须切换到综合本位币下再试算平衡,试算平衡后则可结束初始化,试算不平衡则不能结束初始化。
1.2.4凭证处理
上述设置工作完成后,即可录入当期有关凭证数据了,在总账报表系统的主窗口中,单击”凭证处理”进入凭证使用的模块中,系统为您提供了凭证录入、凭证查询、凭证过账、凭证汇总、模式凭证、双敲审核、标准凭证引入、标准凭证引出等功能,使凭证的录入更迅速、准确。
1. 凭证录入
日常处理中”凭证录入”窗口是用户使用最频繁的窗口,凭证录入对于用户来说,是用户工作量最大部分。单击”凭证处理”中的”凭证录入”,进入如下窗体,如下图所示:

图1-31 凭证录入界面
下面为您介绍重要操作凭证增加的一些操作:
1) 凭证日期
业务日期:是此业务实际发生日期;日期:是制单日期;请注意两者的区别。
注意:
1、系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期,能够修改。凭证录入的日期若在当前的会计期间之前,则系统不允许输入;但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证,在过账时系统只处理本期的记账凭证,以后期间的凭证不作处理。
2) 凭证号
凭证号系统会自动给出,按照当前期间同类凭证的最大号加1给出。用户不作凭证号调整,系统将按统一大流水方追加凭证号。作完一个凭证后必须保存之后系统才会给出该凭证的凭证号,如果凭证未保存,该凭证无效,不占用凭证号。
3) 摘要栏
摘要录入有两种方法,一是对于录入速度比较快的用户可采用直接录入。二是为了提高录入速度,点击功能键F7,在摘要库中自动引入常见摘要。
新增摘要库操作步骤:
第一步:单击热键F7,将弹出摘要库窗口,如下图:

图1-32 凭证摘库录入界面
第二步:选择”编辑”标签页,单击编辑窗口下方”新增”,弹出下面窗口,如下图所示。
图1-33 凭证摘库录入界面
第三步:首先要求增加摘要具体大类,指示图标箭头所示,然后再增加相应类别具体内容
(摘要具体内容是以代码+名称表示)
图1-34 凭证摘库录入界面
第四步:最后单击”保存”。
系统提供了摘要库的功能,在凭证录入界面,将光标移动到摘要栏,,您能够选择已录入摘要库中的摘要,点击”确定”后,摘要会自动添入当前的凭证中。
您能够对摘要库进行编辑:增加、修改、删除等。
—专家指点:
系统提供了摘要的快速复制功能:在录入完第一条摘要以后,将光标移到凭证栏中的下一条摘要处, 录入”..”,复制上一条摘要,录入”//”复制第一条摘要。
4) 会计科目栏
在科目栏中录入会计科目的方法有多种。下面介绍录入的主要三种方法:
A、第一种方法若您对本单位的会计科目代码记得相当的熟练,您能够在会计科目栏直接输入会计科目代码,这种方法这无疑是一个最快捷的方式。在录入过程中左下方的状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称,如果输入完代码后,状态栏中没有科目名称显示,则说明输入的代码有错误。
B、第二种方法是单击”F7”热键,能够直接弹出会计科目列表,您能够选定科目后双击或单击[确定]按钮将其写入凭证。
C、如果您在会计科目设置中定义了助记码,则